Pengambilan Keputusan

PENGAMBILAN KEPUTUSAN Merkuria Karyantina<SP.,MP. Pengambilan Keputusan Suatu proses penilaian dan pemilihan dari berbagai alternatif sesuai dengan kepentingan tertentu dengan menetapkan suatu pilihan yag dianggap paling menguntungkan Jenis-jenis Keputusan Manajemen (Herbert Simon) 1. Keputusan yang terprogram (berulangulang) 2. Keputusan tidak terprogram Masing-masing tingkatan manajer mpy bentuk tanggung jawab pd setiap permasalahan shg menunjukkan jenjang manajemen yg tepat utk melakukan pengambilan keputusan 1 2 3 TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN (S.P. Robbbins & DeCenzo) MODEL PENGAMBIL KEPUTUSAN 1. Identifikasi dan definisi masalah 2. Mengembangkan alternatif pemecahan 3. Evaluasi alternatif pemecahan 4. Memilih alternatif 5. Implementasi keputusan 6. Evaluasi dan pengendalian 1. Gaya direktif (pengarahan) 2. Gaya Analitis 3. Gaya Konseptual 4. Gaya Perilaku 1. Model keputusan klasik 2. Model keputusan perilaku (informasi tidak sempurna, rasionalitas terbatas, cepat puas) 4 5 6 1

FAKTOR PERILAKU YANG MEMPENGARUHI KEPUTUSAN YANG DIAMBIL PENGORGANISASIAN 1. Kepribadian 2. Nilai 3. Kecenderungan akan resiko 4. Kemungkinan ketidakcocokan PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR Proses menempatkan orang-orang dan sumber dana lainnya untuk melakukan tugas-tugas dalam pencapaian tujuan Struktur organisasi : suatu sistem/jaringan kerja terhadap tugas-tugas sistem pelaporan dan komunikasi yag menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dan kelompok 7 Merkuria Karyantina,SP.,MP 8 9 FAKTOR YG MENENTUKAN PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISI Praktek Departementalisasi didasarkan pada 1. Besar kecilnya organisasi 2. Strategi organisasi 3. Teknologi 4. karyawan Spesialisasi kerja : seluruh pekerjaan tidak dilakukan oleh satu individu melainkan di pecahpecah menjadi langkah-langkah dengan setiap langkah diselesaikan oleh orang yg berbeda Departementalisasi : upaya membagi-bagikan pekerjaan scr fungsional yg mempunyai spesifikasi tertentu, sifat dan batasan wewenang tertentu serta sarana & prasarana yg digunakan dalam kelompok kepemimpinan dalam 1 kesatuan kelompok aktivitas untuk mencapai tujuan 1. Teritorial/wilayah 2. Produksi 3. Pelanggan 4. Fungsi organisasi 10 11 12 2

Sentralisasi BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI Koordinasi : proses menghubungkan bagianbagian dalam organisasi agar tujuan dapat dicapai secara efektif Beberapa perbedaan dalam sikap & cara kerja antar individu yg dapat menghambat tercapainya koordinasi yang efektif 1. Perbedaan orientasi waktu antar bagian 2. Tingkat formalitas 3. Tujuan yang berbeda 4. Gaya interaksi Proses pemusatan wewenang dan tanggun jawab kepada manajemen puncak 1. Struktur organisasi garis, pd perusahaan sederhana dan kecil 2. Struktur organisasi fungsional 3. Struktur organisasi garis dan staf 4. Struktur organisasi fungsional dan staf 5. Struktur organisasi proyek 6. Struktur organisasi matrik 13 14 15 1. Struktur organisasi garis, pd perusahaan sederhana dan kecil 2. Struktur organisasi fungsional Ciri : 1.Organisasi sederhana 2.Jumlah TK sudah saling mengenal 3.Spesialisasi kerja belum tinggi 4.Digunakan pd lembaga yg masih membutuhkan keputusan yang cepat Kelebihan : 1.Kesatuan komando mudah dilakukan 2.Pengambilan keputusan lebih cepat 3.Rasa solidaritas antar karyawan tinggi 16 17 18 3

3. Struktur organisasi garis dan staf Kelebihan : pengelompokan jelas, spesialisasi karyawan, pembagian tugas dijabat oleh orang yang ahli Kekurangan : Tour of duty sulit dilakukan, koordinasi agak sulit Kelebihan : adanya staf ahli, penempatan karyawan lebih cepat Kekurangan : solidaritas kurang, koordinasi sulit dilakukan 19 20 21 4. Struktur organisasi fungsional dan staf 5. Struktur organisasi proyek Disusun atas dasar pembentukan tim khusus untuk menyelesaikan dan mencapai tujuan khusus pula 22 23 24 4

6. Struktur organisasi matrik Kelebihan : memberikan fleksibilitas organisasi dan membantu perkembangan kreativitas, mengembangkan ketrampilan karyawan Kekurangan : Pertanggungjawaban ganda menciptakan kebingungan, memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal WEWENANG DAN DELEGASI Merkuria Karyantina,SP.,MP. 25 26 27 Wewenang : hak untuk melakukan sesuatu/memerintah orang lain untuk melakukan/tidak melakukan sesuatu Pendelegasian : proses pengalihan dan pemberian wewenang, tugas dan tanggung jawab dari manajer puncak kepada orang lain untuk dapat dipertanggung jawabkan pelaksanaannya PANDANGAN TENTANG WEWENANG FORMAL DR MANAJER 1. Pandangan klasik 2. Pandangan penerimaan SUMBER KEKUASAAN 1. Paksaan 2. Balas jasa 3. Pengendalian informasi 4. Sah 5. Panutan 6. Ahli 28 29 30 5

WEWENANG DALAM ORGANISASI 1. Lini 2. Staf 3. Staf fungsional TAHAP DALAM PENDELEGASIAN 1. Menetapkan tanggung jawab 2. Memberi wewenang untuk berbuat sesuatu 3. Membuat suatu pertanggung jawaban PERSYARATAN PENDELEGASIAN EFEKTIF 1. Memberikan kebebasan 2. Komunikasi 3. Kemampuan menganalisis 31 32 33 TUGAS PENDELEGASIAN 1. Memutuskan mana yg akan didelegasikan 2. Menentukan siapa 3. Dukungan sumber daya 4. Tugas didelegasikan 5. Perlunya campur tangan 6. Umpan balik PRINSIP PENDELEGASIAN 1. Skalar 2. Delegasi penuh 3. Kesatuan perintah MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA Merkuria Karyantina,SP.,MP 34 35 36 6

Menurut flippo (1985) definisi Peran utama Fungsi Manajemen Fungsi operasi Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dna pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengansdm untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi dan masyarakat 1. Peran administrasi 2. Peran operasional 3. Peran strategis 37 38 39 Proses manajemen sdm Tanggung jawab msdm 1. Perencanaan SDM 2. Perekrutan Pegawai 3. Seleksi 4. Sosialisasi / orientasi 5. Pelatihan dan pengembangan 6. Penilaian prestasi 7. Promosi, transfer dan demosi 1. Menempatkan orang yg benar pada pekerjaan yang tepat 2. Memperkenalkan pegawai baru dalam organisasi 3. Melatih karyawan 4. Meningkatkan kinerja jabatan 5. Mengendalikan biaya tenaga kerja 6. Menciptakan dan mempertahankan semangat kerja 7. Melindungi kesehatan dan kondisi fisik MOTIVASI Merkuria Karyantuna,,SP.,MP. 40 41 42 7

Motif : dorongan yg menjadi pangkal seseorang melakukan sesuatu aktivitas Motivasi : kondisi yg menggerakkan seseorang agar mampu mencapai tujuan dari motifnya Motivasi dijelaskan sbb Suatu pembentukan perilaku yg ditandai oleh bentuk-bentuk aktivitas/kegiatan melalui proses yg dapat mengarahkannya dalam mencapai apa yg diinginkan Perlunya motivasi : 1. Mengamati dan memahami tingkah laku bawahan 2. Mencari dan menentukan sebab-sebab tingkat laku bawahan 3. Memperhitungkan, mengawasi dan mengubah serta mengarahkan tingkah laku bawahan PENDEKATAN MOTIVASI 1. Pendekatan tradisional (Frederik Winslow Taylor), dari sudut pemenuhan kebutuhan 2. Pendekatan hubungan manusia (Elton Mayo), pengakuan dan penghargaan thd kebutuhan sosial 3. Pendekatan Sumber Daya Manusia (Douglas McGregor) 43 44 45 Prinsip pendekatan SDM (McGregor) : a. Pekerja cenderung memperoleh kepuasan dr prestasi yg baik b. Mereka berprestasi bukan karena insentif dan pengakuan sosial c. Motivasi kerja menurut pendekatan SDM lebih disebabkan karena adanya kesadaran utk meraih prestasi kerja itu sendiri TEORI MOTIVASI 1. Teori Kebutuhan Maslow (Abraham Maslow), manusia mempunyai kebutuhan yg bertingkat-tingkat : kebutuhan fisiologi, kebutuhan rasa aman, kebutuhan sosial, Kebutuhan penghargaan, kebutuhan aktulalisasi diri, 2. Teori 2 faktor Herzberg (Frederik Herzberg) Faktor yg membuat org merasa puas dan faktor yg membuat orang tidak puas. Penerapan : pemenuhan kebutuhan dasar bukan merupakan motivasi utama, tetapi bila tidak terpenuhi akan mengecewakan. Adanya pengakuan akan hasil prestasi 46 47 48 8

3. Teori Motivasi Clelland (David McClelland). Kebutuhan yg kuat utk berprestasi, dorongan utk berhasil berhubungan dengan sejauh mana orang tersebut termotivasi utk mengerjakan tugasnya 4. Teori Keadilan, faktor utama dalam motivasi pekerjaan adl evaluasi individu atas keadilan dari pernghargaan yg diterima Penerapan : keadilan akan kompensasi dengan karyawan lain Perilaku ketidakadilan menyebabkan : 1. Mengurangi produktivitas 2. Mengubah jumlah masukan dan keluaran dri mereka dan orang lain 3. Mempengaruhi orang lain untuk mengurangi/mengubah masukan dan luaran 4. Berperilaku mangubah output dan input mereka sendiri 5. Mencari pembanding yg lain 6. Meninggalkan pekerjaan 49 50 51 5. Teori Harapan, orang akan memilih cara bertingkah laku di antara berbagai macam alternatif tindakan berdasarkan harapan mereka akan apa yg diperoleh dari setiap tindakannya 6. Teori penguatan, jika suatu perilaku diberi balasan yg menyenangkan maka perilaku tersebut cenderung diulangi lagi pada masa yg akan datang Metode modifikasi tingkah laku : 1.Konsekwensi positif 2.Kritik dan evaluasi 3.Mengabaikan 4.Hukuman 52 53 54 9

Teknik pembentukan perilaku 1. Tidak memberikan penghargaan yg sama 2. Memberitahukan tentang kesalahan yg dilakukan 3. Bertindak adil 4. Memberitahukan tentang apa yg harus dilakukan utk memperoleh penghargaan 5. Tidak memberi hukuman di depan teman kerja KEHILANGAN MOTIVASI 1. Mencari penyebab 2. Mendorong kerja sama 3. Memberikan konseling KEPEMIMPINAN Merkuria Karyantna,SP.,MP. 55 56 57 Kepemimpinan : Orang yg memiliki kewenangan utk memberi tugas, mempunyai kemampuan utk membujuk/mempengaruhi orang lain melalui pola hubungan yg baik guna mencapai tujuan FUNGSI KEPEMIMPINAN 1. Penentu arah 2. Juru bicara 3. Komunikator 4. Mediator : penengah 5. Integrator : penghubung SIFAT DAN CIRI KEPEMIMPINAN YG SUKSES 1. Watak dan kepribadian yg terpuji 2. Keinginan melayani bawahan 3. Memahami kondisi lingkungan 4. Intelegensia yg tinggi 5. Berorientasi ke depan 6. Sikap terbuka dan lugas 58 59 60 10

Teori kepemimpinan jalan - tujuan Teori kontingensi fiedler Teori kepemimpinan situasional Pokok penting : a. Pemenuhan kebutuhan b. Latihan, bimbingan Mencocokkan pemimpin dengan situasi dimana ia akan sukses Penekanan pada terletak pada hubungan antara pimpinan dan bawahannya 61 62 63 Peran seorang pemimpin 1. Sebagai figur 2. Pemimpin 3. Penghubung 4. Pengamat 5. Pembagi informasi 6. Juru bicara 7. Wirausaha 8. Pengendali gangguan 9. Pengalokasian sumber daya 10. Perunding Tuntutan pemimpin yang ideal 1. Pandangan ke muka 2. Milik karyawan 3. Pandangan hidup tercermin pd pola sikap 4. Peka dan tanggap thd perkembangan 5. Tangkas berpikir dan bertindak 6. Membedakan hal prinsipil dan tidak 7. Sadar diperlukan 8. Gemar musyawarah 9. Bertanggung jawab Ciri pemimpin ideal (george r.terry) 1. Mempunyai kekuatan 2. Emosi stabil 3. Hubungan baik 4. Personal motivasi 5. Berkomunikasi 6. Mendidik 7. Sosial skill 8. Pengetahuan luas 64 65 66 11

ARTI PENTING KOMUNIKASI Merkuria Karyantina,SP.,MP Dipandang sbg suatu proses pertukaran informasi dan arti 1. Mendatangkan efektifitas 2. Menempatkan orang pd tempat yg seharusnya 3. Membawa orang utk terlibat dalam organisasi dan meningkatkan motivasi untuk menghasilkan kinerja yg baik 4. Menghasilkan hubungan dan pengertian yg lebih baik 5. Menolong orang utk mengerti perlunya perubahan 67 68 69 PROSES KOMUNIKASI BENTUK KOMUNIKASI ARAH KOMUNIKASI 1. Pengirim 2. Penyandian 3. Saluran Komunikasi 4. Pengartian sandi 5. Penerima 6. Umpan balik 7. Kegaduhan 1. Komunikasi lisan dan tertulis 2. Komunikasi verbal dan non verbal 1. Komunikasi ke bawah 2. Komunikasi ke atas 3. Komunikasi horinsontal 4. Komunikasi diagonal 70 71 72 12

HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI 1. Hambatan teknis : kesalahan media, kurang trampil 2. Hambatan sematik : miskin vocab, arti ganda, banyak singkatan 3. Hambatan manusiawi : perbedaan individu Pihak pengirim : 5 W dan 1 H Pihak penerima : memperhatikan, mendengarkan aktif, minta pengulangan, Kerja sama dengan pengirim PENGENDALIAN Merkuria Karyantina.SP.,MP 73 74 75 Pengendalian : Penggolongan pengendalian Langkah umum proses pengendalian Kegiatan memberikan pengamatan, pemantauan, penyelidikan dan pengevaluasian keseluruhan kegiatan manajemen agar tujuan yg ditetapkan dapat dicapai secara tepat 1. Fokus : Pendahuluan, bersamaan, umpan balik 2. Objek : administrasi, operatif 3. Subjek : intern, ekstern 1. Pengukuran kinerja 2. Membandingkan prestasi dengan standar 3. Mengambil tindakan korektif 76 77 78 13

Karakteristik pengendalian yg efektif 1. Akurat 2. Secara ekonomi realistik 3. Tepat waktu 4. Realistik secara organisasi 5. Dipusatkan pd pengendalian strategik 6. Terkoordinasi dengan arus kerja organisasi 7. Objektif dan komprehensif 8. Fleksibel 9. Diterima para anggota organisasi 79 14