TOR ASISTENSI TEKNIS TASY#06 CAPACITY BUILDING SUB RECIPIENT (SR) DIBAWAH PRINCIPAL RECIPIENT (PR) TB AISYIYAH Oktober-Desember 2015 1. Latar Belakang 'Aisyiyah adalah organisasi otonom khusus Muhammadiyah yang didirikan di Indonesia pada tahun 1917 dengan kepedulian terhadap isu-isu sosial dan keagamaan. Aisyiyah telah dipilih kembali oleh Global Fund for AIDS, Tuberkulosis dan Malaria (GF-ATM), untuk melaksanakan "Program Community TB Care" sebagai Principal Recipient (PR) dalam upaya mengendalikan penyakit Tuberkulosis yang difokuskan pada kegiatan berbasis masyarakat. Program ini dikelola oleh Majelis Kesehatan Pimpinan Pusat Aisyiyah berkoordinasi dengan PR Kementerian Kesehatan RI untuk periode 2014-2016 (Round SSF). Sebagai Principal Recipient (PR), 'Aisyiyah bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan kegiatan di tingkat masyarakat dari 14 Sub Recipient (SR) yang mencakup 12 Pimpinan Wilayah Aisyiyah, dan 3 LSM lokal (YARSI, PKPU dan KMP TB Sidobinangun Lampung Tengah). Program Community TB Care saat ini mencakup 12 provinsi (35 % provinsi di Indonesia), 47 kabupaten/kota (8 % kabupaten/kota di Indonesia). Tahun 2014 Global Fund meluncurkan model pendanaan baru yang disebut dengan New Funding Model (NFM) 1. Pada periode NFM ini, Aisyiyah kembali dipercaya sebagai mitra strategis Global Fund di Indonesia mewakili komponen masyarakat sipil bersama dengan Pemerintah Indonesia. Untuk memastikan keberlanjutan kontribusi Aisyiyah sebagai bagian dari Gerakan Nasional pemberantasan TB, sesuai proposal bersama yang diajukan ke Global Fund melalui CCM Indonesia, Aisyiyah akan bekerja di 160 daerah prioritas di 34 Propinsi seluruh Indonesia pada 2017. Fokus kerja Aisyiyah pada NFM akan diperluas untuk menjangkau CNR, advokasi, TB-HIV dan TB-MDR. Target 19 provinsi pada tahun 2016 adalah penambahan wilayah baru dari Round SSF sebelumnya yang hanya 12 provinsi, maka dari itu diperlukan proses perencanaan dan persiapan pembukaan area baru termasuk dengan penyiapan lembaga, tim program dan rencana kerja di setiap daerah dengan mitra Aisyiyah. Perencanaan dan proses persiapan ini ditargetkan akan selesai pada pertengahan Desember 2015, sehingga pada Januari 2016 semua daerah siap untuk menjalankan program. Pada permulaan Round SSF (2013-2015), PR TB Aisyiyah sudah menggunakan instrumen Institutional Development Framework (IDF) untuk melakukan penilaian terhadap organisasi yang akan menjadi SR-SSR. Hal ini kemudian yang akan dikembangkan lebih lanjut, dengan beberapa penambahan komponen kajian. Juga belajar dari preparation plan yang dilakukan 1 NFM Booklet, Global Fund 1
oleh mitra Global Fund, didapatkan kesimpulan bahwa selain proses seleksi melalui proposal dari mitra potensial, diharapkan, PR atau bahkan CCM juga memiliki kriteria yang jelas untuk seleksi mitra di tingkat SR walaupun tidak secara langsung melaksanakan seleksi dan persiapan. Dalam mencapai tujuan tersebut, Aisyiyah memerlukan konsultan Technical Assistance untuk membantu meningkatkan kapasitas organisasi yang akan terpilih untuk menjadi SR-SSR pada periode NFM tersebut. Jumlah Provinsi dan Kabupaten/Kota dan Mitra Baru Fokus Provinsi Baru 2016; (1) Sumatra Barat, (2) Kepulauan Riau, (3) DIY, (4) NTB, (5) NTT, (6) Kalimantan Selatan, (7) Sulawesi Utara, Dengan jumlah 8 Kabupaten/Kota baru dan 3 mitra baru; LKNU, PERDHAKI, PELKESI, Provinsi Lama 2016; (1) Sumatra Utara, (2) Sumatra Selatan, (3) Lampung, (4) DKI Jakarta (5) Jawa Barat (6) Jawa Tengah (7) Jawa Timur (8) Banten (9) Sulawesi Selatan (10) Sulawesi Tenggara (11) Papua Barat (12) Papua Dengan jumlah 19 Kabupaten/Kota baru dan 2 mitra baru; LKC dan PPTI Gambar 1. Pembagian Area dan jumlah Provinsi Baru dan Lama 2. Tujuan Umum Membantu PR TB Aisyiyah dalam melakukan program management assessment dan peningkatan kapasitas terhadap organisasi-organisasi yang akan terpilih agar siap menjadi mitra kerja PR TB Aisyiyah dengan dukungan dana dari Global Fund. 3. Tujuan Khusus: 1. Mempersiapkan dan memfasilitasi PR TB Aisyiyah dalam melakukan assessment organisasi dengan menggunakan tools IDF (Institutional Development Framework). 2
2. Melakukan analisis terhadap hasil assessment IDF dan mememberikan pemetaan kapasitas organisasi-organisasi calon mitra kerja Aisyiyah. 3. Memberikan rekomendasi untuk rencana capacity building bagi para SR-SSR terpilih dari PR TB Aisyiyah di masa yang akan datang. 4. Metodologi dan Kegiatan Utama Konsultan diharapkan dapat menyusun tools IDF yang akan digunakan oleh Field Operation Support dan unit ACSM PR TB Aisyiyah melakukan assessment para kandidat SR baik di dalam organisasi Aisyiyah maupun di luar organisasi Aisyiyah. Adapun elemen-elemen yang akan dinilai dengan IDF antara lain adalah a. Aspek Legal kelembagaan, b. Pengalaman mengelola program, c. Jangkauan pelayanan di basis, d. Pengalaman dengan program GF (jika pernah), e. Jaringan Kerja, f. Kemampuan Manajemen Keuangan, dan g. Kapasitas lembaga dan SDM dalam mengelola program. Konsultan juga melakukan pemantauan penggunaan tools tersebut melalui kunjungan lapangan ke beberapa provinsi terpilih. Setelah semua data terkumpul, maka konsultan melakukan analisis data. Hasil dari analisis data ini kemudian disusun dalam bentuk pemetaan kapasitas dan rekomendasi bagi PR TB Aisyiyah dalam menyusun program peningkatan kapasitas para SR dan SSR. Konsultan juga menyusun laporan lengkap proses yang dilaksanakan untuk mencapai hasil tersebut sebagai pembelajaran bagi PR TB Aisyiyah. Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan: 1. Pada fase persiapan, konsultan berkoordinasi erat dengan PR TB Aisyiyah untuk mendapatkan kesepakatan rencana kerja, waktu pelaksanaan dan pembagian kerja. 2. Konsultan melakukan kajian literatur dengan menggunakan data dan informasi dari berbagai sumber sebagai landasan awal proses pengkajian lapangan. 3. Menyusun, menyempurnakan dan melatihkan penggunaan instrument IDF kepada Field Operation Support Aisyiyah untuk menilai kapasitas organisasi calon mitra kerja. 4. Memfasilitasi PR TB Aisyiyah melakukan analisis data-data yang dikumpulkan melalui instrumen IDF. 5. Memfasilitasi lokakarya PR TB Aisyiyah untuk pendalaman konteks program dan pembuatan rencana kerja pengembangan organisasi calon mitra dan tim program terpilih. 6. Penulisan laporan dan pembelajaran. 4.1. Kunjungan Lapangan Konsultan diharapkan untuk melakukan kunjungan lapangan yang bertujuan: 1. Memantau pelaksanaan assessement dengan menggunakan tools IDF. 2. Memastikan Field Operation staff PR TB Aisyiyah dapat menggunakan tools yang telah disusun. 3
3. Melakukan troubleshooting masalah-masalah pengambilan data di lapangan dan melakukan perubahan-perubahan yang dianggap perlu. 4. Memastikan bahwa kualitas data cukup baik untuk dianalisis. 5. Luaran yang diharapkan: Pada akhir kerja, konsultan diharapkan menyerahkan dokumen-dokumen yang ditulis dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.: 1. Dokumen final berisi pemetaan kapasitas dan rekomendasi-rekomendasi spesifik bagi Aisyiyah melakukan capacity building bagi organisasi-organisasi yang akan menjadi mitra kerja di tingkat SR-SSR. 2. Dokumen final tentang hasil IDF untuk tiap organisasi yang akan menjadi SR. 3. Laporan final tentang proses yang telah dilakukan sebagai pembelajaran. 6. Jadwal pembayaran konsultan dan persyaratan luaran. kepada konsultan adalah sebagai berikut: Proporsi Persyaratan output / deliverables pertama kedua ketiga keempat / final. 15% Draf pertama IDF tools yang akan digunakan dalam assessment. Rencana kerja Oktober Desember 2015. 30% Draf final tool IDF. Laporan kunjungan lapangan. 25% Rencana pelatihan / peningkatan kapasitas untuk SR-SSR. Draf pertama hasil penilaian IDF. 30% Laporan final hasil IDF. Laporan final tentang proses yang telah dilakukan sebagai pembelajaran Catatan: jasa konsultansi tidak termasuk: Biaya-biaya kunjungan lapangan seperti perdiem, akomodasi/penginapan, makanminum, tiket pesawat dan transport lokal. Biaya-biaya untuk pertemuan-pertemuan, misalnya paket pertemuan dan ATK. Biaya-biaya untuk melaksanakan pertemuan dan perjalanan kunjungan lapangan akan dikelola secara terpisah oleh KNCV. Pengeluaran-pengeluaran kunjungan lapangan akan diganti setelah kunjungan dilaksanakan. Konsultan harus menyerahkan bukti-bukti pengeluaran asli dan sah sebagaimana disyaratkan dalam peraturan keuangan KNCV. 4
Perubahan-perubahan pada tugas dan tanggungjawab konsultan terpilih yang tercantum dalam dokumen TOR ini harus diketahui dan disetujui oleh PR TB Aisyiyah dan KNCV. 7. Kualifikasi konsultan: Pekerjaan asistensi teknis ini diharapkan dapat dikerjakan oleh satu orang konsultan. Persyaratan di bawah ini harus tercantum jelas dalam portfolio kandidat konsultan: Persyaratan umum: Mengerti tentang sistem kesehatan dalam konteks negara Indonesia. Mampu berbahasa Inggris baik secara aktif dan pasif. Mempunyai kecakapan menggunakan program-program komputer seperti Microsoft Office (MS Word, MS Excel, MS Power Point) dan internet. Persyaratan khusus: S1 atau S2 dalam ilmu-ilmu sosial atau kesehatan masyarakat. Mempunyai pengalaman minimal 5 tahun dalam siklus manajemen proyek (project management cycle) dan pengembangan kapasitas organisasi dan sumber daya manusia. Berpengalaman menyusun alat ukur (tool) untuk melakukan assessment organisasi. Pengalaman bekerja dengan pemerintah, organisasi sipil dan non-government organization (NGO). Pengalaman memfasilitasi lokakarya / pelatihan dan mempunyai keterampilan komunikasi yang baik. Mempunyai kemampuan melakukan analisis dengan baik. 8. Anggaran dan Periode kerja Pembiayaan kegiatan asistensi teknis ini menggunakan dana GF-ATM TB di bawah pengelolaan dan pengendalian KNCV Indonesia. Anggaran konsultansi berkisar antara Rp 75.000.000 Rp 90.000.000. Sedangkan anggaran keseluruhan termasuk kunjungan lapangan dan pertemuan adalah maksimal Rp 116.900.000. Jangka waktu pekerjaan konsultan kira-kira selama 3 bulan dari Oktober Desember 2015. 5