KEMENTERIAN PERTANIAN RI PETUNJUK OPERASIONAL Mengirim, Menerima, Membalas dan Meneruskan e-mail Menggunakan OWA (Outlook Web App) Pusat Data dan Sistem Informasi Pertanian 204
-- -- M e n g i r i m, M e n e r i m a, M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A ) Mengirim, Menerima, Membalas dan Meneruskan e-mail Menggunakan OWA (Outlook Web App) Email telah menjadi bagian penting dari pola hidup masyarakat sekarang. Di tengah perputaran dunia komunikasi yang kian dinamis dalam perkembangannya, terutama di dunia internet, email telah menjelma menjadi kebutuhan tak terhindarkan bagi setiap orang. Email singkatan dari elektronik-mail yang artinya surat elektronik adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet). Email digunakan untuk mengirim file dokumen seperti word, foto, gambar bahkan untuk mengirim file multimedia seperti MP3 dan Video. Dokumen tersebut dimasukkan dalam email dalam bentuk attachment atau lampiran email. Kementerian Pertanian menggunakan sistem email exchange server 203, dengan domain pertanian.go.id (contoh : user@pertanian.go.id). Salah satu cara untuk dapat mengakses email Kementerian Pertanian adalah dengan menggunakan Outlook Web App (OWA). Outlook Web App (OWA) adalah suatu fasilitas yang memungkinkan pengguna untuk mengakses mailboxnya yang berada pada Exchange Server 203 melalui browser, seperti Internet Explorer. Pengguna dapat mengakses semua fasilitas email yang terdapat pada Exchange server seperti halnya bila menggunakan Microsoft Outlook. Sebagai contoh dalam Petunjuk Operasional ini kami menggunakan Browser Internet Explorer (IE). Adapun cara untuk mengakses email Kementerian Pertanian melalui Outlook Web App (OWA) ikuti petunjuk dalam Manual/petunjuk operasional ini.
-- 2 -- M e n g i r i m, M e n e r i m a, M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A ). Memulai Outlook Web App (OWA) Untuk mengakses email melalui fasilitas Outlook Web App (OWA) ikuti petunjuk dibawah ini :. Klik Start All Program Internet Explorer 2. Pilih salah satu cara : a) Klik alamat website Kementerian Pertanian: www.pertanian.go.id, setelah halaman web Kementerian terbuka pada menu sebelah kanan Klik menu Web Mail Kementan Atau b) Pada Address ketik alamat url : http ://mail.pertanian.go.id
-- 3 -- M e n g i r i m, M e n e r i m a, M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A ) 2 3. Setelah klik menu Web Mail Kementan akan tampil halaman Outlook Web App Ketikan alamat email dan password Anda pada tab username dan password Klik Sign in maka akan tampilan halaman outlook web app user Contoh : Nama Pengguna (alamat email ) = user Password = 3
-- 4 -- M e n g i r i m, M e n e r i m a, M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A ).2 Tampilan Outlook Web App (OWA) Dashboard/Tampilan Outlook Web App sebagai berikut : Fasilitas menu email OWA lainnya Salaha satu isi email dari menu inbox Fasilitas Menu email OWA.3 MENGIRIM (SEND) EMAIL Untuk mengirim email ikuti petunjuk dibawah ini : ) Klik menu New pilih Message
-- 5 -- M e n g i r i m, M e n e r i m a, M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A ) 2) Maka akan tampil halaman new message kemudian pada to : untuk memasukan alamat email tujuan cc : untuk memasukan alamat email tujuan lain sebagai (sebagai tembusan) jika diperlukan subject : untuk memasukan judul email/surat Anda kemudian ketikkan isi surat Anda klik Send 2.4 MENGIRIM EMAIL DENGAN LAMPIRAN (ATTACHMENT) Untuk mengirim email dengan attachment ikuti petunjuk dibawah ini : ) Klik menu New pilih Message
-- 6 -- M e n g i r i m, M e n e r i m a, M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A ) 2) Maka akan tampil halaman new message kemudian pada to : untuk memasukan alamat email tujuan cc : untuk memasukan alamat email tujuan lain sebagai (sebagai tembusan) jika diperlukan subject : untuk memasukan judul email/surat Anda kemudian ketikkan isi surat Anda klik insert klik attachment 2 3) Pilih file/dokumen yang akan anda kirimkan sebagai lampiran (attachment) setelah file/dokumen yang akan di kirim masuk kemudian klik Send 3
-- 7 -- M e n g i r i m, M e n e r i m a, M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A ).5 MENERIMA / MEMBACA EMAIL Untuk membaca email ikuti petunjuk dibawah ini : ) Secara default email masuk ke folder Inbox dan email yang baru masuk dan belum di baca oleh Anda akan berwarna lebih gelap (bold), untuk membaca email tersebut cukup klik pada email tersebut.6 Membalas Email (Reply) Untuk membalas/reply email ikuti petunjuk dibawah ini : ) Untuk membalas email yang Anda terima klik menu Reply (untuk membalas ke satu tujuan/alamat email pengirim) atau klik Reply All (untuk membalas lebih dari satu tujuan/alamat email pengirim) 2) Pada To otomatis sudah tertulis alamat email tujuan tanpa perlu kita ketikkan alamat emailya Tuliskan balasan email Anda pada body surat kemudian klik Send
-- 8 -- M e n g i r i m, M e n e r i m a, M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A ) 2.7 Meneruskan Email (Forward) Forwad email merupakan fasilitas yang memungkinkan anda untuk mengirim copy setiap email yang diterima dari suatu email address ke email address yang lain. Untuk meneruskan email/forward email ikuti petunjuk dibawah ini : ) Pilih email yang akan Anda teruskan/forward ke rekan Anda kemudian klik Forward 2) Pada to masukan alamat email tujuan cc : untuk memasukan alamat email tujuan lain sebagai (sebagai tembusan) jika diperlukan subject : untuk memasukan judul email/surat pada body message ketikkan berita yang diinginkan klik Send
-- 9 -- M e n g i r i m, M e n e r i m a, M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A ) 2