VI. IDENTIFIKASI FAKTOR FAKTOR PENYUSUN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT LEMBAGA PERTANIAN SEHAT 6.1 Identifikasi Tujuan Lembaga Pertanian Sehat Dalam Melakukan Kegiatan Supply Chain Management Perusahaan maupun kegiatan usaha dalam menjalankan aktivitasnya memiliki tujuan untuk mencapai target yang diinginkan. Dalam kegiatan supply chain management, perusahaan juga memiliki tujuan yang ingin dicapai sesuai dengan tujuan kegiatan supply chain management perusahaan yang telah dirancang sebelumnya. Dengan berbagai keunggulan produk dengan segmen dan target pasar tertentu, kegiatan supply chain management yang dilakukan secara optimal akan berjalan berkesinambungan dengan fungsi pemasaran yang juga diharapkan mencapai hasil yang optimal. Dalam menyusun supply chain management yang tepat untuk Beras SAE, maka harus diketahui dan dianalisis terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan supply chain management serta faktor-faktor yang menjadi penyusun supply chain management. Berdasarkan hasil wawancara dengan Lembaga Pertanian Sehat maka dapat diketahui beberapa tujuan yang ingin dicapai oleh Lembaga Pertanian Sehat dari kegiatan supply chain management, yaitu: 1. Mendapatkan jalur distribusi yang efisien Kegiatan supply chain management yang dilakukan Lembaga Pertanian Sehat sebagai suatu lembaga yang menghasilkan produk Beras SAE diharapkan mampu mendapatkan jalur distribusi yang lebih efisien dari sebelumnya. Artinya pelayanan yang baik adalah kecepatan dalam penyediaan produk sesuai dengan kebutuhan pelanggan, dalam jumlah yang dibutuhkan dan tanpa ada kesalahan. Selama ini, jalur distribusi yang dilakukan oleh pihak Lembaga Pertanian Sehat adalah hanya sebatas pengetahuan jalur umum saja tanpa melihat berapa biaya yang dikeluarkan dan lamanya proses distribusi tersebut. Proses distribusi yang diakukan belum begitu mementingkan kecepatan yang didistribusikan. Kecepatan dalam penyediaan produk ini diharapkan menjadi keunggulan yang bersaing di Lembaga Pertanian Sehat. Bagi konsumen tujuan supply chain management disini bagaimana konsumen bisa memperoleh produk dengan mudah dan sesuai dengan yang diharapkan konsumen.
2. Mempertahankan kualitas beras Pengertian standar kualitas atau mutu tidak lagi hanya sesuai dengan spesifikasi, tetapi lebih luas dari itu, yaitu segala sesuatu di luar harga yang dikehandaki oleh konsumen seperti waktu penyerahan, keandalan memenuhi janji, bentuk atau estetika dan ketahanan produk, keamanan produk, layanan purna jual dan sebagainya. Selama ini beras SAE yang dihasilkan Lembaga Pertanian Sehat telah memenuhi Standart Nasional Indonesia (SNI). Bagi Lembaga Pertanian Sehat, standar kualitas (mutu) Beras SAE ini memberikan kejelasan kualitas yang diinginkan, begitu juga bagi produsen mendapat kejelasan beras yang harus mereka hasilkan, sedangkan bagi konsumen mereka mendapatkan beras sesuai mutu yang diinginkan. Dengan demikian, standar kualitas ini diharapkan akan tercipta nilai kepuasan transaksi maupun konsumsi. 6.2 Identifikasi Faktor-faktor Penyusun Kegiatan Supply Chain Management Lembaga Pertanian Sehat Setelah mengetahui tujuan supply chain management yang ingin dicapai oleh Lembaga Pertanian Sehat, maka langkah selanjutnya yaitu mengetahui faktor-faktor penyusun kegiatan supply chain management yang dilakukan oleh Lembaga Pertanian Sehat. Analisa faktor Supply Chain Management dilakukan dengan melihat kegiatan pengadaan produk dan jasa sebagai permasalahan yang lebih luas terbentang sejak pembelian sampai dengan barang jadi diproduksi yang pada akhirnya digunakan oleh konsumen, maka diketahui faktor-faktor dan subfaktor yang mempengaruhi Lembaga Pertanian Sehat dalam penyusunan kegiatan supply chain management yaitu: 1. Perencanaan (plan) Analisa pada bagian ini menyangkut segala hal yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan, termasuk mengenai tingkat keberhasilan perencanaan sejalan dengan realisasinya. Perencanaan (plan) dibuat guna sebagai kerangka kerja setiap aktifitas Lembaga Pertanian Sehat. Dengan adanya perencanaan, Lembaga Pertanian Sehat dapat mengukur keberhasilan dari aktifitas yang dilakukannya. Perencanaan (plan) biasanya dibuat berdasarkan hasil analisis atupun data-data yang dimiliki oleh Lembaga Pertanian Sehat, baik mengenai kondisi internalnya maupun eksternalnya. 75
Sub faktor perencanaan yang mempengaruhi kegiatan supply chain management adalah : a) Keuangan Lembaga Pertanian Sehat dalam melakukan perencanaan di kegiatan supply chain management harus memperhatikan faktor keuangan secara cermat. b) Pemahaman yang baik mengenai konsep strategi dan konsep-konsep lain yang berkaitan, sangat menentukan suksesnya strategi yang disusun. Lembaga Pertanian Sehat membuat strategi apa yang harus dilakukan dalam perencanaan kegiatan supply chain management. c) Pengukuran pengontrolan Setelah semua perencanaan dibuat dan dijalan Lembaga Pertanian Sehat selalu mengukur apakah semua sudah sesuai dengan yang diharapkan dan memeriksa kembali apa yang tidak sesuai. 2. Sumber (source) Sumber (source) berkaitan dengan perolehan bahan baku untuk proses produksi perusahaan. Dalam konsep supply chain management, sumber (source) ini lebih dispesifikasikan kepada hal-hal mengenai penyusunan strateginya, kegiatan organisasi atau sumber daya manusia (SDM) yang berkaitan dengan hal perolehan bahan baku, tata cara atau proses dalam perolehannya teknologi yang digunakan, maupun tentang penilaian resiko yang menyangkut dalam perolehan bahan baku. Sub faktor sumber yang mempengaruhi kegiatan supply chain management adalah : a) Lembaga Pertanian Sehat menyusun strategi apa yang dilakukan dalam memperoleh bahan baku produk Beras SAE nya. b) Organisasi atau SDM Setelah strategi untuk memperoleh bahan baku dibuat langkah selanjutnya nya adalah Lembaga Pertanian Sehat menyusun organisasi 76
sederhana, siapa-siapa yang terlibat dalam perolehan bahan baku tersebut. c) Proses Disini Lembaga Pertanian Sehat melakukan langkah-langkah apa yang harus dilakukan dalam memperoleh bahan baku tersebut. d) Teknologi Penggunaan teknologi yang ramah lingkungan lingkungan, murah, dan mudah didapat disekeliling sesuai dengan misi di Lembaga Pertanian Sehat dalam memperoleh bahan baku yang dibutuhkan. e) Penilaian risiko Memperkirakan risiko seperti apa yang akan dihadapi dalam memperoleh bahan baku. 3. Pembuatan (make) Pada faktor pembuatan (make) terdapat kegiatan produksi. Kegiatan produksi merupakan alat yang digunakan untuk mengubah masukan sumber daya guna menciptakan barang atau jasa sebagai keluarannya. Sub faktor pembuatan yang mempengaruhi kegiatan supply chain management adalah : a) Untuk dapat melakukan kegiatan produksi maka harus dibuat suatu strategi untuk mengatur ketepatan dan kesesuaian proses kegiatan sehingga dapat berjalan dengan lancar. b) Organisasi atau SDM Adapun strategi yang baik harus didukung dengan sumber daya manusia maupun struktur organisasi yang tepat. c) Proses Pada kegiatan proses produksi, ketepatan, kesesuaian dan kefesienan penggunaan alat harus diperhatikan. d) Ukuran dan kontrol Pengukuran dan pengontrolan dilakukan agar dapat menilai aktivitasaktivitas sistem produksi. 77
e) Penilaian risiko Memperkirakan risiko seperti apa yang akan dihadapi dalam kegiatan produksi ini. 4. Agen (agent) Agen (agent) merupakan bagian dari konsep supply chain. Untuk dapat mengetahui keberadaan agen, maka pada penelitian ini dilakukan analisa mengenai segala hal tentang toko yang menjual Beras SAE. Sub faktor agen yang mempengaruhi kegiatan supply chain management adalah : a) berkaitan dengan ada atau tidaknya kerjasama antara agen dengan pihak Lembaga Pertanian Sehat, penggunaan gudang umum, ataupun melihat tingkat keberhasilan agen. b) Organisasi atau SDM Berguna untuk melihat keadaan organisasi dan sumber daya manusia yang terdapat dalam toko, melihat apakah terdapat pertemuanpertemuan dengan pihak Lembaga Pertanian Sehat, menilai karyawan yang diperkerjakan sudah sesuai dengan kriteria atau tidak. c) Manajemen persediaan barang Disini melihat lebih jauh bagaimana agen menerapkan manajemen pada persediaan barangnya, pemeriksaan stok, pengontrolan persediaan barang dan melihat apakah terdapat umpan balik kepada pembeli. d) Penilaian risiko Melihat seberapa banyak sumber daya yang keluar, dan melakukan penilaian untuk melihat apakah agen melakukan pengintegrasian antara sistem penyimpanan dengan sistem pesanan yang masuk. 5. Transportasi (transport) Sistem transportasi merupakan sistem yang mengatur dan melakukan pengiriman atau pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat yang lain. Jika sistem transportasi dapat efektif dan efesien maka dapat terciptanya penghematan biaya. Oleh karena itu sistem transportasi harus juga 78
diperhatikan, sehingga terciptanya kesesuaian dan ketepatan penggunaan dan adanya penghematan waktu. Sub faktor transportasi yang mempengaruhi kegiatan supply chain management adalah : a) Melihat pernyataan misi dan perencanaan strategis oleh sistem transportasi, melihat adanya ketersediaan data informasi kegiatan perusahaan dan melihat tingkat keberhasilan sistem trasportasi sejalan dengan kegiatan perusahaan. b) Perencanaan Melihat apakah terdapat perencanaan untuk mengelompokkan pesanan dan melihat apakah terdapat rencana pemuatan untuk dapat menentukan waktu pengiriman. c) Pengarahan pengiriman Pada sub faktor ini melihat pembentukan rute dengan pengangkut dan melihat ada atau tidaknya prosedur yang digunakan dalam menggunakan rute tersebut. d) Pemilihan jalan dan tarif pengiriman Pada sub faktor ini dilihat apakah terdapat proses negosiasi tarif pengangkutan, melihat apakah terdapat analisa pergerakan transportasi, melihat cara pemberian daftar biaya ke bagian keuangan dan melihat bagaimana konfirmasi penerimaan atau penolakan pengiriman diterima dari pengangkut. e) Saran pengangkutan, dokumen pengiriman dan pengiriman produk Melihat bagaimana prosedur pendaftaran, cara penurunan barang, pemeriksaan sarana sebelum mengangkut. f) Evaluasi keberhasilan pengangkut Sub faktor terkahir ini berguna untuk dapat mengetahui keberhasilan pengangkut dalam proses pengiriman. Untuk dapat mengetahui keberhasilan pengangkut dilakukan antara perencanaan sistem transportasi dengan realisasi pengangkut dalam proses pengiriman. 79
6. Penjualan (sell) Penjualan merupakan aktivitas yang memasarkan dan menjual produk yang dihasilkan ke pelanggan, baik secara langsung maupun tidak langsung. Sub faktor penjualan yang mempengaruhi kegiatan supply chain management adalah : a) dilakukan untuk mencapai sasaran penjualan yang diinginkan. ini berfungsi untuk memperoleh keberhasilan penjualan dalam hal melayani pelanggan agar dapat sejalan dengan kegiatan lembaga lainnya, mengetahui tipe peramalan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan. b) Organisasi atau SDM Sub faktor ini melihat apakah terdapat informasi klaim dengan departemen lain, dilakukannya pengotomatisannya tenaga penjualan dan apakah organisasi memiliki informasi yang cukup mengenai pesanan atau kebutuhan pelanggannya. c) Proses Pada sub faktor ini melihat bagaimana cara memeriksa kredit, bagaimana peramalan permintaan dibuat, bagaimana cara memeberi pengertian pelanggan terhadap produk yang dapat dikembalikan. d) Ukuran dan kontrol Dalam sub faktor ini dilihat bagaimana cara melakukan pengukuran dan pengontrolan, seperti apakah terdapat kebijakan-kebijakan khusus terhadap pelanggan, bagaimana Lembaga Pertanian Sehat merespon produk yang dikembalikan tersebut e) Penilaian risiko Melihat apakah proses penjualan sejalan dengan sumber, bagaimana keberhasilan pemenuhan pesanan yang ada, apakah Lembaga Pertanian Sehat khususnya sistem penjualan dapat memenuhi kebutuhan pasar, bagaimana hasil dari adanya pengintegrasian antara kegiatan penjualan dengan pemberian layanan terhadap pelanggan. 80
Proses identifikasi yang telah dilakukan bertujuan untuk mempengaruhi urutan prioritas dari tujuan kegiatan supply chain management, dan faktor mana yang paling mempengaruhi dalam penyusunan kegiatan supply chain management di Lembaga Pertanian Sehat. Analisis tujuan dari faktor-faktor penyusun kegiatan supply chain management dilakukan dengan menyusun hierarki keputusan dengan empat tingkat. Model struktur hierarki tujuan kegiatan supply chain management dan faktor-faktor penyusun kegiatan supply chain management di Lembaga Pertanian Sehat dapat digambarkan pada Gambar 8 sebagai berikut. 81
Identifikasi Faktor-Faktor Kegiatan Supply Chain Management Beras SAE Mendapatkan Jalur Distribusi yg Efesien Mempertahankan kualitas Beras Perencanaan Sumber Pembuatan Agen Transportasi Penjualan Keuangan Organisasi/ SDM Pengukuran/ pengontrolan Organisasi/ SDM Proses Teknologi Penilaian risiko Organisasi /SDM Proses Ukuran dan kontrol Penilaian risiko Organisasi/ SDM Manajemen persediaan barang Penilaian risiko Perencanaan Pengarahan pengiriman Pemilihan jalan dan tarif pengiriman Organisasi /SDM Proses Ukuran dan kontrol Penilaian risiko Sarana pengangkutan, dokumen pengiriman dan pengiriman produk Evaluasi keberhasilan pengangkutan Gambar 8. Model Hierarki Keputusan Kegiatan Supply Chain Management di Lembaga Pertanian Sehat 82
Keterangan: Tingkat 1 = Fokus Tingkat 2 = Tujuan kegiatan supply chain management Mendapatkan jalur distribusi yang efesien Mempertahankan kualitas beras Tingkat 3 Perencanaan Sumber Pembuatan Agen Transportasi Penjualan Tingkat 4 Keuangan Organisasi Proses Teknologi Ukuran dan Kontrol Penilaian Risiko Manajemen Persedian Barang Perencanaan Pengarahan Pengiriman = Faktor = Segala hal yang berkaitan perencanaan kegiatan supply chain management = Berkaitan dengan perolehan bahan baku untuk proses produksi = Segala aktivitas dalam kegiatan produksi = Berkaitan dengan kerjasama dengan agen penjual = Berkaitan dengan pengiriman dan pemindahan barang = Segala aktivitas yang memasarkan dan menjual Produk = Subfaktor = Segala hal yang berkaitan dengan keuangan di kegiatan supply chain management = Segala aktivitas yang berkaitan dalam menyusun strategi yang akan direncanakan = Aktivitas-aktivitas yang berkaitan dalam pengorganisasian karyawan dan tenaga kerja = Aktivitas dimana proses pembuatan (produksi) produk = Kegiatan yang terkait dengan penggunaan teknologi = Aktivitas dimana mengontrol semua kegiatan, mengukur apakah kegiatan yang dilaksanakan sudah sesuai standar = Kegiatan yang memperkirakan risiko apa yang akan dihadapi = Pengaturan barang dan pemeriksaan stok = Merencanakan kegiatan transportasi yang hemat biaya = Pembentukan rute yang lebih efesien 83
Pemilihan Jalan = Proses negosiasi tarif pengangkutan dan tarif pengiriman Sarana Pengangkutan, = Melihat bagaimana prosedur pendaftaran,cara Dokumen Pengiriman, penurunan barang, pemeriksaan sarana sebelum dan Pengiriman Produk mengangkut. Evaluasi Keberhasilan = Mengetahui keberhasilan pengangkut dalam proses Pengangkutan pengiriman 84