BAB II KAJIAN TEORI 2.1 Sistem Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem merupakan hal yang sangat mutlak dan mempunyai peranan penting dalam menjalankan kegiatan perusahaan oleh karena itu sebelum melangkah lebih jauh kebagian-bagian selanjutnya kita harus mengetahui terlebih dahulu apa yang di maksud dengan sistem. Menurut Mulyadi (2008:5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Selain itu juga sistem merupakan suatu kerangka yang terdiri dari prosedur-prosedur atau alat-alat yang digunakan sehingga membentuk suatu kesatuan yang saling berkaitan dalam mencapai tujuan tertentu. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output. 1
Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha. Menurut Hall (2007:6), Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Pengertian ini mengandung arti bahwa sistem merupakan jaringan prosedur, dimana prosedur merupakan suatu urutan yang melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Secara umum setiap sistem terdiri dari unsur-unsur dimana unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Demikian pula menurut cole dalam Baridwan (2009:3) mengemukakan bahwa sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang di susun sesuai dengan skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Agar data tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen maupun pihak luar, maka data tersebut harus diolah dan diproses dalam suatu sistem yang mengatur arus dan pengelolahan data akuntansi sehingga dihasilkan suatu informasi yang berguna. Jadi informasi yang datanya berhubungan dengan keuangan dinamakan informasi akuntansi dan sistem yang memproses data keuangan menjadi informasi akuntansi dinamakan sistem informasi akuntansi dan sistem akuntansi. 2
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu. 2.1.2 Pengertian Akuntansi Menurut Hery (2009:1) Akuntansi adalah sebuah aktivitas jasa, dimana fungsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, terutama informasi mengenai posisi keuangan dan hasil kinerja perusahaan, yang dimaksudkan akan menjadi berguna dalam pengambilan keputusan ekonomi (dalam membuat pilihan diantara berbagai alternatif yang ada). Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya. Kusnadi (2000:7) mengemukakan bahwa: Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi. 3
Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi. Demikian pula menurut Haward F. Slettler dalam Baridwan (2009) Akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur,dan alatalat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporanlaporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi. 2.1.3 Sistem Akuntansi Setelah diuraikan pengertian dari sistem dan akuntansi maka selanjutnya akan diuraikan pengertian dari sistem akuntansi. Menurut Widjaja (2010:16), Sistem akuntansi adalah bidang khusus yang menangani perencanaan dan penerapan prosedur-prosedur untuk mengumpulkan dan melaporkan data keuangan. Menurut mulyadi (2008:3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan 4
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan menurut Widjajanto (2001 :4) adalah Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Kemudian Marom (2002:1) menyatakan bahwa Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan. Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen. 2.2 Pembelian Pembelian sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari. Menurut Riyanto, Bambang (Dasar-dasar Pembelian : 1995) pembelian merupakan system aplikasi 5
siklus pengeluaran yang umum. System aplikasi pembelian mencakup prosedurprosedur pemilihan pemasok, permintaan, pembelian, penerimaan, dan pembayaran kepada pemasok. Model system aplikasi pembelian mencakup pemisahan fungsi-fungsi berikut ini: permintaan, pembelian, penerimaan, gudang, hutang dagang, dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok yang memadai merupakan faktor penting dalam keterpaduan seluruh system aplikasi pembelian. Menurut soemarso S.R (2004:208) pembelian adalah purchasing akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagangan dalam suatu periode. Sedangkan menurut bodnar dan hopwood (2003:417) pembelian merupakan sinonim dari pengadaan yang diartikan sebagai berikut: pengadaan adalah proses bisnis memilih sumber, pemesanan, dan memperoleh barang dan jasa Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian adalah kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan usahanya di mulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang. 2.2.1 Pembelian Tunai kontan. Pembelian tunai adalah pembelian yang di lakukan secara tunai atau 6
2.2.2 Pembelian Kredit Pembelian kredit adalah pembelian yang di lakukan secara kredit yang akan menimbulkan utang dagang. 2.3 Sistem Akuntansi Pembelian 2.3.1 Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2008:300) adalah sebagai berikut : a) Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. b) Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c) Fungsi Penerimaan 7
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. d) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan. 2.3.2 Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2008:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : a) Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian. 8
b) Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. c) Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. d) Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e) Surat perubahan order pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian. f) Bukti kas keluar 9
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok. 2.3.3 Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian (Mulyadi,2008:308) adalah : a) Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian. b) Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. c) Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. d) Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. 2.3.4 Prosedur Pembelian Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian 10
pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi (2008:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini: a) Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. b) Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. c) Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok. d) Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. e) Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok. f) Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan. g) Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi. h) Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. 2.3.5 Jaringan prosedur yang membentuk sistem Menurut Mulyadi(2008:301) jarimgan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 11
a) Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. b) Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. c) Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. d) Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian 12
membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut. e) Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. f) Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 2.3.6 Unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2008:311) unsur pengendalian intern sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian di rancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi sebagai berikut: menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan di bayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). Untuk merancang unsur unsur pengendalian intern akuntansi yang di terapkan dalam akuntansi pembelian, unsur pokok sistem pengendalian intern 13
yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatn, dan praktik yang sehat di rinci sebagai berikut : a) Organisasi 1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. 2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. 4) Transaksi pembelian harus di laksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang di laksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut. b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 5) Surat permintaan pembelian di otorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang di simpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung di pakai. 6) Surat order pembelian di otorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebioh tinggi. 7) Laporan penerimaan barang di otorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 14
8) Bukti kas keluar di otorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. 9) Pencatatan terjadinya utang di dasarkan pada bukti kas keluar yang di dukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. 10) Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) di otorisasi oleh fungsi akuntansi. c) Praktik yang sehat 11) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaianya di pertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. 12) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakainnya di pertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. 13) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya di pertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. 14) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. 15) Barang hanya di periksa dan di terima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 15
16) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang di terima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. 17) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk di bayar. 18) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodic direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar. 19) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. 20) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. 16
Bagan alur sistem pembelian Bagian gudang mulai 5 6 Membuat surat permintaan pembelian Pada saat. reorder point Surat 6 order pembelian Laporan 2 penerimaan barang 2 Surat 1 pemintaan pembelian 1 N Kartu gudang T 17
Bagian pembelian 1 2 Surat 1 permintaan pembelian Membuat surat permintaan penawaran harga Membuat surat order pembelian Surat permintaan penawaran harga PH SPH SPP 7 Surat 1 penawaran harga 4 5 6 3 2 Membuat perbandingan harga Surat order 1 pembelian 5 Perbandingan harga Dikirim ke 4 2 pemasok 3 T A 18
bagian pembelian (lanjutan hal:26) 7 dari pemasok Laporan 1 penerimaan barang faktur mencatat tgl pnerimaan pd SOP lembar 6 dan 7 8 Memeriksa faktur faktur Catatan: SPP : surat permintaan pembelian SOP : surat order pembelian SPPH : surat permintaan penawaran harga 9 SPH PH : surat penawaran harga : penawaran harga 19
Bagian penerimaan 1 Dari pemasok Mnerima brg dr pemasok disertai dgn surat pngantar SOP 3 Surat pengantar Memeriksa barang yang di kirim Membuat laporan penerimaan barang SOP SOP 3 3 Laporan 1 penerimaan barang 2 N 9 9. Dkrim k bag gdang Brsamaan dgn brg 20
Persediaan Bagian utang bagian kartu 1 8 9 10 Laporan 1 penerimaan barang Laporan 1 penerimaan barang Laporan 1 penerimaan barang Membanding kan faktur dr pemasok dg SOP & LPB Bukti kas 2 keluar Membuat bukti kas keluar Bukti kas 1 keluar faktur LPB 1 SOP 4 3 2 Register bukti kas N Register bukti kas 10 T. Arsip bukti kas keluar yg blm dibayar LPB= lap penerimaan barang 21
22