A. JASA SERTIFIKASI B4T QSC LINGKUP SERTIFIKASI B4T QSC Lingkup sertifikasi B4T QSC meliputi sertifikasi : 1. Sertifikasi sistem manajemen mutu ( ISO 9001:2008 ) 2. Sertifikasi sistem manajemen lingkungan ( ISO 14001:2004 ) LINGKUP AKREDITASI B4T QSC Sistem Manajemen Mutu ( ISO 9001:2008 ) meliputi sektor produk : Pertambangan dan bahan galian; Produk makanan, minuman dan tembakau; Pembuatan kokas dan penyulingan minyak, Bahan kimia, produk kimia dan serat; Produk karet dan plastik; Beton, semen, gips dll, Logam dasar dan produk dari logam; Mesin dan peralatan; Peralatan listrik dan optik; Peralatan transportasi; Penyediaan air; Konstruksi; Perdagangan grosir dan eceran, reparasi kendraan bermotor dan barang kebutuhan rumah tangga; Teknologi informasi; Jasa engineering; Pengujian dan analisis teknik; Administrasi umum; Pendidikan; Kesehatan dan tugas sosial Sistem Manajemen Lingkungan ( ISO 14001:2004 ) meliputi sektor produk : Bahan kimia, produk kimia dan serat; Produk karet dan plastik; Beton, semen, gips dll, Logam dasar dan produk dari logam; Mesin dan peralatan; Peralatan listrik dan optik; Peralatan transportasi; Konstruksi; Jasa engineering. INDEPENDENSI JASA SERTIFIKASI Layanan jasa sertifikasi B4T QSC adalah independen, komprehensif, tidak berpihak dan terbuka untuk semua pemohon sesuai dengan lingkup akreditasi dari KAN. B. PROSEDUR SERTIFIKASI PERMOHONAN SERTIFIKASI Permohonan sertifikasi sistem manajemen (ISO 9001:2008 dan ISO 14001:2004 ) dikirim ke Kepala Bidang Sertifikasi dapat melalui surat, fax atau e-mail dengan alamat sebagai berikut : Lembaga Sertifikasi Manajemen Mutu B4T ( B4T-QSC ) JL. Sangkuriang No. 14 Bandung 40135 Jawa Barat Tlp. 022-2504828, Fax. 022-2502027, e-mail : qsc@b4t.go.id F. 52d Hal 1 dari 10
Pemohon diharuskan mengisi formulir aplikasi sertifikasi ( F. 10 ) dengan lengkap dan jelas dan dikembalikan ke B4T-QSC. KONFIRMASI BIAYA SERTIFIKASI B4T QSC memberikan informasi kepada pemohon mengenai rincian biaya sertifikasi yang harus ditanggung oleh pemohon. PENERBITAN KONTRAK Setelah ada persetujuan biaya sertifikasi, kami akan menerbitkan kontrak perjanjian sertifikasi dan disetujui oleh kedua belah pihak. AUDIT TAHAP 1 Melakukan kegiatan audit tahap 1 yang meliputi : 1. Kajian dokumen manual / pedoman terhadap seluruh persyaratan sistem manajemen yang digunakan. Kegiatan ini dilaksanakan di lokasi pemohon. 2. Mengevaluasi kondisi lapangan pemohon 3. Mengkaji status dan pemahaman pemohon berkaitan dengan persyaratan standar. 4. Mengumpulkan dan mengkaji informasi yang diperlukan untuk menetapkan program pelaksanaan audit tahap 2. Hasil dari kegiatan audit tahap 1 ini akan diinformasikan ke pemohon untuk ditindaklanjuti. AUDIT TAHAP 2 Audit tahap 2 adalah kegiatan audit dilokasi pemohon untuk menilai hasil implementasi sistem manajemen pemohon dengan cara mengkaji dan memverifikasi bukti implementasi, mengamati proses dan interview. Kegiatan audit tahap 2 dilakukan oleh team auditor dari B4T-QSC sesuai dengan program yang telah ditetapkan oleh B4T-QSC. Hasil dari kegiatan audit tahap 2 ini akan disampaikan ke pemohon oleh team auditor untuk ditindaklanjuti. VERIFIKASI TERHADAP HASIL TINDAKAN KOREKTIF Melakukan verifikasi terhadap hasil tindakan korektif yang telah dibuat oleh pemohon. Kegiatan ini dilaksanakan oleh auditor B4T QSC dan dapat dilakukan di B4T- QSC atau dilokasi pemohon tergantung keperluan. F. 52d Hal 2 dari 10
EVALUASI Evaluasi dilakukan terhadap laporan semua tahapan kegiatan sertifikasi yang selanjutnya diputuskan apakah dapat atau tidak dapat diterbitkan sertifikat sistem manajemen ke pemohon. Kegiatan evaluasi ini dilakukan oleh evaluator yang ditetapkan oleh B4T-QSC dan dliaksanakan di kantor B4T-QSC. PENERBITAN SERTIFIKAT Sertifikat dan ijin penggunaan logo B4T-QSC akan diterbitkan sesuai dengan hasil dari keputusan evaluasi dan disampaikan ke pemohon, selanjutnya diregister dalam direktori pemegang sertifikat. Sertifikat sistem manajemen berlaku selama tiga tahun. C. HAK DAN KEWAJIBAN PEMEGANG SERTIFIKAT HAK 1. Pemegang sertifikat berhak untuk menggunakan sertifikat dan logo B4T- QSC serta logo KAN sesuai dengan aturan yang berlaku. 2. Pemegang sertifikat berhak untuk mengajukan keluhan, banding dan penyelesaian perselisihan kepada B4T-QSC. 3. Mendapatkan informasi setiap adanya perubahan persyaratan sertifikasi 4. Mendapatkan penjelasan yang diperlukan bila ruang lingkup sertifikasi yang diminta terkait dengan program yang spesifik dan tambahan informasi yang berkaitan dengan permohonan sertifikasi 5. Mendapatkan informasi nama anggota tim audit yang akan melaksanakan audit 6. Dapat mengajukan permohonan penambahan dan pengurangan ruang lingkup sertifikasi. KEWAJIBAN 1. Mendatangani dan mematuhi dokumen perjanjian kontrak sertifikasi 2. Menanggung biaya yang ditetapkan oleh B4T-QSC untuk pelaksanaan kegiatan sertifikasi dan survailen. 3. Menginformasikan kepada B4T-QSC berkaitan dengan : a. Perubahan organisasi dan manajemen b. Perubahan alamat, kepemilikan, status hukum dan status komersial organisasi c. Perubahan pedoman sistem manajemen, kebijakan atau prosedur F. 52d Hal 3 dari 10
d. Perubahan peralatan, fasilitas dan/atau sumber daya lainnya yang dapat mempengaruhi kinerja sistem 4. Memberikan akses bagi tim audit ke seluruh proses dan bidang, rekaman dan personel untuk tujuan sertifikasi dan penyelesaian keluhan 5. Menangani keluhan dari pelanggan pemegang sertifikat 6. Memenuhi persyaratan skema sertifikasi pada saat membuat acuan status sertifikasinya dalam media komunikasi seperti internet, brosur atau iklan, atau dokumen lainnya. 7. Tidak membuat atau mengijinkan pernyataan yang menyesatkan berkenaan dengan sertifikasinya 8. Tidak menggunakan atau mengijinkan penggunaan dokumen sertifikasi atau bagian darinya dalam cara yang menyesatkan. 9. Menghentikan penggunaan seluruh materi periklanan yang memuat acuan sertifikasi, sebagaimana ditentukan oleh B4T-QSC bila terjadi pembekuan atau pencabutan sertifikasi. 10. Merubah seluruh materi periklanan pada saat lingkup sertifikasi dikurangi. 11. Tidak mengijinkan penggunaan acuan sertifikasi sistem manajemen yang dapat menyiratkan bahwa B4T-QSC memberikan sertifikasi produk (termasuk jasa) atau proses. 12. Tidak menyiratkan bahwa sertifikasi berlaku untuk kegiatan diluar lingkup sertifikasi. 13. Tidak menggunakan sertifikasinya yang dapat membawa B4T-QSC dan/atau sistem sertifikasi kehilangan reputasi dan kepercayaan publik. 14. Melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat audit 15. Mentaati penggunaan sertifikat dan logo B4T-QSC 16. Mengakomodasi kehadiran pengamat, apabila diperlukan. D. PEMELIHARAAN SERTIFIKASI ( SURVEILLANCE ) Selama kurun waktu tiga tahun ( masa berlaku sertifikat ), B4T-QSC akan melakukan audit ke lokasi perusahaan melalui kunjungan survailen minimal satu kali dalam setahun terhitung sejak hari terakhir pelaksanaan audit tahap 2. Audit ini bertujuan untuk membuktikan konsistensi dan kemajuan serta komitmennya terhadap implementasi sistem manjemen di organisasi pemohon. Pengaturan dan rencana kunjungan survailen akan ditetapkan oleh B4T-QSC. F. 52d Hal 4 dari 10
E. PEMBEKUAN SERTIFIKAT Pembekuan sertifikasi dapat terjadi apabila terdapat satu kasus atau lebih dibawah ini : a) Sistem manajemen pemegang sertifikat gagal secara total dan serius untuk memenuhi persyaratan sertifikasi termasuk persyaratan untuk efektifitas sistem manajemen. b) Pemegang sertifikat tidak memperbolehkan adanya audit survailen atau sertifikasi ulang pada frekwensi yang dipersyaratkan, atau c) Pemegang sertifikat meminta pembekuan secara sukarela. Kasus a) diatas muncul berdasarkan temuan team audit pada saat survailen atau berdasarkan informasi dari sumber lain yang bisa dipercaya. Tindak lanjut penyelesaian kasus ini, Kepala Bidang Sertifikasi menginstruksikan Penanggungjawab Opersional untuk mengevaluasi laporan kasus ini, hasil evaluasi harus merekomendasikan bahwa sertifikat tidak perlu dibekukan atau harus dibekukan sementara sampai kasus ini dapat diselesaikan. Apabila diputuskan untuk dibekukan, hal ini diinformasikan oleh Kepala Bidang Sertifikasi ke pemegang sertifikat dengan menerbitkan surat pembekuan sertifikat. Dalam kasus b) dan c) diatas, setelah mendapat informasi tersebut, Kepala Bidang Sertifikasi menerbitkan surat pembekuan sertifikat. Jangka waktu pembekuan akan ditetapkan kemudian akan tetapi tidak lebih dari 6 bulan. Dalam kondisi pembekuan, pemegang sertifikat tidak diperbolehkan untuk menggunakan sertifikat dan logo B4T-QSC untuk keperluan promosinya lebih lanjut dan mengadakan tindakan yang sesuai. Status pembekuan sertifikasi dapat diakses publik. F. PENCABUTAN SERTIFIKAT Sertifikasi dicabut apabila kondisi seperti yang dijelaskan pada butir pembekuan sertifikat diatas tidak diperbaiki dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Pemegang sertifikasi diinformasikan atas keputusan pencabutan sertifikasinya dan kepada pemegang sertifikat tersebut diperingatkan untuk tidak melanjutkan penggunaan sertifikat dan logo B4T-QSC dalam bentuk dan kondisi apapun. Segala dokumen dan rekaman yang terkait dengan pemegang sertifikat tersebut ditiadakan dari daftar pemegang sertifikat dan status pencabutan ini dapat diakses oleh pihak tertentu apabila diperlukan. Segala dokumen dan rekaman yang terkait di keluarkan dari skema sertifikasi. F. 52d Hal 5 dari 10
G. PENGURANGAN LINGKUP SERTIFIKASI Ruang lingkup sertifikasi yang telah diberikan dapat berkurang apabila terjadi kondisi berikut ini a). Karena terjadi kasus seperti yang diuraikan dalam butir E, a) diatas : Pemegang sertifikat dinilai tidak berhasil memperbaiki kekurangan yang terjadi pada lingkup yang terkait. b). Pengurangan ruang lingkup sertifikasi berdasarkan permintaan pemegang sertifikat : Apabila pemegang sertifikat menghendaki pengurangan ruang lingkup sertifikasi dari lingkup yang telah diberikan, pemegang sertifikat harus menginformasikan hal ini dengan jelas kepada manajemen B4T-QSC mengenai permintaan pengurangan ruang lingkup sertifikasi tersebut dan dengan alasan yang jelas. Kepala Bidang Sertifikasi menginstruksikan kepada Kepala Seksi Sistem Mutu dan Lingkungan untuk mengevaluasi pengurangan ruang lingkup sertifikasi berdasarkan dokumen kontrak dan aplikasinya. Selanjutnya hasil keputusan pengurangan ruang lingkup sertifikasi diinformasikan ke pemegang sertifikat dan akan dipantau oleh tim audit dari B4T-QSC pada saat pelakasanaan survailen berikutnya. Sertifikat diterbitkan ulang sesuai dengan ruang lingkup yang baru dan mengamandemen kontrak. c). Pengurangan ruang lingkup sertifikasi karena tidak dapat memenuhi persyaratan : Apabila pada saat survailen ditemukan adanya bukti penyimpangan atau tidak adanya implementasi yang berkaitan dengan pemenuhan persyaratan yang ditetapkan untuk lingkup yang dimaksud, maka tim audit mengkaji dan mengevaluasi hal ini untuk menetapkan rekomendasi pengurangan ruang lingkup sertifikasi tersebut. Atas dasar rekomendasi dari team audit, Kepala Bidang Sertifikasi menetapkan pengurangan ruang lingkup sertifikasi tersebut dan hal ini diinformasikan ke pemegang sertifikat. Bagian administrasi menerbitkan sertifikat sesuai dengan ruang lingkup yang baru dan mengamandemen kontrak. Selanjutnya hasil keputusan pengurangan ruang lingkup sertifikat akan dipantau oleh tim audit dari B4T-QSC pada saat pelakasanaan survailen berikutnya. H. PENAMBAHAN LINGKUP SERTIFIKASI Pemegang sertifikat diperbolehkan untuk mengajukan penambahan lingkup sertifikasi. Penambahan lingkup sertifikasi diajukan ke B4T-QSC kapan saja selama sertifikat masih F. 52d Hal 6 dari 10
berlaku dan dilakukan penilaian oleh team auditor ke lokasi sesuai dengan plan audit untuk lingkup sertifikasi yang ditambahkan. Pelaksanaan audit penambahan lingkup sertifikasi dapat bersamaan dengan pelaksanaan audit survailen. Penambahan lingkup sertifikasi akan diberikan, apabila hasil evaluasi memutuskan untuk diberikan penambahan lingkup sertifikasi tersebut. I. RE-SERTIFIKASI ( PERPANJANGAN SERTIFIKAT ) Setiap pelanggan pemegang sertifikat, paling lambat 3 bulan sebelum masa berlaku setifikatnya berakhir diinformasikan mengenai jadwal pelaksanaan re-sertifikasi. Apabila pelanggan tidak bersedia untuk dilakukan re-sertifikasi, maka kepada pelanggan tersebut diinfromasikan tidak boleh lagi menggunakan sertifikat dan logo B4T-QSC dalam bentuk apapun. Apabila pelanggan masih dalam proses penyelesaian re-sertifikasi, sementara sertifikat sebelumnya telah berakhir masa berlakunya, maka kepada pelanggan tersebut diinformasikan untuk sementara tidak boleh menggunakan sertifikat dan logo B4T-QSC dalam bentuk apapun sampai sertifikat yang baru terbit. Proses re-sertifikasi sama dengan proses sertifikasi awal mulai dari permohonan re-sertifikasi, penerbitan kontrak, audit tahap satu ( audit tahap satu dilakukan jika ada perubahan dalam sistem manajemen pemohon ), audit tahap dua, evaluasi dan penerbitan sertifikat. J. KELUHAN Pemegang sertifikat dapat menyampaikan keluhan secara tertulis ke B4T-QSC yang berkaitan dengan kegiatan sertfikasi yang merupakan tanggung jawab B4T-QSC. Selanjutnya keluhan tersebut akan ditindaklanjuti dan hasil penyelesaian keluhan tersebut diinformasikan ke pengirim keluhan. Pelanggan pemegang sertifikasi atau pihak lain, juga dapat menyampaikan keluhan secara tertulis ke B4T-QSC berkaitan dengan kinerja sistem manajemen yang disertifikasi. Keluhan ini disampaikan ke pemegang sertifikat untuk diinvestigasi dan pemegang sertifikat diharuskan untuk mengadakan koreksi dan tindakan perbaikan dalam waktu yang ditetapkan dan hasilnya harus disampikan ke B4T-QSC dan pelanggan pemegang sertifikat. F. 52d Hal 7 dari 10
BANDING KELUHAN SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASI K. BANDING Pemohon banding dapat mengajukan banding ke B4T-QSC atas keputusan dari B4T-QSC yang dianggap belum memenuhi atau belum memuaskan pemohon banding. Pengajuan banding harus dalam bentuk tertulis dan disampaikan paling lambat 30 hari sejak keputusan dari B4T-QSC diterima oleh pemohon banding, keputusan yang dimaksud adalah hasil penyelesaian dari B4T-QSC atas keluhan yang pernah disampaikan sebelumnya oleh pengirim keluhan. Pemohon banding diberi hak untuk mengirim perwakilannya ke B4T-QSC untuk ikut dalam investigasi dan penyelesaian banding. Keputusan banding akan diinformasikan kepada pemohon banding dan keputusan tersebut tidak dapat diganggu gugat. Matriks Proses Keluhan dan Banding Pelanggan Manajemen B4T-QSC Penanggungjawab Lembaga Kepala B4T (Ketua Komite Sertifikasi) Panel Banding Mengisi Formulir Keluhan (F 31) Identifikasi Keluhan Validasi Keluhan Investigasi Keluhan Keputusan Persetujuan Keputusan Hasil Keputusan Puas SELESAI Pengajuan Banding Identifikasi Banding Validasi Banding Investigasi Banding Keputusan Hasil Keputusan Persetujuan Keputusan F. 52d Hal 8 dari 10
L. ATURAN PENGGUNAAN SERTIFIKAT DAN LOGO B4T-QSC Aturan penggunaan sertifikat B4T-QSC Penggunaan sertifikat B4T-QSC oleh pemegang sertifikat harus mengikuti ketentuan sbb: a). Sertifikat tidak boleh digandakan dengan maksud penggunaan untuk sistem manajemen dari organisasi yang belum disertifikasi. b). Sertifikat hanya digunakan untuk sistem manajemen dari organisasi yang telah disertifikasi dan dinyatakan memenuhi persyaratan yang berlaku. Kepatuhan terhadap aturan penggunaan sertifikat B4T-QSC oleh pemegang sertifikat dipantau oleh B4T-QSC pada saat audit survailen. Penggunaan logo B4T-QSC oleh pemegang sertifikat harus mengikuti aturan di bawah ini: a) Logo B4T-QSC boleh digunakan pada kop surat, iklan, katalog, brosur, kartu bisnis dan publikasi lain. b) Logo B4T-QSC tidak boleh digunakan pada produk, pada kemasan langsung produk, sertifikat uji atau sertifikat kesesuaian produk. c) Bentuk logo yang digunakan harus sesuai dengan yang tercantum dalam gambar diatas. d) Logo boleh diperkecil atau diperbesar dengan ukuran yang proporsional. Sangsi terhadap penyalahgunaan sertifikat dan logo B4T-QSC Apabila pemegang sertifikat terbukti menyalahgunakan sertifikat atau logo B4T-QSC, maka manajemen B4T-QSC segera menginstruksikan kepada pemegang sertifikat untuk segera memperbaiki penyalahgunaan tersebut. Apabila pemegang sertifikat terbukti tidak melakukan perbaikan dalam waktu yang ditetapkan, maka manajemen B4T-QSC segera mengambil tindakan lebih lanjut yang dapat mengakibatkan terjadinya penangguhan atau penarikan sertifikat sesuai aturan yang berlaku. F. 52d Hal 9 dari 10
ALUR SERTIFIKASI APPLICATION APLIKASI APPLICATION REVIEW KAJIAN APLIKASI QUOTATION PENAWARAN CONTRACT AGREEMENT PERJANJIAN SERTIFIKASI MANUAL REVIEW KAJIAN MANUAL STAGE 1 AUDIT AUDIT TAHAP 1? T CORRECTIVE ACTION TINDAKAN KOREKTIF Y STAGE 2 AUDIT AUDIT TAHAP 2 VERIFICATION VERIFIKASI LKS CERTIFICATE SERTIFIKAT T Y? T CORRECTIVE ACTION TINDAKAN KOREKTIF Y? EVALUATION /DECISION EVALUASI/KEPUTUSAN VERIFICATION VERIFIKASI LKS F. 52d Hal 10 dari 10