1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi, maka berkembang pula kebutuhan informasi bagi civitas akademik dan masyarakat umum. Informasi menjadi penting untuk mendukung kegiatan pendidikan dan penelitian. Selain itu informasi juga berguna sebagai bahan pustaka, sumber referensi, sumber ilmu pengetahuan dan sebagainya. Arsip adalah salah satu informasi yang dibuat, diterima, dan digunakan sebagai bahan bukti hasil kegiatan oleh organisasi maupun perorangan. Berdasarkan Undang-Undang No 43 tahun 2009 arsip diartikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Sementara itu, arsip juga di definisikan sebagai bukti setiap catatan yang tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu obyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat untuk membantu daya ingat orang. 2 2012), hlm. 1. 1 Undang-Undang No 43, tahun 2009 tentang Kearsipan. 2 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Modern, (Jakarta: Bumi Aksara,
2 Arsip tidak hanya berbentuk tekstual, tetapi juga dalam bentuk media lain. Salah satunya adalah arsip elektronik. Arsip elektronik merupakan informasi atau data yang dibuat dan dicetak dalam bentuk digital melalui komputer dan aplikasi perangkat lunak. 3 Digitalisasi merupakan salah satu cara atau proses memindah arsip konvensional dalam berbagai corak dan bentuk arsip menjadi arsip elektronik atau digital. 4 Arsip bentuk digital ini dapat tercipta melalui alih media yaitu dengan cara reproduksi dan scanning. Proses digitalisasi yang berupa konversi catatan dari bentuk hard copy atau bentuk manual ke bentuk digital disebut sebagai catatan digital. 5 Dengan demikian digitalisasi adalah proses memindah, tanpa merubah, mengurangi dan menambahkan bentuk maupun fisik dan isi informasi dari arsip tersebut. Adapun kegiatan utama yang dilakukan dalam digitalisasi meliputi mendefinisikan tujuan, memutuskan apa yang akan di digitalisasikan, spesifikasi teknis yang dianjurkan, pemilihan perencanaan dan manajemen, menyiapkan dokumen, pengambilan gambar, metadata capture, quality control penyimpanan dan preservasi dari gambar digital dan metadata, akses dan penggunaan. 6 3 Electronic Records Management Handbook, State of California Records Management Program, (California: Calrim, 2002), hlm. 3. 4 Dani Sugiharto, Penyelamatan Arsip di Era Teknologi Majalah Arsip, Edisi 54. Jakarta: ANRI hlm. 1-4 (dl: 16 Oktober 2013, 19:46). 5 Miller, Laura., (general editor), Glossary of Terms. London: International Record Management Trust (IRMT), 2009, hlm. 14. 6 David Roberts, Digitisation and Imaging dalam Jackie Bettington., et al., Keeping Archives 3rd Edition. (Australia: Australian Society of Archivist Inc., 2008), hlm. 408.
3 Proses digitalisasi juga melibatkan pembuatan salinan arsip yang digunakan sebagai pengganti arsip asli untuk sarana akses. Setiap perusahaan dapat mengalihkan dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima baik di atas kertas maupun dalam sarana lainnya ke dalam mikrofilm atau media lainnya. 7 Dari peraturan tersebut dapat disimpulkan bahwa digitalisasi dokumen perusahaan merupakan prosedur yang sah dan hal ini yang mendasari upaya penyelamatan dan pemeliharaan arsip menggunakan sistem elektronik. Terkait dengan legalitas, organisasi kearsipan di luar negeri yang bernama Uniform Electronic Transaction Act (UETA) memvalidasi catatan elektronik, dan tidak mengesampingkan persyaratan hukum yang ada dalam peraturan perundangan lainnya menggunakan metode tertentu untuk mengirim format catatan. 8 Dalam Undang-Undang Transaksi Elektronik (ITE) pasal 5 ayat (1) telah disebutkan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. 9 Namun kenyataannya untuk saat ini di Indonesia pemanfaatan Undang-Undang tersebut masih kurang karena arsip elektronik bersifat self references bukan self evidence. Pemanfaatan digitalisasi bagi organisasi antara lain untuk menjaga arsip aslinya, untuk menjaga agar arsip mudah diakses, dan sebagai langkah 7 Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi, pasal 2. 8 Electronic Records Management Handbook, loc.cit. 9 Undang-Undang No 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) pasal 5 ayat (1).
4 pengamanan dari kehilangan arsip. 10 Hal tersebut juga telah disebutkan dalam Peraturan Pemerintah No 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan peranan alih media elektronik tersebut digunakan dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis dan dimaksudkan untuk menjaga keamanan, keselamatan, dan keutuhan arsip yang dialihmediakan. 11 Berdasarkan Undang- Undang tersebut maka, digitalisasi adalah solusi yang tepat untuk melestarikan arsipnya. Indonesian Visual Art Archive (IVAA) Yogyakarta adalah sebuah lembaga bergerak di bidang seni rupa yang meliputi aktivitas pendokumentasian, pengarsipan, riset, perpustakaan serta penyelenggaraan program edukasi dan eksplorasi seni visual. Lembaga ini memperluas koleksi arsip seni visual Indonesia sejak tahun 2007. Perluasan dokumen sejarah seni rupa modern diawali dengan pengumpulan karya periode Raden Saleh yang tercipta pada akhir abad ke-19 hingga karya milik pelukis lain di masa kini. Arsip yang terdapat di IVAA Yogyakarta mencakup hasil karya seni yang berupa sketch, lukisan, foto, video, audio, kliping, dan katalog pameran. Adapun koleksi seni yang dimiliki IVAA Yogyakarta berjumlah 643.554 buah arsip foto, 4.356 buah arsip video, 2.250 buah arsip audio, 948 buah karya berupa sketsa dan lukisan, 10.800 buah katalog pameran seni rupa. Selain itu terdapat 1.779 nama seniman individu, dan 89 seniman kolektif yang berkontribusi diantaranya adalah 10 David Roberts, op.cit., hlm. 409. 11 PP No 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 40.
5 Sapto Raharjo, S Sudjojono, Edhi Sunarso, Bambang Toko Witjaksono, Eko Nugroho, dan Heri Dono. 12 Dari latar belakang tersebut kemudian dirumuskan permasalahan sebagai berikut. (1) Bagaimana proses digitalisasi karya seni perupa Indonesia di IVAA Yogyakarta? (2) Apa manfaat digitalisasi karya seni perupa di IVAA Yogyakarta? (3) Apa sarana yang digunakan untuk melakukan digitalisasi karya seni perupa Indonesia di IVAA Yogyakarta? (4) Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses digitalisasi karya seni perupa Indonesia IVAA Yogyakarta? B. Tujuan Pembuatan Laporan Tugas Akhir Tujuan dari pembuatan laporan tugas akhir ini untuk mengetahui proses digitalisasi karya seni perupa Indonesia, manfaat digitalisasi, sarana yang digunakan dan kendala yang dihadapi dalam proses digitalisasi karya seni perupa Indonesia di IVAA Yogyakarta. C. Metode Pengumpulan Data Dalam rangka pengumpulan data, kegiatan yang perlu dilakukan untuk mendapatkan informasi yang relevan serta faktual berdasarkan dengan tema yaitu melalui metode wawancara (interview), studi pustaka dan observasi. Metode wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap dari narasumber ahli dalam bidangnya dan melengkapi data-data (variabel) yang masih kurang. Wawancara dapat di lakukan secara formal maupun informal dengan pihak yang paham tentang seluk beluk serta menangani langsung digitalisasi karya 12 Wawancara dengan Melisa Angela, Archive Manager of Indonesian Visual Art Archive (IVAA) Yogyakarta pada tanggal 4 Januari 2014, pukul 14.00 di Kantor IVAA Yogyakarta.
6 seni perupa Indonesia di IVAA Yogyakarta. Sementara itu studi pustaka dilakukan untuk memperoleh data berdasarkan sumber yang sesuai dengan tema yang telah dipilih agar teori dan praktik relevan sehingga dapat diaplikasikan secara nyata dan jelas. Literatur atau buku-buku yang di gunakan di peroleh dari perpustakaan atau makalah yang diberi oleh dosen, dan mengakses informasi yang berkaitan dengan arsip elektronik di internet. Manfaat yang diperoleh dari studi pustaka adalah dapat mengetahui konsep dan teori dasar yang dikemukakan oleh para ahli untuk mengetahui gambaran dan kebenaran tentang teori tersebut. Adapun pengamatan serta berpartisipasi di Lapangan (Observasi partisipan) digunakan untuk pengamatan langsung atau observasi partisipan terhadap proses digitalisasi karya seni perupa Indonesia di IVAA Yogyakarta. Apakah dalam praktiknya proses dan penerapan perangkat elektronik yang digunakan sudah sesuai dengan standar dan pedoman yang telah ditetapkan. Dengan metode ini dapat secara langsung diamati kondisi yang ada di lapangan dan juga dapat diketahui proses digitalisasi yang dilakukan di instansi tersebut. Adapun tujuan dari metode observasi ini adalah untuk memperoleh data yang valid dan real yang berkaitan dengan objek yang diamati secara keseluruhan serta mengetahui sejauh mana penerapan ilmu kearsipan dengan kenyataan yang ada di lapangan. Jadi berdasarkan ketiga metode diatas diharapkan dapat melengkapi satu sama lain dan memudahkan penulis untuk mengerjakan tugas akhir.
7 D. Tinjauan Pustaka Untuk menunjang penelitian tentang Digitalisasi Karya Seni Perupa Indonesia di Indonesian Visual Art Archive (IVAA) Yogyakarta perlu ditinjau beberapa bahan pustaka pilihan dan yang paling relevan dengan topik. Beberapa literatur yang digunakan sebagai acuan dalam penelitian ini antara lain Keeping Archive 3rd edition karangan Jackie Bettington, Kim Eberhard, Rowena Loo, dan Clive Smith yang diterbitkan oleh Australian Society of Archivist Inc pada tahun 2008. Buku tersebut memuat 18 bahasan dan sangat relevan dengan topik yang diambil oleh penulis karena mengupas tuntas mengenai digitalisasi yaitu pada bagian tiga bab 13 yang ditulis oleh David Robert yang berisi tentang pengertian digitalisasi, kegiatan utama yang dilakukan dalam proses digitalisasi, perencanaan dan manajemen, persiapan yang dilakukan jika akan mengalihmediakan arsip, proses pengambilan gambar (scanning) hingga metadata capture. Buku kedua adalah Electronic Records Management Handbook State of California Record Management Program buku ini diterbitkan oleh Calrim California pada tahun 2002. Dalam buku berbahasa asing setebal 98 hlm ini membahas mulai dari pengertian arsip elektronik, pengelolaan arsip elektronik, teknologi dan peralatan yang di gunakan, pemeliharaan, perlindungan dan penyusutan arsip berbasis elektronik, guide, pedoman arsip elektronik, database management, legal aspek dari arsip elektronik, arsip elektronik dan tanda tangan elektronik, hingga disposisi akhir dari arsip elektronik. Selain itu di dalam buku tersebut terdapat lampiran yang berisi kamus hingga media standar dan informasi
8 lain tentang record management aplikasi dan kegunaannya. Buku tersebut sangat relevan dengan topik yang akan di bahas oleh penulis karena sangat lengkap. Buku lain yang digunakan oleh penulis adalah Manajemen Kearsipan dari Konvensional ke Basis Komputer karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono terbitan Gava Media tahun 2005. Buku ini sangat menunjang penulisan karena pada bab sepuluh dan sebelas membahas tentang Penggunaan Komputer dalam Sistem Kearsipan yang di dalamnya membahas tentang latar belakang komputerisasi dalam sistem kearsipan beserta dengan kelebihan dan kekurangannya hingga tentang gambaran umum cara kerja sistem komputer. Sedangkan pada bab sebelas dengan sub bab Konsep Dasar Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Komputer. Bahan pustaka ini sangat relevan karena pada bab sebelas dijelaskan secara terperinci tentang konsep dasar kearsipan elektronik, komponen-komponen yang terdapat dalam sistem kearsipan elektronik, pemilihan hardware hingga analisis penggunaan software untuk menunjang tujuan kearsipan.
9 E. SISTEMATIKA PENULISAN Laporan tugas akhir ini mengangkat tema digitalisasi dikarenakan digitalisasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari arsip elektronik, maka tulisan ini membahas tentang digitalisasi hasil karya perupa Indonesia secara garis besar. Bahasan tentang digitalisasi karya seni perupa Indonesia mengupas tentang proses digitalisasi yang meliputi tahap penyortiran,tahap pemindaian (scanning), tahap metadata, tahap penginputan, tahap penyimpanan, tahap penemuan kembali, manfaat digitalisasi, sarana prasarana dan kendala yang dialami selama proses digitalisasi hasil karya perupa Indonesia. Bab satu adalah pendahuluan yang terdiri dari subbab Latar Belakang, Tujuan, Metode pengumpulan data, Tinjauan Pustaka, dan subbab Sistematika penulisan. Dalam latar belakang dan permasalahan diuraikan alasan utama dipilih tema digitalisasi hasil karya perupa Indonesia dan perumusan masalah. Dalam sub-bab manfaat dan tujuan adalah untuk mengetahui proses digitalisasi karya seni perupa Indonesia, manfaat digitalisasi, sarana yang digunakan dan kendala yang dihadapi dalam proses digitalisasi karya seni perupa Indonesia di IVAA Yogyakarta. Sementara itu dalam metode pengumpulan data penulis menggunakan tiga metode yaitu wawancara (interview), studi pustaka, dan Pengamatan serta berpartisipasi di Lapangan (Observasi partisipan). Selanjutnya dalam tinjauan pustaka dijelaskan penggunaan tiga buku yang relevan sesuai dengan topik. Pada sub-bab terakhir yaitu Sistematika Penulisan yang berisi penjelasan penulisan tugas akhir digitalisasi hasil karya perupa Indonesia secara rinci per sub-bab.
10 Bab dua menjelaskan tentang instansi tempat praktik kerja lapangan (PKL) mulai dari sejarah singkat instansi,struktur organisasi dan bagan instansi. Selanjutnya bab tiga merupakan pembahasan dari pokok permasalahan yang sudah di jabarkan pada bab satu. Bab tiga ini berisi tentang tahapan digitalisasi, manfaat digitalisasi, sarana prasarana dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan digitalisasi karya seni perupa Indonesia. Adapun bab terakhir yaitu bab keempat yang berisi tentang kesimpulan dan saran yang ditujukan kepada instansi agar tercipta pengelolaan arsip yang semakin baik.