BAB VI KEMAJUAN PEKERJAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK 6.1 Kemajuan Proyek Kemajuan proyek merupakan progress pekerjaan dari pekerjaan awal proyek sampai akhir pekerjaan proyek. Disetiap progress pekerjaan memiliki tahapan tahapan tertentu dalam pengerjaannya. Berlangsungnya kemajuan proyek terdiri dari 3 tahap yaitu perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek. Perencanaan Untuk mencapai sebuah tujuan, suatu proyek membutuhkan suatu perencanaan yang benar-bebar matang. Yaitu dengan meletakkan dasar dari tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan semua program teknis dan menyiapkan administrasi supaya dapat diimplementasikan. Tujuannya yaitu supaya memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya maupun keselamatan kerja. Perencanaan suatu proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area dari manajemen proyek (Seperti: waktu, biaya, mutu, kesehatan, lingkungan, keselamatan kerja, sumber daya, resiko dan sistem informasi). Penjadwalan Merupakan implementasi dari perencanaan yang bisa memberikan informasi mengenai jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan dan material), durasi dan juga VI - 1
progress. Penjadwalan proyek yang mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai macam permasalahannya. Proses monitoring dan juga updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis supaya sesuai dengan tujuan proyek tersebut. Terdapat beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, diantaranya yaitu Kurva S, Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning serta waktu dan durasi kegiatannya. Jika terjadi penyimpangan terhadap rencana awal, maka dilakukanlah evaluasi dan tindakan koreksi supaya proyek tetap berada dijalur yang diharapkan. Pengendalian Proyek Pengendalian mempengaruhi hasil akhir dari suatu proyek. Tujuan utamanya yaitu untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang mungkin terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek ialah optimasi kinerja biaya, waktu, mutu dan juga keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian ialah berupa pengawasan, pemeriksaan dan juga koreksi yang dilakukan selama proses implementasi. 6.2 Pengendalian Proyek Pengendalian mempengaruhi hasil akhir dari suatu proyek. Tujuan utamanya yaitu untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang mungkin terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek ialah optimasi kinerja biaya, waktu, mutu dan juga keselamatan kerja harus VI - 2
memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian ialah berupa pengawasan, pemeriksaan dan juga koreksi yang dilakukan selama proses implementasi. Pengawasan dan pengendalian proyek Dalam pelaksanaan suatu proyek, suatu ketika dapat menyimpang dari rencana, maka pengawasan dan pengendalian proyek sangat diperlukan agar kejadian-kejadian yang menghambat tercapainya tujuan proyek dapat segera diselesaikan dengan baik. Pengawasan (supervising) adalah suatu proses pengevaluasian atau perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan pedoman pada standar dan peraturan yang berlaku dengan bertujuan agar hasil dari kegiatan tersebut sesuai dengan perencanaan proyek. Pengendalian (controlling) adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemungkinan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran. Bertitik tolak pada definisi-definisi diatas, maka proses pengawasan dan pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut : VI - 3
1. Menentukan sasaran. 2. Menentukan standar dan kriteria sebagai acuan dalam rangka mencapai sasaran. 3. Merancang atau menyusun sistem informasi, pemantauan dan laporan hasil pelaksanaan pekerjaan. 4. Mengumpulkan data info hasil implementasi (pelaksanaan dari apa yang telah direncanakan). 5. Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan. 6. Mengkaji dan menganalisa hasil pekerjaan dengan standar, kriteria dan sasaran yang telah ditentukan. Setelah mengetahui prosesnya, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi unsur-unsur pengawasan dan pengendalian yang juga merupakan sasaran proyek yaitu : 1. Pengawasan dan pengendalian biaya proyek (Cost Control). 2. Pengawasan dan pengendalian mutu proyek (Quality Control). 3. Pengawasan dan pengendalian waktu proyek (Time Control). Pengawasan dan Pengendalian Biaya Proyek (Cost Control) Pada suatu proyek, manajer proyek perlu memperhatikan tentang anggaran yang telah ditetapkan dalam perencanaan proyek, manajer tidak dapat menafsirkan bahwa sebesar anggaran itulah akhir biaya proyek. Anggaran adalah suatu perkiraan yang disusun berdasarkan informasi yang tersedia pada saat pembuatan anggaran. Ada beberapa asumsi yang digunakan untuk merumuskan ketidakpastian yang dihadapi proyek sehingga menjadi bagian dari anggaran proyek. Oleh sebab itu, rencana proyek yang dibuat sebelum VI - 4
dimulai dan dituangkan dalam Petunjuk Operasional (PO) haruslah memuat sifat: 1. Rencana proyek yang mengalami perubahan selama proyek itu berjalan. 2. Rencana proyek dapat menjadi landasan bersama semua pihak dalam komunikasi mengenai proyek selama masa kerja proyek. Dengan dimilikinya sifat-sifat ini dalam rencana proyek, semua pihak akan dapat mengetahui bahwa anggaran proyek dapat meningkat lebih besar selama proyek berjalan dan dapat pula realisasi biaya proyek lebih kecil dari pada anggarannya setelah proyek selesai asalkan proyek tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. Penyimpangan realisasi biaya proyek dari anggarannya terutama terjadi karena ketidakpastian, sehingga dapat menambah beban atau dapat sama sekali tidak menimbulkan beban proyek seperti yang diperkirakan sebelumnya. Sehubungan dengan itu, program menghemat biaya proyek wajib menjadi bagian dari disiplin manajemen proyek. Manajer proyek wajib mempertimbangkan alternatif kerja untuk dapat menekan biaya proyek sebagai kesatuan. Karenanya pengawasan dan pengendalian biaya proyek setidak-tidaknya perlu mencakup pengawasan dan pengendalian : 1. Jadwal pembiayaan (cash flow) 2. Besarnya keseluruhan biaya proyek. Manajer proyek perlu mengawasi dan mengendalikan para pegawainya yang bertanggung jawab menimbulkan pengeluaran-pengeluaran. Pengawasan dan pengendalian bukan hanya melalui prosedur dan metode serta kebijaksanaan, namun perlu diperhatikan pula bagaimana jalannya VI - 5
koordinasi untuk memecahkan hambatan-hambatan dan perbedaan pendapat diantara mereka dan perbedaan pendapat dalam unit kerjanya sendiri, kecepatan mereka mengambil keputusan terhadap masalah yang dibawahnya, bagaimana mereka memberi petunjuk kepada bawahan dalam memecahkan masalah, apakah mereka menyarankan cara kerja yang lebih baik dan apakah mereka berusaha menciptakan iklim atau lingkungan pengawasan dan pengendalian menghargai pelaksanaan tugas yang baik dan memberikan kritik terhadap pelaksanaan tugas yang tidak memuaskan. Dalam proyek ini pengendalian biaya dilakukan dengan memeriksa apakah biaya yang sudah dikeluarkan sesuai dengan kemajuan atau progress prestasi yang telah dicapai. Hal ini dapat diketahui dengan melihat kurva S, kurva S secara grafis menyajikan beberapa ukuran kemajuan kumulatif pada suatu sumbu tegak, terhadap waktu pada sumbu mendatar. Kurva S ini digambarkan pada suatu diagram yang menunjukkan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Diagram ini disebut bar chart. Jumlah biaya yang dikeluarkan dapat diukur menurut kemajuan yang dicapai. Bar chart adalah diagram batang yang menggambarkan berbagai pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam satu-satuan waktu tertentu. Dalam suatu proyek, bar chart diuraikan menjadi beberapa macam pekerjaan kemudian diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing pekerjaan tersebut. Lamanya waktu ini diperkirakan data-data yang dipakai serta pengalaman kerja sebelumnya dan dibuat secara parallel tanpa mengabaikan cash flow dari biaya. Bar chart dilengkapi dengan kurva S untuk membandingkan antara lamanya suatu pekerjaan dengan bobot. VI - 6
Karena satuan waktu yang dipakai adalah mingguan, maka elevasi terhadap biaya yang telah dikeluarkan dilakukan mingguan pula. Besarnya biaya yang telah dikeluarkan ini dibandingkan dengan rencana anggaran biaya dan dicari persentasenya. Dengan mengetahui nilai persentase dan posisi waktu saat ini dapat digambarkan kurva S actual ke bar chart yang memuat kurva S rencana. Dengan membandingkan kurva S actual dengan kurva S rencana dapat diketahui apakah pembiayaan proyek berjalan sesuai dengan rencana atau tidak. Dari perbandingan kurva S actual dan kurva S rencana akan diperoleh kemungkinan : Kurva S actual berada dibawah kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan mengalami keterlambatan. Kurva S actual berhimpit dengan kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan tepat sesuai dengan pekerjaan. Kurva S actual berada diatas kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari rencana. VI - 7
6.3 Pengendalian Mutu VI - 8
Pengawasan dan Pengendalian Mutu Pekerjaan (Quality Control) Untuk memperoleh hasil pekerjaan struktur yang sesuai dengan standar dan dapat dipertanggungjawabkan, maka mutu bahan untuk struktur dan finishing bangunan tersebut harus sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut maka perlu dilakukan kegiatan pengawasan dan pengendalian mutu yang meliputi pemilihan bahan, pengujian berkala, cara pelaksanaan, perawatan, dan pemeliharaannya. Dalam pengendalian mutu bahan, penekanan yang diberikan adalah pada pekerjaan beton, besi, serta campuran spesi, yang merupakan bagian terbesar dari pekerjaan struktur dan finishing. Dalam pengendalian mutu pekerjaan, penekanan yang diberikan adalah pada pekerjaan beton bertulang untuk pekerjaan struktur dan untuk pekerjaan finishing arsitektur pemakaian jenis-jenis material finishing sesuai spesifikasi teknis yang telah disetujui oleh pemilik, serta campuran spesi yang sesuai spesifikasi. Dan tidak kalah pentingnya pengawasan terhadap gambar kerja. VI - 9
Pengawasan Terhadap Gambar proyek Pada proyek bangunan, gambar memegang peranan yang sangat penting. Ide dan perencanaan semuanya dituangkan dalam sebuah gambar teknik. Dari gambar inilah dipecahkan metode pelaksanaan pekerjaan hingga suatu bangunan dapat terealisasi. Adapun beberapa jenis gambar teknik pada suatu proyek bangunan adalah sebagai berikut: 1. Gambar Tender Gambar tender adalah gambar yang dimiliki pemilik (owner) yang dibuat untuk menganalisa dan membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) pada suatu proyek yang akan dikerjakan. 2. Gambar For Construction Gambar For Construction adalah gambar yang digunakan sebagai pedoman untuk membuat gambar detail pelaksanaan konstruksi (shop drawing). 3. Gambar Shop Drawing Gambar Shop Drawing adalah gambar yang dibuat oleh kontraktor dengan pedoman gambar for construction yang digunakan sebagai pedoman atau dasar pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Pengawasan terhadap gambar memegang peranan yang tidak kalah pentingnya, dimana setiap pekerjaan lapangan harus sesuai dengan spesifikasi gambar. Pembuatan Shop drawing dilakukan oleh kontraktor VI - 10
pelaksana, kemudian dilakukan pemeriksaan yang dilakukan oleh konsultan pengawas. Pada pengawasan terhadap shop drawing ini terdapat tiga parameter yang menyatukan status gambar, yaitu : 1. Approved Artinya shop drawing disetujui untuk dijadikan pedoman pelaksanaan dilapangan. 2. Approved as note Artinya shop drawing disetujui dengan catatan-catatan yang ada untuk dijadikan pedoman pelaksanaan di lapangan. 3. Not Approved Artinya gambar shop drawing tidak disetujui, maka kontraktor harus melakukan perbaikan-perbaikan sesuai dengan kesalahan dan catatan yang ada. Pengawasan Pekerjaan Form Work/bekisting Pengawasan pekerjaan form work adalah pengawasan terhadap pelaksanaan pembuatan bekisting. Yang merupakan pelaksanaan pekerjaan form work adalah pengawasan terhadap elevasi lantai, pinjaman as, dimensi bekisting, kekokohan scaffolding, pemeriksaan bahan bekisting yang memenuhi syarat, dan pelaksanaan pengawasan pekerjaan lapangan. Pentingnya pengawasan terhadap pekerjaan form work karena pekerjaan ini yang akan memberikan bentuk pekerjaan pembesian dan pekerjaan beton. Sehingga pekerjaan from work harus dilaksanakan sesuai dengan spesifikasi shop drawing. VI - 11
Pengawasan Pekerjaan Pembesian Setelah pengawasan pekerjaan form work, diisyaratkan pula untuk pemeriksaan mutu besi beton yang digunakan, Besi beton yang dipakai dalam bangunan harus memenuhi persyaratan terhadap metode pengujian dan pemeriksaan untuk bermacam-macam mutu baja beton (yang luas penampang batang dalam mm² telah ditentukan). Pengawasan Terhadap Mutu Beton Selama masa pelaksanaan mutu beton dan mutu pelaksanaan perlu diawasi dan diperiksa secara continue dengan jalan membuat dan menerima benda uji yang diambil dari campuran beton. Dimana bentuk dan ukuran dari benda uji yang akan dipergunakan dapat mempengaruhi kekuatan tekan dari beton. Penggunaan beton pada proyek ini adalah beton siap pakai (ready mix) karena melihat faktor efisiensi pembuatan beton tersebut. Sebelum dipergunakan, terlebih dahulu diadakan pengetesan dengan pengujian kekentalan adukan beton ke dalam kubus atau silinder untuk diperiksa kekuatan beton terhadap gaya tekan. Sebagai perbandingan kekuatan tekan pada berbagai benda uji. Pengawasan Terhadap Pekerjaan Pasangan, Plesteran dan Acian dinding Selama masa pelaksanaan pekerjaan finishing arsitektur juga sangat perlu pengawasan yang tinggi, seperti pada pekerjaan pasangan dinding mulai dari mutu adukan, air yang digunakan, kelurusan dan kerapihan pasangan, sebab apabila terjadi kesalahan akan membuang waktu dan biaya. Selanjutnya VI - 12
pekerjaan plesteran dan acian, apabila pekerjaan pasangan lurus dan rapi maka ketebalan plesteran menjadi efisien. Pengawasan Terhadap Pekerjaan Lantai (Keramik) Pekerjaan terhadap pekerjaan finishing lantai keramik juga sangat penting untuk menjaga kualitas pemasangan dalam hal ini kerataan pemasangan dan adukan perekat keramik agar apabila pasangan keramik sudah kering tidak keropos. Disisi lain kualitas material keramik itu sendiri juga sangat berpengaruh dalam kerapian pemasangan lantai keramik. Pengawasan Terhadap Pekerjaan Pengecatan Pengawasan pekerjaan ini perlu diperketat dalam hal pencampuran cat dengan pengencer cat dan tentunya material cat itu sendiri jangan sampai berubah dari spesifikasi yang telah ditentukan. Untuk mengaplikasikannya biasanya cat harus menutupi warna acian dinding hingga tidak ada bayangan warna acian yang ditimpa oleh cat itu sendiri. Untuk pengecetan dinding luar dilapisi lagi dengan sealer alkali guna melindungi cat dari panas dan hujan agar cat tidak mudah pudar. Pengawasan terhadap Pekerjaan Finishing Lainnya Seperti halnya pengawasan terhadap pekerjaan diatas, jadi semua pekerjaan seharusnya memerlukan pengawasan agar terkontrol, karena apabila terjadi kesalahan segera terdeteksi. Dalam hal ini seperti pada pekerjaan pembuatan dan pemasangan kusen pintu dan jendela, pemasangan asesoris lainnya, juga saluran air bersih dan kotor. VI - 13
6.4 Pengendalian Biaya Pengendalian biaya ini biasanya dilakukan dengan membuat rekapitulasi biaya yang telah dikeluarkan. Setiap dilakukan pembelian material, bagian logistik mencatat jumlah material yang dibeli dan besarnya biaya yang digunakan. Besar total biaya inilah yang akan selalu dikontrol dan dievaluasi sebagai pengendalian biaya. Selain itu, total biaya yang telah dikeluarkan ini juga dapat digunakan untuk menyusun kurva S realisasi dan untuk memperkirakan persentase pekerjaan proyek yang telah dicapai. Gambar 6.1 Rekapitulasi Biaya Proyek VI - 14
Gambar 6.2 Grafik Clasflow Proyek VI - 15