8 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Administrasi 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem adalah sebuah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan dengan menerima masukan-masukan (input) dan menghasilkan output dalam proses transformasi yang terorganisasi (O`Brien, 2002, p8). Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan ( McLeod, 2001, p11). Sistem adalah sekumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu (Bodnar, 2000, p1). Dari teori-teori yang telah diuraikan di atas dapat dikatakan bahwa, Sistem adalah sekumpulan element atau komponen yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu yang menerima input, melakukan proses lalu menghasilkan output. 2.1.2 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diubah ke dalam bentuk yang berarti dan berguna untuk pengguna yang spesifik(o`brien, 2002, p13). Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti(mcleod, 2001, p15). Informasi adalah data yang berguna dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan( Bodnar, 2000, p1).
9 Dari teori-teori yang telah diuraikan di atas dapat dikatakan bahwa, Informasi adalah data yang telah diproses atau diolah sehingga berguna dan memiliki arti untuk penggunanya. 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah kumpulan elemen-elemen atau komponen yang berhubungan yang mengumpulkan (input), memanipulasi (proses) dan menghasilkan (output) data dan informasi serta menyediakan mekanisme balasan untuk mencapai suatu tujuan. Mekanisme balasan membantu organisasi dalam mencapai tujuannya seperti meningkatkan keuntungan atau memperbaiki pelayanan pelanggan(ralph & George, 2006, p15). 2.1.4 Pengertian Administrasi Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2002, p9). Administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Unsur-unsur yang mendukung administrasi ialah : 1. Dilakukan oleh dua orang atau lebih. 2. Memiliki tujuan. 3. Memiliki tugas yang hendak dilaksanakan. 4. Memiliki peralatan dan perlengkapan. (Siagian, 1998, p3).
10 Dari teori-teori tentang administrasi yang telah diuraikan di atas dapat dikatakan bahwa, Administrasi adalah kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk melakukan proses seperti pencatatan, pengaturan, pengalokasian kegiatan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan peralatan dan perlengkapan yang disediakan. 2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Administrasi Dari teori-teori yang telah diuraikan di atas tentang sistem, informasi, sistem informasi dan adminstrasi, maka dapat dikatakan bahwa sistem informasi administrasi adalah kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berhubungan untuk melakukan proses pencatatan, pengaturan, pengalokasian suatu kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dengan mengunakan sarana perlengkapan dan peralatan yang ada. 2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Dalam sub bab ini akan membahas mengenai pengertian dari analisis sistem dan perancangan sistem. 2.2.1. Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem merupakan proses mengamati sistem yang sedang berjalan pada suatu perusahaan/organisasi yang bertujuan untuk menemukan masalah yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan yang kemudian memberikan solusi untuk permasalahan tersebut. Menurut McLeod (2001,p128) analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui.
11 Analisis sistem adalah memeriksa sebuah masalah yang ada yang akan diselesaikan oleh perusahaan dengan menggunakan sistem informasi. Analisis sistem mencakup beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu : 1. Menentukan masalah. 2. Menidentifikasi penyebab dari masalah tersebut. 3. Menentukan pemecahan masalahnya. 4. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah tersebut (Laudon,1998, p400). Analisis sistem manggambarkan apa yang sistem perlu lakukan untuk menemukan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pemakai(o`brien, 2005, p350). 2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem Menurut McLeod (2001, p130) perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasiskan komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang digunakan. Perancangan sistem terdiri dari tiga aktivitas(o`brien, 2005, p351) yaitu ; 1. Perancangan user interface yaitu merancang layer, formulir, dialog box. 2. Perancangan data yaitu menentukan entity (objek), atribut, relationship, kaidah integritas dan lain-lain. 3. Perancagan proses yaitu membuat program dan prosedur seperti user services, application services, dan data services. Perancangan sistem adalah detail bagaimana sebuah sistem dapat memenuhi kebutuhan informasi seperti yang telah ditentukan oleh analisa sistem. (Laudon, 1998, p403).
12 2.3 Basis Data Basis data adalah koleksi data yang berhubungan secara logis dan merupakan deskripsi dari data tersebut, dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi (Connoly, 2002, p14). Setiap basis data memiliki objek-objek seperti : a. Field Field adalah kolom yang terdapat pada tabel pada sebuah basis data. b. Record Record adalah kumpulan field-field yang berelasi secara logis. c. File File adalah kumpulan dari record yang berelasi secara logis. d. Entity Entity adalah orang, tempat, benda atau kejadian yang berkaitan dengan informasi yang disimpan. e. Attribute Attribute adalah setiap karakteristik yang menjelaskan suatu entity. f. Primary Key Primary Key adalah sebuah field yang nilainya unik yang tidak sama antara suatu record dengan record yang lain. g. Foreign Key Foreign Key adalah sebuah field yang nilainya berguna untuk menghubungkan primary key lain yang berada pada tabel yang berbeda.
13 2.4 Diagram Aliran Dokumen (DAD) Diagram Aliran Dokumen menggambarkan aliran dokumen dan proses yang dilakukan oleh aktor-aktor yang terlibat pada proses tersebut. Menurut Mulyadi(2001, pp58-63), DAD adalah suatu model yang menggambarkan aliran dokumen dan proses untuk mengolah dokumen dalam suatu proses. Berikut ini adalah tabel yang menjelaskan komponen-komponen dari DAD : Simbol Tabel 2.4.1 Simbol-simbol Diagram Aliran Dokumen Keterangan Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol. Garis Alir Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Persimpangan Garis Alir Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut. Pertemuan Garis Alir Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya.
14 Simbol Keterangan Proses Simbol ini untuk menunjukkan tempat-tempat dalam sistem informasi yang mengolah atau mengubah data yang diterima menjadi data yang mengalir keluar. Nama pengolahan data ditulis didalam simbol. Mulai / Berakhir (terminal) Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi 2.5 Entity Relationship Diagram ( ERD ) Entity Relationship Diagram digunakan untuk menggambarkan logika struktur dari basis data dalam bentuk diagram. ERD menyediakan cara yang sederhana dan mudah untuk memahami berbagai komponen dalam desain basis data ( Connoly dan Begg, 2002,p15). ERD mempunyai tiga komponen yaitu : a. Entitas ( Entity ) Entitas adalah sebuah objek ( seperti seorang manusia, tempat, benda, konsep atau kegiatan) yang dapat dibedakan dengan objek lainnya. Entitas dapat digambarkan dengan persegi yang berisi nama dari entitas tersebut. SISWA Gambar 2.5.1 Contoh Entitas ( Connoly dan Begg, 2002,p15).
15 b. Relationship Relationship merupakan asosiasi antar entitas. Entitas merupakan pengikut dari relationship. Relationship dapat berupa relasi one-to-one, one-to-many atau manyto-many. Relationship dapat digambarkan dalam bentuk belah ketupat yang berisi nama dari relasi tersebut. Guru mengajar SISWA Gambar 2.5.2 Contoh relationship ( Connoly dan Begg, 2002,p15). c. Attribute Attribute merupakan property yang dimiliki setiap entitas yang akan disimpan datanya. Baik entitas maupun relationship memiliki properti. Properti digambarkan dalam bentuk elips yang berisi nama dari properti tersebut. alamat Gambar 2.5.3 Contoh Attribute ( Connoly dan Begg, 2002,p15).
16 2.6 State Transition Diagram ( STD) State Transition Diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi screen yang dapat terjadi selama satu sesi pengguna. Dapat dianggap sebagai peta jalan. Masing-masing screen dianalogikan sebagai sebuah kota. Tidak semua jalan melewati seluruh kota. Bujur Sangkar digunakan untuk menggambarkan display screen. Anak Panah menggambarkan aliran kontrol dan menggerakkan kejadian yang akan menyebabkan screen menjadi aktif atau menerima fokus. Bujur sangkar tersebut hanya menggambarkan apa yang akan muncul selama dialog. Arah anak panah menunjukkan urutan munculnya screen-screen tersebut. Sebuah anak panah yang terpisah. Masing-masing memiliki nama, digambarkan untuk setiap arah karena tindakan yang berbeda akan menggerakkan aliran kontrol dari dan aliran kontrol ke screen yang ada (Whitten, 2004, p673). 2.7 Istilah dalam Pendidikan 2.7.1 Pengertian Leger Leger adalah daftar nilai asli siswa sebelum dipindahkan ke dalam buku laporan pendidikan(kamus Besar Bahasa Indonesia, 2002, p651). Leger berisikan daftar nilai siswa dari semua bidang studi yang diajarkan pada suatu periode belajar, dimana nilai-nilai tersebut akan dimasukkan oleh masing-masing guru bidang studi yang kemudian akan diperikasa atau dikumpulkan kepada walikelas masing-masing.
17 2.7.2 Pengertian Rapor Rapor adalah buku yang berisi nilai kepandaian dan prestasi belajar murid di sekolah, berfungsi sebagai laporan guru kepada orangtua atau wali murid (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2002, p931). 2.7.3 Pengertian Standar Ketuntasan Belajar Minimum (SKBM) SKBM yaitu kependekan dari Standar Ketuntasan Belajar Minimum merupakan standar nilai yang diberikan kepada siswa sebagai batasan nilai minimum siswa. Ketuntasan belajar setiap indikator yang telah ditetapkan dalam suatu kompetensi dasar berkisar antara 0-100%. Kriteria ideal ketuntasan untuk masing-masing indikator 75%. Satuan pendidikan harus menentukan kriteria SKBM dengan mempertimbangkan tingkat kemampuan rata-rata peserta didik serta kemampuan sumber daya pendukung dalam penyelenggaraan pembelajaran. (Anonim 1).