KERANGKA ACUAN 1. LATAR BELAKANG PROYEK

Transkripsi

1 KERANGKA ACUAN Lembaga Pelaksana Kegiatan Peningkatan Kapasitas & Penyuluhan Pengurangan Risiko Bencana (PRB) di Provinsi Jawa Tengah dan Yogyakarta 16 Mei LATAR BELAKANG PROYEK Organisasi Internasional untuk Migrasi () dengan didukung Fasilitas Multi Donor Indonesia untuk Pemulihan Bencana (Indonesian Multi Donor Fund Facility for Disaster Recovery/IMDFF DR), bersama FAO dan UNDP melaksanakan Program Pemulihan Mata Pencaharian Paska Letusan Gunung Merapi yang membantu pemulihan paska bencana di wilayah yang terdampak letusan Merapi 2010 di Jawa Tengah dan Yogyakarta. Program IMDFF DR ini adalah inisiatif bersama antara Pemerintah Republik Indonesia, lembaga internasional dan United Nations (UNDP, FAO dan ) dalam membantu pemulihan wilayah terdampak letusan Merapi 2010 di Jawa Tengah dan Yogyakarta. Program bersama ini dirancang untuk memberikan hasil sebagai berikut: meningkatkan pemulihan keberlanjutan mata pencaharian dan meningkatkan ketahanan di wilayah yang terpengaruh letusan Merapi Hasil yang hendak dicapai program IMDFF DR ini adalah sebagai berikut: (1) Pemulihan mata pencaharian dan bantuan penciptaan pendapatan yang berkesinambungan, menggabungkan pendekatan rantai nilai bagi komoditas tertentu, (2) Memperkuat kapasitas pemerintah daerah dalam mengelola dan mengkoordinasi program pemulihan berbasis PRB dan pengarusutamaan PRB pelibatan seluruh pemangku kepentingan, serta (3) Meningkatkan ketangguhan dan memperkuat keterhubungan antara dengan pemangku kepentingan yang relevan. Di dalam hasil hasil yang akan dicapai tersebut, adalah lembaga yang mengkoordinir pencapaian hasil 3, yang akan banyak berfokus pada peningkatan ketangguhan dan penguatan parameter pengurangan Risiko bencana di wilayah target. Melalui pengkajian kebutuhan dan konsultasi dengan, Organisasi Masyarakat dan pemerintah daerah yang dilakukan selama tahap pendalaman kajian lapangan (Maret April 2012), mengidentifikasi beberapa desa yang membutuhkan bantuan dalam kegiatan Pengurangan Resiko Bencana Berbasis Komunitas (PRBBK) untuk meningkatkan ketangguhan nya. Kemudian, juga mengidentifikasi kebutuhan untuk mendukung Forum Pengurangan Risiko Bencana (PRB) dalam memperluas jangkauan informasi dan pesan Pengurangan Risiko Bencana serta memperkuat keterhubungan di antara berbagai pemangku kepentingan PRB yang relevan. Untuk memperkuat dukungan bagi berbagai penerima bantuan, akan melibatkan organisasi mitra untuk memberikan kegiatan peningkatan kapasitas yang terhubung namun tidak terbatas pada CBDRM dan mengelola kegiatan penyuluhan untuk meningkatkan kesadaran Pengurangan Risiko Bencana yang pada akhirnya akan membantu terciptanya yang berketahanan. 2. SASARAN KERJA Sasaran kerjanya adalah sebagai berikut 1. Melakukan kegiatan pelibatan pada sasaran; 2. Memfasilitasi peningkatan kapasitas bagi para penerima bantuan ; 3. Mengelola produksi media dan kegiatan peningkatan kesadaran yang berkaitan dengan ketangguhan. Pekerjaan tersebut akan dilaksanakan sesuai dengan lingkup kerja yang dicantumkan berikut ini, dan dengan koordinasi erat bersama. 3. LINGKUP KERJA DAN HASIL YANG DIHARAPKAN 3.1 Wilayah Target

2 Organisasi pelaksana akan melaksanakan proyek pada sasaran sebagai berikut: Desa Kepuharjo, Cangkringan, Sleman, Yogyakarta Umbulharjo, Cangkringan, Sleman, Yogyakarta Wukirsari, Cangkringan, Sleman, Yogyakarta Jumoyo, Salam, Magelang, Central Java Deskripsi pemukiman sasaran Hunian Sementara (Huntara), Hunian tetap pribadi, Hunian tetap bersama (Huntap), hunian asli. Hunian Sementara (Huntara), Hunian tetap pribadi, Hunian tetap bersama (Huntap), hunian asli. Hunian Sementara (Huntara), Hunian tetap pribadi, Hunian tetap bersama (Huntap), hunian asli. Hunian sementara (Huntara), hunian asli 3.2 Keterlibatan Masyarakat Untuk memastikan kelancaran jalannya kegiatan dan pencapaian berketahanan, keterlibatan aktif dari sasaran sangat dibutuhkan. Maka, organisasi mitra akan berkoordinasi dan bekerjasama dengan berbagai tingkatan pemerintahan desa, pemimpin dan juga penerima bantuan. 3.3 Peningkatan Kapasitas Untuk mencapai yang lebih tangguh kegiatan peningkatan kapasitas diberikan kepada para penerima bantuan di Provinsi Jawa Tengah dan Yogyakarta. Pelatihan tersebut akan memiliki elemen sebagai berikut: Pengurangan Resiko Bencana Berbasis Komunitas (PRBBK) termasuk pemetaan risiko bencana, pembuatan peraturan manajemen bencana desa, rencana aksi manajemen bencana desa, peningkatan tim tanggap bencana desa termasuk kemungkinan pemberian pelatihan Pertolongan Pertama Gawat Darurat dan pelatihan lain yang berkaitan dengan PRB terhadap tim tanggap bencana desa, penciptaan atau pengaktifan kembali Sistem Peringatan Dini Bencana (Emergency Warning System/EWS) berbasis, perencanaan darurat tanggap bencana desa dan ketahanan mata pencaharian (meninjau pengarusutamaan PRB dalam rencana usaha yang dibuat kelompok usaha ) 3.4 Produksi Media dan Kesadaran Masyarakat Organisasi mitra akan mengelola kegiatan peningkatan kesadaran untuk menyebarkan pesan pesan atau informasi Pengurangan Risiko Bencana melalui berbagai media, misalnya radio, TV dan media cetak. Mitra pelaksana juga akan memberikan dukungan kepada Forum PRB daerah untuk mampu memfasilitasi koordinasi informasi mengenai PRB yang lebih kuat di antara para pemangku kepentingan PRB yang relevan dan menjangkau serta Organisasi Masyarakat secara lebih luas berkaitan dengan ketangguhan. 3.5 Manajemen, Pengawasan dan Evaluasi Proyek Mitra pelaksana akan melakukan manajemen proyek harian dengan memastikan pembiayaan dan penggunaan dana yang efisien sesuai dengan anggaran proyek. Mitra pelaksana dan akan menyepakati kerangka kerja pengawasan dan evaluasi (Monitoring and Evaluation/M&E) serta melaksanakan kegiatan M&E berkala, memastikan pendokumentasian yang layak dan membuat database penerima bantuan. Gender, transparansi, keikutsertaan dan kelestarian lingkungan adalah hal hal lintas sektoral yang akan diintegrasikan dalam rancangan dan pelaksanaan. Kegiatan para mitra akan dikoordinasikan dengan erat oleh. Kemudian, organisasi mitra akan memastikan keikutsertaan pemerintah dalam kegiatan pelatihan, juga mengambil tanggungjawab penuh atas persiapan logistik, seperti lokasi pelaksanaan, jadwal, administrasi dan mobilisasi peserta. 3.6 Hasil yang Diharapkan Kegiatan Utama Keterlibatan Masyarakat Kegiatan Mitra Pelaksana Mengidentifikasi dan melibatkan semua desa dan dusun pemangku kepentingan PRB Kegiatan Hasil yang Diharapkan Indikator Keberhasilan hasil penjajakan lapangan kepada mitra untuk Identifikasi dan pelibatan anggota Tim PRB Dusun atau Desa (Tim Siaga Desa) Koordinasi Tim dan Upaya PRB di tingkat Desa

3 Verifikasi dan seleksi penerima bantuan di sektor mata pencaharian dan Pengurangan Risiko Bencana yang teridentifikasi setelah Kajian Rantai Nilai (Value Chain Analysis) berdasarkan kriteria yang ditentukan Melibatkan penerima bantuan baik yang berfokus pada pemulihan mata pencaharian maupun PRB untuk berperan serta dalam bantuan yang diberikan Menghubungkan Tim PRB Dusun dan Tim PRB Desa serta kelompok usaha yang telah ada dari sektor mata pencaharian yang terpilih bantuan teknis untuk memperkaya Tim PRB Desa yang telah ada dan mengadakan simulasi untuk menguji kesiagaan bencana memberikan saran arahan untuk kemungkinan tindak lanjut berikutnya dalam kegiatan pelibatan Mencanangkan kriteria seleksi penerima bantuan untuk digunakan mitra terpilih Mengawasi berlangsungnya proses pelibatan yang dilaksanakan oleh mitra dan memberikan arahan pada mitra untuk potensi mata pencaharian dan bantuan PRB yang diberikan pada arahan teknis pada mitra kerja dan mengawasi prosesnya, usulkan keterhubungan lebih jauh mengenai bagaimana tim PRB Dusun dan Desa dapat bersinergi dengan kelompok usaha yang sudah ada Menyediakan konsultasi berkala bagi mitra agar tercapai bantuan PRB yang lebih akurat bagi atau tim PRB desa, Seleksi penerima bantuan untuk intervensi mata pencaharian dan PenguranganRisiko Bencana mencakup survey data dasar para penerima bantuan yang terpilih Pelibatan penerima bantuan dari sektor mata pencaharian yang terpilih Keterhubungan antara Tim Dusun dan Desa, dan kelompok usaha yang dibantu dari sektor mata pencaharian terpilih Revitalisasi Tim PRB Desa Penerima bantuan dipilih dan data dasar para penerima bantuan dikumpulkan Jumlah penerima bantuan yang secara aktif ikutserta dalam berbagai kegiatan pemulihan mata pencaharian dan PRB yang sesuai dan diselenggarakan oleh /mitra pelaksana Tim PRB Desa di tiap desa sasaran aktif, beroperasional dan mendapatkan dukungan yang signifikan dari kelompok usaha

4 Peningkatan Kapasitas Melaksanakan pengkajian kebutuhan desa secara mendalam untuk potensi peningkatan kapasitas ketangguhan desa yang dibutuhkan oleh pelatihan yang berkaitan dengan PRB berdasarkan kebutuhan mengawasi dan mengevaluasi simulasi yang dilaksanakan oleh dan mitra Menyediakan konsultasi rutin kepada mitra dan hasil pengkajian awal dari yang sudah dikaji Melakukan pengawasan rutin pada pelatihan yang diberikan mitra Hasil Penjajakan mengenai bantuan teknis untuk mata pencaharian atau PRB yang relevan dan dibutuhkan Pelatihan untuk kesenjangan atau kebutuhan ketangguhan desa yang teridentifikasi. Bantuan teknis mata pencaharian atau PRB yang relevan dan dibutuhkan diidentifikasi kemudian dikomunikasikan ke sebelum ditindaklanjuti oleh mitra Peningkatan pengetahuan atas indikator ketangguhan Desa seperti pemetaan risiko, PRBBK, pembuatan peraturan manajemen bencana desa, rencana aksi manajamen bencana desa, peningkatan tim tanggap bencana, EWS berbasis, rencana darurat tanggap bencana desa dan ketahanan mata pencaharian (pengarusutamaan PRB dalam rencana usaha yang dibuat oleh kelompok usaha ) Mengevaluasi peta risiko desa yang telah ada dan memperbarui peta risiko berdasarkan keadaan terbaru yang dihadapi konsultasi tentang evaluasi dan pemutakhiran peta risiko Memperbarui Peta Risiko Desa Peta Risiko Desa Terbaru Memfasilitasi dalam pengevaluasian atau Pembuatan rencana aksi PRB Dusun dan menyertakan rencana aksi tersebut ke rencana aksi PRB satu desa Memfasilitasi pembuatan atau perbaikan Rencana Penanggulangan Bencana Desa agar dipromosikan sebagai Peraturan Penanggulangan Bencana Desa (Perdes PB) Merekrut fasilitator PRB untuk ketangguhan desa berdasarkan konsultasi tentang pengevaluasian dan pembuatan rencana aksi PRB desa konsultasi tentang evaluasi atau pembuatan Peraturan Penanggulangan Bencana Desa (Perdes PB) Menentukan kualifikasi fasilitator ketangguhan Pembuatan/perbaikan Rencana Aksi PRB Desa Penyusunan/perbaikan Peraturan Penanggulangan Bencana Desa seperti yang tampak dalam Peraturan Desa. Mendorong pembuatan pool fasilitator PRB Rencana Aksi PRB Desa yang telah diperbaiki Rencana Penanggulangan Bencana Desa yang telah diperbaiki seperti yang tampak dalam Peraturan Desa Pool fasilitator PRB terbentuk

5 kualifikasi yang ditentukan desa Produksi Media dan Kesadaran Masyarakat Mengkaji desa potensial sebagai tujuan studi banding dan kegiatannya Berkoordinasi dengan Forum PRB memfasilitasi produksi Layang PRB dan bekerja erat dengan untuk memfinalisasikan tiap edisi sebelum mencetak dan mendistribusikannya Memfasilitasi produksi acara diskusi dan bincangbincang radio dan TV yang melibatkan kontribusi & keikutsertaan aktif dari, pemerintah daerah dan sasaran Mengidentifikasi kegiatan peningkatan kesadaran ketangguhan desa dan melibatkan semua pemangku kepentingan PRB di Yogyakarta dan Jawa Tengah untuk melaksanakan semua kegiatan kesadaran PRB Melibatkan, staf kantor desa dan LNGO lain yang memungkinkan di desa sasaran untuk menjalankan dan memutakhirkan Sistem informasi bencana desa atau Sistem Informasi Desa yang telah dikembangkan jika ada atau mendirikan sistem informasi desa bagi desa yang belum memiliki Memfasilitasi penyediaan dua staff untuk membantu kegiatan media dan konsultasi untuk pilihan desa tujuan untuk studi banding serta berbagai kegiatannya Melakukan pengawasan ketat terhadap isi dan rancangan Layang PRB serta melakukan proof reading sebelum penerbitan Layang PRB Membantu proses seleksi TV dan Radio dan juga memberikan persetujuan kepada mitra atas ajuan draf skenario bantuan teknis untuk kegiatan peningkatan kesadaran ketangguhan desa yang diajukan oleh mitra daerah dan mengawasi pelaksanaan kegiatan yang terpilih Mengawasi berjalannya sistem informasi desa untuk dikembangkan menjadi sistem manajemen informasi bencana desa Menentukan standar kualifikasi staf yang akan dikirim ke Studi banding ke desa dengan praktek ketangguhan terbaik termasuk mata pencaharian yang berkesinambungan Produksi dan Distribusi Layang PRB Acara bincang bincang di radio dan TV berkaitan dengan ketangguhan melibatkan berbagai pemangku kepentingan PRB Kegiatan peningkatan kesadaran untuk meningkatkan kesadaran akan PRB Memperbarui data terutama data manajemen bencana pada Sistem Informasi Desa Mendukung Forum PRB 1 studi banding dilaksanakan melibatkan perwakilan dari desa desa sasaran 7 (tujuh) edisi Layang PRB diproduksi selama durasi kemitraan program dan didistribusikan kepada semua pemangku kepentingan Terlaksananya 4 acara bincang bincang di TV dan 10 acara bincang bincang di radio Jumlah kegiatan peningkatan kesadaran yang dilaksanakan Jumlah dan pemangku kepentingan PRB lainnya yang terlibat dan menghadiri kegiatan Integrasi Sistem Informasi Desa dengan Manajemen Informasi Bencana Desa dalam satu sarana informasi Dukungan 10 bulan terhadap Forum PRB

6 administrasi di Forum PRB Yogyakarta (satu staf) dan Jawa Tengah (satu staf) Menentukan rencana kerja secara keseluruhan mencantumkan dengan jelas hasil yang diharapkan dan kerangka kerja & database M&E yang layak serta melaksanakan kegiatan M&E selama pelaksanaan program Forum PRB Yogyakarta dan Jawa Tengah Menyetujui kerangka kerja & database M&E yang diajukan oleh mitra daerah Pelaksanaan kerangka kerja & database M&E Semua hasil dicapai dalam kerangka waktu proyek dan dalam batasan anggaran yang telah disepakati Manajemen, Pengawasan dan Evaluasi Proyek Membuat laporan awal, pertengahan dan akhir kepada juga memberikan ringkasan kemajuan bulanan kepada Mengajukan jadwal kunjungan lapangan bersama kepada untuk persetujuan lebih lanjut dan melibatkan semua penerima bantuan serta pemerintah desa dalam kunjungan lapangan jika diperlukan Mengajukan format Laporan Awal, Pertengahan dan Akhir untuk digunakan mitra daerah Menyetujui jadwal kunjungan studi lapangan yang diajukan oleh mitra lokaluntuk kegiatan pengawasan dan evaluasi Pelaporan untuk Dokumentasi Kunjungan lapangan bersama melibatkan kantor pemerintahan yang relevan Mengirimkan laporan kepada seperti yang sudah disepakati dalam Perjanjian Proyek Jumlah kunjungan lapangan yang dilaksanakan dengan melibatkan kantor pemerintahan yang relevan 4. JADWAL DAN PERIODE KINERJA Pekerjaan akan dimulai dalam waktu satu minggu setelah penandatanganan Perjanjian antara dan organisasi konsultan. Periode pekerjaan adalah enam bulan. Organisasi konsultan yang terpilih akan mengembangkan jadwal terperinci sebagai bagian dari proposal teknis. Pekerjaan akan dimulai paling lambat satu minggu setelah dan organisasi mitra telah menandatangani Perjanjian Pelaksanaan Proyek (diperkirakan awal/pertengahan Juni 2012) Kegiatan yang termasuk dalam "Lingkup Kerja dan Hasil yang Diharapkan" di atas akan dilaksanakan secara paralel sepanjang kerja konsultasi, sesuai dengan tabel di bawah ini: Mei Jun Juli Agt Sept Okt Nov Des Pelibatan Masyarakat Peningkatan Kapasitas Produksi Media dan Kesadaran Masyarakat Manajemen, Pengawasan dan Evaluasi Proyek

7 5. PENGATURAN KELEMBAGAAN akan menyediakan bantuan teknis untuk beberapa aspek yang berbeda dalam Pekerjaan sepanjang periode kinerjanya, sesuai dengan tabel berikut : Aspek Focal Point Input Koordinasi Keseluruhan Proyek National Project Manager Pengawasan, manajemen kontrak Pelibatan Masyarakat Community Resilience Unit Mendukung kegiatan sosialisasi pada sasaran Peningkatan Kapasitas Community Resilience Unit Focal Point untuk pengawasan kerja Media dan Kesadaran Publik Monitoring & Evaluation Community Resilience Unit Community Resilience Unit Point untuk pengawasan kerja dan juga perantara dengan Forum PRB Yogyakarta dan Jawa Tengah Pengawasan pekerjaan di lapangan, konsultasi untuk laporan naratif Unit Keuangan Finance Unit Bantuan untuk laporan keuangan Unit Pengadaan Procurement Unit Bantuan untuk pengadaan (jika berlaku) 6. KUALIFIKASI ORGANISASI MITRA YANG DIBUTUHKAN Organisasi mitra harus merupakan sebuah organisasi sipil atau organisasi swasta dengan latar belakang di bidang pemrograman PRB; Organisasi mitra harus memiliki pemahaman atas Hyogo Framework for Action (HFA), standar SPHERE dan menguasai Peraturan Manajemen Bencana Indonesia No. 24/2007; prioritas akan diberikan kepada organisasi dengan pengalaman dengan Forum PRB Yogyakarta & Jawa Tengah; Organisasi mitra memiliki jaringan dan latar belakang yang baik berkaitan dengan pemangku kepentingan PRB yang relevan di tingkat kabupaten, provinsi dan nasional; Organisasi mitra harus mampu mengerahkan sebuah tim yang terampil dengan jumlah anggota yang memadai dengan kualifikasi yang diperlukan guna melaksanakan proyek ini; Organisasi mitra mampu menunjukkan kapasitas untuk menyelelesaikan penugasan selama waktu pelaksanaan yang ditetapkan; Organisasi mitra memiliki kapasitas manajemen keuangan yang baik; Prioritas akan diberikan kepada organisasi yang memiliki pengetahuan mengenai wilayah sasaran. LAMPIRAN 1: DESKRIPSI KERJA BAGI POSISI UTAMA Koordinator Proyek: Memikul keseluruhan tanggungjawab operasional untuk persiapan, perencanaan, implementasi, pengawasan dan evaluasi pekerjaan, Merancang masukan peningkatan kapasitas dan kesadaran segaris dengan kerangka acuan proyek, Memastikan pelaksanaan kegiatan proyek efektif dan efisien serta kontrol keuangan dan tindak lanjut yang layak, Mengukur kinerja proyek secara global: dampak, relevansi, konsistensi, keefektifan, efisiensi dan keberlanjutan, Melakukan koordinasi yang layak dengan pemangku kepentungan proyek yang relevan, Memastikan integrasi proyek ke dalam struktur daerah,

8 Ikut serta dalam mendefinisikan pendekatan kemitraan bersama mitra institusi/lembaga pemerintahan, Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan teknis di kelompok sasaran Mengembangkan dan memperbarui rencana kerja untuk pelaksanaan proyek Mempersiapkan laporan kegiatan dan status keuangan proyek, Evaluasi dan memperbarui informasi kebutuhan proyek (sumber daya manusia, keuangan, logistik), Mengidentifikasi dan mengantisipasi permasalahan dan hambatan; mengajukan pemecahan atau perbaikan untuk kinerja proyek yang lebih baik, Melakukan kunjungan lapangan secara berkala ke lokasi proyek, Mengembangkan kerangka acuan bagi staf inti proyek; mengawasi dan membina staf proyek Menginisiasi dan melakukan perekrutan pelatih, fasilitator dan staf pendukung, Memastikan tersedianya modul pelatihan berkualitas tinggi dan relevan, Melatih tim dan memastikan mereka menyebarkan pesan yang jelas kepada, Mengatur kerja tim: mengoptimalkan distribusi kerja. Kualifikasi Koordinator Proyek: Gelar akademis dalam studi lingkungan, studi pembangunan, ilmu politik atau bidang ilmu sosial lainnya atau kombinasi pendidikan dan pengalaman kerja yang terkait; setidaknya lima tahun pengalaman kerja dalam pengembangan, Pengurangan Risiko Bencana Berbasis Masyarakat, melalui pengetahuan atau pemahaman peraturan nasional dan provinsi Indonesia sekaligus sarana yang berkaitan dengan PRB. Kemampuan membuat laporan dengan cermat; penguasaan komputer (word processor, excel, power point, database); kapasitas manajemen proyek, kemampuan analisa dan sintesa, kemampuan mengawasi tim, kualitas kelembagaan, fleksibilitas keterampilan interpersonal, dinamis. Prasyarat Staf Inti Proyek: Staf inti proyek memiliki setidaknya tiga tahun pengalaman dalam pelaksanaan kegiatan CBDRM di tingkat akar rumput menggunakan pendekatan keikutsertaan dan pelaksanaan berbasis, Staf peningkatan kapasitas harus memiliki pengetahuan yang baik dan pengalaman dalam CBDRM, Staf Media dan Kesadaran Masyarakat harus memiliki pengalaman dalam publikasi media dan komunikasi, memiliki jaringan yang baik dengan lembaga media, pengetahuan mengenai Pengurangan Risiko Bencana, Staf lapangan yang ditugaskan sebagai bagian dari proyek harus berpengalaman dalam melakukan penguatan kelompok, memfasilitasi pelatihan, studi bandung, rapat pemangku kepentingan dan kegiatan bantuan teknis lainnya menggunakan pendekatan keikutsertaan dan pelaksanaan berbasis, Pengalaman staf lapangan dalam menyelenggarakan pertemuan dan diskusi kelompok terarah diutamakan.