KEAJAIBAN KPI CASCADING Menjadikan Target Kinerja Perusahaan Menjadi Milik Bersama Oleh: Mohammad Utoro, ST, MMpc, ACMc Industrial Relation Coach Untuk: Workshop 3 Hari Forum HRD Bekasi Cikarang 27, 28, 29 November 2013
Key Performance Indicator (KPI) atau Key Success Indicator (KSI), telah banyak membantu banyak organisasi dan Perusahaan mendefinisikan dan mengukur pergerakan kinerja menuju tujuan organisasi (organization goals). Melalui KPI, kompleksitas kinerja sebuah organisasi dan Perusahaan dapat disederhanakan menjadi hanya dengan beberapa indikator-indikator kunci yang mudah difahami, diukur dan dicapai. Tetapi dengan hanya memiliki KPI dan Sistem Manajemen Kinerja, apakah sudah cukup? Bagaimana Sistem Kinerja di Perusahaan Anda berandil dalam peningkatan pencapaian target Perusahaan? Apakah semangat mencapai target Perusahaan bergema sampai ke tingkat karyawan paling bawah? Di tengah situasi dimana kenaikan biaya tenaga tenaga kerja naik cukup signifikan setiap tahun, bagaimana Sistem Manajemen Kinerja Anda berkontribusi mengantisipasinya? Bagaimana manajemen kinerja berperan dalam meng-offset kenaikan UMK setiap tahun yang nilainya signifikan. Workshop yang sangat singkat ini, berusaha untuk berbagi kiat tentang bagaimana menjaga kesehatan keuangan Perusahaan melalui pengelolaan manajemen kinerja yang tepat sasaran, dengan tidak melepaskan sedikitpun peran sumber daya manusia sebagai aspek penting produktivitas, di tengah situasi ekonomi menantang. Beberapa survey menunjukkan bahwa manajemen kinerja efektif akan membawa Perusahaan tetap hidup dan bahkan terus berkembang, di tengah situasi ekonomi yang secara alamiah menantang setiap tahunnya. Jangan pernah berharap bahwa kondisi eksternal selalu stabil. Secara alamiah kondisi eksternal tidak akan pernah stabil dengan siklus yang berpola maupun tidak berpola. Tugas kita adalah bagaimana meng-efektifkan manajemen kinerja, agar selalu handal menghadapi goncangan apapun yang terjadi dan Perusahaan tetap hidu/survived. Manajemen Kinerja seperti apa yang efektif: KPI berhubungan langsung dengan Strategi Perusahaan KPI dikomunikasikan sampai ke bawah KPI Fokus pada Proses dan Dievaluasi periodik. KPI Menghubungkan Organisasi, Team dan Individu KPI Membantu Team Memahami Objectives Perusahaan KPI Mengelola dan Mengembangkan Team KPI Menciptakan Budaya Berkontribusi dan Inovasi KPI Fokus pada yang penting dan yang berpengaruh nyata KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 2
Ditengah beban biaya tenaga kerja yang makin menghimpit dan situasi ekonomi yang fluktuatif, saatnya sekarang memanfaatkan Sistem Manajemen Kinerja sebagai alat pacu profit Perusahaan Anda. Tetapi bagaimana caranya? Apa yang harus dilakukan? Cara paling bijaksana untuk memulai semua ini adalah dengan mengetahui dimana kita saat ini dan bagaimana tingkat kesehatan perusahaan ini. SCORE MODEL Untuk Membantu Memetakan Kondisi Perusahaan Saat Ini KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 3
Bagaimana Anda melihat gejala-gejala yang terjadi di Perusahaan Anda? Apa penyebab-penyebabnya? Bagaimana SWOT Analysis Perusahaan Anda Saat ini? Apa Outcomes Perusahaan yang akan dicapai? Apa Effect-nya bila Outcomes tercapai? Gap apa saja yang Anda lihat antara kondisi saat ini dan aspirasi Perusahaan masa depan? Langkah/Tindakan apa yang harus diambil untuk mengisi Gap? Sumber daya apa yang diperlukan untuk mendukung Langkah/Tindakan? Latihan SCORE Model. KPI Cascading Process adalah langkah penjabaran strategi menjadi KPI, penjabaran KPI menjadi target kinerja departmen, Team dan individu, proses komunikasi KPI, serta evaluasi periodik pencapaian kinerja dalam bentuk visual management. Gambar di bawah adalah contoh proses penjabaran KPI ke bawah. Bagaimana KPI Cascading Bekerja? Melalui KPI Cascading secara tidak langsung Perusahaan telah membuka diri untuk kontribusi dan pelibatan optimal dari seluruh karyawan. Dari kacamata psikologis, unsur elemen utama tanggung jawab adalah : kontribusi dan dilibatkan. Sehingga secara gradual dan di bawah sadar, Karyawan akan mulai merasa memiliki dan mencintai Perusahaan-nya KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 4
dan pada ujungnya akan memiliki satu sistem kesatuan pikiran, perasaan, perkataan dan tindakan. KPI Cascading dilaksakan sesuai dengan Struktur Organisasi yang Berlaku, diuraikan ke level organisasi yang lebih bawah sesuai dengan Job Description. KPI1 KPI1.1 KPI 1.2 KPI1.1.1 KPI1.1.2 KPI 1.2.1 Lakukan latihan Score Model untuk masing-masing PIC. KPI Cascading melalui seluruh prosesnya dapat dipakai untuk: 1. Melakukan evaluasi periodik berdasarkan fakta dan kinerja yang adil, dapat dipercaya dan tidak menimbulkan konflik subyektifitas. 2. Mengidentifikasi kebutuhan kompetensi dan membuat rencana pengembengan karyawan dan Perusahaan. 3. Menumbuhkan budaya kinerja produktif dan rasa tanggung jawab dalam bekerja. 4. Menciptakan sebuah model dialog kinerja yang setara dan saling menghormati. 5. Memastikan bahwa tindakan dan keputusan yang diambil adalah yang paling penting dan berhasil guna. Metode ini telah dan terus diaplikasikan di berbagai Perusahaan dan menghasilkan pertumbuhan kinerja di atas 50% dalam setahun. Di beberapa Perusahaan bahkan, dengan implementasi yang konsisten, pertumbuhan kinerja bisa mencapai lebih dari 100% dan tercipta beberapa diversifikasi bisnis yang membuat Perusahaan tetap eksis dan survived, ditengah gelombang tantangan bisnis yang terus meningkat. KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 5
Pengawalan Implementasi KPI harus dilaksanakan untuk memastikan bahwa: 1. Target Perusahaan Tercapai 2. Penanggung Jawab terdukung 3. Sumber Daya Tersedia 4. Kendala diperjalanan terantisipasi. 5. Perubahan eksternal terantisipasi. 6. Reward dan celebration dilakukan dengan akurat dan adil. 7. Kebersamaan menghasilkan kekuatan 8. Budaya baru Produktif Tercipta. Langkah-Langkah Pengawalan: 1. Visual Management 2. Coaching and Facilitation 3. Performance Review 4. Catch-Up Plan 5. Reward & Celebration 1. Visual Management Adalah pengelolaan secara visual pencapaian target kinerja, analog dengan indikator di dash board mobil. Teori Repetisi mengatakan bahwa melihat kinerja secara visual selama 21 hari berturutturut akan kebiasaan. Kebiasaan yang didukung pemikiran positif dan keyakinan (yang diperoleh dari proses coaching/facilitation) akan menjadikan value/nilai yang diyakini yang akan dipakai sebagai landasan hidup untuk mencapai tujuan hidup. Dengan pengungkapan visual maka: Mudah diingat Mudah dimengerti Melibatkan emosi Visual = ribuan kata 2. Coaching and Facilitation Coaching adalah: a. Seni mem-fasilitasi Perorangan atau Organisasi, Menuju hasil spesifik yang disepakati, Melalui Percakapan Khusus. b. Yang Melibatkan Pikiran, Perasaan, Keyakinan & Makna-makna. c. Mengidentifikasi dan Mobilisasi Sumber Daya Internal dan Eksternal d. Untuk Mengembangkan, Membebaskan dan Mewujudkan Potensi/Kekuatan Client untuk Mewujudkan Tujuan-Tujuan Hidupnya. KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 6
3. Performance Review 4. Catch-Up Plan Adalah perubahan rencana disebabkan karena adanya: a. Perubahan situasi & kondisi eksternal dan/atau internal. b. Beberapa Target tidak tercapai. c. Peluang untuk mencapai target yang lebih tinggi. Gap Target - Actual Catch Up Plan ++ Celebration ++, Penyesuaian Stream Kinerja Lain + Celebration +, Penyesuaian Stream Kinerja Lain 0 Normal - Root Cause Analysis (RCA) action tambahan -- Review Resources, Tindakan RCA Penyesuaian 5. Reward & Celebration a. Reward dan Celebration perlu dilihat secara akurat dan adil. b. Reward dan Celebration disepakati dari awal, berdasarkan pencapaian target. c. Harus dilakukan Cost & Benefit Analysis sebelum dilaksanakan. d. Dikomunikasikan untuk memotivasi. e. Tidak masuk dalam struktur gaji/upah. KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 7
Coaching & Facilitation Model WFO Model KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 8
1. Kenaikan UMK Tahunan Mempengaruhi Struktur Biaya Perusahaan Contoh Umum Income Statement: Komponen Rendah Normal Baik Material Cost 55% 55% 15% Labor & Benefit 20% 15% 10% Overhead 20% 20% 20% Operating Profit 5% 10% 15% Total 100% 100% 100% Bila biaya tenaga kerja berubah, maka struktur biaya berubah. Untuk mempertahankan operating profit yang tetap, maka diperlukan penyesuaian-penyesuaian. 2. Langkah-Langkah Logis Untuk Mengimbangi Kenaikan Biaya UMK Langkah Penyesuaian Menaikkan harga jual Menurunkan harga material Optimalisasi SDM Menurunkan Overhead Perubahan Teknologi Mesin Mengurangi Pemborosan Peningkatan Kapasitas SDM Peningkatan Produktivitas Mesin Peningkatan Produktivitas SDM Tingkat Kesulitan & Biaya Tinggi Medium Tinggi Medium Tinggi Medium Tinggi Medium Tinggi Rendah Medium Rendah Medium Medium Medium Dan masih banyak langkah penyesuaian lain yang bisa dilakukan sesuai dengan sifat dan klasifikasi industri. 3. Perlu Pendekatan Inovatif dan Kreatif untuk Menemukan Solusi yang Tepat a. Gunakan SCORE Model untuk menemukan langkah-langkah inovatif penyesuaian biaya. Gunakan WFO untuk menemukan sasaran spesifik. b. Pemberdayaan Potensi SDM melalui Coaching & Facilitation c. Buat Rencana Tindakan Strategis. d. Implementasi KPI Cascading untuk memastikan pencapaian hasilnya. e. TIDAK ada solusi ONE FITS ALL. f. Solusi terbaik ada di dalam Perusahaan dan Potensi Karyawan. KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 9
g. Menumbuhkan keterlibatan karyawan dan kebebasan berkreasi akan menciptakan solusi-solusi inovatif. Ide sekecil apapun, dari siapapun adalah bernilai. h. Suasana kebersamaan dan saling dukung akan meyuburkan ide-ide. i. Budaya Teladan dari Atas akan meningkatkan kinerja berlipat-lipat. j. Bebrapa kalangan karyawan termotivasi dengan reward & celebration. Beberapa karyawan lain termotivasi karena dikembangkan/diberi tantangan. Penciptaan sistem reward yang fleksibel menyentuh hati akan lebih efektif. k. Manager adalah Leader. Management dan Leadership perlu diterapkan secara bersama. SELAMAT BERKREASI DAN BERINOVASI UNTUK MASA DEPAN PERUSAHAAN YANG LEBIH BAIK KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 10