Total Quality Purchasing

Total Quality Purchasing Diadaptasi dari Total quality management, a How-to Program For The High- Performance Business, Alexander Hamilton Institute Dalam Manajemen Mutu Total, pembelian memainkan peran yang lebih penting dalam operasi saudara. Sebagai awal, manajer pembelian harus memiliki gelar yang sejalan dengan peran strategis pengembangannya. Bukan hanya sekedar menjadi spesialis evaluasi dan negosiasi dengan pedagang, orang-orang pembelian harus memiliki pemahaman mendalam tentang produk dan proses pembuatan produk. Mereka harus terlibat dalam perancangan. Mereka harus akrab dengan setiap aspek sistem jaminan mutu perusahaan. Meski perusahaan pembelian dipusatkan, keputusan pembelian sebenarnya justru tidak dipusatkan. Orang-orang di bidang pembelian pada level operasional akan bekerja bersama dengan para teknisi, manajer produksi, dan pihak-pihak lain untuk menyusun kriteria mutu dan mengawasi kemitraan dengan pemasok. Bagian pembelian akan menerapkan strategi TQM dalam operasinya sendiri. Agenagen pembelian akan diperkuat untuk memotong langkah-langkah yang tidak memberi nilai tambah dan mengambil tindakan-tindakan untuk memastikan mutu. Mereka akan berpartisipasi dalam tim lintas bagian dan akan bekerja bersama dengan pihak-pihak lain dalam proyek peningkatan mutu. Dan akan ada usaha untuk terus menerus membuat operasi bagian pembelian lebih efektif dan efisien. TQM diterapkan Photo-Sonics, Inc. memproduksi perlengkapan fotografi yang tepat dan berkecepatan tinggi. Karena produk-produknya digunakan dalam berbagai lingkungan, standar mutu sangat penting. Untuk mencapai perbaikan terus menerus, bagian pembelian perusahaan tersebut bekerja sama dengan erat bersama para pemasok. Selain untuk memberikan umpan balik tentang mutu terkait dengan informasi kepada perusahaan pemasok, bagian pembelian telah menghilangkan hubungan persaingan dan menggantinya dengan hubungan kerjasama. Salah satu aspek hubungan ini adalah survei lapangan. Para auditor Photo-Sonic yang mengunjungi lokasi perusahaan pemasok mencari sejumlah hal. Yang pertama adalah apakah perusahaan tersebut memiliki

kemampuan untuk memberikan tingkat mutu yang dibutuhkan. Yang kedua adalah apakah perusahaan pemasok tersebut menunjukkan jenis kesadaran mutu yang diperlukan untuk perbaikan terus menerus. Para auditor juga memperhatikan penanganan dan penyimpanan material, kondisi umum fasilitas perusahaan, dan kondisi serta sarana dan perangkat pengukuran yang tidak disimpan. Perawatan adalah salah satu pertimbangan penting, begitu juga dengan penyimpanan bagian-bagian dan produk akhir. Para auditor dilatih untuk mengenali pengukuran sementara yang dilakukan oleh perusahaan pemasok untuk bisa terlihat sesuai dengan tuntutan mutu. Kelengkapan dokumentasi dan pelatihan pegawai juga penting.

Masalah-masalah utama dalam Pembelian Mutu Total Penerapan pembelian Mutu Total harus cocok dengan unsur-unsur lain TQM. Fokus pada perbaikan terus menerus akan mengarahkan saudara untuk memperluas dan memperdalam hubungan mutu dengan para perusahaan pemasok. Pembelian adalah proses tim Tim pembelian harus terdiri dari para ahli pengadaan barang, perancang produk, teknisi, dan perwakilan bagian produksi. Orang-orang yang terkena dampak pembelian juga bisa diikutsertakan. Orang-orang ini termasuk orang-orang bagian pemasaran, para manajer inventaris dan logistic, spesialis kontrol mutu, dan para ahli proses data. Bahkan mungkin saja para perwakilan konsumen eksternal saudara dilibatkan dalam pengambilan keputusan pembelian. Standar harus jelas Serangkaian spesifikasi saja tidaklah cukup. Saudara perlu memperhatikan secara menyeluruh semua standar yang saudara berikan pada perusahaan pemasok. Apakah standar-standar tersebut realistis? Apakah standar-standar tersebut mudah dimengerti? Bagaimana standar-standar tersebut diterjemahkan menjadi kriteria internal para perusahaan pemasok tersebut? Salah satu hal yang cukup penting lainnya adalah memberitahu para pemasok tentang konteks produksi saudara. Dalam lingkungan seperti apa produk saudara akan digunakan? Apa saja kemungkinan permintaan yang dibuat untuk produk tersebut? Semakin banyak informasi yang saudara berikan, semakin besar pula kemungkinan perusahaan pemasok tersebut memenuhi atau bahkan melebihi harapan saudara. Menyusun prioritas Jangan biarkan para perusahaan pemasok mengira-ngira tentang apa yang penting bagi saudara. Biarkan mereka tahu karakteristik produk atau jasa apa yang penting bagi saudara untuk memberikan mutu tinggi pada para konsumen saudara. Bicarakan tentang kebutuhan konsumen saudara dengan para perusahaan pemasok. Prioritas mutu biasanya disusun dalam tiga tingkatan: 1 Kritis: bisa mempengaruhi keamanan produk 2 Utama: bisa mempengaruhi kinerja produk

3 Minor: hanya mempengaruhi tampilan produk. TQM DITERAPKAN: Perusahaan Listrik dan Lampu Florida mengikuti sistem pembelian ini terkait dengan reactor nuklirnya. Level1 mencakup keamanan perlengkapan yang penting. Perusahaan menuntut audit mutu perusahaanperusahaan yang memasok bahan-bahan ini secara teratur. Level2 merujuk pada para pembeli komersil yang mungkin berhubungan dengan keamanan. Salah satu contohnya mungkin berupa pelumas yang digunakan untuk melumasi perlengkapan keamanan. Audit dan inspeksi prosedur tingkat dua digunakan pada produk-produk ini. Level3 mencakup semua pembelian yang tidak mungkin mempengaruhi keamanan. Item-item ini memiliki sistem penyaringan prioritas mutu sendiri. Evaluasi perusahaan pemasok Mulailah dengan berbicara dengan orang-orang di perusahaan saudara yang akan dipengaruhi oleh pembelian. Apa yang mereka cari? Apa yang penting? Misalnya, jadwal pengiriman yang terpercaya mungkin jauh lebih penting dibanding penyelesaian permukaan sebuah bagian. Pilihlah sejumlah calon pemasok. Pertanyakan tentang kemampuan dan kontrol mutu dasar mereka. Saudara bisa menggunakan formulir yang terlampir, memodifikasinya sesuai kebutuhan untuk kepentingan saudara sendiri. Kemudian perhatikan proses yang dilakukan oleh para calon pemasok tersebut. Apakah proses tersebut ditentukan dan didokumentasikan? Di titik mana mutu-mutu ini diperiksa? Jenis pelacakan statistik apa yang dilakukan pada berbagai operasi? Jika seorang pemasok sangat dipertimbangkan untuk dijadikan mitra, kunjungan lapangan adalah hal yang penting. Apa saja kemungkinan masalahnya? Jika perusahaan tersebut adalah perusahaan asing, apakah perbedaan bahasa akan mengganggu? Bagaimana sikap pihak manajemen? Perhatikanlah perawatan, kondisi penyimpanan, perawatan permesinan, dan penyimpanan catatan. Tanyakan tentang pelatihan. Apakah para pegawai perusahaan tersebut tidak hanya dilatih tentang kemampuan kerja, tapi juga tentang prosedur kontrol mutu? Perhatikan dengan seksama semua sistem mutu. Apakah sistem mutu tersebut cocok dengan sistem mutu saudara? Apakah para pemasok berorientasi pada konsumen? Apakah mereka memperkuat para pegawai untuk menangani masalah

konsumen dengan cepat dan efektif? pencegahan mutu? Apakah mereka mengambil pendekatan Siapa yang akan berhubungan dengan saudara di perusahaan pemasok? Texas Instrument, Inc., mengharuskan perusahaan pemasok menunjuk seorang eksekutif untuk bertindak sebagai penghubung. Orang ini harus memiliki kewenangan untuk melewati segala urusan administrasi dan penundaan, dan untuk menyelesaikan konflik antara berbagai bagian di dalam perusahaan pemasok tersebut. TAKTIK TQM: Jika saudara tidak sanggup mengevaluasi semua pemasok, pertimbangkan untuk bergabung dengan perusahaan-perusahaan lain dalam bidang industri yang sama untuk mengadakan evaluasi gabungan. Seorang pemasok akan disertifikasi dengan standar mutu yang disusun oleh sekelompok konsumen. TQM DITERAPKAN: Bahkan perusahaan kecil bisa bekerja sama dengan baik bersama pemasok. Marlow Industries telah mengkonsolidasikan para pemasok melalui Indeks Mutu Pemasok Marlownya, yang menilai pemasok berdasarkan kontrol mutu internal mereka sendiri. Marlow juga telah mensertifikasi 15 dari 20 pemasok utamanya menjadi status pengiriman persediaan. Ini berarti bahwa tidak akan ada inspeksi yang dilakukan pada barang-barang yang dibeli dari perusahaanperusahaan ini. Perbaikan terus menerus dalam bidang pembelian Dalam sistem pembelian Mutu Total, pemasok saudara bertanggung jawab untuk mengejar perbaikan terus menerus. Ini berarti secara teratur mensurvei kebutuhan saudara, mengkaji dan memperbaiki proses, dan meningkatkan prosedur kontrol mutu. Saudara harus memilih perusahaan yang memahami dan berdedikasi pada perbaikan terus menerus, dan mengauditnya secara berkala untuk memastikan perusahaan tersebut menerapkan prinsip mereka dalam prakteknya. Tanyakan pertanyaan-pertanyaan seperti: Apakah mereka memiliki sistem mutu? tim untuk mengatur dan memperbaiki Apakah mereka secara teratur berkonsultasi dengan saudara tentang mutu dan persyaratan lainnya? Apakah mereka biasanya mengambil pendekatan proaktif, bukan

reaktif, terhadap masalah mutu? Apakah mereka menyambut dan bekerjasama dengan para auditor saudara? Apakah mereka mengambil pendekatan kepada para pemasok mereka yang sama dengan pendekatan yang saudara ambil pada para pemasok saudara? Apakah mereka menuntut mutu dan tanggapan dari para pemasok mereka? Apakah mereka menggunakan atau mempertimbangkan penggunaan program Manajemen Mutu Total?

DAFTAR PERIKSA STRATEGI PEMBELIAN Periksalah salah satu item dari tiap pasangan untuk menentukan sampai mana strategi pembelian saudara sejalan dengan pendekatan Mutu Total. Pendekatan tradisional Fokus mutu adalah spesifikasi Harga dan ketersediaan merupakan prioritas Keputusan pembelian diambil oleh bagian pembelian Berbagai perusahaan pemasok Inspeksi barang yang masuk Pengiriman lebih cepat Keputusan pembelian taktis Mutu adalah kesesuaian Mencari sumber masalah setelah produk dibuat Pemilihan pemasok sekali Informasi terbatas Bagian pembelian memainkan peran pendukung dalam mutu Bahan-bahan produksi dievaluasi saat tiba Pendekatan TQM Fokus mutu adalah kerja tim Mutu dan hubungan merupakan prioritas Keputusan pembelian diambil oleh tim lintas bagian Perusahaan pemasok terpilih Strategi pencegahan Pengiriman terkontrol dan tepat waktu Keputusan pembelian strategis Mutu adalah perbaikan terus menerus Membawa pemasok kedalam pembuatan produk Informasi mengalir dengan pendorongan pemasok Pengawasan teratur pendorongan pemasok Bagian pembelian memainkan peran utama dalam mutu Audit operasi perusahaan pemasok di tempat

SURVEI PEMILIHAN PERUSAHAAN PEMASOK Tanggal Nama perusahaan Survei dilaksanakan oleh Jabatan: Produk/jasa yang akan dipasok Apakah saudara akrab dengan spesifikasi produk untuk item ini? Ya Tidak Apakah saudara akrab dengan persyaratan logistik/pengiriman? Ya Tidak Jelaskan: Apakah saudara menggunakan sebuah sistem tertentu untuk melacak dan menanggapi kebutuhan konsumen? Ya Tidak Jabarkan: Pernahkan saudara menerapkan Manajemen Mutu Total atau program serupa? Ya Tidak Siapa yang akan menjadi penghubung dari perusahaan saudara? Apakah orang ini memiliki kewenangan untuk menyelesaikan konflik atau masalah mutu lintas bagian? Ya Tidak Siapa yang bertanggung jawab atas kontrol mutu di perusahaan saudara? Langkah apa yang akan diambil oleh perusahaan saudara, terkait dengan produk/jasa yang akan disuplai, untuk memastikan mutu yang konsisten (misalnya, desain pembantu komputer, ukuran pencegahan, inspeksi)?

Apakah saudara bersedia melaksanakan audit mutu secara berkala? Ya Tidak Bagaimana saudara bisa bekerja dengan staf pembuatan produk kami untuk berkontribusi pada mutu produk? Apakah perusahaan saudara terlibat dalam program perbaikan terus menerus? Ya Tidak Jabarkan: - Apakah saudara bisa berpartisipasi dalam program pengiriman tepat waktu (JIT)? Ya Tidak Apakah saudara sedang terlibat dalam kemitraan atau proyek perbaikan terus menerus dengan perusahaan pemasok saudara? Ya Tidak Langkah apa yang saudara ambil untuk memastikan mutu dalam produk/jasa yang saudara beli?