BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Pemakaian komputer dewasa ini sudah sedemikian pesat. Banyak orang yang menggantungkan pekerjaannya pada komputer. Karena selain untuk mempercepat kerja juga akan menunjukkan cara tersendiri bagi pengguna yang bersangkutan. Seiring dengan pesatnya laju pertumbuhan ekonomi, kegiatan usaha yang meliputi pengumpulan dan pencatatan data yang selalu bertambah dalam jumlah besar akan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menghasilkan suatu laporan Sistem persediaan barang merupakan salah satu sistem pengolahan transaksi yang penting bagi pengoperasian organisasi perusahaan. Karena perusahaan tidak akan dapat memenuhi kebutuhan pelanggannya jika tidak memiliki persediaan barang yang mencukupi. Maka untuk mengatasi masalah masalah tersebut diatas perlu diadakannya pengembangan sistem guna membantu mempermudah mekanisme suatu perusahaan dalam pengelolaan data. Maka pada kesempatan ini penulis mencoba membuat sistem aplikasi persediaan barang dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 1
1.2. Batasan Masalah Dalam penulisan ini Penulis membatasi permasalahan hanya dalam proses pencatatan data yang berkaitan dengan persediaan barang serta laporan data pengiriman dan data pemasukan dan pengeluaran stok barang. 1.3. Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mempermudah pengelolaan administrasi stok barang 1.4. Metode Penulisan Dalam pembuatan ini penulis menggunakan dua metode penelitian yaitu : 1. Metodologi penelitian lapangan. Pada metode ini penulis melakukan terjun langsung kelapangan untuk mengumpulkan dan memperoleh data yang diperlukan dalam penulisan ini. 2. Metodologi penelitian kepustakaan Pada metode ini, penulis membaca dan mempelajari buku buku yang berhubungan dengan materi yang akan dibahas dan referensi lainnya. Guna mendapatkan data dan informsai yang diperlukan. 1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan yang digunakan oleh penulis untuk memudahkan pembahasan penulisan ini, dibatasi menjadi beberapa bab yang berkaitan satu sama lainnya, yaitu: 2
BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, batasan masalah, tujuan penulisan dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini penulis membahas tentang pengertian sistem, pengertian perancangan sistem, pengertian data flow diagram, entity relationship diagram, normalisai dan perancangan database yang menjadi penjelasan pada bab bab berikutnya. BAB III ANALISA PERMASALAHAN Bab ini menjelaskan tentang prosedur umum yang sedang berjalan. BAB IV PEMBAHASAN MASALAH Bab ini berisi prosedur usulan, DFD, ERD, Normalisai dan perancangan struktur dari sistem persediaan barang. BAB V PENUTUP Berisikan kesimpulan dan saran ilmiah sistem persediaan barang. 3
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Sistem secara sederhana dapat diartikan sebagai kumpulan atau himpunan komponen atau variable variable yang terorganisir, saling berinteraksi ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem yang menekankan pada prosedur didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. ( Jery Fitzegerald ) 2.2. Pengertian Sistem Persediaan Barang Menurut Freddy Rangkuti sistem persediaan barang adalah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang barang yang dimiliki oleh perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang barang yang masih dalam proses pengerjaan atau produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. 4
2.3 Pengertian Struktur Organisasi Menurut James A.F. Stoner yang dimaksud dengan struktur organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan. 2.4. Perancangan Sistem Analisis adalah suatu proses pada tahap awal sebelum melakukan perancangan sistem. Pada tahap perancangan sistem, analis sistem membuat suatu rancangan yang baru dengan cara menyempurnakan sistem yang berjalan atau dengan merancang sistem yang baru dengan menggunakan alat alat ( tools ) sebagai berikut: 2.4.1. Data Flow Diagram ( DFD ) DFD adalah alat pembuatan model yang memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses professional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun secara komputerisasi. Secara umum DFD dibagi menjadi tiga tingkatan yaitu : 1. Diagram Konteks Menggambarkan sistem secara umum hubungan antara sistem dicirikan dengan hanya satu proses, biasanya berupa hanya sistem yang dirancang 2. Diagram Zero ( level 0 ) 5
Proses pada diagram konteks didekomposisi menjadi proses proses atau sub sistem yang lebih detail dan rinci 3. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan yang ada didiagram nol. Data Flow Diagram ( DFD ) memiliki empat komponen yaitu : 1. Terminator Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan dikenal dengan nama entitas (eksternal), sumber atau tujuan ( source atau sink ). Entitas eksternal ini dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Gambar 2.1. Terminator 2. Proses Komponen ini menggambarkan bagian yang mentransformasikan input ke output. Proses ini diberi nama untuk menerangkan proses atau kegiatan apa yang sedang dilaksanakan dengan menggunakan kata keja transitif. 6
Gambar 2.2. Proses 3. Data Store Data store digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data. Nama yang diberikan pada ddata store menggunakan kata benda jama. Data store ini berkaitan dengan penyimpanan seperti file atau databaseyang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi. Gambar 2.3 Data Store 4. Data Flow Data flow digambarkan dengan anak panah yang menunjukan arah ke dan menuju proses. Menerangkan perpindahan data dari satu bagian ke bagian yang lainnya 2.4.2 Konsep Dasar Database Gambar 2.4. Data Flow 7
Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan disimpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi pemakainya. Sistem basis data adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam macam didalam suatu organisasi. 2.4.3 Entity Relationship Diagram ( ERD ) Adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrakyang bertujuan untuk menunjukkan objek objek data dan hubungan yang ada pada objek objek data tersebut. Komponen utama ERD adalah sebagai berikut : 1. Entitas ( objek data ) Entitas adalah sesuatu dalam dunia nyata dengan keberadaan yang bebas baik secara fisik maupun abstrak yang dapat dibedakan / diidentifikasikan secara unik. Dilambangkan dengan persegi panjang. Gambar 2.5. Entitas 2. Relationship ( ketergantungan ) 8
Relationship merupakan hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih, digambarkan dengan belah ketupat. Gambar 2.5 Relationship 3. Atribut Atribut adalah karakteristik dari entitas atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang entitas atau relationship tersebut. Symbol yang digunakan untuk atribut ini adalah berbentuk elips. Gambar 2.6. Atribut. 2.5. Normalisasi Normalisasi adalah suatu teknis untuk mengorganisasikan data kedalam table table untuk memenuhi kebutuhan pemakai didalam suatu organisasi. Bentuk bentuk Normalisasi : 1. bentuk Normal Kesatu ( 1NF ) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kesatu bila setiap data bersifat atomic yaitu setiap irisan baris dan kolom hanya mempunyai satu nilai data. 2. Bentuk Normal Kedua ( 2NF ) 9
Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kesatu, dan atribut yang bukan key sudah tergantung penuh terhadap keynya. 3. Bentuk Normal Ketiga ( 3NF ) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal ketiga bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal kedua dan atribut yang bukan key tidak tergantung transitif terhadap keynya. 2.6. Sekilas Mengenai Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic adalah suatu development tools, untuk membangun aplikasi dalam lingkungan windows. Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu sistem yang dikembangkan oleh perusahaan software Microsoft. Visual Basic menggunakan pendekatan Visual untuk merancang user interface dalam bentuk form. Sedangkan untuk kodingnya menggunakan bahasa pemroraman Basic. Microsoft membuat tiga edisi visual basic yaitu: 1. Standar Edition merupakan produk dasar. 2. Profesional Edition berisi tambahan Microsoft Jet Data Acces Engine dan pembuatan server Ole automation. 3. Enterprise Edition adalah edisi Client server. 10
Window utama Project explorer form toolbox Window propertis Form layout window Gambar 2.7 Software Pemrograman Visual Basic 6.0 Adapun keterangan gambar 2.7 adalah sebagai berikut: 1. Window utama. Adalah tempat dari semua kegiatan program dilakukan didalam window ini terdapat menu yang digunakan selam perancangan program disebut juga dengan shortcut. 2. Form. Form merupakan window yang di gunakan dalam pembuatan program, pada object ini dapat di letakan kontrol dan code pada saat perancangan program di lakukan. 3. Propertis Window. 11
Di dalam windows ini terdapat menu-menu yang di gunakan selama perancangan program di sebut juga shorcut. Fasilitas tersebut di gunakan untuk mengatur sifat dari form atau controlcontrol. Isi dari window dapat di berubah sesuai dengan form dan control yang di pilih. Window properti terdiri dari tiga bagian yaitu: 1. Bagian untuk memilih objek, digunakan untuk memilih objek yang akan di ubah propertinya. 2. Bagian untuk pengaturan nilai-nilai properti, untuk mengubah nilai-nilai properti objek. 3. Bagian untuk memilih properti sebuah objek, digunakan untuk menampilkan daftar properti dari objek tersebut. 4. Form Layout, bagian untuk melihat tampilan dari sebuah form yang di rancang. 5. Project explorer, di gunakan dalam menejemen projek untuk membuat program, serta menampilkan daftar form dan modul projek anda di mana projek merupakan kumpulan modul form, modul class, modul standar dan file sumber yang membentuk suatu aplikasi. 6. Tool Box. 12
label frame Check box Combo box Picture box Text box Command Button Option Button List Box Gambar 2.8 Tool Box. a. Label. Di gunakan untuk menampilkan tulisan pada form dan pengguna tidak dapat mengubah tulisan itu secara langsung. b. Text Box. Sebagai tempat input atau juga dapat di gunakan untuk menampilkan text serta pemakai dapat mengubah tulisan pada kontrol ini dan merupakan output dari suatu proses. c. list Box. Menampilkan beberapa item dan kontrol ini, item-item tersebut dapat di pilih salah satu oleh pemakai. d. Combo Box. Kombinasi antara textbox dengan list box, pemakai bisa mengetikan atau memilih lewat daftar drop down. e. Command Button. 13
Akan menjalankan suatu tindakan jika telah melakukan pilihan, dengan menekan kontrol ini. f. Frame. Akan mengelompokan kontrol-kontrol secara visual atau secara fungsional. g. Check Box. Adalah fasilitas guna menampilkan setatement true atau false, yes / no, pemakai dapat memilih beberapa check box secara bersamaan. h. Option Button. Sama seperti control chechk box akan tetapi terdapat perbedaannya yaitu kontrol dari beberapa kontrol ini dapat di on-kan serta memberikan group pilihan di mana pemakai hanya dapat memilih satu option pada group pilihan. i. Picture Box, Digunakan untuk menampilkan gambar pada form dengan extention bmp, jpg, gif, wmf, dan ico. 2.7. Sekilas Mengenai Microsoft Access. Microsoft Access merupakan sistem manajemen database relasional berbasis windows ( RDBMS ), yang dapat digunakan untuk membuat dan memodifikasi table. Formulir entri data, laporan, dan query database ( disesuaikan dengan kebutuhan untuk mendapatkan informasi dari satu table atau lebih ). 2.7.1. Objek Database Pada Microsoft Access a. Table 14
Table adalah tempat dimana data itu sesungguhnya disimpan. Data tersebut disusun membentuk baris dan kolom, dengan bagian baris disebut record dan bagian kolom disebut field. b. Form Form adalah formulir yang memudahkan user untuk memasukkan atau menampilkan data, bahkan untuk menganalisis data. c. Query Query adalah sebuah proses pemilihan atau penyaringan data sehingga hanya data yang diinginkan yang akan ditampilkan. d. Report Report adalah pemaparan data dalam bentuk tercetak. Report bias merupakan laporan yang harus diajukan kepada atasan, bisa juga merupakan backup tertulis dari data yang ada dalam komputer. e. Macro Macro adalah kumpulan dari sebuah perintah atau lebih yang digunakan untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang sering dilakukan. f. Modul Modul adalah suatu unit pemrograman berbasis Visual Basic yang membantu proses proses yang mungkin ada dalam pengelolaan data. 15
2.7.2. Tipe Data Tipe data Keterangan Ukuran Text Karakter alfanumeris 0-255 karakter, 1 byte perkarakter Memo Karakter alfanumeris 0-65536 karakter, 1 byte perkarakter Number Nilai numeris 1, 2, 4, 8, 16 byte Date / Time Data tanggal dan waktu 8 byte Currency Data berupa mata uang 8 byte untuk replication ID 16
Autonumber Bilangan increment 4 byte, 16 byte otomatis untuk replication ID Yes / No Nilai logika 1 byte ( 0 atau 1 ) OLE Object Gambar, suara, video dan lain lain Dapat mencapai 1 giga byte atau bergantung pada ukuran hardisk Hyperlink Link kelokasi internet 0-64000 karakter Lookup Wizard Menampilkan data dari table lain Secara umum 4 byte BAB III ANALISA PERMASALAHAN 3.1. Sejarah Singkat Berdirinya Pt. Azkiyya PT Azkiyya adalah perusahaan yang melayani penjualan barang-barang kebutuhan pokok. PT Azkiyya didirikan pada tanggal 22 maret 1995, dan beralamat di Jl. Kapuk Muara No 3F Jakarta Utara. Dalam aktifitasnya PT. Azkiyya mensuplai barang-barang untuk memenuhi persediaan barangnya digudang kepada supplier-supplier tetap yang tersebar dibeberapa tempat. 17
Untuk meningkatkan efisiensi kerja, PT. Azkiyya membuat struktur organisasi yang merinci pembagian tugas dan tanggung jawab yang saling berkaitan satu sama lainnya. 3.2.Struktur Organisasi dan Fungsi STRUKTUR ORGANISASI PT AZKIYYA PIMPINAN Adapun fungsi Bagian dari bagian Struktur Bagian Organisasi tersebut Bagian diatas adalah sebagai Bagian berikut : Penjualan Pembelian Administrasi Gudang 1. Pimpinan Mempunyai wewenang penuh atas pengambilan keputusan dan kebijaksanaan serta mengawasi dan menangani masalah yang menyangkut jalannya perusahaan. 2. bagian penjualan Menangani semua masalah-masalah dalam penjualan barang, memasarkan barang kepada pasar, melayani permintaan konsumen, mencatat order penjualan dan melaporkan kepada bagian administrasi. 3. Bagian Pembelian 18
Menangani pembelian untuk persediaan barang kesupplier berdasarkan data dari gudang, membuat laporan pembelian barang untuk direkapitulasi pada akhir bulan dan diserahkan kebagian administrasi. 4. Bagian Administrasi Membuat dan menyimpan berkas-berkas surat penjualan dan pembelian, membuat laporan keuangan dan persediaan barang kepada pimpinan dan menangani segala macam pembukuan. 5. Bagian Gudang Membuat laporan barang yang habis sesuai dengan laporan persediaan barang yang ada untuk dibeli kepada bagian pembelian dan bagian administrasi, memberikan barang yang diminta bagian penjualan dengan melihat persediaan barang yang ada, data barang yang dibeli / masuk berdasarkan data dari bagian pembelian. 3.3 Analisis Permasalahan Pada saat ini PT. Azkiyya didalam melakukan pendataan pemasukan dan pengeluaran barang masih menggunakan buku stock. Hal ini akan memakan kinerja operasionalnya. Keadaan ini menjadi faktor adanya masalah didalam kegiatan operasional perusahaan, terutama dalam persediaan barang. Bagian gudang mendata barang yang dibeli oleh bagian pembelian dengan menyalin ke buku stock. Bagian gudang juga melayani/menyiapkan barang-barang yang dipesan/keluar berdasarkan nota yang diterima dari bagian penjualan setelah selesai mencatat pengeluaran barang pada buku stock. Pada waktu-waktu tertentu 19
bagian gudang juga memonitor persediaan barang dengan cara membuka buku-buku stock pesanan barang untuk segera dibeli oleh bagian [embelian dan membuat tembusan kepada bagian administrasi. Dari uraian diatas, secara prosedur pendataan barang masuk, keluar dan persediaan barang sudah baik, maka pada penulisan ini penulis tidak merubah prosedur yang sudah ada. 3.4 Alternatif Pemecahan Masalah Pada kesempatan ini penulis mencoba untuk membuat alternatif pencatatan/pengeluaran barang dengan menggunakan media elektromagnetik, untuk memudahkan pencatatan/pengeluaran barang dan pembahasan penulis menggambarkan konsep sistem prosedur dengan menggunakan DFD dan perancangan database dengan ERD, Normalisasi implemetasi sistem dengan menggunakan Microsft Accsess. 20
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1. Data Flow Diagram ( DFD ) 1. Diagram Konteks penjualan NP T TDBSP DB Sistem persediaa n barang FPB DBD administrasi Pembelian 21
Gambar 4.1 Diagram Konteks Keterangan: NP = Nota penjualan DB = Daftar barang FPB = Form Pesanan barang DBD = Daftar Barang Segera dibeli TDSBP = Tembusan Daftar Barang Segera Pesan 2. Diagram Zero (Level 0) NP Penjualan 1.0 Pendataan Pengeluaran Barang DBP DB BK Keluar Barang DB DBD FPB BK Pembelian FPB DBD 2.0 Pemesanan & Pendataan Pemasukkan Barang BM Masuk TDSP BM 22
DBK Administrasi JSB 3.0 Stock Barang DB Gambar 4.2. Diagarm Zero (Level 0) Keterangan: NP = Nota penjualan FPB= Form pemesanan barang DB = Daftar barang DBD = Daftar Barang Segera dibeli TDSBP = Tembusan Daftar Barang Segera Pesan BK = Barang Keluar BM = Barang Masuk 3. Diagram Detail Pembelian DBD FPB 2.1. Pendataan Pemesanan Barang JSB = Jumlah Stock Barang DB BK BK JBB Barang Keluar 2.2. Pendataan Pemasukkan Barang BM Masuk 23
Gambar 4.3. Diagram Detail Keterangan: DB = Datar barang FPB= Form pemesanan barang DBD = Daftar Barang Segera dibeli BK = Barang Keluar BM = Barang Masuk JBB = Jumlah Barang yang dibeli 4.2 ERD ( Entity Relationship Diagram ) Tgl_masuk Kd_barang * Nm_Barang Sisa_Barang No_Faktur* JBM Kd_barang** Harga_barang Barang M Pesa n M Masuk Tgl_keluar 24
No_Keluar* JBK Kd_barang** M Mint a 4.3 Transformasi diagram ER ke Database relational M Keluar Tabel Barang *Kd_barang Nm_barang Sisa_barang Harga_barang Tabel Masuk Tgl_masuk No_Faktur* JBM Kd_barang** Tabel Keluar Tgl_keluar No_ Keluar* JBK Kd_barang** 4.4 Normalisasi Menurut teori normalisasi tabel-tabel di atas sudah normal ke 3 karena setiap tabel memiliki atribut atomik. Dan setiap tabel memiliki key, atribut selain key tergantung penuh pada key masing-masing dan tabl tidak tergantung transitif maka tabel-tabel tidak perlu di pecah lagi. 25
4.5. Keterhubungan antar tabel Tabel masuk Tgl_masuk No_Faktur* Jml_masuk Kd_barang** Tabel Barang Kd_barang* Nm_barang Sisa_barang Harga_barang Tabel Keluar Tgl_keluar No_ Keluar* Jml_ keluar Kd_barang** 26
4.6. Perancangan struktur database menggunakan Ms. Acces Nama file barang Nama field Type data Ukuran Keterangan Kd_barang Text 5 Kode barang Nm_barang Text 25 Nama barang Sisa_barang Integer 2 Sisa barang Harga_barang Integer 8 Harga barang Nama file masuk Nama field Type data Ukuran Keterangan Tgl_masuk Date 8 Tanggal barang masuk Kd_ masuk text 5 Kode barang masuk Jml_ masuk Integer 2 Jumlah barang masuk Nama file keluar Nama field Type data Ukuran Keterangan Tgl_keluar Date 8 Tanggal Keluar No_ keluar Text 5 Nomer Keluar Jml_ keluar Integer 2 Jumlah Barang Keluar 4.7. Desain Input/Output 27
MENU UTAMA INPUT DATA BARANG 28
INPUT DATA BARANG MASUK INPUT DATA BARANG KELUAR 29
laporan 30
31
32
Cetak Laporan 33
34
BAB V PENUTUP V.1 Kesimpulan Berdasarkan penjelasan pada bab-bab terdahulu, maka penulis dapat menarik kesimpulan yaitu : 1) Dengan alat bantu komputer maka proses persediaan barang di PT AZKIYYA dapat mempermudah dan mempercepat proses input data barang, barang masuk, barang keluar. 2) Dapat meningkatkan kinerja dan mempermudah bagian gudang dalam pencataan barang. 3) Dapat membantu mengurangi kesalahan-kesalahan dalam pekerjaan, pencatatan barang keluar, barang masuk. 4) Dengan menggunakan microsof visual basic, maka diharapkan dapat membantu dalam hal system persediaan barang di PT AZKIYYA. V.2 Saran Beberapa saran yang penulis kemukakan dalam komputerisasi system ini yaitu sbt : 1) Diperlukan penyediaan perangkat lunak (software )dan perangkat lunak (hadware ) yang lebih baik kemampuannya untuk lebih meningkatkan hasil pengolahan data. 35
2) Perlu dilakukan back-up file ke media simpanan yang lebih baik guna menjaga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, hal ini dilakukan demi menjaga keamanan data itu sendiri. 3) Dengan perancangan yang menggunakan alat Bantu komputer memerlukan infestasi yang besar sehingga pemanfaatannya harus digunakan semaksimal mungkin. 4) Dengan menggunakan komputer diharapkan dapat memudahkan perusahaan dalam pengolahan data pelangan dengan memakai system mickrosof visual basic 6.0 36
Daftar Pustaka Adi Kurniady, Pemegraman Microsof visual basic 6.0 Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000 Budi Kurniawan, Microfof Accses For Windos, Elex Media Komputindo, Jakarta, 1996 Yogianto Hartono, Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Edisi keempat, Andi Offset, Yogyakarta, 1995 37
38