4 Aplikasi Pengolahan Data dengan Pendekatan Microsoft Visual Basic Ruslan
APLIKASI PENGOLAHAN DATA KARYAWAN DENGAN PENDEKATAN MICROSOFT VISUAL BASIC Ruslan Dosen AMIK SIGMA Palembang ruslankaswari@gmail.com Penelitian ini ditujukan untuk membuat aplikasi pengolahan data dengan pendekatan Microssoft Visual Basic 6.0. Aplikasi yang dibangun dapat menghasilkan informasi data yang tepat dan cepat serta data yang tersimpan dapat dengan mudah diakses, sehingga dengan aplikasi ini diharapkan akan membantu percepatan operasionalnya. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa program aplikasi yang dibuat dapat membantu mempermudah pengolahan data dan sekaligus dapat meningkatkan kinerja. Kata Kunci : Aplikasi, data, visual basic 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perusahaan bergerak dalam bidang produksi air kemasan. Sejalan dengan perkembangannya, produksi terus meningkat dan munculnya pesaing baru tentu perusahaan harus meningkatkan mutu produk dan hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pemrosesan produksinya. Perusahaan mempunyai banyak dimana mereka mempunyai masa kerja yang beragam, baik tetap atau buruh harian lepas. Untuk itu agar tidak terjadi kekeliruan antara tetap dan tidak tetap perusahaan harus mempunyai data yang akurat dengan membuat sistem komputerisasi agar tidak terjadi kekeliruan dalam proses perhitungan gaji, lembur dan sebagainya. Sehubungan dengan berkembangnya teknologi saat ini perusahaan menyikapinya dengan memanfaatkan sarana tersebut untuk mengetahui data serta perhitungan gaji berdasarkan NIK (Nomor Induk ) dengan menggunakan komputer, agar tidak terjadi kesalahan dalam pengolahan data. Dari uraian di atas penulis tertarik untuk membantu proses pengolahan data dalam bentuk penelitian dengan judul: AplikasiPengolahan Data Dengan Pendekatan Microsoft Visual Basic. 1.2 Perumusan masalah Berdasarkan latar belakang dan masalah di atas penulis dapat merumuskan : Bagaimana membuat aplikasi pengolahan data dengan menggunakan microsoft visual basic 6.0 2. KAJIAN PUSTAKA 2.1. Teori-teoriyang mendukung judul 2.1.1. Pengertian Aplikasi Menurut Indrajani (2011:4), aplikasi adalah suatu program yang menentukan aktivitas pemrosesan informasi yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas-tugas khusus pemakai komputer. Menurut Hendrayudi (2008:14) aplikasi adalah program komputer yang dipakai untuk melakukan pekerjaan tertentu. Dari pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa aplikasi adalah suatu program yang dibangun dan dihasilkan melalui komputer untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu. 30 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA
2.1.2. Pengertian Data Menurut Fathansyah (2007:12), data fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol yang menunjukan suatu ide, atau situasi dan lain-lain. Menurut Sondang Siagian (2006:118), data merupakan bahan mentah atau bahan baku yang telah diolah lebih lanjut bentuknya menjadi informasi. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa data adalah sekumpulan bahan baku dapat berupa, simbol-simbol, angka, maupun huruf dalam bentuk satu kesatuan yang dapat diolah menjadi sebuah informasi. 2.1.3. Pengertian Pengolahan Data Menurut John Longkutoy (2003:328), pengolahan data adalah segala macam pengolahan terhadap data atau kombinasi dari macam-macam pengolahan data untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan, sehingga dapat dipakai. Menurut Sondang Siagian (2006:81), pengolahan data secara elektronik merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dimaksud untuk mengeluarkan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan hasil olahan data. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengolahan data adalah proses pengumpulan, penyimpanan dan pengawasan sehingga menjadi suatu informasi yang berbentuk data dan fakta. form,sedangkan untuk kodingnya menggunakan dialek bahasa Basic yang cenderung mudah dipelajari.visual Basic telah menjadi tools yang terkenal bagi para pemula maupun para developer dalam pengembangan aplikasi skala kecil sampai ke skala besar. 2.2.2. Pengertian OOP (Object Oriented Programming) OOP (Object Orientad Programming) merupakan salah satu inivasi baru dalam dunia pemprograman. Pemprograman cara klasik menuntut seorang programmer untuk memiliki urutan-urutan dan alur pengerjaan perintah program dari baris pertama sampai baris terakhir. Dalam object oriented programming, kita harus memahami sebuah program aplikasi sebagai kumpulan objek yang masing-masing memiliki komponen dan fungsi tersendiri. Data Flow Diagram ( DFD ) Menurut Andri Kristanto (2003:55), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data disimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. 2.2. Teori-teori tentang aplikasi/masalah yang dibahas 2.2.1. Pengenalan Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah salah satu development tools untuk membangun aplikasi dalam lingkungan Windows.Dalam pengembangan aplikasi,visual Basic menggunakan pendekatan Visual untuk merancang user interface dalam bentuk JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA 31
3.HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Aliran Sistem Informasi yang sedang berjalan KARYAWAN nnnn BAGIAN SDM BAGIAN KEUANGAN DIREKTUR mulai Daftar gaji laporan 2. Memasukan data yang ada dalam formulir pegawai yang bersifat non entry, misalnya perubahan peringkat jabatan. 3. Membuat daftar baru yang nama filenya disesuaikan dengan bulan. Memeriksa semua potongana dan perubahan jabatan Bukti kas keluar 2 rangkap( bag keuangan,ak Membaca laporan dan menandatan gani 4. Dilanjutkandengan memasukandata pegawai yang sifatnya entry. Memeriksa absensi untansi Slip Gaji Selesai kehadiran dan lembur Membuat daftar baik yang lama maupun yang baru untuk penerimaan gaji Bukti kas keluar dan nama Laporan yang sudah ditandatangani 5. Kemudian bagian SDM melakukan pengawasan atau pengecekan sebelum dan sesudah datadicek untuk meneliti kebenaran data. Akuntan Daftar gaji Bukti setor pencairan uang Pembuatan slip gaji dan pembuatan laporan ke direktur Slip gaji Lap. gaji Slip gaji membagika n gaji sesuai dg data slip Gaji diterima 6. Pada bagian keuangan dibuat bukti kas keluar sebanyak 2 lembar dan bukti kas, lembar pertama dijadikan arsip pada bagian keuangan, lembar ke dua kemudian ke bagian akuntansi, sedangkan untuk arsip Arsip Lap. Yang sudah ditandatangani Gambar3.1.Aliran sistem Informasi yang sedang berjalan Keterangan : Prosedur pembayaran gaji Dalam melaksanakan gaji dan tunjangan diperlukan ketelitian dan kecermatan dimulai dari pengisian data sampai kepada proses perhitungan. Hal ini dimaksudkan agar besarnya jumlah gaji yang akan diterima pegawai sesuai dengan apa yang harus diterima oleh setiap berdasarkan produktivitas yang diberikan oleh pegawai itu. Pembayaran gaji dilaksanakan pada tanggal 1 setiap bulannya yang dilakukan dengan tunai untuk masing-masing. Yang menangani proses prosedur pembayaran gaji adalah bagian SDM diantaranya: 1. Menerima daftar potongan dari sumber potongan, misalnya potongan jamsostek setelah itu menerima daftar nama pegawai dari tata laksana SDM 7. Bukti kas, kas keluar (daftar penghasilan pegawai) dan rekapitulasi dikirim ke manager untuk diperiksa kemudian dibayarkan kepada masing-masing pegawai. 8. Rincian pembayaran atau slip gaji bagian SDM didistribusikan langsung kepada pegawai sebagai tanda bukti pembayaran. 3.2. Masalah yang dihadapi Berdasarkan pengamatan penulis mengenai permasalahan yang sering timbul dalam pembahasan iniadalah : 1. Pengolahan data dimulai dari proses pencatatan absensi, pencatatan potongan dan lembur hingga proses pembayaran gaji sering terlambat dikarenakan proses pengolahan datanya belum menggunakan suatu aplikasi yang memiliki database sehingga hasil kerja tidak sesuai dengan yang diinginkan. 2. Pencarian data pada saat data itu dibutuhkan kembali, membutuhkan waktu yang cukup lama dikarenakan proses penyimpanan dan pencariannya yang masih sederhana sehingga rawan data tersebut hilang/rusak. 32 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA
3.3. Usulan Pemecahan Masalah Aplikasi pengolahan data masih menggunakan pencatatan melalui buku-buku kemudian dipindahkan ke paketpaket umum seperti Ms-Excell, sehingga menimbulkan berbagai masalah baik datangnya dari yang mengambil gaji maupun dari pihak perusahaan yang mengelola data tersebut, hal ini berdampak kepada sulitnya dalam hal pencarian data, pencatatan, dan pembuatan laporan.dengan demikian aplikasi pengolahan data tidak sepenuhnya efektif, masalah yang dihadapi baik dari yang mau menerima gaji yang mungkin merasa hitung-hitungan dari pihak pengelola kurang tepat atau pihak pengelola sendiri dalam hal ini bagian administrasi yang mengalami kesulitan dalam pencarian data, kurang terjamin keamanan data, sering terjadi kekeliruan dalam pembuatan laporan karena harus memeriksa seluruh data yang sudah tersimpan dalam bentuk buku-buku atau laporan-laporan sebelumnya. Untuk menyelesaikan masalah tersebut maka penulis memilih menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basick 6.0.untukpengolahan data yang menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan akurat. Pada perancangan sistem informasi yang baru semua proses telah dilakukan denganmenggunakan sistem komputerisasi sebagai alat bantudalam pengolahan data. 3.5. Diagram Konteks Gambar 3.3.Diagram Konteks 3.6. Diagram Rinci 3.6.1. Diagram Level 0 3.4. Aliran Sistem Yang Baru KARYAWAN BAGIAN SDM BAGIAN KEUANGAN DIREKTUR mulai Daftar gaji laporan Memeriksa semua Slip Gaji Selesai potongana dan perubahan jabatan Memeriksa absensi kehadiran dan lembur Membuat daftar baik yang lama maupun yang baru untuk penerimaan gaji Bukti kas keluar 3 rangkap( bag keuangan,aku ntansi,bank niaga Selain Bukti kas keluar bank jg dapat nama Membaca laporan dan menandatan gani Laporan yang sudah ditandatangani Gambar 3.4. Diagram Level 0 Daftar gaji Kemudian bank niaga mentransfe Bukti setor pencairan pencarian giro r uang ke rekening Pembuatan slip gaji dan pembuatan laporan ke direktur Bukti setor pencairan giro Slip gaji Slip gaji Lap. gaji Lap. Yang sudah ditandatangani Arsip Gambar 3.2 :Aliran Sistem Informasi yang baru JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA 33
3.6.2. Diagram Level 1 Proses2.0 3.6.4.2 Desain Tabel Absen N o 1 2 3 Nama Field Nik bulan tahun Type Width Keteran gan Charac ter Numeri c 10 No. Karyawa n Honor Gambar 3.5. Diagram Level 1 Proses2.0 3.6.3. Diagram Level 1 Proses3.0 4 jml_abse n Numeri c Numeri c Tunj kesehata n Tunj Transpor t Tabel 3.3 Desain Tabel absen 3.6.4.3 Desain Tabel gaji No Nama Field Type Wi dt h Keterang an Gambar 3.6. Diagram Level 1 Proses3.0 1 2 3 Nik gapok Tjg_anak Character 10 40 Nomor Peg. Gaji Pokok 3.6.4. Kamus Data 4 Tjg_istri Tunj anak 3.6.4.1 Desain Tabel 5 Pot_pph Tunj. Istri No 1 2 Nama Field Nik Nama Type Width Ket Character Character 10 30 Nomor Karyawa n 6 7 Pot_jams ostek Gaber Pot PPH Pot Askes Gaji Bersih 3 4 5 Temp_ lahir Tgl_la hir Alamat Character Date Character 30 8 40 Nama Tempat Lahir Tgl Lahir Alamat Tabel 3.1 Desain Tabel 3.7. Desain Rinci Tabel 3.4 Desain Tabel gaji 3.7.1. Rancangan Layar Masukan Desain merupakan suatu rancangan pemasukan data pada program pengolahan data. Pada desain input untuk aplikasi ini penulis tentukan sebagai berikut: 34 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA
3.7.1.1. Desain Input Data 3.7.2.2. Desain Output Laporan Data Absen Gambar 3.7 Disain Input Data 3.7.1.2. Desain Input Data Absen Gambar 3.11 Desain Output Laporan Data Absen 3.7.2.3. Desain Output Laporan Gaji Gambar 3.8 Desain Input Data Absen 3.7.1.3. Desain Input Data Gaji Gambar 3.12 Desain Output Laporan Gaji 3.8. Rencana Implementasi Implementasi merupakan penerapan, pelaksanaan yang dilakukan dalam pembuatan aplikasi pengolahan data. Gambar 3. Desain Input Data Gaji 3.7.2. Rancangan Laporan 3.7.2.1. Desain Output LaporanData 3.8.1. Instalasi perangkat keras dan Perangkat Lunak Dalam pembuatan aplikasi pengolahan data alat yang digunakan adalah perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (Software). 3.8.2. Pemrograman dan Pengetesan Program Gambar 3.10 Desain Output Laporan Daftar Untuk dapat menerapkan apa yang telah dirancang dalam tahap pemrograman kedalam aplikasi pengolahan data, maka penulis mengimplementasikan ke dalam bahasa program yang penulis gunakan yaitu Microsoft Visual Basic 6.0. Untuk menjalankan program, dibutuhkan data yang dicobakan untuk menguji JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA 35
kebenaran dari program yang telah dirancang. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah program aplikasi yang dirancang telah diterapkan ke dalam bahasa pemrograman yang benar, baik itu kebenaran proses aplikasi tersebut maupun kebenaran laporan yang dihasilkan.hasil dari penyelesaian program, yaitu : Gambar 3.14. Tampilan Form Menu Utama 3.8.2.1. Tampilan Awal 3.8.2.3. Tampilan Form Input data Gambar 3.13. Tampilan Form Password Form menu password dibuat untuk menghindari kesalahan pemakaian aplikasi dari orang yang tidak berwenang atas program ini. 3.8.2.2. Tampilan Form Menu Utama Form Menu utama ini terdiri dari tampilan-tampilan menu form yang berfungsi untuk melakukan pilihan dalam melakukan pengoperasian atau menjalankan Aplikasi Pengolahan Data. Dalam program ini terdapat menu utama yang terdiri dari Sub menu utama, yaitu Tabel Utama, Transaksi, Laporan. Sub Menu Tabel UtamaTerdiri dari file data Daftar Gaji,, Absen, Login, Logout, Keluar. Sub menu Transaksi Sub menu Laporan terdiri dari Laporan, Laporan Absen dan Laporan Gaji Gambar 3.15. Tampilan Form Input data Form input data digunakan untuk menambah, menyimpan, menghapus, mengedit data dan keluar dari form input data. Prosedur dalam memasukkan data, adalah : a. Apabila ingin melakukan penambahan data baru maka user terlebih dahulu mengklik tombol tambah, setelah itu user menginput data. b. Setelah menginput data, klik tombol simpan. c. Bila ingin membatalkan mengisi data klik tombol batal. d. Untuk menghapus data yang telah tersimpan maka klik tombol hapus. e. Bila terjadi kesalahan dalam pengisian data maka pilih tombol edit, lalu masukkan Nomor. Setelah data diedit maka klik tombol ok. f. Gunakan tombol keluar untuk kembali ke menu utama. 36 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA
3.8.2.4. Tampilan Form Input Data Absen Gambar 3.17 Tampilan Form Input data Gaji Form input Data Gaji digunakan untuk menambah, menyimpan, menghapus, mengedit data Gaji dan keluar dari form input data Gaji. Prosedur memasukkan data Gaji adalah sebagai berikut : Gambar 3.16 Tampilan Form Input Data Absen Form input data Absen digunakan untuk menambah, menyimpan, menghapus, mengedit data absen dan keluar dari form input data absen. Prosedur memasukkan data Absen adalah sebagai berikut : a. Apabila ingin melakukan penambahan data Absen maka user terlebih dahulu mengklik tombol tambah, setelah itu user menginput data absen. b. Setelah menginput data, klik tombol simpan. c. Bila ingin membatalkan mengisi data klik tombol batal. d. Untuk menghapus data yang telah tersimpan maka klik tombol hapus. e. Bila terjadi kesalahan dalam pengisian data maka pilih tombol edit, lalu masukkan Nomor yang akan diedit. Setelah data di edit maka klik tombol ok. f. Gunakan tombol keluar untuk kembali ke menu utama. A Apabila ingin melakukan penambahan data Gaji baru maka user terlebih dahulu mengklik tombol tambah, setelah itu user menginput data Gaji. B. Setelah menginput data, klik tombol simpan. C.Bila ingin membatalkan mengisi klik tombol batal. D. Untuk menghapus data yang telah tersimpan maka klik tombol hapus. E.Bila terjadi kesalahan dalam pengisian data maka pilih tombol edit, lalu masukkan Nomor yang akan diedit. Setelah data diedit maka klik tombol ok. F. Gunakan tombol keluar untuk kembali ke menu utama. 3.8.2.6. Tampilan Laporan Daftar 3.8.2.5. Tampilan Form Input data Gaji Gambar 3.18 Tampilan Laporan Data JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA 37
3.8.2.7. Tampilan Laporan Data Absen dan sekaligus dapat meningkatkan kinerja. DAFTAR PUSTAKA Fathansyah, 2007, Basis Data, Jakarta, Informatika. Gambar 3.1 Tampilan Laporan Data Absen 3.8.2.8. Tampilan Laporan Gaji Hendrayudi, 2008, Visual Basic Untuk Berbagai Keperluan Pemrograman, Yogyakarta, Elex Media Komputindo. Indrajani, 2011, Perancangan Basis Data, Jakarta, Elex Media Komputindo. Kristanto, Andri, 2003, Ilmu Pengetahuan Komputer, Yogyakarta, Graha Ilmu. Longkutoy, John, 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta, Gava Media. Gambar 3.20 Tampilan Laporan Gaji Siagian, Sondang P, 2006, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, Bumi Aksara. 4.PENUTUP Dari uraian dan pembahasan di atas, makadapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Pengolahan data mulai dari kegiatan pengelolaan data hingga proses penggajian masih dilakukan dengan menggunakan paketpaket umum yang tidak berbasis database. 2. Sulitnya dalam mencari informasi mengenai dan gaji akan bermuara pada sulitnya dalam penyusunan Laporan cukup membuat kewalahan bagian/bidang yang telah ditunjuk untuk mengatur kegiatan pengolahan data ini, sehingga sangat mempengaruhi validitas data yang ada. 3. Dengan dibuatnya program aplikasi pengolahan data dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0, maka dapat membantu mempermudah proses pengolahan data 38 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA