BAB II KAJIAN TEORITIS PELAYANAN REFERENSI

Transkripsi

1 BAB II KAJIAN TEORITIS PELAYANAN REFERENSI 2.1 Pengertian Koleksi Referensi Koleksi referensi disebut juga koleksi rujukan atau koleksi acuan. Disebut koleksi rujukan karena merupakan sebuah buku atau kumpulan buku yag didesain untuk dikonsultasikan atau diacu dari masa ke masa untuk mencari informasi khusus tentang suatu topik, tema, peristiwa, orang, tempat ataupun kata-kata. Koleksi referensi bertujuan untuk memberikan informasi kepada pengguna, baik informasi bersifat ilmiah untuk kepentingan studi atau riset maupun informasi lain yang bersifat non-ilmiah. Menurut Zainuddin (1996:21) dijelaskan bahwa: A collection of books and other materials in a library useful for supplying information, kept together for convenience and generally not allowed to be circulated. (Suatu koleksi yang terdiri atas buku-buku dan bahan-bahan pustaka lain yang terdapat dalam sebuah perpustakaan yang sepenuhya digunakan bagi penyediaan informasi, diolah untuk memudahkan penelusuran bagi pengguna dan biasanya tidak untuk dipinjamkan). Dari pendapat yag dikemukakan diatas dapat dinyatakan bawha koleksi referensi riyang dibutuhkan oleh penggunanya. Koleksi referensi tidak digunakan untuk dibaca secara keseluruhan atau terus-menerus seperti halnya buku teks, tetapi haya dibaca pada bagian informasi yag dibutuhkan saja. Koleksi referensi juga tidak dapat dipinjamkan untuk dibawa pulang melainkan hanya dapat dibaca saja Ciri-ciri Koleksi Referensi Menurut Sulistyo-Basuki (1993:437), koleksi referensi memiliki ciri-ciri yang membedakannya dengan buku teks biasa. Adapun ciri-ciri koleksi referensi adalah sebgai berikut: a. Buku referensi ditujukan untuk keperluan konsultasi. Lazimnya hanya bagian tertentu saja yang digunakan untuk suatu kepentingan. b. Buku referensi tidak dimaksudkan untuk dibaca seperti buku biasa. c. Buku referensi serig kali terdiri dari entri yang terpotong-potong. Masing-masing entri tidak sama panjangnya. Dengan kata lain buku 9

2 referensi biasanya ditandai dengan pemaparan buku referens yang tidak berkesinambungan. d. Di perpustakaan buku referensi biasanya tidak dipinjamkan karena buku tersebut diperlukan setiap waktu untuk dikonsultasi. Pustakawan tidak dapat menduga bilamana sebuah buku referensi diperlukan sehingga peggunaannya terbatas pada ruang referensi saja. e. Informasi disusun untuk memudahkan penelusuran secara cepat dan menyeluruh. Susunan ini dapat menurut abjad, judul, subjek, atau kronologis disertai indeks untuk keperluan temu balik informasi. Walaupun terdapat ciri-ciri buku referensi seperti di atas dalam praktik sehari-hari, batas antara buku referensi dengan buku biasa sangatlah berbeda. Keputusan untuk menentukan apakah sebuah buku termasuk buku referensi atau buku yang akan dipinjamkan itu tergantung pada masing-masing perpustakaan. 2.2 Jenis Koleksi Referensi Seorang pustakawan harus menguasai jenis koleksi referensi karena jumlah serta jangkauan buku referensi tersebut sangat luas. Sungguhpun demikian, pengguna perpustakaan perlu memiliki pengetahuan umum mengenai buku referensi beserta cakupannya. Menurut Sugiyono (2006:87) menyatakan bahwa: Koleksi referensi yang digunakan untuk menelusur informasi, antara lain: kamus, ensiklopedia, sumber geografi, buku tahunan dan almanac, buku pegangan dan manual, telaah, risalah bibliografi, indeks dan sari karangan (abstrak). Menurut Lasa (1995:22) informasi utama yang dikandung oleh masingmasing jenis koleksi referensi adalah seperti pada tabel berikut ini: No. Jenis Koleksi Referensi Tabel-1: Jenis Koleksi Referensi Informasi Pokok 10

3 1 Kamus Segala sesuatu tentang kata/istilah: Arti/defenisi Asal mula Cara pemakaian Sinonim atau antonim 2 Ensiklopedia Segala sesuatu yang berhubungan dengan istilah, objek, peristiwa, temuan: Latar belakang dan perkembangannya Data-data (fakta-fakta) Relevansinya Kegunaannya 3 Buku Pegangan Informasi utamanya tentang: What... to do and find out How Why When... it occurs/happens 4 Buku Panduan Informasi utamanya tentang: What Where How much, far, high dan seterusnya 5 Direktori Informasinya tentang: Perkembangan yang terbaru dalam suatu bidang/subjek tertentu Instansi/organisasi/perusahaan serta nama pejabat dan alamatnya Statistik dan produknya 6 Alamanak Informasi tentang: Kalendar disertai data-data astronomis Statistik (terkadang dalam bidang tertentu) Fakta-fakta yang menarik tentang negara, olahraga, kepariwisataan, dan seterusnya 7 Sumber Biografi Informasi tentang: Riwayat hidup tokoh dalam bidang-bidang tertentu Hasil-hasil temuan/prestasi orang Latar belakang teori, prinsip, konsep dan seterusnya dari seorang tokoh 8 Bibliografi dan Indeks Informasi utamanya tentang: Nama engkap pengarang Judul legkapnya Subjek dan rinciannya (anotasi) Terkadang diberikan nama dari pusat informasi yang menyimpan dokumennya 11

4 Sedangkan menurut Darmono (2001:160) bahwa jenis koleksi referensi adalah sebagai berikut: a. Kamus b. Ensiklopedia c. Sumber biografi d. Buku tahunan e. Alamanak f. Sumber geografi g. Direktori h. Sumber statistik i. Buku pegangan (handbook, manual) j. Bibliografi Selanjutnya menurut Sumardji (1992:28) bahwa setiap koleksi referensi dapat dibedakan berdasarkan sifat maupun macam isi informasinya, yaitu: 1. Menurut sifat informasinya koleksi referensi terdiri dari: a. Koleksi referensi umum, yaitu koleksi referensi yang berisi atau yang menyajikan informasi yang bersifat umum, ruang lingkupya tidak terbatas hanya mengenai subyek-subyek informasi tertentu atau batas lain yang memberikan kekhususan/spesifikasi informasi. b. Koleksi referensi khusus, yaitu koleksi referensi yang berisi informasi khusus mengenai subyek informasi atau pokok bahasan bidang pengetahuan tertentu. 2. Menurut macam dan isi informasinya koleksi referensi dapat dibedakan atas: a. Alamanak b. Buku Pegangan c. Buku Tahunan d. Direktori e. Ensiklopedia f. Kamus g. Sumber Biografi h. Sumber Geografi i. Bibliografi j. Indeks dan Abstrak 12

5 k. Lain-lainnya seperti: terbitan pemerintah pusat, penerbitan pemerintah daerah, karya-karya ilmiah/penelitian/kliping atau guntingan artikel tentang berbagai bidang berita/informasi pengetahuan tertentu dari surat-surat kabar, brosur-brosur, pamflet, press release dan lain-lain. Dari pendapat para ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa jenis-jenis koleksi referensi adalah sebagai berikut: 1. Sebagai alat untuk memperoleh informasi seperti kamus, ensiklopedia dan buku panduan. 2. Sebagai alat untuk menelusur, yaitu majalah indeks, majalah abstrak dan bibliografi. 3. Sebagai alat untuk memperoleh informasi perkembangan, yaitu buku tahunan, alamanak dan sumber statistik. 4. Sebagai alat untuk memperoleh petunjuk, yaitu direktori dan sumber geografi. 5. Sebagai alat untuk memperoeh informasi mengenai perundangundangan dari semua penerbitan resmi yaitu terbitan pemerintah. Untuk mengenal lebih jauh tentang jenis koleksi referensi, maka dapat dijelaskan pada uraian di bawah ini: a. Kamus Kamus adalah daftar kata-kata yang disusun secara alfabetis yang disertai denga arti, lafal, contoh penggunaannya dalam kalimat. Kamus dapat juga digunakan untuk mencari informasi atau mencari suatu arti kata baik dalam satu, dua atau tiga bahasa yang telah diberi awalan, akhiran dan disusun secara sistematis. Menurut Sulistyo-Basuki (1993:440): Kamus berisi kata-kata sebuah bahasa atau istilah yang digunakan dalam suatu subjek, profesi atau kejujuran yang disusun menurut tata susunan tertentu, biasanya menurut abjad yang disertai dengan makna, ejaan, ucapan, pemakaian dan sejenisnya. Jadi, kamus berkaitan dengan kata. Jenis-jenis kamus dilihat dari ruang lingkupnya adalah sebagai berikut: 1. Kamus Umum a. Kamus Bahasa Jenis kamus ini bisa digunakan untuk setiap orang yang membutuhkannya. Menurut pembagian jumlah entrinya, kamus 13

6 lengkap biasanya memuat sekitar entri. Misalnya, dalam bahasa inggris antara lain Oxford, sedangkan dalam bahasa Indonesia, misalnya Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) dan Kamus Umum Bahasa Indonesia (KUBI). Kamus bahasa dapat lagi dibagi menjadi: 1. Etimologis, artinya menujukkan asal usul kata serta menelusur perkembangan makna kata dalam masa-masa itu. Contoh: Oxford English Dictionary. 2. Mutakhir, artinya hanya memberikan makna yang berlaku dewasa ini, misalnya: Kamus Besar Bahasa Indonesia dan Consice Oxford Dictionary of Current English. b. Dwibahasa artinya kamus yang memuat kata-kata dari suatu bahasa namun memberikan makna atau sinonimnya dalam bahasa lain. Contoh: Hasan Shadily, Kamus Inggris-Indonesia dan Cassel s Spanish English English Spanish Dictionary. c. Banyak bahasa artinya sebuah kamus yang memuat kata dari sebuah bahasa disertai padanannya dalam dua bahasa lain atau lebih. Lazimnya hanya memberikan sinonim maupun antonim. Contoh, Kamus Inggris Indonesia Arab. 2. Kamus Khusus Merupakan kamus yang hanya mendaftar istilah yan lazim digunakan dalam sebuah bidang ilmu pengetahuan. Kamus semacam ini menyajikan informasi mengenai masing-masing topik sehingga lebih mengarah ke ensiklopedia daripada ke kamus. Contoh: Black c Bible Dictionary serta New Grove Dictionary of Musicians. Kamus khusus lainnya termasuk kamus sinonim, kamus tata bahasa, kamus singkatan, kamus nama, dan sejenisnya. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis kamus ada beberapa macam seperti kamus umum dimana kamus umum ini terbagi lagi menjadi kamus bahasa, kamus dwibahasa, dan kamus banyak bahasa/multi bahasa; Kamus khusus dimana informasi yang terdapat pada kamus ini merupakan hal yang khusus tentang sinonim, tata bahasa, nama dan singkatan. 14

7 b. Ensiklopedia Ensiklopedia merupakan salah satu buku sumber informasi yang banyak dicari dan dipakai oleh orang-orang dari kalangan terpelajar, karena merupakan gudang pengetahuan yang memberikan informasi mengenai setiap cabang imu pengetahuan atau salah satu cabang ilmu pengetahuan. Menurut Sumardji (1992:34): Ensiklopedia adalah koleksi referensi yang berisi penjelasan mengenai setiap cabang ilmu pengetahuan atau berbagai hal dalam artikel-artikel terpisah dan tersusun secara alfabetis, dikarang oleh ribuan pakar (ahli ilmu pengetahuan). Sedangkan menurut Nurhadi (1982:38) ialah: Ensiklopedia adalah koleksi referensi yang berisi informasi atau uraian ringkas tentang berbagai hal atau ilmu pengetahuan, yang tersusun secara abjad atau menurut uraian subjeknya. Ensiklopedia menampung semua topik tentang peristiwa atau fakta, bahkan hampir dapat menjawab pertanyaan mengenai apa, siapa, bagaimana peristiwa terjadi, sifat pembahasannya jelas dan terkadang dilengkapi dengan gambar-gambar atau ilustrasi termasuk diagram. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa ensiklopedia merupakan daftar subjek tentang berbagai macam bidang yang disusun secara alfabetis, disertai uraian, sejarah, latar belakang masalah dan sebagainya. c. Sumber Biografi Sumber biografi merupakan smber informasi penting bagi petugas referensi. Sumber tersebut dapat memberikan keterangan orang khususnya mengenai tanggal lahir dan kematian, kualifikasi pendidikan, jabatan yang dipegang serta alamat orang tersebut. Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:110): Sumber biografi memuat riwayat hidup berbagai orang. Ada yang bersifat umum, ada yang terbatas pada suatu negara, dan ada yg khusus memuat riwayat hidup dari kelompok orang tertentu seperti pemimpin, pengarang, dan orang-orang terkenal. Sedangkan menurut Nurhadi (1982:38) ialah: Sumber biografi adalah koleksi referensi yang memeberikan informasi mengenai riwayat hidup orang terkemuka yang dipilih secara umum dan berbagai bidang ilmu pengetahuan, keahlian dan kegiatan atau kegiatan yang dipilih secara khusus dalam bidang atau kegiatan tertentu saja. Dilihat dari segi bentuknya sumber biografi dapat berupa biografi individu, biografi kolektif dan autobiografi. 15

8 Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sumber biografi adalah koleksi referensi yang memuat informasi mengenai tanggal lahir atau mati seseorang, juga mengenai kualifikasi, kedudukan, kegiatan, alamat juga riwayat hidup dan lain-lain. d. Buku Tahunan Buku tahunan merupakan suatu informasi yang memuat keterangan tentang kejadian-kejadian dan perkembangan-perkembangan suatu bidang dalam satu tahun dan memuat data statistik. Menurut Sulistyo-Basuki (1993:443), Buku tahunan merupakan terbitan tahunan berisi informasi mutakhir dalam bentuk deskriptif dan statistik yang kadang-kadang terbatas pada sebuah subjek saja. Sedangkan menurut Sumardji (1992:28): Buku tahunan adalah koleksi referensi berupa buku yang terbit setiap tahun berisi informasi statistik (data berupa angka-angka) atau ikhtisar tentang kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang telah terjadi dalam tahun sebelumnya. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa buku tahunan merupakan informasi tentang peristiwa yang telah terjadi pada tahun sebelumnya, baik yang bersifat umum atau khusus. e. Alamanak Alamanak disebut juga sebagai bukti acuan yang berisi informasi mengenai hari libur, dan peristiwa penting dalam setahun dimana sistematika penyusunan informasi dibedakan pada kronologisasi penanggalan atau kalender. Menurut Sumardji (1992:28), Alamanak adalah suatu buku acuan yang berisi informasi mengenai daftar hari, minggu, bulan dan hari penting dalam setahun. Sedangkan menurut Siregar (1991:8), Alamanak adalah ikhtisar data dan statistik mengenai wilayah, perseorangan, instansi, peristiwa, subjek dan sebagainya. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa alamanak merupakan buku tahunan yang memuat informasi tentang kejadian dan perkembangan berbagai hal yang terjadi dalam jangka waktu tertentu, biasanya berisi juga data statistik f. Direktori 16

9 Direktori yaitu daftar nama orang dan atau organisasi dalam bidang tertentu yang disusun secara sistematis. Ada yang disusun secara alfabetis, ada pula yang disusun menurut golongan ilmu pengetahuan. Biasanya disertai juga alamat, organisasi/orang dalam bidang tertentu, jumlah staf, jenis kegiatan dan sebagainya. Direktori berguna bagi lembaga, kantor yang sering ingin mengadakan komunikasi dan kerjasama dalam bidang tertentu. Menurut Sulistyo-Basuki (1993:444): Direktori adalah daftar tokoh atau organisasi atau lembaga yang disusun secara sistematik, biasanya menurut abjad atau susunan kelas/subjek dan memberikan data mengenai nama, alamat, afiliasi, kegiatan dan sebagainya. Sedangkan menurut Nurhadi (1982:38): Direktori adalah koleksi referensi yang memuat daftar orang atau orgnisasi yang disusun secara sistematis. Namun setiap orang disertai alamat, jabatan, kedudukan dalam organisasi, lembaga tempat bekerja, dan bidang spesialisasinya dan sebagainya. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa direktori merupakan salah satu jenis buku-sumber yang memuat nama-nama orang ataupun badan organisasi, alamat yang berhubungan dengan organisasi dan informasi lain, yang disusun berdasarkan sistematika tertentu. g. Sumber Statistik Sumber statistik merupakan data yang disusun menurut tabel atau bentuk lain yang memperlihatkan perkembangan dalam suatu bidang pada suatu periode tertentu. Sumber statistik ini penting bagi penulis yang ingin mengambil jalan pintas untuk mengumpulkan data tanpa melakukan sendiri, karena sudah dihimpun oleh badan-badan khusus seperti Badan Pusat Statistik (BPS). Menurut Nurhadi (1982:67): Sumber statistik ialah layanan referensi penunjang berupa kegiatan pengumpulan data, kegiatan dalam menerima pertanyaan dan memberikan jawaban referensi, sehingga terdapat pencatatan jumlah pertanyaan yang diajukan. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993:445): Sumber statistik merupakan kumpulan data yang disusun menurut tabel atau bentuk lain yang memperlihatkan perkembangan dalam suatu bidang pada periode tertentu. 17

10 Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sumber statistik merupakan layanan referensi yang memberikan informasi perkembangan dalam suatu bidang pada periode tertentu. Sumber statistik ini sangat peting bagi penulis yang ingin mengambil jalan pintas untuk mengumpulkan data tanpa melakukan riset, karena sudah dihimpun oleh badan-badan khusus seperti BPS. Sumber statistik ini juga dapat dipakai sebagai bahan perbandingan untuk melihat kenaikan atau penurunan suatu hasil produksi. h. Bibliografi Bibliografi merupakan suatu acuan yang berisi daftar buku atau bahan pustaka yang disusun secara sistematis. Menurut Sulistyo-Basuki (1993:446), Bibliografi merupakan senarai tersusun yang memuat sumber primer atau sumber lain mengenai subjek atau tokoh tertentu. Sedangkan menurut Sumardji (1992:45): Bibliografi adalah koleksi referensi yang berisi daftar buku dan bahan pustaka lainnya dalam susunan sistematis, biasanya bibliografi tidak memberikan informasi dimana bahan pustaka dapat diperoleh, karena tujuan utama adalah menunjukkan bahan pustaka pernah diterbitkan. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa bibliografi merupakan koleksi referensi yang berupa daftar buku dari bidang ilmu tertentu yang disusun secara sitematis pengarang, periode waktu tertentu, subyek, dsb. Bibliografi sendiri tidak memuat isi subyek tetapi hanya merupakan daftar. i. Majalah Indeks Majalah indeks merupakan koleksi referensi yang memuat informasi mengenai keterangan majalah, keterangan lokasi yaitu nama pengarang, judul karangan, dan judul majalah yang disusun oleh sistematis. Menurut Siregar (1993:10), Indeks merupakan suatu daftar yang disusun secara sistematis, biasanya diterbitkan secara berkala. Sedangkan menurut Sumardji (1992:470) menyebutkan: Indeks dan abstrak adalah koleksi referensi yang memuat daftar karya ilmiah lazimnya artikel yang dimuat pada jurnal/majalah ilmiah yang disusun secara sistematis dan menunjukkan dimana masing-masing karya tulis tersebut dapat ditemukan. 18

11 Selanjutnya Sjahrial-Pamuntjak (2000:111) mendefenisikan: Indeks dan abstrak sebagai informasi mengenai keterangan majalah, keterangan lokasi yaitu nama pengarang, judul karangan dan judul majalah, tahun, nomor, serta halaman dimana karangan itu terdapat. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa indeks merupakan daftar karya tulis atau artikel yang dimuat pada jurnal/majalah ilmiah yang disusun secara sistematis, diterbitkan secara berkala dan dapat memberikan informasi mengenai sesuatu hal serta memungkinkannya untuk diikuti. j. Majalah Abstrak Bila majalah indeks dilengkapi dengan sari karangan atau abstrak dari artikel yang dicantumkan, majalah tersebut dinamakan majalah sari karangan atau majalah abstrak. Menurut Sumardji (1992:48): Abstrak adalah koleksi referensi yang merupakan suatu ringkasan atau sari karangan dari suatu penerbitan atau artikel yang sering terbatas pada subjek tertentu, disertai dengan sekedar gambaran bibliografis sehingga memungkinkan artikel tersebut dapat ditemukan. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993:446) : Majalah abstrak merupakan terbitan berseri dengan frekuensi teratur yang berisi sari karangan atau abstrak dari artike penting dalam subjek tertentu yang terbit dalam majalah primer, monograf yang berisi hasil penelitian penting, laporan penelitian, paten, serta sumber primer lain dalam bidang tertentu. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa abstrak merupakan ringkasan atau sari karangan dari suatu penerbitan atau artikel disertai gambaran bibliografis sehingga memungkinkan artikel atau penerbitan tersebut dapat ditemukan. k. Penerbitan Pemerintah Terbitan ini menyajikan informasi yang perlu diketahui oleh masyarakat pada umumnya. Sumber informasi ini tidak dijual belikan di toko-toko buku meskipun isinya diperlukan oleh masyarakat. Penerbitan resmi ini merupakan informasi resmi dalam bidang-bidang pertanian, statistik, peraturan perundangundangan, pendidikan pertahanan dan lainnya. Bahkan data statistik dalam 19

12 alamanak juga biasanya berdasarkan sumber resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah. Secara garis besar, terbitan ini mencakup: 1. Kegiatan pemerintah yang perlu diketahui oleh masyarakat awam seperti: pemilihan umum, sensus penduduk, sidang kabinet, dan lain-lain. 2. Informasi resmi yang dapat dipergunakan sebagai bahan studi maupun penelitian. 3. Perundang-undangan, peraturan, ketetapan pemerintah yang harus diketahui oleh setiap warga negara maupu kelompok masyarakat tertentu seperti: pajak, undang-undang lalu-lintas, undang-undang perkawinan, undang-undang pendidikan dan lain-lain. l. Sumber ilmu bumi/geographical sources Sumber informasi ini akan memberikan keterangan mengenai kota, pulau, gunung, danau, sungai dan sumber-sumber atau maupun hasil karya manusia yang berkaitan dengan kealaman. Koleksi ini sangat berguna untuk penelitian sumber daya alam, penjelajahan, peperangan, pariwisata, transportasi maupun kepentingan keilmuan yang lain. Sumber ilmu ini dapat dibagi antara lain: 1. Gazeter/gazetteers Yakni kamus ilmu bumi yang berupa daftar nama tempat yang disusun secara alfabetis. Di sana disajikan informasi tiap-tiap tempat seperti lokasinya, statistiknya, sejarah maupun kebudayaannya. Sebelum menggunakan gazeter ini sebaiknya difahami terkebih dahulu halaman-halaman penolongnya, daftar singkatan, cara penyusunan materi serta lembaran tambahan yang sering dimuat dalam apendix. 2. Buku penunjuk/guide book 20

13 Yakni buku pegangan/guide book untuk perjalanan yang memberikan informasi mengenai kota, daerah maupun negara, museum dan lain-lain. Buku ini dipersiapkan untuk kepentingan wisata. Sebab juga dicantumkan nama hotel, stasiun, objek wisata, tempat pendidikan, bank dan lainnya. Guidebook ini sering menyajikan informasi secara deskriptif yang tidak ditemukan di uraian gazeter maupun peta. Sebagian besar disusun dengan memperhatikan faktor perjalanan. 3. Atlas Yakni suatu jilidan peta, gambar, lukisan, tabel, dan lain-lain sebagainya dengan atau tanpa penjelasan yang deskriptif. Terbitan ini dapat berupa terbitan tersendiri atau bisa pula merupakan bagian dari satu atau beberapa jilid terbitan. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis-jenis koleksi referensi yang dapat digunakan oleh pengguna berupa kamus, ensiklopedia, sumber biografi, buku tahunan, alamanak, direktori, sumber statistik, bibliografi, majalah indeks, majalah abstrak, penerbitan pemerintah dan sumber imu bumi (geographical sources). 2.3 Tujuan Layanan Referensi Setiap kegiatan pelayanan di perpustakaan bertujuan untuk membantu para pengguna mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan. Begitu juga dengan pelayanan referensi yang senantiasa memiliki beberapa tujuan dalam pelaksanaannya. Menurut Sumardji (1992:12) pengertian pelayanan referensi adalah: 1. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan, yang khusus melayankan/menyajikan koleksi referensi kepada para pengguna/pengunjung perpustakaan. 21

14 2. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pengguna/pengunjung perpustakaan menemukan/mencari informasi dengan cara: a. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pengguna/pengunjung perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi; b. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk mencari /menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna/pengunjung; c. Memberikaan bimbingan kepada pengguna/pengunjung perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi. Menurut P. Sumardji (1992:16), tujuan dari layanan referensi yaitu: 1. Memungkinkan pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat. 2. Memunginkan pemakai melakukan penelusuran literatur informasi dengan pilihan yg lebih luas. 3. Memungkinkan pemakai menggunakan koleksi referensi dengan tepat guna. Menurut Lasa (2008:7) tujuan layanan referensi adalah: 1. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar memanfaatkan semaksimal mungkin akan koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu mandiri dalam meggunakan sumber tersebut. 2. Memilihkan sumber rujukan yang tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu. 3. Memberi pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam satu topik, subjek, karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda. 4. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan. 5. Tercapainya efesiensi tenaga, biaya dan waktu. 22

15 Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan informasi merupakan kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan untuk membantu dan memberikan bimbingan kepada pengguna/pengunjung perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap koleksi referensi. Tugas layanan referensi dapat berjalan dengan baik apabila petugas referensi memperhatikan pengguna yang akan dilyani. Berbeda pengguna yang dilayani berbeda pula kebutuhannya. Di samping harus memperhatikan kebutuhan pengguna tentu saja harus menyediakan sumber-sumber yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna dengan cepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan informasinya. 2.4 Fungsi Layanan Referensi Untuk dapat mencapai tujuannya, layanan referensi harus dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. Menurut P. Sumardji dalam Junaida (2008:7) fungsi dari layanan referensi yaitu: a. Informasi Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan mengenai informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna/pengunjung perpustakaan. b. Bimbingan Memberikan bimbinga kepada para pemakai/pengguna perpustakaan untuk mencari/menemukan bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing, dan bagaimana pula cara menggunakannya untuk mencari/menemukan informasi yang dikehendaki. c. Pemilihan/penilaian Memberikan petunjuk/pengertian tentang bagaimana cara memilih/menilai bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber informasi yang berdayaguna maksimal. 23

16 Menurut Nurhadi (1982:47), fungsi pelayanan referensi adalah sebagai berikut: a. Informasi Memberikan jawaban-jawaban dari pertanyaan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi. Biasanya pertanyaan-pertanyaan itu satu sama lain tidak ada hubungannya. Demi kelancaran tugas referensi sebaiknya setiap pertayaan dicatat kemudia dikelompokkan. b. Bimbingan Dalam menjalankan tugas sehari-harinya, petugas referensi perlu juga menyisihkan waktunya untuk dapat memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan agar pemakai tersebut dapat menggunakan perpustakaan dengan baik dan efesien. Juga agar pemakai tersebut dapat menemukan buku-buku yang tepat dan sesuai dengan ilmu yang bersangkutan. Bimbingan tersebut misalnya dalam hal penggunaan katalog perpustakaan, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak di perpustakaan, pemilihan dan pemakaian buku-buku referensi serta bahan pustaka lainnya. c. Pengarahan atau Instruksi Memberikan pengarahan atau penerangan kepada pengunjung atau pemakai perpustakaan mengenai penggunaan perpustakaan secara umum, penggunaan sumber-sumber bibliografi, dan koleksi referensi lainnya. Selain bermaksud memperkenalkan cara penggunaan perpustakaan yang baik kepada pemakai juga bertujuan untuk meningkatkan penggunaan perpustakaan tersebut. d. Supervisi Petugas referensi dapat mengamati pemakai atau pengunjung perpustakaan baik dalam hal kebutuhan informasi yang diperlukan maupun latar belakang sosial dan tingkat pendidikan pemakai serta bidang pendidikan yang ditekuninya. e. Bibliografi Untuk kepentingan penelitian atau mengenalkan bacaan yang menarik dan baik, petugas referensi biasanya membuat atau menyusun 24

17 bibliografi. Di perguruan tinggi penyusunan bibliografi ini dikerjakan atas permintaan dosen atau peneliti dan mahasiswa untuk keperluan penelitian atau karya ilmiah. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan referensi berfungsi sebagai sarana untuk membimbing pengguna dalam menggunakan berbagai jenis koleksi referensi serta memberikan jawaban atas semua pertanyaan yang diajukan oleh pengguna. 2.5 Pemanfaatan Koleksi Referensi Menurut Chulsum (2006:154) Cara adalah aturan melakukan sesuatu, perbuatan untuk menegerjakan sesuatu, cara atau jalan untuk menyelesaikan pekerjaan. Dengan demikian dalam memanfaatkan koleksi referensi di perpustakaan pengguna dapat melakukannya dengan cara: 1. Baca/membaca : Melihat isi sesuatu yang tertulis dengan teliti serta memahaminya (dengan melisankan atau dalam hati), (Salim, 2002:14) 2. Catat/mencatat : Menuliskan atau memasukkan sesuatu dalam buku (menyalin dalam buku) sebagai peringatan, (Salim, 2002:263) 3. Fotocopy/memfotocopy : Membuat salinan dari koleksi dengan menggunakan mesin fotocopy, (Salim, 2002:425) 2.6 Bimbingan Penggunaan Koleksi Referensi Kegiatan bimbingan penggunaan koleksi referensi merupakan aktifitas memberikan bimbingan atau keterampilan kepada pengguna atau anggota baru untuk menggunakan perpustakaan secara efektif dalam rangka menunjang kegiatan belajar mereka. Beberapa pustakawan menyadari bahwa pengguna perlu akan bimbingan penggunaan koleksi referensi. Hal ini dimaksudkan agar koleksi referensi tersebut benar-benar digunakan. 25

18 Menurut Saleh (1995:191) bimbingan pengguna koleksi referensi adalah: Bimbingan kepada pengguna perpustakaan agar mampu menggunakan koleksi dan sumber-sumber referensi dengan cepat dan tepat. Ada dua macam bimbingan yang diberikan yaitu: 1. Bimbingan secara langsung merupakan bimbingan yang diberikan secara langsung antara petugas layanan referensi dengan pengguna perpustakaan, baik yang bersifat individual-informal yaitu bimbingan yang diberikan secara langsung, tetapi bersifat formal seperti pengguna koleksi referensi, katalog perpustakaan dan lainnya, dan yang bersifat klasikal formal yaitu bimbingan yang diberikan kepada kelompok pemakai dalam ruang tertentu dan bersifat formal. 2. Bimbingan secara tidak langsung yaitu bimbingan yang diberikan melalui media tertentu, seperti dengan penerbitan buku informasi, buku pegangan atau penerbitan lainnya. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa bimbingan pengguna koleksi referensi merupakan layanan yang memberikan informasi secara langsung dan juga bimbingan secara tidak langsung kepada pengguna. Oleh karena itu referensi dituntut memiliki kecakapan, keterampilan menganalisis pertanyaan, dan mampu menjawab pertanyaan dengan cepat, tepat dan benar. Adapun koleksi referensi yang memerlukan bimbingan bagi penggunanya adalah: Bibliografi, yang mempunyai kemungkinan disusun menurut abjad pengarang, subyek, geografi atau wilayah, abjad penerbit, nomor klasifikasi; Majalah indeks mempunyai kemungkinan disusun menurut abjad pengarang, abjad subyek, nomor urut secara kronologis, nomor klasifikasi; Penerbitan pemerintah mempunyai kemungkinan disusun menurut tanggal pengeluaran peraturan perundang-undangan; Katalog mempunyai kemungkinan disususn menurut nomor klasifikasi, abjad pengarang, abjad subyek; Kumpulan tabel seperti sumber ilmu bumi (geografi) kemungkinan disusun menurut aturan tersendiri. Sumber ilmu ini kemungkinan disusun menurut istilah, seperti: kota, wilayah dan lain-lain. 26

19 Sedangkan menurut Trimo (1984:1) menuliskan tentang persyaratanpersyaratan yang harus dimiliki oleh pustakawan referensi, antara lain: 1. Mempunyai pengetahuan yang cukup tentang ilmu perpustakaan, 2. Mempunyai latar belakang yang banyak tentang bermacammacam ilmu pengetahuan yang khususnya yang berhubungan dengan lembaga tempat perpustakaan itu bernaung, 3. Selalu bersedia membantu pemakai perpustakaan, 4. Mengetahui jenis-jenis pustaka referensi dan penggunaannya, 5. Menguasai teknik-teknik bimbingan. Dengan demikian bimbingan pengguna referensi sangatlah perlu dan dibutuhkan bagi setiap pengguna perpustakaan. Untuk itu setiap perpustakaan diharapkan harus memiliki layanan bimbingan pengguna koleksi tersebut benarbenar digunakan. 2.7 Peran Pustakawan Pustakawan memegang peran penting dalam penyelenggaraan perpustakaan. Pustakawaan juga merupakan faktor yang menentukan berhasil atau tidaknya pelayanan kepada pengguna perpustakaan. Apabila seorang pustakawan kurang memiliki kemampuan dalam memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan, maka pelayanan tersebut dikatakan kurang berhasil. Menurut Sulistyo-Basuki (1993:159): Pustakawan adalah tenaga profesional yang dalam kehidupan sehari-hari berkecimpung dengan dunia buku. Pustakawan bukan menyangkut pekerjaan administratif semata tetapi lebih penting adalah perhatiannya terhadap promosi ilmu pengetahuan dan pembelajaran. Selanjutnya Sjahrial-Pamuntjak (2000:96) menyatakan dalam menjalankan pekerjaan pelayanan kepada pengunjung, perlu diusahakan: 1. Bahwa terciptanya hubungan yang baik antara petugas dengan pengunjung, suasana yang tenang, sikap yang ramah dan suka membantu, tindakan yang efesien dan tepat adalah faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian. 2. Bahwa difahami oleh petugas akan kedudukannya dalam melayani kebutuhan dan kepentingan pengunjung. 27

20 3. Bahwa ditaati peraturan-peraturan pelayanan yang telah ditetapkan baik oleh petugas maupun oleh pengunjung. 4. Bahwa difahami oleh petugas materi apa yang ada di perpustakaan, serta cara-cara dan alat-alat untuk menemukannya. 5. Bahwa diketahui oleh pustakawan, perpustakaan lain mana yang memiliki koleksi yang berkaitan atau bersamaan dengan koleksi perpustakaan itu sendiri, supaya dapat menunjuk pengunjung kepada perpustakaan itu atau meminjam koleksi yang dicari oleh pengunjung. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa peran pustakawan sangat dibutuhkan oleh pengguna untuk membantu dalam mencari informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat dan benar sehingga pemanfaatan koleksi yang dimiliki perpustakaan lebih optimal penggunaannya. Dengan demikian pekerjaan pustakawan mencakup empat kegiatan pekerjaan, yaitu peminjaman, kegiatan membantu pengguna mencari informasi, kegiatan mendidik pengguna menggunakan fasilitas perpustakaan dan bahan pustaka serta kegiatan menyebarluaskan informasi. 28