KERANGKA ACUAN KERJA REKRUTMEN/PEMILIHAN SUB-RECIPIENT Klinik Ramah LSL 1. Dasar Pemikiran Sebagai bagian dari upaya pengendalian HIV-AIDS di Indonesia, pemerintah melalui Country Coordinating Mechanism Global Fund for AIDS, TB and Malaria (CCM GF-ATM) mengajukan permintaan bantuan hibah kepada GF-ATM melalui mekanisme pendanaan New Funding Model for TB-HIV. Permintaan tersebut telah mendapatkan persetujuan GF-ATM dan akan mulai dilaksanakan pada awal tahun 2016 selama periode 2 tahun. Yayasan Spiritia adalah salah satu dari lima Principal Recipient (PR) pendanaan program penanggulangan TB-HIV dari GF-ATM New Funding Model tahun 2016-2017 untuk komponen HIV- AIDS. Spiritia bertanggung jawab untuk melaksanakan sebagian program dan intervensi untuk modul pencegahan pada lelaki yang berhubungan seks dengan lelaki (LSL), Waria, serta pengguna naza suntik (penasun) dan pasangannya. Yayasan Spiritia juga akan melaksanakan satu intervensi pada modul perawatan, dukungan dan pengobatan ODHA, dan pada modul penguatan sistem komunitas. Hasil pemodelan berdasarkan Survei Terpadu Biologis dan Perilaku (STBP) dan Asian Epidemic Modelling (AEM) menunjukkan infeksi HIV baru terus meningkat di kalangan LSL dan diproyeksikan menjadi sumber infeksi terbesar dalam beberapa tahun ke depan. Program Asesmen Bersama mengenai LSL dan Waria yang dilakukan oleh Komisi Penanggulangan AIDS Nasional (2013) menemukan bahwa banyak faktor yang menyebabkan tingginya tingkat infeksi di kelompok LSL. Kurangnya keterlibatan organisasi berbasis masyarakat dalam penjangkauan kelompok LSL, kurangnya kegiatan pencegahan termasuk distribusi kondom dan pelumas pada pengaturan berisiko tinggi serta kurangnya layanan tes dan konseling yang ramah LSL adalah beberapa faktor yang menyebabkan kurangnya jumlah LSL yang melakukan tes HIV. Untuk meningkatkan jumlah cakupan LSL yang menerima layanan terkait HIV termasuk pencegahan, tes, pengobatan dan dukungan psikososial, maka dibutuhkan intervensi baru untuk mengatasi hambatan yang dialami LSL untuk mengakses layanan terkait HIV. Penguatan klinik yang menyediakan layanan yang ramah komunitas seperti tes dan pengobatan HIV gratis, tes dan pengobatan IMS gratis, tanpa memandang orientasi seksual diharapkan mampu meningkatkan jumlah LSL yang melakukan tes HIV.
Dalam pelaksanaan program dan intervensi tersebut, Yayasan Spiritia akan bekerja sama dengan PR Kementerian Kesehatan dan PR Komisi Penanggulangan AIDS Nasional serta merekrut satu (1) Sub- Recipient (SR) yang akan mengkoordinasikan 21 klinik ramah LSL di tahun 2016 dan 17 klinik di tahun 2017. Guidelines on Implementers of Global Fund Grants tanggal 24 Juli 2015 yang terkait dengan rekrutmen SR menyatakan hal-hal sebagai berikut: - Sub-Recipient (SR) adalah lembaga yang menerima dana hibah langsung atau tidak langsung dari PR dan mengimplementasikan program kegiatan tertentu di bawah pengawasan 1 dari PR. - SR bertanggung jawab kepada PR sehubungan dengan dana hibah dan program kegiatan yang ditugaskan kepada mereka. SR memiliki kewajiban yang umumnya setara dengan kewajiban PR sebagaimana didefinisikan dalam peraturan hibah Global Fund. 2 SR tidak dapat merekrut entitas lain untuk melakukan tanggung jawab mereka dalam dana hibah GF-ATM tanpa persetujuan sebelumnya dari PR. - Global Fund tidak menetapkan persyaratan pada jumlah SR yang mungkin dinominasikan dalam hibah dan mekanisme pemilihannya. Namun, Global Fund mengharapkan PR untuk memilih calon yang paling mampu untuk berkontribusi terhadap pencapaian program dengan kinerja pengelolaan dana hibah yang baik. Global Fund juga mengharapkan PR membatasi jumlah SR itu yang sesuai kebutuhan untuk mencapai dampak maksimum program dengan efisiensi dana hibah (sesuai dengan kewajiban berdasarkan Peraturan hibah Global Fund 2014 pasal 3.1). - CCM direkomendasikan bekerjasama dengan PR untuk memastikan proses seleksi SR terbuka, adil dan berdasarkan kriteria objektif yang berkaitan dengan kapasitas kinerja. CCM didorong untuk memastikan bahwa PR mengidentifikasi SR potensial, melalui konsultasi dengan CCM. Dengan mengacu pada pedoman dari The Global Fund diatas, maka Yayasan Spiritia mengembangkan kerangka acuan kerja ini sebagai rujukan dan pedoman dalam rekrutmen SR. 1 The Global Fund: Pengawasan merupakan fungsi utama dari tata kelola organisasi untuk memastikan kegiatan dilaksanakan seperti yang direncanakan dengan memberikan arah strategis bagi penerima dana, memastikan bahwa prosedur baku terpenuhi, melembagakan kontrol keuangan, dan menindaklanjuti rekomendasi utama 2 Pasal 4.3 The Grant Regulations (2014).
2. Indikator dan Target Indikator dan target yang menjadi tanggung jawab Yayasan Spiritia dengan pendanaan hibah GF- ATM melalui NFM TB-HIV yang terkait dengan klinik ramah LSL di 38 kab/kota. No KP Cakupan/Indikator Output Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 1 KP-1a Jumlah LSL yang dijangkau melalui 42,800 107,000 122,000 137,000 paket program penjangkauan 2 KP-3a Jumlah LSL yang menerima tes HIV 23,260 34,889 38,378 43,922 selama periode pelaporan dan mengetahui hasilnya 3. Area Kerja Penguatan klinik ramah LSL akan dilakukan di 21 kab/kota di tahun 2016 dan tambahan 17 di tahun 2017 dengan area intervensi sebagai berikut: No Provinsi Kab/Kota No Provinsi Kab/Kota 1 Sumatera Utara Kota Medan 20 Jawa Tengah Kota Surakarta 2 Sumatera Barat Kota Padang 21 Jawa Tengah Kota Semarang 3 Sumatera Barat Kota Bukittinggi 22 DIY Kota Yogyakarta 4 Riau Kota Pekanbaru 23 Jawa Timur Kota Malang 5 Jambi Kota Jambi 24 Jawa Timur Kota Surabaya 6 Sumatera Selatan Kota Palembang 25 Banten Kabupaten Tangerang 7 Bengkulu Kota Bengkulu 26 Banten Kota Tangerang 8 Lampung Kota Bandar Lampung 27 Bali Kabupaten Badung 9 Kepulauan Riau Batam 28 Bali Kabupaten Buleleng 10 DKI Kota Jakarta Selatan 29 Bali Kota Denpasar 11 DKI Kota Jakarta Timur 30 Kalimantan Kota Banjarmasin Selatan 12 DKI Kota Jakarta Pusat 31 Kalimantan Timur Kota Balikpapan 13 DKI Kota Jakarta Barat 32 Kalimantan Timur Kota Samarinda 14 DKI Kota Jakarta Utara 33 Kalimantan Timur Kota Tarakan 15 Jawa Barat Kota Bogor 34 Sulawesi Utara Kota Manado 16 Jawa Barat Kota Bandung 35 Sulawesi Selatan Kota Makassar 17 Jawa Barat Kota Cirebon 36 Maluku Kota Ambon 18 Jawa Barat Kota Bekasi 37 Papua Barat Kota Sorong 19 Jawa Barat Kota Depok 38 Papua Kota Jayapura
4. Tujuan Tujuan kerangka acuan ini adalah sebagai pedoman proses rekruitmen/pemilihan Organisasi/Institusi yang akan ditugaskan sebagai Sub-Recipient dalam pelaksanaan program NFM TB-HIV dibawah PR Spiritia. Hasil yang diharapkan dari proses rekruitmen ini secara umum terpilihnya satu (1) Sub-Recipient dan tujuan secara khusus berorientasi agar PR Spiritia memperoleh satu (1) SR yang dapat menjalankan peran dan fungsinya serta memiliki kemampuan terbaik dalam hal memiliki pengalaman, pemahaman, dan kapasitas untuk mentransformasikan nilai dan prinsip yang menjadi dasar pelaksanaan program hibah NFM TB-HIV dari GF-ATM dalam menanggulangi HIV-AIDS di Indonesia. Secara lebih jelas tujuan disusunnya Kerangka acuan rekruitmen/pemilihan SR dapat dilihat pada matriks berikut ini: Matriks: Tujuan Rekruitmen/Pemilihan Sub-Recipient dari PR Spiritia. KEGIATAN TUJUAN INDIKATOR MEDIA / TOOLS Rekrutmen/ Pemilihan SR Output Terpilihnya satu (1) Sub Recipient yang membantu menguatkan 38 klinik yang ramah LSL Hasil PR Spiritia memperoleh satu (1) SR yang dapat menjalankan peran dan fungsinya serta memiliki kemampuan terbaik dalam hal memiliki pengalaman, pemahaman, dan kapasitas untuk mentransformasikan nilai dan prinsip yang menjadi dasar pelaksanaan program hibah NFM TB-HIV dari GF- ATM. Jumlah organisasi yang terpilih sebagai SR SR terpilih memiliki pemahaman yang utuh terhadap nilai kesetaraan gender dan penyediaan layanan yang ramah LSL SR terpilih memiliki pemahaman yang utuh terhadap nilai dan prinsip hibah NFM TB-HIV dari GF-ATM SR terpilih memiliki pengalaman, pemahaman, dan kapasitas terbaik Hasil/Rekomendasi tim seleksi Kesepakatan penempatan regional dengan calon SR Hasil wawancara/fgd Hasil seleksi administrasi Hasil validasi dan wawancara Hasil penilaian tim seleksi
5. Ketentuan Pelaksanaan Dengan mengacu pada kebijakan Yayasan Spiritia maka dapat dijabarkan lebih lanjut beberapa ketentuan yang menjadi dasar pelaksanaan, yang dapat dilihat pada alur proses rekrutmen SR berikut ini: Tahapan dan Jadwal No. Tahap Tenggat waktu baru 1. Call for Expression of Interest (EoI) 26 Februari 2016 2. Batas waktu pemasukan EoI 2 Maret 2016 3. Batas waktu pemasukan syarat administrasi 4 Maret 2016 4. Pengumuman calon SR yang lulus syarat 5 Maret 2016 administrasi 5. Wawancara dan verifikasi lapangan calon SR: 6-8 Maret 2016 manajemen, program, keuangan, M&E dan pengalaman 6. Pengumuman SR terpilih 9 Maret 2016 Adapun langkah-langkah pelaksanaan kegiatan dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Yayasan Spiritia membentuk tim seleksi yang terdiri dari 3-5 orang terdiri dari 2-3 orang perwakilan dari Spiritia dan 1-2 orang dari lembaga mitra lainnya yang akan disepakati di dalam Spiritia selanjutnya. 2. Call for Expression of Interest: Spiritia melakukan sosialisasi terbuka melalui berbagai media sosial termasuk website Spiritia (www.spiritia.or.id) terhadap rencana rekrutmen SR, termasuk kriteria dan persyaratan administrasi dan lainnya. Proses rekrutmen SR dilaksanakan secara terbuka dengan mengumumkan kepada masyarakat melalui berbagai media seperti website, facebook, mailing list, dan media sosial lainnya dan diupayakan dapat menjangkau secara luas. Dilaksanakan 3 hari sebelum tanggal berakhirnya penerimaan Expression of Interest, beberapa ketentuan pengumuman melalui media sosial dapat dilihat pada lampiran. 3. Batas waktu pemasukan Expression of Interest: Expression of Interest disampaikan oleh calon SR kepada Spiritia baik softcopy melalui email maupun hardcopy melalui pos/kurir dan diterima di Yayasan Spiritia tidak lebih dari 3 (tiga) hari setelah pengumumam resmi dilakukan melalui media sosial dan situs web resmi Yayasan Spiritia. 4. Batas waktu pemasukan Syarat Administrasi: Spiritia memeriksa kelengkapan administrasi dan kualifikasi dari proposal yang masuk, bagi para pendaftar yang tidak memenuhi persyaratan administrasi (tidak lengkap) dan tidak memenuhi kualifikasi, secara langsung dinyatakan gugur dan tidak diikutkan pada tahap berikutnya.
5. Bagi para calon/pendaftar yang memenuhi persyaratan administrasi/kualifikasi, diumumkan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah tanggal penutupan pemasukan proposal, dan diinformasikan untuk mengikuti tahap verifikasi dan wawancara/diskusi terfokus. 6. Wawancara dan verifikasi lapangan calon SR: Wawancara dilakukan tim seleksi pada waktu dan tempat yang akan diatur kemudian. Wawancara merupakan proses diskusi antara calon SR dan tim seleksi atas penjelasan detail rencana strategi dan kegiatan yang diajukan oleh calon SR. Interaksi, relasi dan hasil akhir dari rencana strategi dan kegiatan yang diajukan oleh kandidat SR akan dijadikan acuan dalam memberikan penilaian oleh tim seleksi. Tahap verifikasi dilakukan melalui kunjungan tim seleksi ke kantor organisasi untuk melakukan asessment dan verifikasi fisik kantor, dokumen asli serta observasi pelaksanaan SOP organisasi. Secara paralel tim akan melakukan verifikasi kepada mitra terkait rekomendasi yang telah diberikan termasuk relasi kerja, kinerja, kekuatan dan kekurangan dari kandidat SR. Penilaian tahap verifikasi akan menggunakan Capacity Asessment Tools dari Global Fund yang akan disesuaikan untuk kebutuhan SR. 7. Pengumuman SR terpilih: Pengumuman SR terpilih diharapkan selambat-lambatnya 15 hari setelah pengumuman dilakukan. 6. Penutup Kerangka Acuan Kegiatan rekrutmen/pemilihan SR untuk pelaksanaan pelaksanaan program NFM TB-HIV dibawah PR Spiritia disusun oleh Yayasan Spiritia dalam rangka memberikan petunjuk dan arahan proses rekruitmen SR kepada pemangku kepentingan terkait agar lebih efektif dan efisien dalam proses pelaksanaannya serta untuk kepentingan pelaksanaan program dengan terpilihnya SR yang memiliki kemampuan, pengalaman, pemahaman dan ketrampilan teknis agar mampu melakukan tugas-tugasnya dalam upaya penanggulangan HIV-AIDS sesuai dengan tujuan program NFM TB-HIV. 7. Alamat pengiriman Letter of interest dan dokumen Letter of Interest dan dokumen dikirim ke PR Spiritia dalam bentuk Soft copy dan Hard copy. Format soft copy dikirim ke: seleksi.sr.spiritia@gmail.com Format hard copy dikirimkan dengan amplop cokelat, ditujukan ke alamat : Yayasan Spiritia Up. Tim Seleksi SR Klinik Ramah LSL Jl. Johar Baru Utara V No.17 Johar Baru, Jakarta Pusat 10560
LAMPIRAN 1 TUGAS DAN KRITERIA SUB-RECIPIENT 1. Tugas utama Sub-Recipient adalah: a. Bekerja sama dengan Kementerian Kesehatan RI dan pemangku kepentingan terkait untuk menyiapkan implementasi di 21 klinik di tahun 2016 dan tambahan 17 klinik di tahun 2017. b. Bertanggung jawab untuk perencanaan, pelaksanaan, dan monitoring kegiatan ditingkat SR dan klinik serta memastikan bahwa kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan isi perjanjian dan rencana kerja serta dilaksanakan tepat waktu. c. Memastikan bahwa mekanisme pengelolaan keuangan di SR dan klinik dibawahnya dilaksanakan secara akuntabel dan transparan sesuai dengan PIP PR Spiritia d. Memastikan kualitas implementasi program, khususnya dalam pencapaian target indikator dan penyerapan dana. e. Menjaga dan mencegah terjadinya konflik kepentingan dengan mengikuti prosedur yang dipaparkan dalam PIP PR Spiritia sesuai dengan ruang lingkup tanggung jawabnya. f. Membantu dan mengkoordinasi klinik dalam menentukan kegiatan prioritas, kebijakan operasional dan dana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan target; g. Melakukan koordinasi pelaksanaan dan monitoring program diwilayah kerjanya dengan pemangku kepentingan di tingkat Provinsi dan atau Kabupaten/Kota h. Melakukan monitoring dan pelaporan pelaksanaan kegiatan serta analisis antara capaian dengan target yang tertuang dalam Kerangka Berbasis Kinerja dilakukan dan disampaikan tepat waktu i. Membantu mengembangkan SOP yang spesifik dengan klinik yang mencakup manajemen klinis, pencatatan dan pelaporan dan administrasi j. Melakukan pelatihan kepada staf klinik k. Membantu fasilitasi pemberian ART di setiap klinik, baik sebagai satelit atau sebagai layanan inisiasi ART 2. Kriteria Sub-Recipient: a. Terdaftar sebagai entitas legal di Kementerian Hukum dan HAM serta Kementerian Dalam Negeri; b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Organisasi ; c. Memiliki Kantor dan Alamat yang dapat diverifikasi termasuk SDM, peralatan kantor dan lain-lain;
d. Memiliki Profil dan Riwayat Organisasi dalam manajemen upaya pencegahan penularan HIV pada kelompok paling berisiko; e. Memiliki pemahaman, kapasitas dan pengalaman pengelola program pencegahan HIV pada populasi paling terdampak di beberapa provinsi dan atau kabupaten/kota. f. Memiliki kapasitas dan pengalaman mengelola keuangan yang cukup besar dan dibuktikan dengan SOP serta hasil audit. g. Memiliki pemahaman, kapasitas dan pengalaman monitoring dan evaluasi program pencegahan HIV di beberapa provinsi dan atau Kabupaten/Kota. h. Memiliki pemahaman, kapasitas dan pengalaman berkoordinasi dan berjejaring dengan pemangku kepentingan dan pemangku kebijakan di tingkat provinsi dan Kabupaten/Kota. Calon SR mengirimkan format proposal, dengan parameter berikut: 1. Surat Ketertarikan Kerja Sama (Expression of Interest). 2. Dokumen administrasi badan hukum paling lengkap, antara lain: Akte Notaris, Akte Kementerian Hukum dan HAM dan Kementerian Dalam Negeri; Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP); dengan alamat yang dapat diverifikasi. 3. Profil organisasi yang meliputi: Nama organisasi, nama pemimpin organisasi, alamat surat elektronik, nomor telepon, struktur organisasi dan status hukum organisasi. 4. Laporan tahunan tiga tahun terakhir (2012-2014): a. Laporan narasi program b. Laporan keuangan 5. Laporan keuangan program (setidaknya satu tahun sebelumnya) a. Laporan audit keuangan (baik dilakukan oleh donor dan audit eksternal) 6. Perangkat Organisasi meliputi: a. Peraturan organisasi b. Standard Operating Procedure/SOP c. Pedoman Pengadaan dan Distribusi Barang dan Jasa d. Pedoman Pemantauan dan Evaluasi, dan e. Pedoman Keuangan