MENGEDIT DAN FORMAT TEKS/PARAGRAF Asep Herman Suyanto info@bambutechno.com http://www.bambutechno.com A. Mengedit Teks Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat dilihat dari garis hitam yang berkedip di dalam halaman dokumen. Dalam mengetikkan teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan membuat paragraf baru. Teks yang sudah dipilih dapat dirubah / diedit. Mengedit Teks meliputi menghapus, memilih, menggkan, dan lain sebagainya. 1. Memilih Karakter, Kata, Baris, dan Paragraph Karakter yang terpilih akan diti dengan kotak hitam yang menutupinya dan warna karakter akan berubah terang. Untuk memilih karakter yang berurutan, posisikan pointer di belakang karakter pertama, tekan mouse, kemudian seret kearah karakter-karakter yang dipilih. Untuk kata-kata yang tidak berurutan, tekan tombol Ctrl pada keyboard sebelum berpindah ke kata yang berikutnya. Untuk memilih satu baris, posisikan pointer di sebelah kiri baris sehingga pointer berubah menjadi tanda anak panah, kemudian klik hingga baris tersebut terplih. Untuk memilih satu paragraf, posisikan pointer di atas sembarang teks di dalam paragraf, kemudian klik tiga kali maka seluruh paragraf akan terpilih. Dan untuk memilih seluruh karakter, pilih tab Home kemudian pada ribbon pilih Select > Select All. 2. Menghapus Karakter Penghapusan karakter dapat menggunakan tombol Del dan Backspace pada keyboard. Perbedaan diantara keduanya adalah: Apabila titik sisip berada di belakang karakter yang akan dihapus, gunakan tombol Del pada keyboard. Apabila titik sisip berada di depan karakter yang dihapus, tekan tombol Backspace pada keyboard. 3. Menggunakan Perintah Copy, Cut, dan Paste Perintah Copy dan paste mempunyai kaitan. Perintah Copy digunakan untuk menggkan karakter yang terpilih untuk kemudian menempatkannya pada posisi lain, perintah Paste adalah untuk menempatkan hasil pengoperasian perintah tersebut ke tempat yang baru. Perintah Cut digunakan untuk memotong karakter yang terpilih untuk kemudian dipindahkan. Perintah Cut juga memerlukan perintah Paste untuk menempatkan hasil ke tempat yang baru. Bedanya dengan perintah Copy adalah perintah Cut akan menghapus karakter yang berada pada posisi aslinya, sedangkan perintah Copy tidak menghapus karakter pada posisi asli. Perintah Copy, Cut, dan Paste juga berlaku antar dokumen. Pengganti pada keyboard untuk perintah Copy adalah Ctrl + C, Cut adalah Ctrl + X, Paste adalah Ctrl + V. 4. Menggunakan Perintah Undo dan Redo Perintah Undo digunakan untuk mengembalikan aksi yang telah dilakukan ke aksi sebelumnya. Sedangkan Redo adalah sebaliknya. Pengganti pada keyboard untuk perintah Undo adalah Ctrl + Z, Redo adalah Ctrl + Y. B. Memformat Teks Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter, seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dan lainnya. Pemformatan karakter dapat diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan. Klik menu Home, kemudian pada ribbon Font klik ikon di pojok kanan bawah untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Font.
Pada tab Font terdapat pilihan, yaitu : Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan. Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring), Bold (tebal), dan Bold Italic (tebal dan miring). Size: menentukan ukuran huruf. Font Color: menentukan warna huruf. Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks. Preview: menampilkan contoh hasil pengaturan format teks. Pada tab Character Spacing terdapat beberapa pilihan, yaitu : Scale: perubahan skala pesentasi ukuran dari teks Spacing: spasi masing masing huruf dengan pilihan Normal, Expanded (renggang) Condensed (rapat), dengan ukuran yang diletakan di By. Position: perubahan posisi teks terhadap teks yang lainnya dengan pilihan Normal, Raised (ditinggikan), Lowered (dibawahkan), dengan ukuran yang diletakan di By. Kerning for fonts: Menonjolkan font, dengan ukuran yang diletakan di Points and above. Beberapa fasilitas untuk memformat teks/font yang belum masuk pada dialog Font, yaitu : - Change Case yang digunakan untuk merubah format capital (besar/kecil) dari teks. Terdapat pilihan yaitu : Sentence case : Huruf pertama pada kaliman besar Lowercase : Semua huruf kecil Uppercase : Semua huruf besar Capitalize each word : Tiap kata huruf pertamanya besar Toggle case : Tiap kata huruf pertamanya kecil sisanya besar semua - Text Highlight Color digunakan untuk member tanda warna di background teks yang dipilih. - Clear Formatting digunakan untuk menghapus pilihan format yang sudah dipilih ke format normal/str yang ada. C. Memformat Paragraf Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada empat macam, yaitu rata kiri (Align Left), rata tengah (Center), rata kanan (Align Right), dan rata kiri kanan (Justified). Pengaturan spasi baris adalah pengaturan jarak antarbaris di dalam paragraf. Pengaturan ini dapat dilakukan dengan tombol Line Spacing. Untuk memberikan tanda paragraf pilih tombol, untuk menyembunyikan tanda paragraf juga dapat menekan tombol tersebut. Untuk pengaturan paragraf lanjutan dapat dilakukan dengan klik ikon di pojok kanan bawah untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Paragraph. Untuk Indent dan Spacing dapat diakses lewat Page Layout pada ribbon Paragraph.
D. Tabulasi Menyisipkan Tab (tabulasi) juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Fungsi tab ini antara lain untuk meratakan kata atau pun kalimat, bahkan satu huruf (karakter). Tab digunakan untuk meni lokasi tertentu sebagai tempat penghentian obyek pada dokumen Word sehingga obyek tersebut akan berada pada posisi yang rata. Alignment mengatur perataan obyek berdasarkan paragraf, sementara Tab tidak. Agar lebih jelas untuk melihat perbedaan tersebut cobalah untuk membuat 3 buah piramid berisikan angka 1,2 dan 3 pada dokumen Word kita, contohnya seperti berikut ini. Dengan bantuan Tab dapat membuat piramid tersebut dengan lebih mudah dan lebih cepat. Pada aplikasi Word ada 5 jenis tab yang bisa gunakan, yaitu: Left Tab - Menentukan posisi obyek agar rata kiri. Center Tab - Menentukan posisi obyek agar rata tengah. Right Tab - Menentukan posisi obyek agar rata tengah. Decimal Tab - Menentukan posisi angka dibelakang koma pada nilai desimal agar rata. Bar Tab - Tab yang ini tidak mengatur posisi obyek, namun menyisipkan sebuah vertikal bar di posisi tertentu. Untuk membantu membuat Tab harus ada Ruler atau penggaris yang merupakan alat bantu ukur pada bidang aplikasi Word 2007. Ada 2 jenis ruler yaitu Vertical Ruler dan Horisontal Ruler. Dalam hubungannya dengan Tab, ruler digunakan untuk melihat dimana posisi Tab berada. Jika pada Word yang gunakan ruler-nya tidak ada, maka harus mengaktifkannya terlebih dahulu. Klik menu View lalu pada Ribbon-bar di bagian Show/Hide beri tanda centang pada Ruler untuk menampilkan ruler tersebut. Dengan adanya ruler maka posisi Tab terlihat dengan jelas. Cara paling mudah dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan pointer pada Ruler kemudian klik pointer sehingga muncul simbol tabulasi. Untuk menghapus tabulasi, seret simbol tabulasi keluar Ruler. Pengaturan tabulasi lanjutan dapat melalui dialog Tabs, melalui dialog Paragraph pilih Tabs.
dapat menggunakan beberapa Tab sekaligus dalam satu baris dokumen. Kembali lagi ke contoh piramid diatas, disana menggunakan 3 buah Center-Tab sekaligus. Jadi gunakanlah Tab berapa buah pun dalam dokumen kita, tujuannya tentu saja agar dokumen tampak lebih rapih dengan posisi teks / obyek yang rata dan sejajar sehingga dapat menimbulkan kesan professional. E. Menggunakan penomoran dan penandaan Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran (numbering) dan penan (bullet). Program MS Word menyediakan fasilitas Bullet and Numbering untuk membuat variasi teks. Dalam program word 2007 ini fasilitas Bullet and Numbering dapat dipilih pada Ribbon Home > Paragraph Perhatikan contoh penggunakan penomoran dan penan berikut ini : Contoh Penan: Produk dari MS office antara lain : MS Word MS Excel MS Powerpoint Contoh Penomoran: Produk dari MS office antara lain : 1. MS Word 2. MS Excel 3. MS Powerpoint Contoh penggunaan: Produk dari MS office antara lain : 1) MS Word a) MS Word 2007 i) MS Word 2007 Final Daftar Multilevel (multilevel list) merupakan daftar yang terdiri dari banyak level. Sebuah daftar multilevel bisa menggunakan bullet, huruf, angka ataupun gabungan. Fitur untuk membuat daftar multilevel dalam Microsoft Word ini dapat digunakan untuk membuat outline sebuah dokumen yang terdiri dari beberapa level. Juga bisa digunakan untuk membuat kuis atau pertanyaan dengan pilihan berg. Ada 2 gaya daftar multilevel yang dapat digunakan, yaitu daftar yang sudah ada di galeri dan yang kedua membuat daftar yang baru dan menyimpannya ke galeri.
Menggunakan Gaya Daftar Multilevel Dari Galeri Klik pada bagian untuk menaruh daftar. Pada Home tab, Paragraph group, klik tanda panah pada Multilevel List. Klik gaya daftar multilevel yang diinginkan dari galeri. Ada macam-macam gaya yang dapat dipilih, seperti bullet, angka, gabungan angka dan huruf, dan lain-lain. Ketik daftar yang diinginkan dan tekan Enter untuk melanjutkan ke berikutnya. Untuk merubah level, lakukan hal berikut: Tekan tombol TAB untuk menurunkan level, misalnya dari level 1 menjadi level 1.1. Tekan tombol SHIFT+TAB untuk menaikkan level, misalnya dari level 1.1 menjadi level 1. Tip: Untuk merubah level juga dapat menggunakan tombol Decrease Indent dan Increase Indent. Membuat Gaya Daftar Multilevel yang Baru Pada Home tab, Paragraph group, klik tanda panah pada Multilevel List. Klik Define New Multilevel List untuk menampilkan kotak dialog dan klik tombol More>>sehingga tampilan kotak dialog seperti berikut ini.
Sekarang dapat mengatur tampilan daftar. Perubahan yang dibuat bisa dilihat pada kotak kedua di bagian Click level to modify. Pilih level dengan mengklik angka di bagian Click level to modify. Mulai dari level 1. Pilih gaya penomoran yang diinginkan (bullet, angka, atau huruf) di bagian Number style for this level. Beri format nomor di bagian Enter formatting for number. Misalnya menambahkan titik, kurung, atau teks seperti Bab, dan lain-lain. Jika pada level selanjutnya ingin menambahkan angka dari level sebelumnya, misalnya pada level 2 dibuat menjadi 1.1, klik tanda panah pada Include level number from, dan klik Level 1. Ulangi cara ini untuk level yang lain. Centang kotak Restart list after. Atur posisi teks dan nomor di bagian Position. Klik OK bila sudah selesai. Sekarang daftar baru akan muncul di bagian Lists in Current Documents. Untuk menyimpan daftar baru ke List Library: Pada Home tab, Paragraph group, klik tanda panah pada Multilevel List. Klik kanan daftar tersebut di bagian Lists in Current Documents. Pilih Save in List Library. Sekarang daftar sudah muncul di List Library. Untuk menghapus daftar: klik kanan daftar yang ingin dihapus di List Library dan pilih Remove from List Library. Untuk mengedit daftar yang digunakan, klik kanan pada nomor dan pilih Adjust List Indents. Tip: Untuk membuat gaya daftar yang baru dengan cepat, pilih satu gaya daftar multilevel yang sudah ada, baru kemudian dimodifikasi. Mengatur Nomor Urut pada Daftar Multilevel Kadang saat membuat daftar multilevel, mungkin perlu merubah nomor urut pada daftar, baik menjadikannya sebagai daftar yang baru atau melanjutkan dari daftar sebelumnya tetapi nomor urutnya diubah (diloncat). Klik kanan nomor pada daftar yang ingin diubah. Klik Set Numbering Value dan lakukan hal berikut: Membuat daftar baru: Klik Start new list dan ubah nilai pada kotak Set value to. Melanjutkan dari daftar sebelumnya dengan meloncati nomor urut: Klik Continue from previous list, centang kotak Advance value (skip numbers), dan ubah nilai pada kotak Set value to. Word akan otomatis mengatur daftar selanjutnya mengikuti nomor urut yang baru. Menyisipkan Baris Baru Tanpa Penomoran Tempatkan kursor (insertion point) di akhir baris sebelum baris baru akan dibuat. Tekan SHIFT + Enter.
Ketikkan teks untuk baris baru dan setelah selesai tekan Enter. Baris baru yang memiliki nomor/bullet akan muncul. F. Pengurutan Konten/Isi Ketika menulis informasi dalam bentuk sebuah daftar (list) dalam Word, tidak harus mengurutkannya secara manual. bisa mengurutkan data tersebut, misalnya secara alfabet, ketika list tersebut selesai diisi semua. Hal ini akan memudahkan dari kerepotan, seperti harus cut-and-paste banyak data. Yang diperlukan adalah fungsi penyortiran (sort) dari Word. Untuk menggunakan fungsi ini, mulailah dengan menyorot atau memblok data yang akan disortir. Lalu, klik tombol Sort yang ada di bagian Paragraph. Menu pengaturan ini bisa temukan pada menu Home. Pilihlah jenis data yang akan diolah dari menu drop down yang tersedia, misalnya teks, tanggal, atau angka. Selanjutnya, pilihlah apakah data yang pilih tersebut akan disortir dari yang terkecil hingga terbesar (ascending) atau dari yang terbesar hingga terkecil (descending). Klik OK dan Word akan segera menyortir data tersebut seketika. Hal serupa juga bisa dilakukan pada tabel dalam Word. Caranya pun lebih kurang sama dengan menyortir list. G. Styles Fitur Styles dalam Microsoft Word memiliki banyak fungsi, antara lain: Penggunaan Styles menjaga agar format dokumen tetap konsisten walau dikerjakan oleh beberapa orang. Dapat melakukan sekumpulan format dengan hanya satu perintah sederhana. Cara Menggunakan Styles Pilih teks yang ingin diberi style. Pada Home tab, Styles group, klik style yang diinginkan (misalnya, Heading 1). Klik tombol More untuk melihat pilihan style yang lain dalam galeri Quick Styles. Cara Menghapus Style Misalnya, akan menghapus style Heading 1 pada teks. Menghapus satu teks saja Klik teks yang ingin dihapus style-nya.
Klik Styles Dialog Box Launcher untuk menampilkan Styles Pane dan pilih Clear All. Menghapus beberapa teks dengan style yang sama sekaligus (Heading 1) 1. Klik salah satu teks dengan style Heading 1. 2. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style Heading 1 dan pilih Select All. 3. Klik Styles Dialog Box Launcher untuk menampilkan Styles Pane dan pilih Clear All. Cara Mengubah Style Kadang-kadang setelah memberi style pada teks, mungkin ingin mengubahnya lagi. Misalnya, mempunyai 30 teks dengan style Heading 1 dan akan mengubah ukuran font Heading 1 dari 14 pt menjadi 30 pt. Ada 2 cara untuk mengubah semua style secara cepat. Cara I: 1. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style yang ingin diubah (Misalnya Heading 1). 2. Pilih Update Heading 1 to Match Selection. Sekarang semua teks dengan style Heading 1 sudah diubah mengikuti style yang baru. Cara II: 1. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style yang ingin diubah (Misalnya Heading 1). 2. Klik Modify untuk menampilkan kotak dialog. 3. Pada kotak dialog Modify Style, beri centang pada kotak Automatically update dan klik OK. 4. Selanjutnya, cukup lakukan perubahan yang diinginkan pada salah satu teks Misalnya Heading 1, sementara teks yang lain akan diubah secara otomatis. Tip: Jika ada teks yang tidak di-update style-nya, gunakan cara berikut: o Klik Styles Dialog Box Launcher dan pilih Style Inspector untuk melihat apakah teks tersebut diformat secara manual. o Contoh teks yang menggunakan format style dan manual dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Keterangan pada Paragraph formatting dalam Style Inspector menunjukkan teks Contoh Style menggunakan Heading 1.
Keterangan pada Paragraph formatting dalam Style Inspector menunjukkan teks Contoh manual diformat manual (Normal). Membuat dan Menambahkan Style Baru ke Galeri Quick Styles Pilih teks yang ingin dijadikan sebagai style baru. Beri format yang diinginkan, misalnya Heading 1, warna biru, font Tahoma. Klik kanan teks untuk menampilkan pop-up menu. Arahkan ke Styles, dan klik Save Selection as a New Quick Style. Beri nama pada style tersebut, dan klik OK. Style yang dibuat akan muncul di galeri Quick Styles dengan nama yang diberikan. H. Mencari dan Mengganti Teks Fitur Find and Replace di MS Word sering digunakan untuk mencari dan mengganti teks tertentu dalam dokumen. Selain mengganti teks tertentu, fitur ini juga sekaligus bisa digunakan untuk memformat teks. 1. Mencari Teks Tekan tombol Find untuk membuka kotak dialog Find and Replace. Tab yang aktif Find. Di bagian Find what, ketikan kata yang ingin dicari. Contoh: komputer. Pada Find in, ada bagian-bagian : Main Document : untuk pencarian di dalam dokumen Headers and Footers : untuk pencarian header dan footer Text Boxes in Main Document : untuk pencarian di area Text Boxes
Ketika More diaktifkan, ada pilihan bagian : Match case : untuk mencari menjadi sensitive terhadap besar kecil huruf Find whole words only : untuk menemukan kata yang utuh Use wildcards : menggunakan wildcards Sounds like (English) : untuk mencari mirip suara Find all word forms (English) : untuk temukan semua bentuk kata (Match case dan Find whole words only akan dinonaktifkan) Match prefix : untuk mencari yang awalanya sama dengan kata yang dicari Match suffix : untuk mencari yang akhiranya sama dengan kata yang dicari Ignore punctuation characters : untuk abaikan karakter tanda baca Ignore white-space characters : untuk abaikan spasi kosong 2. Mengganti Teks Tekan tombol Replace untuk membuka kotak dialog Find and Replace. Tab yang aktif Replace. Di bagian Find what, ketikan kata yang ingin diganti. Contoh: komputer. Di bagian Replace with, ketikan kata pengganti. Contoh: computer. Bagian bagian lainnya sama dengan Find.