BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dengan semakin meningkatnya perkembangan dalam dunia teknologi informasi seperti saat ini dan juga meningkatnya kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat. Sebuah organisasi yang sedang berkembang membutuhkan sebuah cara untuk dapat mengelola transaksi-transaksi yang ada menjadi sebuah data yang dapat digunakan untuk memperoleh berbagai informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Untuk dapat mengelola transaksi-transaksi tersebut menjadi sebuah data maka dibutuhkanlah sebuah sarana yang dapat digunakan untuk menyimpan, mengolah dan mengakses informasi. Sistem basis data adalah faktor utama dalam penyimpanan, pengolahan, dan pengaksesan sumber informasi. Dengan adanya sistem basis data, sebuah organisasi dapat menyimpan berbagai transaksi yang dilakukan serta mengolah data transaksi tersebut menjadi sebuah datawarehouse yang berguna untuk pengambilan keputusan. Selain dapat diolah menjadi datawarehouse, sistem basis data juga dapat mempermudah pengguna untuk melakukan pencarian data. Untuk sekarang ini, sistem basis data sangat dibutuhkan organisasi-organisasi yang sedang berkembang untuk dapat terus bergerak maju. Dalam beberapa tahun terakhir ini, perkembangan sistem basis data telah menghasilkan sistem yang lebih kuat dan lebih mudah digunakan oleh pengguna. 1
2 Sebuah institusi pendidikan seperti sekolah juga membutuhkan cara untuk mempermudah pengelolaan data-data yang digunakan. SMK Saint John merupakan salah satu institusi tersebut dimana data-data yang disimpan dalam file-file kertas telah menumpuk sehingga sulit untuk dikelola. Untuk itu, SMK ini membutuhkan sistem / cara yang dapat mempermudah untuk melakukan penyimpanan, pengolahan dan pencarian data baik data untuk saat ini maupun data yang sudah ada. Sistem basis data dapat menjadi salah satu solusi yang dapat digunakan untuk membantu dalam penyimpanan, pengolahan dan pencarian data. Dengan adanya perkembangan sistem basis data maka file-file kertas yang ada pada SMK tersebut dapat disimpan menjadi sebuah data. Sistem basis data tersebut dapat membantu penyimpanan data pada SMK Saint John dengan menyediakan fasilitas penyimpanan cukup besar untuk menyimpan setiap kegiatan yang dilakukan. Sistem basis data juga dapat memberikan kemudahan untuk melakukan pengelolaan dan pengolahan data serta pencarian datadata yang sedang dibutuhkan. Dengan adanya sistem basis data maka dapat mempermudah sebuah institusi pendidikan untuk mengelola data-data yang digunakan dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh institusi tersebut. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang akan dibahas pada penelitian ini, dibatasi pada analisa dan perancangan sistem basis data akademis dan kesiswaan pada SMK Saint John, yang mencakup : 1. Penyimpanan, pengolahan, dan pencarian data, untuk data saat ini maupun data historis untuk kegiatan akademis, administrasi, dan kesiswaan pada SMK Saint
3 John, dimana data historis dapat digunakan untuk melakukan analisa data dalam bentuk laporan. 2. Kegiatan akademis pada SMK Saint John, yang meliputi : penyimpanan dan pengelolaan data untuk para guru dan para siswa, penyimpanan dan pengelolaan data absensi untuk para siswa, penyusunan mata pelajaran, penyusunan jadwal pelajaran, penyusunan kelas dan wali kelas serta pemberian nilai untuk para siswa. 3. Kegiatan administrasi pada SMK Saint John, yang meliputi : penyimpanan dan pengelolaan data untuk tata usaha, penyimpanan dan pengelolaan data untuk petugas loket serta penyimpanan dan pengelolaan data untuk pembayaran SPP. 4. Kegiatan bimbingan dan konseling pada SMK Saint John, yang meliputi : penyimpanan dan pengelolaan data untuk setiap pelanggaran yang telah dilakukan para siswa. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Membuat sistem basis data untuk mempermudah penyimpanan, pengolahan, pencarian dan pengaksesan data untuk kegiatan akademis sekolah baik berupa data saat ini maupun data yang bersifat historis. 2. Membuat sistem basis data yang dapat membantu mengurangi tempat penyimpanan data-data yang ada pada SMK Saint John yang berbentuk file-file kertas.
4 3. Membuat sistem basis data untuk mempermudah penyimpanan, pengolahan, pencarian dan pengaksesan data untuk kegiatan administrasi sekolah baik berupa data saat ini maupun data yang bersifat historis. Manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut : 1. Data-data yang disimpan tidak mengalami redudansi. 2. Terstruktur dan terintegrasinya data-data untuk kegiatan akademis dan administrasi sekolah. 3. Sistem basis data akademis dapat dikembangkan menjadi sistem basis data yang lebih lanjut. 4. Mempercepat proses pencarian data akademis dan data administrasi untuk data saat ini maupun data yang bersifat historis. 5. Dapat memberikan informasi tentang hasil proses belajar mengajar yang dilakukan oleh siswa dan guru secara akurat. 1.4 Metodologi Beberapa metode yang digunakan antara lain : 1. Metode Analisa Metode analisis yang digunakan untuk menyusun skripsi ini yaitu : a. Studi Kepustakaan Metode analisa yang dilakukan dengan cara mencari sumber-sumber dari buku yang dapat membantu pengerjaan skripsi.
5 b. Observasi Metode analisa yang dilakukan dengan cara melakukan survei langsung pada organisasi yang bersangkutan agar mendapat informasi secara langsung dan pasti. c. Wawancara Metode analisa yang digunakan dengan cara bertanya langsung pada pihak yang terkaik untuk mendapatkan informasi yang kita cari dengan jawaban yang sesuai. 2. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan untuk menyusun skripsi ini yaitu : a. Konseptual Menentukan entity awal, relationship, dan penggambaran Entity Relationship Diagram (ERD). b. Logikal Melakukan normalisasi untuk menghilangkan atribut-atribut yang tidak sesuai dan membuat ERD global. c. Fisikal Implementasi rancangan logikal ke DBMS tertentu. d. Implementasi Merealisasikan rancangan yang sudah dibuat ke DBMS yang dipilih dengan menggunakan Data Definition Language DBMS tersebut.
6 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang, ruang lingkup berupa batasan-batasan yang dibahas dalam penulisan skripsi, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian serta sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi tentang pengertian-pengertian, teori-teori, dan landasan-landasan yang menjadi pedoman dalam penyusunan skripsi. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pada bab ini berisi tentang sejarah organisasi, struktur organisasi, analisis sistem yang sedang berjalan dan analisis masalah yang dihadapi serta solusi yang ditawarkan untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang sedang dihadapi. BAB 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI Pada bab ini berisi tentang perancangan dan struktur basis data yang dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada dan implementasinya pada organisasi yang bersangkutan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil analisa dan perancangan yang telah dilakukan.