Direktorat Jenderal Imigrasi

Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 0

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Direktorat Jenderal Imigrasi memiliki peran penting dan strategis dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan Peraturan Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia, Nomor: M.09.PR.07-10 tahun 2007 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Departemen Hukum Dan HAM, Pasal 520 mengenai Direktorat Jenderal Imigrasi yang mempunyai tugas merumuskan dan melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis dibidang imigrasi. Hal tersebut akan terwujud secara optimal melalui kinerja yang tinggi dari segenap jajarannya. Untuk mewujudkan hal tersebut perlu dilakukan perhitungan Analisis Beban Kerja (ABK) yang mengacu pada Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Dan analisis beban kerja merupakan salah satu unsur penting dalam kaitannya dengan reformasi birokrasi. Hal ini dikarenakan tuntutan masyarakat terhadap pelayanan publik semakin besar, namun profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Salah satu penyebab utama adalah distribusi pegawai pada suatu unit kerja atau satuan kerja belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja yang ada. Menumpuknya pegawai di satu unit kerja dan kurangnya pegawai di unit kerja yang lain merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan tersebut. Kenyataan tersebut menuntut profesionalisme pegawai negeri sipil dalam pelaksanaan urusan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan. diperlukan perbaikan dan penataan ulang manajemen kepegawaian ke arah yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan (sustainable). Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 1

Analisis beban kerja dapat dijadikan salah satu dasar untuk menetapkan kebijakan di bidang kepegawaian sehingga formasi pegawai yang telah disusun dapat memenuhi kebutuhan pegawai negeri sipil di lingkungan Direktorat Jenderal Imigrasi untuk pelaksanaan tugas secara profesional, efektif dan efisien. Hal tersebut sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yang menyatakan bahwa sebagai unsur aparatur negara Pegawai Negeri Sipil harus memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional. B. Tujuan Dan Manfaat Analisis Beban Kerja merupakan suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Pelaksanaan Analisis Beban Kerja bertujuan untuk menghasilkan suatu standar pengukuran bagi pegawai/unit organisasi dalam melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efektivitas dan efisiensi kerja, standar beban kerja, prestasi kerja, penyusunan formasi pegawai, serta penyempurnaan sistem prosedur kerja dan manajemen lainnya. Hasil Analisis Beban Kerja juga dapat dijadikan alat ukur untuk meningkatkan produktivitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian. Tujuan dari hasil analisis beban kerja, antara lain sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi efisiensi dan efektifitas beban kerja yang menggambarkan prinsip rasional, efektif, efisien, realistis dan operasional secara nyata. 2. Memetakan kondisi riil pegawai baik kuantitatif maupun kualitatif beserta kompetensi yang dibutuhkan pada suatu unit kerja sebagai bahan perumusan formasi dan rasio kebutuhan pegawai untuk keperluan penataan kelembagaan. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 2

3. Memperjelas dan mempertegas penyusunan format kelembagaan yang akan dibentuk secara lebih proporsional sehingga tercapai keseimbangan antara kewenangan dan tujuan organisasi dengan besaran organisasinya. Manfaat dari hasil Analisis Beban Kerja antara lain sebagai berikut: 1. Penataan/penyempurnaan struktur organisasi; 2. Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit; 3. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja; 4. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan; 5. Penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan, penyusunan Daftar Susunan Pegawai (DSP) atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural; 6. Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi; 7. Program mutasi pegawai dari unit yang berkelebihan ke unit yang kekurangan; 8. Program promosi pegawai; 9. Reward and punishment terhadap unit atau pejabat; 10.Bahan penyempurnaan program diklat. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 3

BAB II TEKNIS PELAKSANAAN A. Pengertian Dalam Analisis Beban Kerja, terdapat beberapa pengertian/ istilah sebagai berikut: Analisis Beban Kerja : Suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Volume kerja : Sekumpulan pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu 1 tahun. Efektivitas dan efisiensi kerja : Perbandingan antara beban kerja dan jam kerja efektif dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi. Beban kerja Norma waktu Pengukuran kerja Jam kerja kantor Jam kerja efektif : Besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi, dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu. : Waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaa : Teknik yang dilakukan secara sistematis untuk menetapkan standar norma waktu kerja. : Jam kerja formal yang ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. : Jam kerja yang harus dipergunakan untuk berproduksi/ menjalankan tugas, yaitu jam kerja kantor dikurangi waktu luang. Waktu luang : Jam kerja yang diperkenankan untuk dipergunakan secara tidak produktif seperti ke kamar kecil. Produk : Output yang dihasilkan oleh unit kerja sebagai hasil dari suatu proses input dengan proses tertentu dan dirumuskan dalam kata benda atau yang dibendakan. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 4

Hasil Analisis Beban Kerja : Data dan informasi dalam pelaksanaan Analisis Beban Kerja yang dicantumkan dalam Form A, Form B, Form C, Form D, Form E. Laporan Analisis Beban Kerja Efisiensi : Naskah yang berisi hasil Analisis Beban Kerja disertai penjelasan kuantitatif dan kualititatif dari hasil Analisis Beban Kerja tersebut. : Adalah kemampuan Sumber Daya Manusia Aparatur Negara untuk melaksanakan kegiatan umum pemerintahan dan pembangunan, dengan memperhatikan usaha panghematan atas sumber daya, untuk mengoptimalkan produk, atau kombinasi keduanya, yang dapat dilakukan balk melalui peningkatan metode kerja, penggunaan teknologi maupun peningkatan efektivitas manajemen. B. Jam Kerja Efektif Untuk dapat melakukan Analisis Beban Kerja secara baik dan benar terlebih dahulu perlu ditetapkan alat ukur sedemikian rupa, sehingga pelaksanaannya dapat dilakukan secara transparan dan obyektif. Alat ukur yang dimaksud adalah jam kerja efektif, yaitu jam kerja yang harus diisi dengan kerja untuk menghasilkan suatu produk baik bersifat konkrit atau abstrak (benda atau jasa). Kemudian menurut Surat Edaran Nomor IMI-710-GR.01.01 tahun 2013 tentang Penerbitan Paspor Republik Indonesia dalam waktu paling lama 3 (tiga) hari kerja sejak dilakukan foto dan wawancara. Maksud ditetapkannya surat edaran ini untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan memberikan kepastian waktu penerbitan paspor kepada masyarakat sebagai pelaksanaan amanat Instruksi Presiden Nomor 1 tahun 2013 tentang Aksi Pencegahan Dan Pemberantasan Korupsi tahun 2013. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 5

Selanjutnya menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/87/M.PAN/8/2005 tentang Pedoman Peningkatan Pelaksanaan Efisiensi, Penghematan Dan Disiplin Kerja Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara yang mengacu pada Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah sebanyak 37,5 jam per minggu. Sesuai dengan Instruksi Direktur Jenderal Imigrasi Nomor IMI- 143.KP.06.10 tahun 2012 tentang Tertib Kerja Dilingkungan Kantor Direktorat Jenderal Imigrasi atas ketentuan tersebut, perhitungan jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja adalah: Jam kerja formal perminggu: Senin s/d kamis : 07.30-12.00 4 jam 30 menit X 4 = 1080 menit 13.00-16.00 3 jam X 4 = 720 menit Jumat : 07.30-11.30 4 jam = 240 menit 13.00-16.30 3 jam 30 menit = 210 menit Total = 2250 menit Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) sebesar 25% dari jam: 75/100 X 2250 menit = 1687,5 menit = 28 jam 7,5 menit Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 6

Jam Kerja Efektif Perhari: 5 hari kerja = 1687,5 menit : 5 = 337,5 menit = 5 jam 37,5 menit Jam Kerja Efektif Pertahun: Hari Libur Nasional Tahun 2013 1 Januari (Tahun Baru Masehi) 24 Januari (Maulid Nabi Muhammad SAW) 10 Februari (Tahun Baru Imlek 2564) 12 Maret (Hari Raya Nyepi Tahun Baru Saka 1935) 29 Maret (Wafat Yesus Kristus) 9 Mei (Kenaikan Yesus Kristus) 25 Mei (Hari Raya Waisak Tahun 2557) 6 Juni (Isra Mi raj Nabi Muhammad SAW) 8-9 Agustus (Idul Fitri 1 Syawal 1434 Hijriah) 17 Agustus (Hari Kemerdekaan RI) 15 Oktober (Idul Adha 1434 Hijriah) 5 November (Tahun Baru Hijriah 1435 Hijriah) 25 Desember (Hari Raya Natal) Jadwal Cuti Bersama Tahun 2013 5,6, dan 7 Agustus cuti bersama Idul Fitri 14 Oktober cuti bersama Idul Adha 1434 Hijriah 26 Desember cuti bersama Hari Raya Natal Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 7

Jumlah hari kerja per tahun 365 hari Libur sabtu-minggu Libur resmi Hak cuti 104 hari 17 hari 12 hari 133 hari Jadi 365 hari 133 hari = 232 hari 337,5 menit x 232 hari = 78300 menit = 1305 jam. Jam kerja efektif tersebut akan menjadi alat pengukur dari beban kerja yang dihasilkan setiap unit kerja. C. Waktu Pelaksanaan Analisis Beban Kerja pada setiap unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Imigrasi dilaksanakan secara konsisten dan berkesinambungan setiap tahun sekali. Apabila dipandang perlu, Analisis Beban Kerja pada unit kerja dapat dilaksanakan sewaktu waktu, misalnya karena terjadi perubahan kebijakan yang mengakibatkan perubahan system dan prosedur, penyempurnaan organisasi, atau alasan lain sesuai dengan kebijakan pimpinan. D. Pelaksanaan Analisis Beban Kerja Analisis beban kerja dilaksanakan secara sistematis dengan tahapan sebagai berikut: I. Pengumpulan data II. Pengolahan data III. Penyusunan laporan Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 8

D.I. Pengumpulan Data Pengumpulan Data Beban Kerja dilakukan secara online, melalui tautan yang disematkan di website resmi Ditjen Imigrasi yaitu http://www.imigrasi.go.id. Adapun teknis pengisian form online survei beban kerja Ditjen Imigrasi tahun 2013 adalah sebagai berikut: a. Buka laman http://www.imigrasi.go.id kemudian klik tautan Form Pengisian Survey Beban Kerja Klik b. Setelah tautan tersebut diklik maka responden akan secara otomatis menuju ke form survey sebagaimana berikut: Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 9

Klik Next c. Kemudian pilihlah unit kerja yang sesuai dengan jabatan responden, Pilih centang Klik Next d. Kemudian silahkan mengisi data awal dengan pilihan yang telah tersedia, lalu klik next, sebagaimana berikut ini: Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 10

Klik Next e. Bila jabatan atau uraian jabatan telah tersedia, maka silahkan mengisi sesuai jabatan responden sebagaimana petunjuk berikut: Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 11

Pilihan unit organisasi Kemudian isilah tabel yang tersedia sesuai dengan jabatan responden, contohnya dapat dilihat pada gambar berikut ini: Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 12

Uraian tugas Bila memerlukan keterangan lebih lanjut Jenis media kerja (manual, semi otomatis, otomatis) Kata yg menggabarkan ouput pekerjaan Banyaknya volume kerja selama satu tahun Waktu rata-rata menyelesaikan tugas Peralatan yang digunakan f. Selanjutnya Apabila jabatan/uraian jabatan Responden belum tercantum ataupun terdapat uraian jabatan yang belum tertera pada tabel-tabel di atas, maka Responden dapat mengisinya atau melengkapinya pada halaman berikut: Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 13

Uraian jabatan sesuai Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 14

g. Setelah itu pilihlah kategori jabatan responden sebagai structural atau fungsional. Kemudian jelaskan apakah responden mengerti mengenai kondisi unit kerja seperti jumlah pegawai, golongan, kepangkatan, dlsb. Bila Ya maka responden akan menuju pengisian form berikutnya. kategori jabatan pilihan Klik next Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 15

Klik next h. Selanjutnya responden akan tiba pada akhir survei Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 16

Klik submit Setelah melengkapi data-data responden, silahkan klik submit. Data-data yang telah diisi oleh responden akan masuk ke dalam sistem dan kemudian akan diolah. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 17

LAMPIRAN PERATURAN 1. Instruksi Direktur Jenderal Imigrasi Nomor IMI- 143.KP.06.10 Tahun 2012 tentang Tertib Jam Kerja Dilingkungan Kantor Direktorat Jenderal Imigrasi. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 18

Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 19

2. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 68 Tahun 1995 Tentang Hari Kerja Dilingkungan Lembaga Pemerintah Presiden Republik Indonesia. KEPUTUSAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 68 TAHUN 1995 TENTANG HARI KERJA DI LINGKUNGAN LEMBAGA PEMERINTAH PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, Menimbang: a. bahwa berdasarkan penilaian pelaksanaan uji coba penerapan 5 (lima) hari kerja dalam satu Minggu yang dilaksanakan selama satu tahun terakhir, penerapan hari dan jam kerja yang baru perlu dilaksanakan secara bertahap di lingkungan Lembaga Pemerintah baik Tingkat Pusat maupun di lingkungan Pemerintah Daerah; b. bahwa untuk memberi landasan hukum yang cukup baik pelaksanaan hari dan jam kerja yang baru tersebut, dipandang perlu menetapkan dengan Keputusan Presiden. Mengingat: 1. Pasal 4 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945; 2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaga Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 1980 Nomor 50, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3176). Memutuskan: Menetapkan: KEPUTUSAN PRESIDEN TENTANG HARI KERJA DI LINGKUNGAN LEMBAGA PEMERINTAH (1) Hari kerja bagi seluruh lembaga Pemerintah Tingkat Pusat dan Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya ditetapkan lima hari kerja mulai hari Senin sampai dengan hari Jumat. (2) Jumlah jam kerja efektif dalam lima hari kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) adalah 37,5 jam, dan ditetapkan sebagai berikut: a. Hari Senin sampai dengan Hari Kamis: Jam 07.30-16.00 Waktu istirahat: Jam 12.00-13.00 b. Hari Jumat:Jam 07.30-16.30 Waktu istirahat:jam 11.30-13.00. Pasal 2 Ketentuan tentang hari dan jam kerja bagi Angkatan Bersenjata Republik Indonesia termasuk Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di lingkungan Angkatan Bersenjata Republik Indonesia ditetapkan tersendiri oleh Menteri Pertahanan dan Keamanan setelah mendengar pertimbangan Panglima Angkatan Bersenjata Republik Indonesia. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 20

Pasal 3 (1) Dikecualikan dari ketentuan tentang hari dan jam kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 adalah: a. Unit-unit di lingkungan lembaga Pemerintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 yang tugasnya bersifat pemberian pelayanan kepada masyarakat; b. Lembaga pendidikan mulai dari Sekolah Dasar (SD), Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP), dan Sekolah Lanjutan Atas (SLTA); (2) Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditetapkan lebih lanjut oleh Menteri atau Pimpinan Lembaga Pemerintah dengan koordinasi dan setelah mendapat persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. Pasal 4 (1) Penerapan ketentuan tentang hari dan jam kerja di lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I selain Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya, lembaga Pemerintah tingkat Pusat yang berada di Daerah serta Pemerintah Daerah Tingkat II,dilakukan secara bertahap sesuai dengan kesiapan dan kebutuhan masingmasing daerah. (2) Pelaksanaan penerapan ketentuan tentang hari dan jam kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat(1) ditetapkan lebih lanjut oleh Menteri Dalam Negeri atau Menteri Teknis yang bersangkutan dengan koordinasi dan setelah mendapat persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. Pasal 5 Menteri atau Pimpinan Lembaga yang menerapkan lima hari kerja dapat mengatur penugasan siaga tugas pada hari Sabtu di lingkungan lembaga masing-masing. Pasal 6 Bagi Lembaga Pemerintah yang melaksanakan ketentuan tentang hari dan jam kerja sebagaimana diatur dalam Keputusan Presiden ini tidak berlaku ketentuan serupa yang ditetapkan dalam Keputusan Presiden Nomor 58 Tahun 1964 tentang Jam Kerja Pada Kantor-kantor Pemerintah Republik Indonesia dan Keputusan Presiden Nomor 24 Tahun 1972tentang Jam Kerja Dalam Daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya. Pasal 7 Keputusan Presiden ini mulai berlaku pada tanggal 1 Oktober 1995. Ditetapkan Di Jakarta, Pada Tanggal 27 September 1995 PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 21

3. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian 4. Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah sebanyak 37,5 jam per minggu. 5. Instruksi Presiden Nomor 1 tahun 2013 tentang Aksi Pencegahan Dan Pemberantasan Korupsi tahun 2013. 6. Peraturan Menteri pendayagunaan aparatur Negara Republik Indonesia nomor : PER/87/M.PAN/8/2005 tentang Pedoman Peningkatan Pelaksanaan Efisiensi, Penghematan Dan Disiplin Kerja Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara. 7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/87/M.PAN/8/2005 tentang Pedoman Peningkatan Pelaksanaan Efisiensi, Penghematan Dan Disiplin Kerja Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara 8. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja 9. Peraturan Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia, Nomor: M.09.PR.07-10 tahun 2007 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Departemen Hukum Dan HAM 10. Surat Edaran Nomor IMI-710-GR.01.01 tahun 2013 tentang Penerbitan Paspor Republik Indonesia dalam waktu paling lama 3 (tiga) hari kerja sejak dilakukan foto dan wawancara. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja 22