BAB 3 PENGENALAN MICROSOFT WORD

BAB 3 PENGENALAN MICROSOFT WORD A. Bagian-bagian Utama Layar Ms Word Microsot Word adalah salah satu piranti lunak pengolah kata yang paling handal dan sangat luas pemakainya. Karena dikenal luas, hampir semua pengguna PC dapat mengoperasikan sesuai dengan kebutuhannya. Bagi pengguna yang berkecimpun pada bidang matematika Ms Word dilengkapai dengan Tool untuk menuliskan persamaan matematika. Kesulitan dijumpai jika pengguna ingin menuliskan reaksi-reaksi kimia yang rumit. Untuk itu sering pemakaian Ms Word dapat dipadukan dengan piranti lunak lainnya untuk kelengkapannya. Bagian-bagian utama layar Ms Word dapat dilihat pada Gambar 11. Baris Judul Baris menu Toolbar Baris status Jenis font Penggulung horisontal Penggulung vertikal Gambar 11 Tampilan Layar Ms Word Dari gambar 11 dapat dilihat komponen dari layar MS Word. Berikut ini dijelaskan komponen tersebut termasuk fungsinya. Baris Judul, memuat nama file atau nama Documen yang dibuat. Jika file belum pernah disimpan, maka nama file default adalah Documentx (Document1, Document2 dst). Baris Menu (menu bar), Merupakan menu utama dari Ms Word yang terdiri atas: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Windows dan Helps. Setiap menu ini terdiri atas beberapa submenu yang akan dijelaskan pada bagian selanjutnya. Baris Bantuan (Toolbar) merupakan kumpulan shortcut-shortcut yang memudahkan bagi pengguna untuk mengakses perintah. Pada default Ms Word ditampilakn dua toolbar, yaitu toolbar standar dan toolbas formatting. Untuk melihat keseluruhan toolbar klik View, Toolbars. Toolbar yang ada dalam Ms Word antara lain dapat dilihat pada Gambar 12, Toolbars standar akan diuraikan secara khusus pada bagian selanjutnya. Komputasi Kimia 16

Gambar 12 Toolbars yang ada pada Ms Word Tombol-tombol Minimize, Close dan Resrore. Tombol ini berada di sudut kanan atas layar Ms Word. Minimize, Mengecilkan jendela dokumen menjadi shortcut yang ditempatkan di Taskbar Restore, Mengembalikan tampilan jendela sama seperti sebelum dilakukan perubahan Maximize, Tampilan jendela menjadi full memenuhi layar monitor Close, Untuk menutup jendela document Baris penggulung vertikal dan horisontal, untuk menggulung jendela agar bagian kiri atau kanan dan atas atau bawah dapat tampil di layar. Baris Status, bagian paling bawah dari tampilan Ms Word yang menayangkan informasi tentang Toolbar dan Command, kedudukan actual sebuah opreasi atau lokasi di mana kursor sedang berada. B. Menu Utama MS Word Menu utama Ms Word terdiri atas File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window dan Help. Sub menu dari masing-masing menu tersebut akan diuraikan secara singkat pada rangkaian tabel berikut. Perhatikan bahwa pada beberapa sub menu (lihat kolom satu pada tabel berikut) terdapat tombol shortcut dan kombinasi tombol tombol. Mungkin ada sub menu tersebut yang sudah ditayangkan di dalam toolbar standar atau format. Misalnya Komputasi Kimia 17

untuk menjalankan sub menu open pada menu File dapat dilakukan dengan menekan shortcut yang telah ada di toolbar atau menekan CTRL+O. Sub Menu File Open, membuka file yang sudah pernah di buat Close, menutup file tapi tidak keluar dari Word Save, Menyimpan file Save As, menyimpan file dengan nama lain Save as Web Page, menyimpan dalam format web Versions, untuk setting penyimpanan dan manajemen dokumen dalam beberapa versi dalam satu file. Setelah menyimpan satu versi dokumen, kita dapat mendelete, mencetak versi yang lainnya Web Page Preview, melihat naskah pracetak dalam format Web Page Setup, Setting halaman Print Preview, melihat naskah pracetak Print, mencetak naskah atau dokumen Create Adobe PDF, bukan sub menu default dari Word, sub menu ini ada kalau PDF wraiter diinstal, gunanya untuk mengubah word menjadi format PDF Send To, utnuk mengirim file, ke desktop untuk pembuatan shortcut, atau ke drive A: Properties, menampilkan properties Keluar dari MS Word Sub Menu Edit Undo Typing, membatalkan perintah sebelumnya Repeat Typing, mengulang perintah sebelumnya Cut, untuk memindahkan teks atau objek ke Clipboard Copy, Untuk menyalin teks ke Clipboard Paste, untuk memindahkan teks dari clipboard ke posisi mouse Paste special, mempaste, melink atau menfixkan isi clipbord dalam file dengan format yang dispsifikasi Clear, menghapus objek yang terseleksi atau text tanpa dimasukkan ke clipboard. Perintah ini berlaku jika ada objek atau text yang terseleksi atau terblok Select All, menyelsi seluruh text dan grafik pada jendela yang terbuka Find, mencari text atau format yang spesifik Replace, mencari dan menggati text atau format spesifik Go To, perintah untuk berpindah halaman, catatan kaki dll Komputasi Kimia 18

Sub Menu Insert Sub Menu Table Insert, menyisipkan batas halamn, batas kolom atau batas seksi pada posisi mouse Page Number, menyisipkan nomor halaman Date and Time, Menyisipkan tanggal dan jam AutoText, menyisipkan text tertentu secara otomatis Field, menyisipkan field Symbol, menyisipkan karater atau symbo yang tidak ada di keyboard Minyisipkan komentar tapi tidak tercetak Reference, menyisipkan referensi Picture, memasukkan gambar, baik gambar yang sudah ada di file atau gambar yang baru akan dikreasi dengan piranti lunak menggambar Diagram, memasukkan diagram Text Box, manyisipkan Text File, menyisipkan file Menyisipkan objek, misalnya memasukkan sebuah persamaan dengan Ms equation Bookmark mengkreasi bookmark Hyperlink, mengkreasi atau mengedit htiperlink. Draw Table, membuat tabel dengan cara mendrag di mana saja Insert, terdiri atas insert Table, insert baris di kiri atau di kanan dan insert kolom di atas atu di bawah. Delete, menghapus tabel, kolom, baris atau sel Select, seleksi tabel, kolom, baris sel Merge cells, Menggabungkan sel Split cell, Memisahkan sel yang telah menyatu Split Table, memisahkan tabel yang telah menyatu Table AutoFormat, menggunakan format table yang telah disetting oleh Windows Autofit, pengaturan tinggi dan lebar sel secara otomatis Heading Row Repeat, menandai baris yang menjadi kepala tabel secara tetap manakal itu harus terpotong karena tidak termua dalam satu halaman Sort, untuk menyortir data dalam tabel Formula, rumus dalam table Hide Gridlines, menghilangkan garis bantu sel Table Properties, pengatur properti table Komputasi Kimia 19

Sub menu View Sub menu Format Normal, Web Latout, Print layout dan Outline, merupakan modus tampilan editing dari MS Word Toolbars, untuk mengakses berbagai macan toolbars, yang berisi antara lain : standar, formatting, form dll Ruler, Pilihan untuk menampilkan atau menyembunyikan garis bantu mistar Document Map, untuk memperlihatkan mapping naskah. Hal ini berfungsi jika anda konsisten menggunakan style Header and footer, menambah atau merubah text yang akan nampak pada bagian atas atau bawah setiap halaman Footnotes, menambahkan catatan kaki di mana kursor berada Comments, menampakkan atau menyembunykan komentar yang telah disisipkan sebelumnya Full Screen, Tampilan penuh layar Zoom, Tampilan dengan pembesaran yang dapat diatur Font, untuk mengatur corak huruf, besar, tebal tipis Paragraph, untuk mengatur paragraf Bullets and Numbering, modus penomoran Borders and shading, pengaturan garis pinggir dan bayangan Columns, pengaturan modus kolom Tabs, untuk mengatur tabulasi Text Direction, untuk mengatur arah huruf, horisontal, vertikal dll Change Case, mengatur sistem pemakaian huruf besar atau huruf kecil, huruf besar semua, huruf kecil semua, huruf besar hanya di awal kata dll Background, untuk pengaturan latar belakang Frame, pengaturan bingkai Auto format, pengaturan otomatis dari format yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya jika anda menulis --> maka otomatis akan berubah menjadi, (c) menjadi dll Style, mengkreasi atau mengaplikasikan kombinasi dari format pilihan Object, mengatur properti objek Komputasi Kimia 20

Sub menu Tools Sub Menu Window Sub Menu Help Spelling, untuk mengecek ejaan Language, menyesuaikan dengan grammar bahasa tertentu Word Count, fasilitasuntuk menghitung jumlah kata AutoSummarize, perintah untuk membuat executif summery atau abstrak dari suatu tulisan AutoCorrect, set opsi untuk mengoreksi kata secara otomatis Merge documents, memerger perubahan-perubah suatu dokumen spesifik ke dalam dukumen yang sedang active Protect Document, mencegah perubahan dokumen oleh pengguna lain Mail Merge, untuk membuat borang, alamat, label dll Envelope and labels, untuk membuat format amplop atau label Macro, beruhubungan dengan visual basic, yaitu tomboltombol yang dapat menjalankan operasi COSTUMIZE, mengatur tombol toolbar, perintah menu dan lambang shortcut Option, memodifikasi program MS Office seperti tampilan layar, editing, pengejaan, pencetakan dll New Window, membuka jendela baru dengan file yang sama dengan yang sedang aktif untuk melihat bagian lain dari file tanpa mengganggu posisi file sebelumnya Split, memecah tampilan menjadi dua bagian Arrange All, menampilkan seluruh file yang terbuka dalam jendela yang berbed Microsoft Word Help, bantuan yang disediakan oleh office berdasarkan topik pilihan dan panduan untuk menyelasaikan problem office What s This, tombol untuk menanyakan apa yang tambil dilayar Office on the Web, bantuan office melalui internet Detect and repair, menemukan dan memperbaiki kesalahan secara otomatis dari program About microsoftword, menampilkan beberap informasi penting tentang MS Word, nomor, izin dll Komputasi Kimia 21

C. Toolbar Standar Toolbar ini merupakan kumpulan Shortcut yang standar yang selalu tampil pada kondisi default. Memunculkan dan menyembunyikan toolbar ini dilakukan dengan menu View, Toolbars, dan pilihan Standar. Fungsi dari masing-masing shortcut dalam toolbar ini adalah: :New Document, untuk memulai pembuatan naskah baru. : Open Document, untuk membuka naskah yang telah disimpan. : Save, untuk penyimpanan pertama kali dokumen yang aktif. : Print, untuk mencetak seluruh bagian dokumen yang aktif, tidak ada peluang untuk membatasi halaman yang akan diprint. : Print Preview, Penampilan naskah pracetak, masih memungkinkan untuk editing sebelum betul-betul dicetak. : Spelling and Grammar, untuk memeriksa ejaan dan tatabahasa pada naskah. : Cut, untuk memindahkan teks atau objek yang diseleksi ke Clipboard. : Copy, untuk menyalin teks atau ojek yang diseleksi ke Clipboard. : Paste, untuk memindahkan teks atau objek yang diseleksi dari Clipboard ke posisi terakhir cursor. : Format Painter, untuk mengcopy sebuah format dari objek atau text yang terseleksi dan mengaplikasikannya ke objek atau text lain. : Undo, untuk membatalkan perintah yang telah dilaksanakan sebelumnya, bisa membatalakan 3 perintah sebelumnya. : Redo, untuk mengulangi perintah yang telah dilakukan. : Insert Hyperlink, untuk menyisipkan sebuah hyperlink atau mengedit hyperlink yang sudah ada. : Tables and Borders, untuk menampilkan atau menyembunyikan toolbar Tables and Borders yang mengandung tool untuk mengkreasi, mengedit dan mensortir tabel. Untuk menambah dan merubah Bordir. : Columns, untuk jumlah mengubah dalam naskah atau seksi dalam dokumen. : Insert Table, untuk menyisipkan tabel kosong dalam dokumen atau mengubah teks yang dipilih dalam sebuah tabel. : Insert Microsoft Excel Worksheet, untuk menyisipkan lembar kerja Excel ke dalam dokumen Word. : Drawing, untuk menampilkan dan menyembunyikan toolbar drawing. : Document map, untuk menampilkan pelengkap dokumen berupa bentuk outline yang memudahkan akses ke bagian file. Shortcut ini efektif jika style digunakan dengan baik. : Show/Hide, Paragraph marks, untuk menampilkan dan menyembunyikan karakter yang menunjukkan ada Enter atau tanda paragraf yang tidak tercetak. Zoom Control, untuk mengubah ukuran dokumen. : Office Assistant, untuk membuka Help. Komputasi Kimia 22

D. Toolbar Formatting Style Font Ukuran Font Tebal Miring Garis bawah Subscript Tengah Rata kanan Justifikasi Spasi Bullet Penomoran Indentasi maju Indentasi mundur Gambar 13 Shortcut data Toolbar formatting Border Stabilo Warna carakter Superscript Toolbar formatting merupakan toolbar yang juga selalu tampil untuk kondisi default MS Word. Pada umumnya berkaitan dengan format. Shortcut yang ada di dalam toolbar ini dapat dilihat pada Gambar 13.berada di bawah tolbar standard. : Style, untuk menset style paragraf. : Font, untuk mengubah bentuk huruf pada teks. : Font Size, untuk mengubah ukuran karakter. : Bold, untuk menebalkan teks atau angka yang terseleksi. Jika yang terseleksi tersebut sudah dalam kondisi cetak tebal maka untuk menghilangkan format tersebut cukup dengan klik sekali shortcut : Italic, untuk memiringkan teks atau angka yang terseleksi. Jika yang terseleksi itu sudah italic, klik untuk menghilangkan format italic. : Underline, Menggarisbawahi teks dan angka yang terseleksi, jika telah tergarisbawahi klik untuk menghilangkan format garis bawah. Align Left, mengatur teks, angka dan objek inline yang terseleksi untuk rata kiri. Center, mengatur teks, angka dan objek inline yang terseleksi untuk rata di tengah. Align Right, mengatur teks, angka dan objek inline yang terseleksi untuk rata di sebelah kanan. : Justify, mengatur paragraf yang terseleksi untuk rata di kedua margin kiri dan kakan. : Numbering, menambah atau menghilangkan nomor dari paragraf yang diseleksi : Bullets, untuk membuat daftar pilihan bullet. Decrease indent, untuk mengurangi indentasi sebesar satu tabulasi. Increase indent, untuk menambah indentasi sebesar satu tabulasi. : Outside Border, untuk menempatkan bingkai pada teks tertentu atau mengganti bingkai yang ada. Jenis bingkainya ada 13 buah: (all borders), (Top berder), (Left border), (Inside horizontal border), (Descending diagonla), Komputasi Kimia 23

(Horizontal line), (Inside border), (No border), (Bottom border), (Right border), (Inside vertical border), (Ascending diagonal) Highlight, menandai teks sehingga menjadi pusat perhatian dibandingkan teks lainnya, untuk menonaktifkan penandaan klik sekali lagi shortcut tersebut. Font color, memformat teks yang diseleksi sesuai warna yang diklik. E. Toolbar Drawing Toolbar darawing dalam keadaan default tidak akan ditampakkan. Untuk menampakkannya klik View, pilih Toolbars lalu klik Drawing. Biasanya toolbar ini diletakkan di bagian bawah di atas baris status. Jika diklik maka akan tampil berbagai shortcut seperti pada Gambar 14. Gambar 14 Sub menu shortcut Draw pada toolbar Drawing Group: dua atau lebih objek membentuk group. Ungroup: pemecahan group objek Regroup: mengelompokkan kembali objek-objek yang telah diaungroup Order: mengatur urutan atau susunan objek. : Select Object, Untuk menyeleksi objek : Free rotate, untuk memutar objek secara bebas : untuk mengkreasi beberap bentuk bidang dan garis, jika diklik akan menampilkan rangkaian shortcut antara lain seperti pada Gambar 15. Gambar 15 Shortcut dalam group Autoshape Komputasi Kimia 24

: Line, untuk membuat garis : Arrow, untuk membuat panah. Untuk membuat panah dengan arah 15 dari titik pangkal tekan secara tetap tombol SHIFT dan drag. : Rectangle, untuk membuat kotak. Untuk menggambar bujur sangkar tekan secara tetap tombol SHIFT dan drag. : Oval, membuat sebuah gambar oval di mana anda menklik jendela aktive. Untuk membuat linkaran tekan tetap tombol SHIFT dan drag. : Textbox: : Insert WordArt, menyisipkan efek-efek khusus pada teks : Insert Clip Art, membuka clip art gelery yang berisi koleksi gambar yang dapat dipindahkan ke naskah. : Fill color, memilih, mengedit dan menghilangkan warna isian sebuah objek. Termasuk di dalamnya gradient, texture, patern dan picture fill : Line color, menambah, memodifikasi dan menghilangkan warna garis dari objek yang diseleksi. : Font color, memformat teks yang diseleksi dengan warna yang diklik : Line Style, pengaturan corak garis : Dash style, pengaturan corak garis : Arrow style, pengaturan corak anaka panah : Shadow, pengaturan bayangan : 3-D, pengaturan efek tiga dimensi Komputasi Kimia 25