Membuat dokumen menggunakan program lembar kerja (Worksheet) 5.1. Worksheet (lembar kerja) Worksheet merupakan perangkat lunak lembar kerja yang terdiri dari kolom dan baris yang berfungsi sebagai alat bantu untuk mengolah data dan angka agar memudahkan dalam perhitungan, laporan dan presentasi data Dalam mengolah angka dan sekumpulan data, ada banyak perangkat lunak worksheet yang beredar di pasaran, seperti Microsoft Excel, Lotus 123, Quatro Pro, Open Office, dll. Namun saat ini2 aplikasi worksheet yang paling banyak digunakan adalah perangkat lunak buatan dari sebuah perusahaan besar di Amerika yang bernama Microsoft Excel. Perangkat lunak ini telah umum digunakan baik di perkantoran, perusahaanperusahaan swasta maupun perusahaan pemerintahan, atau bahkan perusahaan asing sekalipun karena aplikasi ini disamping mudah didapatkan juga pada umumnya tempat kursus dan training membuka pelatihan program Microsoft Excel ini. Microsoft Excel merupakan bagian dari packet yang dijual oleh Microsoft yaitu paket Microsoft Office. Paket tersebut merupakan gabungan dari aplikasi perangkat lunak untuk perkantoran yang terdiri dari Microsoft Word (program untuk pengolah kata), Microsoft Power Point (program untuk membuat presentasi), Microsoft Access (pengolah 1
database), Microsoft Frontpage (membuat web site), dan Microsoft Outlook (Aplikasi e-mail dan agenda). Microsoft Excel Microsoft Excel merupakan salah satu aplikasi worksheet (lembar kerja elektronik) pengolah angka yang dapat di presentasikan ke dalam bentuk tabel dan grafik. Aplikasi ini juga dapat melakukan berbagai perhitungan dan simulasi. 5.1.2. Memulai Microsoft Excel Microsoft Excel dan program-program aplikasi lainnya berjalan diatas operating system, yang tentunya akan berfungsi setelah terinstall pada operating system buatan Microsoft juga. Microsoft Excel merupakan bagian dari software Microsoft Office, jadi pastikan komputer telah terinstall program Microsoft Office. Langkah-langkah untuk memulai program Microsoft Excel adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan komputer terlebih dahulu 2. Klik tombol Start pada taskbar (di sebelah kiri bawah) 3. Pilih Programs dan menu baru akan muncul di sebelah kanan 4. Pilih Microsoft Excel dan klik kiri dengan mouse 5. Tunggu hingga Microsoft Excel tampil secara keseluruhan 6. Microsoft Excel siap digunakan 2
5.1.3. Mengenal komponen utama Microsoft Excel Sebelum bekerja dengan Microsoft Excel ada baiknya mengenal terlebih dahulu komponen-komponen utama atau tombol-tombol yang akan sering digunakan dalam bekerja dengan Microsoft Excel. Komponen tersebut secara umum adalah sebagai berikut : 3
5.1.4. Fungsi Menu dan Ikon Batang Menu atau Menu Bar Menu bar terdiri dari beberapa pilihan yang dapat digunakan, penggunaan menu ini memiliki fungsi masing-masing. Pada setiap menu terdapat beberapa sub menu yang akan keluar setelah menu tersebut di klik dengan mouse atau dengan keyboard. Fungsi dari menu-menu tersebut berbeda satu dengan lainnya. Karena dikelompokkan berdasarkan fungsi dari menu tersebut. Serti pada menu File, maka sub menu nya akan berisi program yang berhubungan dengan administrasi atau pengolahan filem begitu juga 4
dengan menu view, maka sub menu nya akan berhubungan dengan tampilan (view) yang akan dipilih. Toolbars Standard Merupakan menu praktis berupa gambar atau sederetan ikon kecil yang dapat diklik langsung dalam pengolahan dokumen kerja sehingga memudahkan dalam memilih menu. Toolbars standard ini sebenarnya merupakan pilihan dari menu standard yang telah dijelaskan di atas, namun menu berupa gambar ikon ini memudahkan agar tidak sulit untuk mencari menu di atas. Membuat File (Worksheet baru) Membuka worksheet yang telah tersimpan Menyimpan worksheet yang telah selesai dikerjakan Mencetak worksheet Melihat worksheet sebelum di cetak Tombol untuk memindahkan objek (untuk sementara berpindah ke dalam memori sebelum dilakukan paste) Tombol ini berfungsi untuk copy (menyalin) objek ke dalam clipboard (memori) 5
Tombol ini berfungsi untuk paste (mencetak/mengeluarkan hasil copy) dari dalam clipboard (memori) Tombol Un Do (yaitu tombol untuk mengembalikan ke posisi semula jika terjadi salah klik atau kesalahan lainnya Tombol untuk melakukan operasi perhitungan Tombol untuk membuat grafik berdasarkan dari data yang telah ada Toolbars Formatting Toolbars ini juga merupakan tombol-tombol cepat dalam memilih menu, namun untuk tombol formatting ini semuanya berhubungan dengan bentuk lembar kerja atau format yang diinginkan, seperti warna huruf, tabel, format desimal, rata kanan, rata kiri, besar huruf dan lain-lain. Memilih jenis huruf Memilih format huruf Layout Paragraf Format tabel Memilih besar huruf Format decimal Warna huruf Bernavigasi dalam Ms Excel Bernavigasi dalam program worksheet ini terdapat 2 cara, yaitu dengan menggunakan mouse pointer dan atau menggunakan keyboard. Untuk 6
menggunakan mouse pointer hanya dengan menggerakan mouse pointer tesebut serta menggunakan fungsi tombol klik kiri dan kanan. Namun dengan menggunakan keyboard dapat dilakukan dengan sebagai berikut : Tombol Fungsi Menggerakan atau pindah sel kiri, atas kanan dan bawah Enter Pindah satu sel ke bawah Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan Page Up Pindah satu layar ke atas Page Down Pindah satu layar ke bawah Alt + Page Up Pindah satu layar ke kiri Alt + Page Pindah satu layar ke kanan Down Ctrl + Page Pindah dari satu tab lembar kerja ke lembar kerja Up berikutnya Ctrl + Page Pindah dari satu tab lembar kerja ke lembar kerja Down sebelumnya 5.2.1. Membuat dan menyimpan program lembar kerja (Worksheet) Sebelum bekerja pada lembar kerja maka sebaiknya terlebih dahulu mengetahui definisi dari worksheet itu sendiri di dalam pengertian Ms Excel. 7
Workbook Di dalam Ms Excel di kenal istilah workbook yaitu kumpulan dari sheet, dan lembar kerja yang terdapat pada sheet disebut dengan worksheet. Atau dapat diibaratkan workbook ini adalah sebuah buku, dimana setiap buku terdiri dari beberapa halaman untuk menulis (misal: Sheet1, Sheet2, Sheet3, dst). Workbook diibaratkan sebagai buku, dan sheet adalah halamanhalamannya. Dan halaman tempat menulis ini disebut dengan worksheet. Membuka workbook baru Pada umumnya saat memanggil program Ms Excel telah langsung di sediakan workbook baru, atau dapat juga dengan menggunakan menu File > New. Pada pada toolbar klik ikon yang bergambar kertas putih Menyimpan dan menutup workbook Jika bekerja pada lembar kerja telah selesai maka hasil kerja tersebut dapat di simpan untuk dapat dilihat atau di rubah kembali pada waktu yang akan datang. Untuk menyimpannya gunakan menu File > Save, kemudian akan ditanya nama file apa yang akan diberikan pada lembar kerja tersebut dan pilih tempat atau media penyimpanan workbook. 8
Memasukkan teks, tanggal, dan bilangan dalam sel. Untuk memasukkan tulisan berupa teks, tanggal atau bilangan di dalam worksheet maka terlebih dahulu tentukan sel atau posisi pointer dimana tulisan tersebut akan di tempatkan. Sebagai contoh adalah dengan memasukkan data-data pengeluaran uang kas Nama Barang Satuan Jumlah Harga Kertas A4 Rim 4 Rp 100.000,- Spidol Whiteboard buah 3 Rp 15.000,- Lem Power Glue buah 3 Rp 20.000,- 9
Stabillo buah 2 Rp 5000,- Disket buah 10 Rp 25.000,- Cara memasukkan data tersebut ke dalam lembar kerja 1. Posisikan pointer pada B2 (Kolom B, Baris 2), kemudian ketik Nama Barang dan tekan Enter 2. Pointer akan berpindah pada posisi di bawahnya, yaitu B3 (Kolom B, Baris 3), kemudian lanjutkan penulisan data dengan mengetik Kertas A4 dan seterusnya. 3. Untuk Kolom selanjutnya, tempatkan pointer pada cell C4 (Kolom C, Baris 4), dan kemudian ketik satuan, dan seterusnya 4. Untuk memasukkan harga dalam rupiah, cukup dengan mengetik angkanya saja sebab agar angka tersebut dapat dibaca oleh program untuk mengolah angka. Jika hasilnya akan dibuat dengan menempatkan mata uang maka dapat dilakukan dengan menu format cell (akan dibahas di berikutnya) 10
Penulisan tanggal pada cell Untuk menulis tanggal pada cell, terlebih dahulu tentukan format tanggal yang diinginkan. Ada berbagai macam format penulisan tanggal seperti 07/03/78 (dibaca : Tanggal Tujuh Bulan Maret Tahun 1978), atau 03/25/1981 (dibaca: Tanggal dua puluh lima Bulan Maret Tahun 1981). Adapun langkah dalam penulisan tanggal adalah sebagai berikut: 1. Tentukan format cell yang akan ditulis tanggal dengan menyorot cell sebanyak yang di perlukan untuk penulisan tanggal 2. Klik pointer pada C2 kemudian tahan dengan klik kiri mouse dan geser posisi mouse ke bawah sampai di posisi cell C5 kemudian lepaskan klik kiri mouse dan klik kanan mouse pada posisi yang telah disorot 3. Kemudian akan muncul menu dan pilih Format Cells 11
4. Klik Date pada tab Number 5. Pada kolom sebelah kanan bawah tentukan standar penanggalan Negara tertentu yang diinginkan, jika format penanggalan yang diinginkan adalah Indonesia maka pilih Indonesia 6. Pada kolom sebelah kanan tentukan Format penanggalan yang diinginkan 7. Klik OK dan kembali ke cell yang akan diisi dengan tanggal 8. Masukkan tanggal dengan mengisi angka (misal : 07/03/2004 atau sesuai dengan format yang diinginkan) 9. Setelah diisi kemudian tekan Enter dan format akan berubah sesuai dengan konfigurasi yang sebelumnya dilakukan 12
13
Memformat Cell Memformat cell adalah membentuk tampilan dari setiap cell atau gabungan beberapa cell sesuai dengan kebutuhan. Adapun format cell dapat berupa; bentuk format angka, penomoran dan format tanggal, posisi huruf pada cell, bentuk huruf, bingkai dan warna cell. Memformat mata uang pada cell Agar angka pada cell dapat ditampilkan sebagai mata uang namun masih dapat dibaca oleh program untuk perhitungan otomatis, maka cell tersebut harus diformat dengan bentuk angka akuntansi. Adapun caranya adalah sebagai berikut: 14
1. Sorot semua cell yang akan di format dengan menekan klik kiri pada awal cell kemudian tarik sampai cell terakhir. 2. Klik kanan pada cell yang telah disorot 3. Pilih menu format cell 4. Kemudian pilih Number, Accounting 5. Pilih Symbol dengan Rp dan decimal place (Penempatan desimal di belakang koma) 6. Klik OK dan semua angka yang terdapat pada cell tersebut akan berubah dengan bertambahnya mata uang serta desimal yang diinginkan 15
Memformat atau merubah warna cell Untuk memformat warna cell dapat dilakukan dengan cara menekan tombol cepat (ikon yang terdapat di toolbar). Adapun langkah nya adalah sebagai berikut: 1. Sorot cell yang akan di beri warna 2. Kemudian klik tombol spidol yang terdapat pada toolbar bagian atas, atau klik segitiga kecil yang terdapat pada toolbar warna tersebut untuk mendapatkan menu berbagai warna lain yang dapat dipilih 3. Klik pada warna yang diinginkan, kemudian cell akan berubah warna 16
Merubah bentuk huruf Bentuk huruf dalam cell dapat dirubah sesuai dengan keinginan. Adapun untuk merubah bentuk huruf dapat dilakukan dengan cara 1. Sorot cell yang akan di rubah hurufnya 2. Klik ikon font pada toolbar di bagian atas 3. Kemudian akan muncul menu kebawah dan pilih jenis bentuk huruf atau font dan klik kiri dengan mouse 4. Huruf akan berubah sesuai dengan bentuk yang diinginkan 17
Menggabungkan sel Untuk menggabungkan cell menjadi satu, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Sorot dua cell atau lebih yang akan digabungkan menjadi satu bagian 2. Kemudian klik ikon merge and center pada menu toolbar 18
Memformat rata kiri, tengah, dan rata kanan Untuk membuat agar posisi tulisan terlihat rapih, maka dapat ditentukan posisi tulisan tersebut, apakah rata kiri, posisi di tengah-tengah, atau rata kanan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Sorot cells yang berisi tulisan yang akan dirubah posisinya 2. Klik ikon pada toolbar sesuai posisi yang diinginkan 19
Border dan Shading Yang dimaksud border adalah kotak atau bingkai, sedangkan shading adalah pola atau warna. 20
Cara memasukkan border Misalkan data yang sudah ada, sub judulnya akan di berikan border. Maka langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Blok atau sorot seluruh sub judul yang akan di beri border 21
2. Setelah di sorot maka klik ikon border dan pilih jenis border yang akan digunakan (dalam hal ini pilih border kotak) 3. Setelah di klik ikon tersebut maka data yang disorot tekah diborder 4. Klik mouse di luar blok agar hasilnya terlihat 5. Ulangi langkah tersebut untuk memberi border pada data yang lain dengan tipe yang border yang berbeda Memformat baris dan kolom Baris atau row pada worksheet dapat dirubah ukurannya sesuai dengan kebutuhan. Adapun untuk merubah ukuran row adalah sebagai berikut 1. Klik dan sorot semua row atau baris yang akan di rubah ukurannya 2. Kemudian klik kanan pada blok yang telah disorot 3. Pilih row height dan dan tentukan ukutan tingginya 22
Mengoperasikan Cut, Copy, Paste dan Paste special Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya mengenai toolbar standar, diantaranya terdapat ikon cut, copy dan paste yang masing-masing telah dijelaskan fungsinya. Maka disini hanya akan dibahas mengenai langkahlangkahnya. Cut 1. Blok atau sorot seluruh data yang akan dipindahkan 23
2. Setalah di blok maka, klik ikon dan data yang di blok tadi akan dikelilingi dengan garis putus-putus. 3. Letakkan pointer dimana data pindahan akan di tempatkan 4. Tekan Enter atau Ctrl + V atau tekan ikon yang terdapat pada toolbar 5. Maka data tersebut akan pindah ke tempat yang baru Mengcopy data 1. Blok atau sorot semua data yang akan dicopy 2. Setalah di blok klik ikon pada toolbar atau tekan Ctrl + C untuk mengcopy 3. Pindahkan pointer dimana data akan dicopy (disalin) 4. Tekan Ctrl + V atau ikon yang terdapat pada toolbar 5. Kemudian data tersebut telah tercopy Menghapus Data 1. Blok seluruh data yang akan dihapus 2. Setelah di blok tekan tombol Delete pada keyboard 3. Maka seluruh data tersebut akan terhapus 5.3. Mengelola dan Mencetak lembar kerja Print preview dan mencetak worksheet dan workbook Print Preview Fungsi print preview digunakan pada saat akan mencetak dokumen, print preview merupakan sebuah fasilitas untuk melihat 24
dokumen sebelum dicetak, atau dengan kata lain seperti apa dokumen tersebut pada saat dicetak nanti. Adapun untuk melakukan fungsi print preview tersebut adalah sebagai berikut 1. Sebelum mencetak dokumen, tentukan terlebih dahulu kertas yang akan digunakan serta orientasi yang akan dipilih 2. Untuk memilih jenis kertas serta orientasinya maka klik menu File, Page Setup, dan pilih orientasi pencetakan apakah bentuk berdiri atau tertidur (Portrait atau Landscape) 3. Pilih scalling dan rubah persentasenya untuk merubah skala besar kecilnya dokumen yang akan dicetak 4. Pilih Papersize untuk menentukan kertas yang akan digunakan untuk mencetak 5. Setelah semua di pilih, maka klik print preview, atau jika ketika sedang merubah kembali dokumen dan ingin langsung melihat print preview maka klik langsung ikon standar pada toolbar 25
Mencetak dokumen Untuk mencetak dokumen sama halnya dengan yang dilakukan pada print preview, namun perbedaanya adalah mencetak secara fisik pada kertas. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Pada menu print preview klik tombol print atau jika berada pada lembar kerja dan ingin mencetak langsung maka pilih menu File kemudian klik Print 2. Pada menu print ini terdapat beberapa menu yang harus dipilih, beberapa keterangan menu tersebut adalah ; Printer Name Nama printer yang telah terinstaal pada 26
komputer Properties Untuk mengganti jenis kertas dan konfigurasi printer All Mencetak semua halaman Page(s) From:3 To:15 (Mencetak halaman dari 3 sampai 15 Selection Mencetak halaman yang diblok atau mencetak daerah tertentu dalam lembar kerja Entire Mencetak semua sheet dalam workbook Workbook Active Mencetak sheet yang sedang aktif Sheet(s) Number of Memilih jumlah rangkap dari pencetakan, Copies isikan dengan 4 jika setiap halaman menginginkan dicetak sebanyak 4 rangkap Preview Melihat dokumen sebelum dicetak 3. Setelah semua menu di pilih, maka klik OK dan tunggu beberapa saat sampai kertas hasil cetakan keluar dari printer Mengatur tata letak (lay-out) cetakan Dalam mencetak dokumen, kerapihan dan tataletak dokumen perlu diperhatikan. Untuk mengatur tataletak dokumen sebelum di cetak adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Print Preview 2. Klik tombol Setup 27
3. Terdapat beberapa pilihan menu diantaranya adalah Orientation Protrait : Posisi kertas Vertikal (berdiri) Landscape : Posisi kertas Horizontal (Tertidur) Adjust To Mengubah ukuran dokumen (memperbesar atau memperkecil) Paper size Mengubah ukuran kertas Menu Margin Untuk menentukan batas dokumen dari atas, bawah, kanan dan kiri kertas Menu Header/Footer Untuk menyisipkan kata-kata atau catatan kaki di setiap lembar dokumen baik di sebelah atas kertas atau di bawah kertas 4. Setelah semua di konfigurasikan, maka klik OK dan Klik Print untuk langsung di cetak Mengelola worksheet dalam workbook (mengganti nama, menyisipkan, menghapus, memindah dan menyalin) Mengganti Nama Sheet Setiap worksheet memiliki nama masing-masing, pada worksheet baru biasanya telah diberi nama masing-masing dengan nama Sheet1, Sheet2 dan Sheet3. Untuk merubahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 28
1. Klik kanan pada nama Sheet yang sudah ada 2. Kemudian akan keluar menu yang diantaranya adalah Rename, maka klik Rename tersebut 3. Kemudian nama sheet akan berubah menjadi hitam dan siap untuk diganti dengan menulis langsung nama sheet yang akan diberikan 4. Lakukan langkah ini untuk mengganti nama sheet berikutnya Menyisipkan Sheet Untuk menyisipkan sheet pada sheet yang sudah ada adalah sebagai berikut: 1. Klik menu Insert, kemudian pilih Worksheet 2. Worksheet baru telah muncul dan dapat diganti namanya sesuai dengan keinginan Memindahkan Sheet Untuk memindahkan sheet dengan cara klik kiri dan tahan pada nama Sheet yang ada kemudian geser mouse pointer ke tempat dimana worksheet akan dipindahkan Menghapus Sheet Untuk menghapus sheet, klik kanan pada nama Sheet kemudian muncul menu dan pilih Delete Menyalin Sheet Untuk menyalin sheet, klik kanan pada nama Sheet dan akan muncul menu, kemudian pilih Move or Copy, Klik Create a Copy dan Klik OK 29
5.4. Membuat lembar kerja dengan melibatkan formula, grafik dan gambar Memasukkan formula Bekerja dalam worksheet dengan Microsoft Excel dapat melakukan berbagai perhitungan seperti perhitungan matematik, finansial, statistik, logika, dan perhitungan lainnya. Namun sebelum melakukan perhitungan-perhitungan tersebut terlebih dahulu harus mengenal operator aritmatik yang sering digunakan. Adapun operator aritmatik tersebut adalah sebagai berikut: Operator Fungsi * Kali (Multiplication) + Tambah (Addition) / Bagi (Division) - Kurang (Subtraction) ^ Pangkat (Exponentiation) % Persen (Percent) 30
Melakukan Perhitungan Untuk melakukan perhitungan dapat dilakukan dengan menekan tombol = (sama dengan) terlebih dahulu pada sel yang telah ditentukan atau dengan menekan ikon Sigma pada toolbar standar. Pada tabel berikut ini terdapat 2 kolom yang datanya akan diolah dengan menggunakan fungsi perhitungan. Untuk melakukan operasi perhitungan tambah pada cell D5 adalah sebagai berikut : 1. Letakkan pointer di cell D5 2. Tekan tombol keyboard = (sama dengan) 3. Ketik B5 atau pindahkan pointer di cell B5 4. Tekan tombol keyboard + (tambah) 5. Ketik C5 atau pindahkan pointer di cell C5 31
6. Tekan Enter 7. Jika proses tersebut benar maka pada cell D5 akan mendapatkan hasil sebesar 17 8. Lakukan hal serupa untuk perhitungan di kolom selanjutnya Menggunakan referensi absolute dan relative Dalam melakukan perhitungan dengan menggunakan formula dapat menggunakan fungsi absolute dan relative. Fungsi absolute adalah fungsi perhitungan yang salah satu rumusnya mereferensi pada cell yang telah ditentukan, sehingga bila formula tersebut di salin ke cell berikutnya fungsi absolute akan menetapkan salah satu atau beberapa fungsi rumusnya pada cell yang telah ditentukan. Gambar diatas adalah contoh untuk memasukkan fungsi absolute pada rumus formula yang dimasukkan di cell G5. Pada cell G5 tersebut formula dasarnya : adalah = Harga (Harga * Discount) Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 32
1. Posisikan pointer pada cell G5 2. Tekan tombol keyboard = (sama dengan) 3. Klik pada kolom harga atau cell F5 atau dapat dengan menuliskan F5 4. Tekan tombol - (minus) pada keyboard 5. Tekan tombol kurung buka ( 6. Klik cell F5 atau dengan menulis F dan 5 (F5) 7. Tekan tombol keyboard * (kali) 8. Kemudian posisikan pointer pada cell C3 dimana cell ini akan diabsolutkan dengan menekan tombol F4 pada keyboard 9. Kemudian akhiri dengan menekan tombol kurung tutup ) 10. Tekan Enter Menyalin formula ke dalam suatu range menggunakan drag (fill down dan fill across) Setiap formula dapat disalin pada cell berikutnya agar proses penghitungan tidak memakan waktu lama. Formula ini jika disalin pada cell berikutnya akan berubah sesuai dengan urutan cell. Untuk menyalin formula ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Klik cell yang akan disalin 2. Kemudian klik copy pada toolbar standar atau klik kanan lalu muncul menu dan pilih copy 33
3. Posisikan pointer pada cell yang dituju kemudian klik Paste pada ikon toolbar standar atau klik kanan dan pilih Paste 4. Formula telah tersalin pada cell yang baru dengan formula yang baru pula Berikut ini gambar dari contoh tabel yang lalu Menyalin formula absolute pada prinsipnya sama saja dengan menyalin formula biasa, hanya salinan formula absolute tida semua berubah mengikuti cell yang dituju, hanya yang di absolutkan saja yang tidak berubah. 34
Membuat grafik (chart) dari data yang tersedia Membuat grafik dapat dilakukan dari data yang telah tersedia dengan mengaktifkan fungsi grafik pada ikon toolbar yang tersedia. Adapun caranya adalah sebagai berikut: 1. Klik ikon (Chart Wizard) pada toolbar 2. Kemudian akan muncul beberapa menu pilihan grafik atau chart yang akan digunakan sesuai dengan presentasi data yang diinginkan. Dalam hal ini pilih Chart Type dengan Column dan Chart sub-type dengan Clustered Column with a 3-D visual effect. 3. Kemudian akan muncul menu dan pilih data range dengan mengklik kotak kecil disebelah kanan isian data range 4. Sorot atau blok semua nama Bulan dan angka Rupiahnya kemudian tekan Enter 5. Kemudian Klik Next dan Masukkan Chart Title untuk menamakan chart tersebut 35
6. Klik Next dan pilih apakah grafik akan ditampilkan dalam halaman sendiri atau bersamaan dengan data yang ada dan klik Finish 7. Maka grafik akan ditampilkan 36
37
Memodifikasi grafik yang sudah ada Jika grafik yang telah dibuat datanya fleksibel atau berubah-ubah, maka data tersebut dapat langsung dirubah tanpa harus membuat kembali grafik yang baru. Perubahan data tersebut dilakukan pada cell yang ingin dirubah dan secara otomatis grafik yang telah dibuat berubah pula. Pengurutan data Pengurutan data dilakukan untuk merapihkan data yang tidak teratur berdasarkan tipe tertentu. Pengurutan data ini terbagi menjadi dua yaitu Ascending dan Descending. Ascending adalah pengurutan data mulai dari data yang terkecil sampai data yang terbesar seperti 1-10 atau A-Z sedangkan Descending adalah pengurutan data dari terbesar sampai data terkecil seperti Z-A atau 99-1. 38
Berikut ini adalah contoh dari data yang akan disortir : Data tersebut dapat diurutkan berdasarkan dari nilai tertinggi sampai nilai terendah dengan langkah sebagai berikut: 1. Sorot atau blok seluruh data yang akan di sortir (dari data di tabel B5 sampai F9), untuk nomor urut dan judul tidak perlu di blok 2. Klik menu Data pada menu standar 3. Kemudian klik Sort dan akan muncul menu berikutnya 4. Pilih No Header Row jika data yang dimasukkan tidak berikut judul 5. Pilih Descending untuk pengurutan berdasarkan dari data yang terbesar 6. Pilih Column F untuk pengurutan data berdasarkan Nilai Akhir 7. Klik OK dan semua posisi data berubah sesuai dengan urutan dari nilai yang terbesar sampai ke nilai yang terkecil 39
8. Lakukan hal serupa untuk penyortiran data berdasarkan dari data yang terkecil sampai yang terbesar 40
Menggunakan filter data (Autofilter dan advanced filter) Filter data digunakan untuk melihat data tertentu berdasarkan kriteria yang telah dipilih dalam sekumpulan data yang cukup banyak. Filter ini terbagi menjadi dua yaitu autofilter dan advanced Filter. Autofilter digunakan lebih mudah karena proses filter dilakukan secara otomatis sedangkan advanced filter prosesnya dilakukan secara manual namun filter dapat dilakukan sesuai dengan keinginan. Untuk melakukan Autofilter dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Posisikan pointer pada daerah data yang akan di filter 2. Klik menu Data pada menu standar dan Pilih Filter kemudian Klik Autofilter 3. Kemudian akan muncul menu scroll down pada setiap judul yang mana menu scroll down tersebut digunakan untuk memilih data yang akan di keluarkan 41
Advance Filter Memiliki fungsi yang sama dengan autofilter, namun memiliki langkah yang berbeda. Dalam hal ini misalkan yang akan di pilih dari data tersebut adalah hanya siswa yang memiliki nilai lebih dari 80. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Buatkan judul tabel yang sama dengan judul pada data dan pisahkan judul tersebut 2. Buatkan criteria data yang akan dipilih untuk ditampilkan, dalam hal ini adalah data yang memiliki nilai >=80 (lebih dari sama dengan 80) 3. Klik mouse pointer pada salah satu cell di data yang ada 4. Klik menu Data kemudian pilih Filter dan Klik Advanced Filter 5. Akan muncul dialog box yang meminta untuk memasukkan area data serta area kriteria yang akan dimasukkan 42
6. Klik Filter the list, In Place jika data yang diinginkan akan ditampilkan pada satu tabel yang sama 7. Klik List Range dan sorot semua data yang ada berikut judulnya, dalam hal ini cell A11 sampai F16 8. Pilih Criteria Range untuk memasukkan data kriteria, dalam hal ini adalah cell A2 sampai F3 9. Kemudian Klik OK, dan semua data yang memiliki nilai lebih dari sama dengan 80 akan ditampilkan dan data yang lain disembunyikan. 10. Untuk melihat kembali data tersebut klik Data kemudian pilih Filter dan Klik Show All 43
5.5. Menggabungkan karya lembar kerja dengan dokumen program pengolah kata Melakukan proses penyisipan data lembar kerja ke dokumen program pengolah kata Untuk memindahkan data yang telah di buat di lembar kerja worksheet adalah dapat dengan cara menyalin langsung atau melalui proses copy. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Sorot data yang akan dipindahkan 2. Klik Copy kemudian buka program pengolah kata dan posisikan pointer atau kursor pada tempat yang ingin disisipi data worksheet tersebut 44
3. Klik Paste dan semua lembar kerja yang telah dibuat di worksheet telah tersalin pada program pengolah kata 45
LATIHAN Soal Teori 1. Apakah perbedaan antara workbook dan worksheet? 2. Sebutkan manfaat apa saja yang dapat diperoleh dari aplikasi worksheet? 3. Apa fungsi Undo pada menu Edit? 4. Apakah fungsi absolute pada formula, dan tombol apa yang digunakan untuk mengabsolutkan suatu formula 5. Funsi apa yang digunakan dalam formula untuk merata-ratakan? Jelaskan dengan singkat langkah-langkahnya 6. Tombol apa yang digunakan untuk mengedit atau merubah isi suatu sel? Soal Praktek 1. Isilah kolom yang kosong pada tabel berikut ini dengan menggunakan formula 46
2. Dari tabel di bawah, urutkan data nama siswa berdasarkan abjad dari A-Z dengan menggunakan fungsi Sort 3. Buatkan grafik dari tabel pada soal No 2 dengan menggunakan grafik batang (bar) 4. Buatkah filter dari tabel pada soal No 2 dengan menggunakan Advanced filter, dengan kriteria yang ditampilkan adalah nama siswa yang memiliki nilai kurang dari sama dengan 70 pada CAWU 1. 47