SAP Panduan Penanda Tangan DocuSign Daftar Isi 1. SAP Panduan Penanda Tangan DocuSign... 2 2. Menerima Notifikasi Email... 2 3. Menandatangani Dokumen... 3 4. Opsi Lainnya... 4 4.1 Selesaikan nanti... 4 4.2 Cetak, Tanda Tangan, Pindai dan Unggah... 5 4.3 Tetapkan ke Orang Lain... 6 4.4 Menolak untuk Menandatangani... 7 5. Unduh atau Cetak Semua Dokumen... 8 6. Unggah Tanda Tangan yang Dipindai atau Difoto... 9 1 P a g e
1. SAP Panduan Penanda Tangan DocuSign Panduan ini memberikan informasi mengenai cara menandatangani sebuah dokumen secara elektronik menggunakan layanan DocuSign. Penandatanganan elektronik memberikan metode yang cepat, mudah dan aman bagi Anda untuk menerima, menandatangani dan mengembalikan dokumen dari pengirim tanpa perlu bertatap muka langsung atau mengirim dokumen berulangkali. Untuk informasi lebih lengkap, silakan kunjungi Portal Dukungan DocuSign (www.docusign.com). Kami menyarankan Anda untuk selalu menyimpan Kontrak DocuSign Terakhir yang dikombinasikan dengan Ringkasan DocuSign pada drive lokal atau sistem manajemen kontrak Anda. 2. Menerima Notifikasi Email Proses ini dimulai pada saat Anda menerima email yang meminta Anda untuk menandatangani sebuah dokumen secara elektronik. Email ini dikirimkan oleh DocuSign (dse_eu1@docusign.net) atas nama SAP dan memiliki pesan dari pengirim dan tautan untuk membuka amplop elektronik yang berisi dokumen. 2 P a g e
Setelah membuka email Anda, klik Tinjau Dokumen untuk mengakses dokumen. Sebuah jendela browser web baru terbuka dan terhubung dengan situs web DocuSign Online Signing Service yang aman. 3. Menandatangani Dokumen Klik tombol di sisi kanan atas layar dan halaman pertama dokumen terbuka. Setelah meninjau keseluruhan dokumen, klik tag Tanda Tangan di Sini tangan Anda. untuk membubuhkan tanda Catatan: Beberapa kolom, seperti kolom Tanggal Ditandatangani, secara otomatis terisi berdasarkan informasi yang tersedia untuk sistem. Anda tidak dapat mengubah atau Jika ini adalah pengalaman pertama menandatangani dengan DocuSign, Anda akan diminta untuk Menggunakan Tanda Tangan Anda pada saat Anda mengklik tag Tanda Tangan di Sini. Periksa apakah nama dan inisial Anda benar. Jika tidak, ubah data tersebut seperlunya. Untuk menggunakan tanda tangan, Anda memiliki 4 opsi: Klik Gunakan dan Tanda Tangan untuk menerima tanda tangan dan inisial standar dan lanjutkan ke tahap berikutnya. Klik Ubah Pola, dan pilih naskah yang diformat sebelumnya yang diberikan oleh DocuSign. Klik Gambar: Gambar tanda tangan/inisial Anda menggunakan mouse atau jari Anda pada layar sentuh. Opsi ini juga memungkinkan untuk mengunggah Tanda Tangan yang Dipindai atau Difoto. Namun, opsi ini hanya terbatas untuk penanda tangan yang memiliki akun DocuSign. (Lihat petunjuk dalam bagian 6.) 3 P a g e
Setelah Anda selesai menambahkan informasi pada semua tag yang diperlukan dalam dokumen, klik tombol pada sisi kanan bawah layar. Sebuah jendela pop-up muncul yang menunjukkan Anda sudah selesai menandatangani dan kemudian Anda dapat mendaftar untuk akun DocuSign gratis serta menyimpan dokumen dalam akun Anda. Anda juga dapat mengunggah tanda tangan pribadi Anda jika Anda memilih untuk membuat akun penanda tangan. Jika semua dokumen dalam amplop sudah lengkap, Anda akan menerima sebuah email yang mengonfirmasi bahwa semua pihak telah menandatangani dokumen, yang terlampir dengan salinan dokumen dalam PDF yang lengkap ditambah sebuah ringkasan yang menunjukkan Sertifikat Penyelesaian, Pelacakan Catatan dan Event Penanda Tangan. 4. Opsi Lainnya Setelah meninjau dokumen, dengan mengklik tombol TINDAKAN LAINNYA pada sudut kanan atas layar, Anda juga memiliki beberapa opsi lain untuk mengerjakan dokumen. 4.1 Selesaikan nanti Opsi ini memungkinkan Anda untuk menanda tangan di lain waktu jika Anda belum siap menandatangani dokumen. Anda dapat kembali ke dokumen di lain waktu dengan menggunakan tautan dalam notifikasi email. Jika Anda memiliki pengaturan akun penanda tangan, Anda juga akan menemukan amplop Anda di dalam DocuSign. 4 P a g e
4.2 Cetak, Tanda Tangan, Pindai dan Unggah Opsi ini memungkinkan Anda untuk menanda tangan pada kertas jika Anda tidak ingin menanda tangan secara elektronik. a. Dengan mengklik Cetak & Tanda Tangan, sebuah jendela pop up akan terbuka yang menanyakan Anda untuk memilih apakah Anda ingin kembali ke dokumen yang ditandatangani dengan cara Unggah atau Faksimile. b. Pilih salah satu dari dua opsi dan kemudian klik Lanjutkan. Jendela berikutnya akan dibuka. c. Klik tombol UNDUH untuk mengunduh dokumen dan menyimpannya pada drive lokal Anda. Kemudian cetak, tanda tangani, dan pindai dokumen kembali ke dalam DocuSign pada saat Anda siap. Klik KEMBALIKAN DOKUMEN jika Anda sudah siap. Jendela berikutnya akan dibuka. 5 P a g e
d. Langkah terakhir, klik UNGGAH FILE dan SELESAI. Catatan: Jika Anda mengunduh dokumen namun ingin mengunggah dokumen itu ke DocuSign di lain waktu, Anda dapat membuka ulang dokumen tersebut dengan mengklik Tinjau Dokumen dalam notifikasi email pada kotak masuk Anda. 4.3 Tetapkan ke Orang Lain Opsi ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan dokumen ini ke orang lain untuk menandatanganinya. a. Klik Tetapkan ke Orang Lain, sebuah jendela pop up baru akan terbuka. Masukkan nama penanda tangan dan alamat email yang baru serta sebuah pesan ke dalam pembuat amplop yang menjelaskan mengapa Anda ingin mengubah tanggung jawab penandatanganan. 6 P a g e
b. Akan muncul jendela baru yang menyatakan bahwa tanggung jawab penandatanganan telah berubah dan Anda akan ditambahkan sebagai CC penerima amplop. Klik pada Keluar. c. Penanda tangan yang baru kemudian akan menerima sebuah notifikasi Email yang menunjukkan bahwa amplop diberikan kepada orang tersebut oleh Anda. d. Pembuat amplop menerima notifikasi Email yang menyatakan bahwa penanda tangan telah diubah. Penanda tangan yang baru ditetapkan dapat menandatangani dokumen seperti biasa, dan Anda juga akan menerima sebuah salinan pada saat semua pihak telah melengkapi penandatanganan. Catatan: Jika Anda ingin menetapkan ulang tanggung jawab penandatanganan Anda, harap gunakan opsi yang tersedia dalam DocuSign dan klik tombol Tetapkan ke Orang Lain di bawah Tindakan Lainnya. Anda tidak dapat meneruskan notifikasi email Anda atau membiarkan orang lain memiliki akses ke kotak masuk email Anda untuk menandatangani kontrak. Konsekuensinya adalah bahwa orang lain dapat menandatangani dengan kredensial Anda tanpa memperhatikan perubahan ini dalam kontrak / ringkasan DocuSigned. 4.4 Menolak untuk Menandatangani Opsi ini memungkinkan Anda untuk membatalkan dokumen dan menjadikan dokumen tersebut tidak dapat diakses oleh penanda tangan lain, atau mengajukan perubahan untuk dokumen dengan menghubungi pengirim secara langsung dengan permohonan Anda. Catatan: Kami sangat menyarankan Anda untuk menghubungi pengirim sebelum membatalkan sebuah dokumen, karena hal tersebut menyebabkan semua transaksi akan ditutup dan akan mengakibatkan penundaan transaksi karena pembatalan tahapan penandatanganan sebelumnya. a. Klik Menolak Menandatangani, sebuah jendela pop up akan terbuka. b. Klik Lanjutkan untuk membatalkan dokumen; klik Selesaikan Nanti untuk mengajukan perubahan; klik Batal untuk kembali ke dokumen. 7 P a g e
5. Unduh atau Cetak Semua Dokumen Jika Anda ingin mengunduh atau mencetak semua dokumen dalam amplop: Klik ikon untuk mencetak semua dokumen. Klik ikon untuk mengunduh semua dokumen dalam satu PDF kombinasi atau PDF yang terpisah. 8 P a g e
6. Unggah Tanda Tangan yang Dipindai atau Difoto (Hanya untuk Penanda Tangan yang memiliki lisensi DocuSign atau sebuah akun Penanda Tangan) a. Pada Halaman Beranda DocuSign, klik tombol Edit pada kartu ID DocuSign Anda. b. Ini akan membawa Anda ke layar Kelola Identitas. Klik Edit. 9 P a g e
c. Halaman "Kelola Tanda Tangan" akan terbuka. Anda dapat menambahkan sebuah tanda tangan baru atau mengedit tanda tangan yang sudah ada. Klik Edit. d. Pada bagian atas layar berikutnya, Anda memiliki opsi untuk unggah tanda tangan yang dipindai. Klik tombol Unggah. 10 P a g e
e. Anda akan melihat sebuah kotak kuning yang disorot di sekitar kotak tanda tangan. Klik tombol Cari untuk memilih file gambar tanda tangan Anda yang dipindai atau difoto. f. Setelah beberapa detik, tanda tangan Anda yang dipindai atau difoto akan muncul di dalam kotak tanda tangan. Dan kotak kuning lainnya akan disorot di seputar kotak inisial. Klik tombol Cari untuk memilih file gambar inisial Anda yang dipindai atau difoto. Setelah selesai, klik tombol Gunakan untuk menggunakan gambar yang dipindai atau difoto sebagai tanda tangan DocuSign Anda. 11 P a g e
g. Kemudian Anda akan diarahkan kembali ke layar yang menunjukkan tanda tangan dan inisial Anda yang baru. Klik Selesai untuk menyelesaikan proses pengaturan tanda tangan. 12 P a g e