ANALISIS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PADA DATAREKA DIGITAL PRINTING DALAM USAHA MENINGKATKAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN ULFA FAUZIAH Fakultas Ekonomi Universitas Gunadarma fauziah_upe@yahoo.com ABSTRACT This study discusses about the accounting system in the purchasing function that aims to determine the accounting system adopted by the Datareka purchase and internal control procedures relating to internal control system. This research method is to illustrate through the use of Document Flow Chart. These results prove that the accounting system of purchase on Datareka still simple, and internal control procedures relating to internal control system is still there deviations, including the lack of segregation of duties between department, transaction and purchase activity has not been properly authorized in each section, documents used in the purchasing system, there are still deficiencies, physical control of the property the company has not run well, and there is no checking system in the company. Keywords: System of purchase accounting, internal control procedures and internal control systems ABSTRAK Penelitian ini membahas mengenai sistem akuntansi dalam fungsi pembelian yang bertujuan untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian yang diterapkan oleh Datareka dan prosedur pengendalian internal yang berkaitan dengan sistem pengendalian intern. Metode penelitian ini adalah dengan menggambarkan melalui penggunaan Bagan Alir Dokumen. Hasil penelitian ini membuktikan bahwa sistem akuntansi pembelian pada Datareka masih sederhana, dan prosedur pengendalian internal yang berkaitan dengan sistem pengendalian intern masih terdapat penyimpangan-penyimpangan, diantaranya tidak adanya pemisahan tugas antar bagian, transaksi dan aktivitas pembelian belum terotorisasi dengan baik pada setiap bagian, dokumen yang digunakan pada sistem pembelian masih terdapat kekurangan, pengendalian fisik terhadap harta perusahaan belum berjalan dengan baik, dan tidak terdapat pengecekan sistem di dalam perusahaan. Kata kunci : Sistem akuntansi pembelian, prosedur pengendalian internal dan sistem pengendalian intern
PENDAHULUAN Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien umtuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan. Pada era informasi seperti sekarang ini, informasi akuntansi merupakan sumber daya yang sangat bernilai bagi suatu perusahaan guna mengatasi persaingannya. Informasi yang penting yang diperlukan oleh perusahaan adalah informasi yang bersifat strategis yaitu informasi yang berkaitan dengan kehidupan jangka panjang perusahaan yang digunakan untuk pengambilan keputusan yang logis dan mengarahkan pada tindakan yang diinginkan. Perkembangan ilmu dan teknologi informasi dewasa ini semakin bertambah dengan pesat, sehingga manusia berpacu untuk menemukan dan menciptakan teknologi baru. Teknologi jelas bertujuan untuk memberikan dampak perbaikan dan mengarahkan kehidupan menjadi lebih baik dari masa sekarang. Salah satu bentuknya hampir di semua bidang aplikasi bisnis telah memakai dan mengembangkan sistem informasi dengan sedemikian rupa sehingga mampu memajukan dan mengembangkan usaha dengan sangat baik. Dalam suatu perusahaan, teknologi dan akuntansi merupakan dua hal yang akan selalu ada. Dua hal tersebut berkembang menjadi suatu sistem yang terpadu, yaitu sistem informasi akuntansi (SIA). Dalam SIA siklus-siklus pemprosesan transaski salah satunya adalah siklus pengeluaran yaitu kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitasentitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. Salah satu bagian dari siklus pengeluaran adalah pembelian. Sistem aplikasi pembelian mencakup prosedur permintaan pembelian, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan penerimaan barang dan prosedur pencatatan pembayaran. Semua prosedur harus dijalankan secara efektif dan efisien untuk melaksanakan suatu sistem pembelian yang baik. Salah satu sistem akuntansi yang digunakan oleh sebuah perusahaan adalah sistem akuntansi pembelian. Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Penerapan sistem akuntansi pembelian untuk pembelian persediaan pada perusahaan sangat penting, pembelian yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan tersebut dapat dipisahkan menjadi dua bagian besar.
Sistem akuntansi pembelian yang baik merupakan suatu proses keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya menjadi suatu laporan keuangan yang bersifat baik atau layak sebagai bahan yang membantu pengambilan keputusan maupun alat untuk pengawasan. Dengan sistem akuntansi pembelian yang baik dan memenuhi standar yang ditetapkan, maka secara tidak langsung manajemen telah memperoleh suatu alat pengawasan dalam prosedur pembelian, maka harus diterapkan sistem akuntansi pembelian yang baik. Sistem akuntansi dalam transaksi pembelian yang baik pada suatu perusahaan sangat berguna sebagai informasi baik untuk manajer sebagai pemakai informasi pihak internal maupun pengguna informasi pihak eksternal. Semakin handal dan akurat informasi yang diperoleh, maka semakin tepat keputusan yang akan dihasilkan. Agar perusahaan dapat mempertahankan kelangsungan usahanya, maka perusahaan tersebut harus mendapatkan laba perusahaan yang baik pula. Salah satu cara agar perusahaan mendapatkan laba yang optimal adalah dari segi penjualan dan pembelian baik tunai ataupun kredit. Diperlukan suatu sistem yang baik agar perusahaan mendapatkan laba yang optimal, yaitu dengan menggunakan sistem pengendalian yang akan menghindarkan perusahaan dari kecurangan, penyimpangan dan resiko kerugian serta untuk mencapai kinerja perusahaan dengan baik. Fungsi dari sistem pengendalian tersebut dijalankan untuk melihat apakah tindakan-tindakan yang dijalankan telah sesuai dengan rencana yang ditetapkan serta bagaimana pemecahannya apabila terdapat penyimpangan dari rencana tersebut, oleh karena itu perlu difungsikan unsur-unsur struktur pengendalian intern. Sistem akuntansi dan prosedur pengendalian dalam hal ini akan diungkapkan dalam sistem akuntansi penjualan dan pembelian serta prosedur pengendalian penjualan dan pembelian. Keduanya perlu diterapkan sebaik mungkin untuk menciptakan informasi yang akurat serta dapat mendukung struktur pengendalian intern pembelian dan penjualan yang diterapkan oleh perusahaan. Sistem Akuntansi Pembelian TELAAH PUSTAKA Pengertian sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang digunakan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Tujuan penyusunan sistem akuntansi adalah : 1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. 3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.
4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Unsur-unsur sistem akuntansi yaitu : a. Formulir b. Jurnal c. Buku besar d. Buku pembantu e. Laporan Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Fungsi Gudang 2. Fungsi Pembelian 3. Fungsi Penerimaan 4. Fungsi Akuntansi Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : (1) Surat permintaan pembelian (4) Laporan penerimaan barang (2) Surat permintaan penawaran harga (5) Surat perubahan order (3) Surat order pembelian (6) Bukti kas keluar Struktur Pengendalian Intern Pengertian struktur pengendalian intern adalah struktur pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan struktur pengendalian intern adalah : Menjaga kekayaan organisasi. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Mendorong efisiensi. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur-unsur pokok struktur pengendalian intern adalah : a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
METODE PENELITIAN Objek penelitian ini adalah Datareka Digital Printing usaha yang bergerak dalam bidang jasa percetakan yang beralamat di Jalan Duren Tiga Raya No.3 Jakarta Selatan yang mulai didirikan pada 26 Juni 2007. Produk yang dihasilkan Datareka Digital Printing diantaranya adalah spanduk, x-banner, billboard, baliho, dan lain sebagainya, sedangkan bahan baku yang digunakan umumnya adalah bahan flexi, tinta, mata ayam, plastik, lem, cleaner solution, dan lain sebagainya. Jenis Data / Variabel Sejarah singkat Datareka Digital Printing. Struktur organisasi Datareka Digital Printing. Formulir-formulir pendukung pembelian Datareka Digital Printing. Prosedur pembelian Datareka Digital Printing. Metode Analisis Data Metode analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif dengan menggambarkan melalui penggunaan Bagan Alir Dokumen. Formulir Formulir yang Digunakan 1. Memo Permintaan Pembelian (MPP) 2 lembar Memo permintaan pembelian merupakan formulir kertas yang berfungsi untuk meminta barang yang dibutuhkan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian, setiap permintaan dibuat dua lembar. 2. Laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar Laporan penerimaan barang merupakan formulir kertas yang berfungsi sebagai bukti telah diterimanya barang yang dipesan, apakah sesuai dengan jumlah dan jenis pesanan, dibuat sebanyak dua lembar. 3. Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) 2 lembar Surat tanda terima pembayaran merupakan formulir kertas yang berfungsi sebagai bukti pembayaran barang dari bagian keuangan ke supplier dibuat sebanyak dua lembar. HASIL DAN PEMBAHASAN Prosedur Pembelian pada Datareka Digital Printing 1. Bagian Finishing dan Operator
Bagian finishing dan operator memeriksa stok barang jika persediaan menunjukkan batas minimal maka bagian ini membuat Memo Permintaan Pembelian (MPP) sebanyak 3 lembar. MPP lembar 1 disimpan oleh bagian operator dan finishing sebagai arsip, MPP lembar 2 diserahkan ke bagian traffic dan MPP lembar 3 diserahkan ke bagian administrasi. Kemudian setelah memeriksa stok barang, maka bagian finishing dan operator mengisi form MPP sebanyak 3 lembar dan mengajukannya ke bagian traffic. 2. Bagian Traffic Berdasarkan surat permintaan pembelian yang dibuat oleh bagian finishing dan operator, maka bagian traffic selanjutnya mengajukan Memo Permintaan Pembelian lembar 2 ke bagian administrasi. 3. Bagian Administrasi Setelah bagian administrasi menerima Memo Permintaan Pembelian lembar 2 dari bagian traffic dan lembar 3 dari bagian operator dan finishing, maka selanjutnya bagian administrasi melakukan pencatatan kemudian memeriksa kelengkapan dan semua persyaratannya. Setelah memenuhi persyaratan maka bagian administrasi mengajukan ke manager karena manager yang berhak menentukan semua keputusan yang ada di Datareka Digital Printing. Kemudian setelah disetujui manager, bagian administrasi bisa melakukan pemesanan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Prosedur Pengendalian Internal pada Datareka Digital Printing Prosedur pengendalian internal belum berjalan optimal yang berkaitan dengan sistem pembelian, hal tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 4.1 Prosedur Pengendalian Internal pada Datareka No Unsur-unsur Prosedur Pengendalian Bentuk Penyimpangan yang Berkaitan dengan Sistem Pembelian 1. Pemisahan tugas yang memadai Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian administrasi dan bagian accounting. 2. Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas Otorisasi pembelian telah dilakukan oleh manager tetapi transaksi dan aktivitas pembelian belum terotorisasi dengan baik antara bagian yang satu dengan
3. 4. 5. Dokumen dan catatan yang memadai Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Pengecekan independen atas pelaksanaan bagian yang lain. Dokumen yang digunakan masih terdapat kekurangan dalam sistem pembelian. Pengendalian fisik terhadap harta perusahaan belum berjalan dengan baik. Tidak terdapat pengecekan sistem di dalam perusahaan. Gambar Sistem Akuntansi Pembelian yang Sedang Berjalan pada Datareka Digital Printing Gambar Sistem Pembelian yang Sedang Berjalan pada Datareka Digital Printing Bagian Operator dan Finishing Gambar 4.1 Sistem Pembelian yang Sedang Berjalan pada Datareka Digital Printing Bagian Operator dan Finishing
Gambar Sistem Pembelian yang Sedang Berjalan pada Datareka Digital Printing Bagian Traffic Gambar 4.2 Sistem Pembelian yang Sedang Berjalan pada Datareka Digital Printing Bagian Traffic
Gambar Sistem Pembelian yang Sedang Berjalan pada Datareka Digital Printing Bagian Administrasi Gambar 4.3 Sistem Pembelian yang Sedang Berjalan pada Datareka Digital Printing Bagian Administrasi
Gambar Sistem Akuntansi Pembelian yang Diusulkan Penulis Gambar 4.4 Sistem Pembelian yang Diusulkan Bagian Gudang
Gambar 4.5 Sistem Pembelian yang Diusulkan Bagian Pembelian
Gambar 4.6 Sistem Pembelian yang Diusulkan Bagian Penerimaan, Bagian Utang, dan Bagian Kartu Persediaan
Perbandingan Sistem Akuntansi Pembelian pada Datareka Digital Printing dengan Sistem Standar yang Berlaku Tabel 4.2 Perbandingan Aspek - Aspek Pembelian Sistem Lama dengan Sistem Baru Aspek Sistem Lama Sistem Baru Keterangan Bagian atau Fungsi 3 Bagian 5 Bagian Bagian yang belum terdapat adalah bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan, bagian utang, dan bagian kartu persediaan Dokumen 3 Dokumen 8 Dokumen Dokumen yang belum digunakan adalah surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat penawaran harga, perbandingan harga, faktur, dan bukti kas keluar Prosedur Multi fungsi Terpisah Harus terdapat pemisahan tugas antara bagian yang satu dengan bagian lainnya Pengendalian Internal Belum optimal Sudah Optimal Adanya pemisahan tugas, dokumen yang digunakan memadai adalah menunjukkan bahwa pengendalian internal sudah optimal KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Sistem akuntansi pembelian pada Datareka masih sederhana, dan prosedur pengendalian internal yang berkaitan dengan sistem pengendalian internal masih terdapat penyimpangan-penyimpangan yang dilakukan perusahaan yang berkaitan dengan sistem pembelian, diantaranya tidak adanya pemisahan tugas antar bagian,
transaksi dan aktivitas pembelian belum terotorisasi dengan baik pada setiap bagian, dokumen yang digunakan pada sistem pembelian masih terdapat kekurangan, pengendalian fisik terhadap harta perusahaan belum berjalan dengan baik, dan tidak terdapat pengecekan sistem di dalam perusahaan. Saran Untuk mengatasi kekurangan dalam penerapan sistem akuntansi pembelian pada Datareka Digital Printing maka penulis mencoba memberikan saran yaitu perlunya menambah jumlah sumber daya manusia sehingga dapat mengisi kekosongan jabatan yaitu pada bagian accounting dan traffic agar tidak terjadi menjalankan fungsi ganda untuk mengerjakan dan menjalankan jabatan-jabatan tersebut yang seperti saat ini dilakukan perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Lima. Yogyakarta : BPFE. Hartadi, Bambang. 1990. Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya Dengan Manajemen dan Audit. Yogyakarta: BPFE. Jusuf, Amir Abadi. 1997. Auditing Pendekatan Terpadu. Jakarta : Salemba Empat. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Tiga. Jakarta : Salemba Empat. Narko. 1994. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusatama. http://www.facebook.com.topic/.php?uid.=335513135121&topic=10980 http://www.gunadarma.ac.id/library/articles/graduate/economy/2007/artikel_20203702.pdf http://sangpenguasa.atwiki.com/page/sistem%20informasi%20akuntansi Setianto, Iwan. 2009. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Atas Pembelian Persediaan pada PT. Surya Sakti Baja Prima. Universitas Mercubuana. Jakarta.