BAB III PERANAN PUSTAKAWAN TERHADAP PENGGUNA DALAM MENELUSUR INFORMASI PADA LAYANAN REFERENSI PERPUSTAKAAN USU 3.1 Pelayanan referensi di perpustakaan USU Pelayanan referensi berdiri semenjak didirikannya perpustakaan USU. Layanan referensi memiliki 5299 eksemplar yang terdiri dari kamus, ensiklopedi, bibliografi, sumber biografi, indeks, handbook, direktori, almanak, buku tahunan, sumber-sumber ilmu bumi dan penerbitan pemerintah. Selain koleksi tercetak, layanan referensi juga memiliki layanan non-book berupa CD yang memilik jumlah koleksi sebanyak 2305 eksemplar yang terdiri dari karya umum, filsafat, ilmu sosial, bahasa, ilmu murni, teknologi (ilmu terapan), kesenian, kesusastraan dan geografi. Layanan referensi juga memiliki fasilitas layanan internet gratis yang bisa digunakan bagi setiap pengguna. Koleksi layanan referensi tidak boleh dipinjam hanya diperbolehkan memfotokopi dan membaca diruangan layanan referensi USU. 3.2 Tujuan pelayanan referensi di Perpustakaan USU Pelayanan ini lebih ditititk beratkan pada layanan individu agar mereka mendayagunakan sumber-sumber rujukan itu. Kemandirian ini sangat penting untuk mampu memperlancar tugas-tugas keperpustakaan. Juga mereka akan lebih menghemat tenaga dan waktu. Pelayanan ini memiliki tujuan-tujuan antara lain: 1. Memungkinkan pengguna menemukan informasi dengan cepat dan tepat 2. Memungkinkan pengguna menemukan informasi dengan pilihan yang lebih luas 3. Memungkinkan pengguna menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna 3.3 Tugas pelayanan referensi di Perpustakaan USU Berdasarkan dari wawancara bersama ketua tim layanan rujukan dan bantuan pengguna maka dapat dijelaskan tugas-tugas di bagian pelayanan referensi perpustakaan USU seperti berikut:
1. Menjawab setiap pertanyaan-pertanyaan umum yang masuk di perpustakaan layanan referensi. Disini pustakawan referensi berfungi sebagai information dan bantuan pengguna. 2. Menjawab pertanyaan-pertanyaan pengguna dengan menggunakan koleksi referensi yang ada. 3. Membantu pengguna menelusur koleksi referensi dan mencari informasi pada koleksi referensi tersebut. 4. Membimbing pengguna dalam menggunakan koleksi referensi apabila pengguna tersebut tidak mengetahuinya. 5. Melayani pengguna internet yang terdapat di layanan referensi dan membantu mereka menelusur literatur-literatur online yang dibutuhkan/dicari apabila pengguna meminta bantuan. 6. Melakukan kegiatan bimbingan pemakai perpustakaan melalui kegiatan orientasi perpustakaan yang dilakukan secara rutin setiap tahun pada saat penerimaan mahasiswa baru USU ataupun oleh Prodi-prodi di USU secara insidental. 7. Melakukan kegiatan library tour kepada setiap tamu yang ingin mengetahui tentang koleksi, fasilitas, dan saran Perpustakaan USU. 8. Membuat formulir-formulir kegiatan pelayana referensi. 9. Mengumpulkan data yang berasal dari formulir-formulir kegiatan sehari-hari sebagai dasar untuk pembuatan statistik kegiatan dan pelaporan kepada pemimpin. 10. Melakukan kegiatan shelving buku koleksi referensi yang dipakai oleh pengguna setiap hari.
3.4 Koleksi layanan Referensi 1. Jumlah koleksi tercetak referensi di Perpustakaan USU No. Jenis Koleksi Judul Eksemplar 1. Kamus 75 148 2. Ensiklopedi 128 270 3. Bibliografi 800 2455 4. Sumber biografi 90 140 5. Indeks 599 1700 6. Buku pedoman/handbook/manual dan guidebook 93 210 7. Direktori 85 120 8. Almanak 52 80 9. Buku tahunan 64 95 10. Sumber-sumber ilmu bumi 82 120 11. Penerbitan pemerintah 71 186 Sumber: Bagian pengadaan di Perpustakaan USU
Koleksi referensi juga memiliki koleksi non tercetak seperti CD yang berjumlah 2.305 keping yang terdiri dari: No Jenis koleksi Keping 1 000 Karya umum 845 2 100 Filsafat 166 3 300 Sosial 190 4 400 Bahasa 196 5 500 Ilmu murni 147 6 600 Ilmu teknologi 186 7 700 Kesenian 369 8 800 Kesusastraan 122 9 900 Geografi 84 Sumber: Bagian layanan referensi di Perpustakaan USU 3.5 Jenis kegiatan yang dilakukan di layanan referensi Perpustakaan USU Berdasarkan dari wawancara bersama ketua tim layanan rujukan dan bantuan pengguna maka dapat dijelaskan jenis-jenis kegiatan yang dilakukan di layanan referensi Perpustakaan USU, kegiatan pelayanan referensi dapat dibagi menjadi 2 (dua) jenis kegiatan pokok dengan kegiatan masing-masing seperti berikut: 1. Kegiatan Pokok Pelayanan Referensi a. Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakan yang bersangkutan pada umumnya maupun khususnya mengenai unit pelayanan referensinya.
b. Memberikan informasi yang bersifat spesifik yang untuk itu diperlukan bahan pustaka koleksi referensi yang ada di perpustakaan. c. Memberikan bantuan penelusur informasi sampai ditemukan informasi yang dibutuhkan para pemakai baik melalui bahan pustaka koleksi referensi perpustakaan yang lain. d. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka koleksi referensi yang diperlukan oleh pemakai perpustakaan dengan menggunakan katalog, bibliografi, komputer dan alat-alat penelusuran lainnya. e. Memberikan bantuan pengarahan kepada para pemakai perpustakaan untuk menemukan pokok-pokok bahasa pengetahuan tertentu yang terdapat di dalam bahan pustaka koleksi referensi. f. Memberikan bimbingan kepada para pemakai untuk mengenal berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi, mengetahui bagaiman cara menggunakan masing-masing dan mengetahui cara memilih yang tepat untuk menemukan informasi yang mereka masing-masing butuhkan. 2. Kegiatan Penunjang Pelayanan Referensi a. Menjalin hubungan hubungan kerja sama yang baik dengan perpustakaan lain atau lembaga pemberi layanan jasa informasi lain, dalam bidang kegiatan pemberian layanan jasa penggunaan informasi. b. Menyelenggarakan pendidikan secara formal dan klasikal untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada para pemakai perpustakaan tentang bagaimana cara memilih bahan pustaka koleksi referensi yang tepat dan berbobot ilmiah sesuai dengan kebutuhan dan tentang bagaimana cara menggunakan untuk mencari informasi yang dikehendaki. c. Memperkenalkan koleksi perpustakaan kepada masyarakat umum dengan cara: 1) Menyelenggarakan pameran perpustakaan 2) Menerbitkan bibliografi perpustakaan yang berisi bahan koleksi apa saja yang dimiliki perpustakaan yang bersangkutan
d. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan statistik pelaksanaan kegiatan pelayanan referensi dalam bentuk tabel-tabel dan grafik-grafik, untuk digunakan sebagai bahan informasi ataupun sebagai bahan untuk pembuatan laporan. 3.6 Jenis pertanyaan di layanan referensi Perpustakaan USU Atas dasar sumber referensi yang dipergunakan untuk menjawabnya, pertanyaan referensi dapat diklasifikasikan dalam beberapa golongan. Tabel di bawah ini memberikan garis besar klasifikasi dan jenis pertanyaan referensi, serta sumber referensi yang dapat digunakan untuk menjawabnya. Klasifikasi pertanyaan Jenis pertanyaan Sumber referensi Bahasa terminology. Pemilihan bahan pustaka. Data, peristiwa kegiatan. Latar belakang, pedoman. Orang/pribadi. Organisasi dan lembaga. Arti, asal kata, definisi, pengerjaan, pengucapan, singkatan, istilah, katakata asing, sinonim, antonim, lambing dan simbol, dialek. Buku terbaik, bidang pengetahuan tertentu, terbitan tertentu, reviu, perincian bibliografis bahan pustaka, lokasi bahan pustaka. Kejadian-kejadian, statistik, tradisi, kebiasaan, catatan kegiatan. Informasi umum, bahan untuk belajar sendiri, cara mengerjakan sendiri. Pemimpin, spesialis, profesional, pengarang, orang-orang terkenal. Tujuan, keanggotaan, kegiatan, struktur, nama pejabat, alamat. Kamus Bibliografi, indeks, abstrak. Almanak, buku tahunan. Ensiklopedi, buku pegangan, manual, brosur, pamphlet. Sumber biografi, direktori. Direktori, buku tahunan, lmanac, brosur, pampflet.
Tempat Lokasi, deskripsi, jarak, identifikasi. Sumber geografi, brosur, pampflet. Ilustrasi, gambar. Undang-undang peraturan, keterangan. Bentuk, model, rupa, warna, disain, diagram, foto. Perundang-undangan, peraturan, data/fakta. Ensiklopedi, kamus, sumber, biografi, sumber geografi, brosur, pampflet. Lembaran negara, laporan, penerbitan, pemerintah dan penerbitan resmi lainnya. Sumber: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan proyek pembinaan dan pengendalian proyek-proyek Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Jakarta 1982
3.7 Alur kerja prosedur menjawab pertanyaan referensi Mulai Pertanyaaan Identifikasi kebutuhan info, (untuk keperluan apa?) Identifikasi penanya, (kualifikasi, spesialisasi, batas bidang studinya, bahasa yang dipergunakan, dll) Langsung dijawab Tidak Catat pertanyaan Ya Berikan jawaban Catat pertanyaan & jawaban Selesai Analisa & klasifikasikan pertanyaan Kerjakan penelusuran Ya Ditemukan? Rumuskan dan mencatat jawabannya. Sampaikan jawaban. Selesai Tidak Ya Penelusuran melalui internet Tidak Ditemu kan? Beritahukan penanya dan beri saran. Sumber: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan proyek pembinaan dan pengendalian proyek-proyek Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Jakarta 1982
3.8 Prosedur layanan referensi di Perpustakaan USU 3.8 Memberikan bimbingan pengguna koleksi referensi Mulai Menerima permintaan bimbingan meggunakan bahan pustaka referensi Jelaskan ruang lingkup Jelaskan fungsi dan tujuan penggunaan Jelaskan sistematika penyusunan Jelaskan sifat-sifat khusus/spesifik Jelaskan cara penelusuran Berikan contoh penelusuran Tanpa pemahaman yang dibmbimbing Faham? Belum Ulangi yang belum jelas Ya Kembalikan bahan pustaka ke rak Selesai Sumber: Manual Prosedur (standard operating procedures manual) di layanan referensi Perpustakaan USU
3.8.2 Pelayanan referensi dalam diagram alir Mulai Menerima Pertanyaan Analisis Pertanyaan Tentukan Katakunci/Subjek Pilih Perkakas Penelusuran Dalam Koleksi Rujukan Ada? Tidak Tawarkan Pencarian melalui internet Ya Perkakas Penelusuran Cari Jawaban Ya Tepat? Sampaikan Jawaban Selesai Sumber: Departemen pendidikan dan kebudayaan proyek pembinaan dan pengendalian proyek-proyek direktorat jenderal pendidikan tinggi, Jakarta 1982
Dari diagram diatas dapat dilihat bahwa prosedur pelayanan rujukan meliputi: menerima pertanyaan dari pengguna perpustakaan lalu pustakawan menganalisis pertanyaan yang diajukan oleh pengguna, kemudian pustakawan menentukan subjek apa atau kata kunci apa yang ingin dicari atau ditelusuri melalui katalog online perpustakaan, jika tidak ada informasi yang dicari maka dilakukan pencarian melalui internet. Setelah dilakukan penelusuran tersebut sehingga dapatlah hasil jawaban dari pertanyaan yang dibutuhkan pengguna, setelah itu sampaikanlah hasil informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. 3.9 Kendala-kendala yang dihadapi dalam layanan referensi di perpustakaan USU 1. Untuk membeli ensiklopedi-ensiklopedi yang terbaru tidak semua bisa dibeli karena harganya yang sangat mahal 2. Pada hardware komputer yang terkadang rusak sehingga penelusuran melalui online sering terganggu 3. Masih kurangnya pemahaman user tentang perbedaan buku referensi dengan buku standart, dimana buku referensi adalah jenis buku yang tidak bisa dipinjam 4. Kurangnya keterampilan yang dimiliki pengguna terhadap pelayanan referensi yang berbasis online. 3.10 Peran pustakawan terhadap pengguna dalam menelusur informasi di Perpustakaan USU Peran pustakawan selama ini membantu pengguna untuk mendapatkan informasi dengan cara mengarahkan agar pencarian informasi dapat efisien, efektif, tepat sasaran, serta tepat waktu. Dengan perkembangan teknologi informasi maka peran pustakawan lebih ditingkatkan sehingga dapat berfungsi sebagai mitra bagi para pencari informasi. Sebagaimana fungsi tradisionalnya, pustakawan dapat mengarahkan pencari informasi untuk mendapatkan informasi yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Pustakawan dapat pula menyediakan informasi yang mungkin sangat bernilai, namun keberadaan sering tersembunyi, seperti literature kelabu (grey literature). Bahkan pustakawan dapat berfungsi sebagai mitra peneliti dalam melakukan penelitian.
Dalam melakukan tugas kesehariannya, pustakawan dituntut bekerja secara professional jujur, berdedikasi tinggi, kreatif dan inovatif. Sebagai tolak ukur profesionalisme, semua bukti kegiatan seyogyanya dituangkan dalam lembar kinerja yang menggambarkan produktivitas dan kinerjanya dari waktu ke waktu, setiap hari, setiap minggu dan setiap bulannya.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis data penelitian tentang pendapat pemustaka terhadap peran pustakawan terhadap pengguna dalam menelusur informasi di layanan referensi perpustakaan USU, dapat disimpulkan bahwa: 1. Koleksi referensi merupakan koleksi yang dikhususkan untuk lmana informasi singkat dan tidak dapat dipinjamkan dan hanya digunakan di perpustakaan saja. 2. Jenis-jenis koleksi referensi berupa kamus, ensiklopedi, bibliografi, sumber biografi, indeks, abstrak, buku pedoman, direktori, lmanac, buku tahunan, sumber-sumber ilmu bumi, penerbitan pemerintah. 3. Jenis kegiatan yang dilakukan di layanan referensi antara lain memberikan informasi yang bersifat umum, memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka koleksi referensi dengan menggunakan katalog, bibliografi, computer dan memberikan bimbingan kepada para pemakai untuk mengenal berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi. 4. Peran pustakawan referensi di Perpustakaan USU yaitu menjawab seluruh pertanyaan yang telah ditanyakan oleh pengguna dan menelusur informasi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. 5. Kendala-kendala yang dihadapi dalam layanan referensi di Perpustakaan USU antara lain masih kurangnya pemahaman user (pengguna) tentang perbedaan buku referensi dengan buku standart, terjadinya kerusakan pada hardware komputer sehingga penelusuran melalui online sering terganggu, dan dalam membeli ensiklopedi-ensiklopedi terbaru tidak semuanya bisa dibeli karena harganya sangat mahal.
4.2 Saran Setelah melakukan observasi ke layanan referensi Perpustakaan USU, maka penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Untuk meningkatkan mutu pelayanan terutama pelayan referensi hendaknya pustakawan bidang referensi dapat mengembangkan informasi yang ada sebaik mungkin sehingga dapat terbantu dalam hal penelusuran informasi yang dibutuhkan oleh pengguna Perpustakaan. 2. Hendaknya dalam memberikan bantuan kepada pengguna, pegawai dituntut untuk menunjukkan sikap yang baik agar pengguna merasa nyaman dalam berinteraksi. 3. Hendaknya keterampilan yang dimiliki pengguna lebih ditingkatkan lagi terhadap pelayanan referensi yang berbasis online.