6 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Akuntansi Dalam memimpin usahanya seorang pemimpin tentu ingin mengetahui keadaan perusahaannya. Untuk perusahaan yang bidang usahanya sangat luas dan berkembang, pemimpin tidak dapat mengawasi pekerjaan setiap bagian-bagian dalam perusahaan secara langsung, tetapi ia harus mendelegasikan sebagian wewenang kepada orang lain. Untuk mengadakan pengawasan dan pengendalian yang baik, dibutuhkan pimpinan yang dapat secara langsung mengawasi perusahaannya, dan dibutuhkan perencanaan sistem yang baik dan tepat. Sistem yang dimaksud disini adalah sistem akuntansi yang merupakan bagian dari ilmu ekonomi. Untuk lebih jelasnya, maka penulis akan mengemukakan tentang pengertian sistem akuntansi menurut beberapa para ahli. Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi pengertian Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk
7 menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan, (Mulyadi, 2001:3). Sistem akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi, (George H. Bodnar, 2003:1). Sistem Akuntansi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumberdaya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan, (Wilkinson, 1993:4). Dari pengertian sistem akuntansi di atas, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Berikut ini diuraikan lebih lanjut mengenai pengertian masingmasing unsur sistem akuntansi, antara lain : 1. Formulir Yaitu dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan, dicatat mengenai data pembeli, alamat pembeli dan jenis barang, harga barang, tanda tangan otorisasi dan sebagainya. Dengan demikian faktur penjualan yang digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan yang kemudian dicatat dalam jurnal penjualan dan buku pembantu piutang. Dalam sistem akuntansi yang
8 berlaku secara manual, media yang pertama kali digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Sedangkan dalam sistem akuntansi komputer digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data kedalam sistem pengelolaan data seperti mouse, keyboard dan alat perangkat lunak lainnya. 2. Jurnal Yaitu catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil ringkasannya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan. 3. Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, dipihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. 1. Buku Pembantu Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang
9 berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi seseudah data akuntansi diringkas dan digolongkan kedalam rekening buku besar dan buku pembantu. 2. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar. 2.2 Pengertian sistem Sistem lain yang melahirkan formulir terdiri dari sub-sub sistem yang diberi nama prosedur. Oleh sebab itu, dalam membahas sistem akuntansi perlu dibedakan pengertian sistem dan prosedur, agar dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem akuntansi. Menurut beberapa para ahli pengertian sistem adalah sebagai berikut: Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang di susun dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama suatu perusahaan. (Baridwan, 2002:3) Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. (Mulyadi, 2001:5)
10 Dari definisi-definisi mengenai sistem di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. 2.3 Pengertian Prosedur Menurut Baridwan (2002:3) Prosedur adalah suatu urutan pekerjaan kirani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Menurut Mulyadi (2001:6) dalam bukunya : Prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Dari definisi-definisi diatas, maka dapat disimpulkan pengertian proseedur adalah suatu urutan kegiatan yang melibatkan beberapa orang dan harus dijalankan untuk menjamin terhadap kegiatan yang terjadi secara berulang-ulang agar kegiatan itu dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2.4 Sistem Pengendalian Intern Sebelum diuraikan sistem pembayaran sewa, akan diuraikan sistem pengendalian intern. Uraian ini diperlukan karena dalam merancang berbagai sistem akuntansi, unsur-unsur sistem pengendalian intern yang dibahas ini harus dimasukkan
11 sebagai unsur yang melekat dalam berbagai sistem akuntansi yang akan dirancang. Sistem pengendalian intern meliputi struktur, organisasi, metode, dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 2001:163) Tujuan sistem pengendalian intern meliputi definisi tersebut adalah : 1. Menjaga kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajeme 2.5 Sistem Penerimaan kas Penerimaan kas adalah kas yang diterima oleh perusahaan baik berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasanpiutang atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. (Mulyadi, 2002:455) sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang adalah berasal dari penjualan tunai. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:455) Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama: penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari
12 piutang. Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang, berasal dari transaksi penjualan tunai. Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dan penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan (Mulyadi, 2001:500). Berdasarkan beberapa pengertian di atas yang dimaksud sistem akuntansi penerimaan kas yaitu suatu jaringan prosedur yang menangani suatu peristiwa atau kejadian yang mengakibatkan terjadinya penambahan uang dalam kas yang berasal dari penjualan tunai maupun piutang yang melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lain. 2.5.1 Fungsi yang Terkait dengan Akuntansi Penerimaan Kas Adapun fungsi yang terkait dengan akuntansi penerimaan kas menurut Mulyadi (2001:462) yaitu: a. Fungsi penjualan Bagian penjualan bertanggung jawab untuk menerima order dari pembelian, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga ke bagian kas.
13 b. Fungsi kas Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli. c. Fungsi gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman. d. Fungsi pengiriman Bagian ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya dari pembeli. e. Fungsi Akuntansi Bagian ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan membuat laporan penjualan. 2.5.2 Dokumen yang di Gunakan dalam Penerimaan Kas Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir yang digunakan dalam penerimaan kas dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:463) : a. Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekan berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai penjualan tunai.
14 b. Pita register kas Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh bagian kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. c. Credit card sales slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit. d. Bill of loading Dokumen ini merupakan bukti penyerahaan dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. e. Faktur penjualan COD Digunakan untuk merekam penjualan COD. f. Bukti setor kas Dokumen ini dibuat oleh bagian kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. g. Rekap harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produksi yang dijual selama satu priode.
15 2.5.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001:468) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: 1. Jurnal penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. 2. Jurnal penerimaan kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat jurnal penerimaan kas. 3. Jurnal umum Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produksi yang dijual. 4. Kartu persediaan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.
16 5. Kartu gudang Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang. 2.5.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem. Menurut Mulyadi (2001:469) jaringan prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut: 1. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembelian dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli. 2. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran kepadapembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman. 3. Prosedur penyerahan barang Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
17 4. Prosedur pencatatan penjualan tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. 5. Prosedur penyetoran kas ke bank Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. 6. Prosedur pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu pesediaan. 2.6 Pengertian Pendapatan di terima di muka Kewajiban adalah suatu tugas atau tanggung jawab untuk bertindak atau untuk melaksanakan sesuatu dengan cara tertentu. (Soemarso S.R., 2005:70) Kewajiban adalah utang suatu perusahaan yang timbul dari transaksi pada waktu yang lalu dan harus dibayar dengan kas, barang, atau jasa, di masa yang akan datang. (Qamarudin Shadie,2012)
18 Kewajiban lancar adalah kewajiban yang diharapkan akan dibayar dalam waktu satu tahun dengan menggunakan aktiva lancer yang ada atau hasil dari pembentukan kewajiban lancer yang lain. (Qamarudin Shadie,2012) Pendapatan yang diterima di muka adalah kewajiban yang timbul karena diterimanya kas dari pelanggan untuk pesanan barang/jasa yang akan diserahkan dalam periode yang akan datang. (Qamarudin Shadie, 2012)