BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Era globalisasi saat ini sangat mempengaruhi kehidupan organisasi baik milik pemerintah, swasta, maupun perorangan. Organisasi dituntut untuk mengoptimalkan kinerjanya dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi. Pelaksanaan tugas pokok dan fungsi oleh organisasi selalu menghasilkan informasi. Informasi yang cepat, tepat, dan akurat inilah yang akan memberi kontribusi besar di dalam kinerja organisasi. Ada beberapa sumber informasi yang dapat digunakan dalam memperoleh informasi yang benar. Salah satu sumber informasi yang terpercaya kebenarannya adalah arsip. Arsip merupakan catatan tertulis baik dalam bentuk gambar yang memuat keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan. 1 Seiring berkembangnya teknologi kebutuhan informasi bagi instansi, organisasi hingga masyarakat umum harus terpenuhi. Salah satunya arsip. Surat menyurat, laporan keuangan, laporan kegiatan tahunan dan lain sebagainya adalah contoh arsip yang tercipta dari kegiatan organisasi. Arsip merupakan sumber primer bagi organisasi, karena merupakan suatu bukti berjalannya fungsi organisasi atau instansi. Arsip hanya tercipta sekali sebagai pusat ingatan atau rekaman kegiatan fungsional organisasi. Kehidupan organisasi tidak terlepas dari terciptanya arsip. Arsip akan tercipta terus menerus hlm. 1. 1 Basir Barthos, Manajemen Kerasipan, (Jakarta: Bumi Aksara, 1997),
2 selama organisasi tersebut masih berdiri dan menjalankan aktivitas maupun fungsinya. Arsip sebagai salah satu sumber informasi terekam pada dasarnya memiliki fungsi dan kegunaan yang signifikan dalam kegiatan administrasi negara dan pelaksanaan fungsi manajemen di dalam organisasi. 2 Mengingat arsip mempunyai peran penting bagi sebuah organisasi maka diperlukan adanya pengelolaan arsip yang tepat sesuai dengan kaidah kearsipan. Menurut Undang undang yang dimaksud arsip adalah: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3 Dari definisi tersebut dapat ditarik pengertian bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan yang dihasilkan oleh organisasi baik yang berbentuk tekstual mapun dalam bentuk media lainya. Dibuat dan diterima oleh berbagai lembaga negara untuk memenuhi pelaksanaan kehidupan bernegara. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu dinamis dan statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaran administrasi negara. Adapun arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk 11. 2 Bahan Diklat Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: ANRI, 2002) hlm. 3 Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
3 perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari hari adminstrasi negara. 4 Seiring perkembangan teknologi, media rekam arsip mengalami perkembangan. Hal tersebut terbukti dengan adanya arsip dengan media rekam non kertas yang disebut arsip bentuk khusus. Arsip bentuk khusus merupakan arsip yang tersimpan dalam media khusus, salah satunya arsip audio visual. Arsip audio visual merupakan arsip yang berbeda dengan arsip tekstual karena mampu membuat suatu kejadian menjadi hidup. 5 Arsip audio visual terdapat beberapa macam yaitu arsip foto (still image), arsip rekaman suara atau sound recording, dan arsip video (moving image). Ketiga macam arsip audio visual tersebut memiliki karakteristik dan pengolahan yang berbeda. Arsip foto atau dapat disebut juga citra tidak bergerak merupakan bagian dari arsip audio visual. Sebuah foto menahan aliran waktu di mana peristiwa yang dipotret pernah ada. Semua foto adalah masa lalu, dan masa lalu itu tertahan tak bisa melaju ke masa kini. 6 Arsip foto lebih mudah dan menyenangkan dalam pengelolaan karena arsip foto mempunyai nilai visualisasi yang tinggi bagi manusia sehingga memudahkan otak manusia untuk mengingat dan tertarik untuk mengelolanya dalam menyimpan. Otak manusia cenderung jauh lebih mudah 4 Basir Barthos, loc.cit. hlm. 12. 5 Jackie Bettington, et al, Keeping Archives 3rd Edition (Canberra: Australian Society of Archivist, 2008), hlm. 475. 6 Berger. Dikutip dari Seno Gumira Ajidarma, dalam Kisah Mata (Jakarta: Galang Press), hlm. 29.
4 mengingat dengan visual berbentuk gambar yaitu foto tersebut daripada selembar teks atau arsip tekstual. Arsip suara adalah salah satu jenis arsip bentuk khusus yang salah satu formatnya menggunakan pita magnetik. Pita magnetik yang digunakan dalam rekaman suara terdiri dari dua lapisan film dasar dan lapisan magnetik. 7 Menurut David Robert arsip suara muncul dalam beberapa format fisik sejarah dan saat ini, yang paling umum yang dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori besar yaitu, rekaman suara, magnetik rekaman kaset dan rekaman digital optic 8. Arsip video atau gamber bergerak juga merupakan bagian dari arsip audio visual, di dalam arsip video kelengkapan kata audio-visual menjadi lebih ada karena kedua pandang dan dengan terdapat dalam arsip video. Seiring berkembangnya teknologi media rekam arsip video semakin berkembang. Dewasa ini, merekam video dapat dengan mudah diciptakan contohnya dengan media smartphone yang sudah banyak digunakan. Arsip audio visual adalah arsip bentuk khusus yang juga penting dan perlu pengolahan yang sesuai prosedur kearsipan yang benar. Tujuan pengolahan sesuai prosedur adalah melindungi arsip audio visual dari kerusakan dari segi fisik dan segi informasi serta mempermudah penemuan kembali dengan pembuatan daftar arsip yang berfungsi sebagai alat bantu. Salah satu lembaga yang mengelola arsip audio visual adalah Indonesian Visual Art Archive. 7 Jackie Bettington, et al, loc.cit. hlm. 578. 1993. 8 Ellis, Judith (ed), Keeping Archive 2nd Edition. Melbourne: D. W Thorpe,
5 Indonesian Visual Art Archive (IVAA) Yogyakarta adalah sebuah lembaga yayasan non pemerintah yang bergerak di bidang seni rupa. Arsip yang dikelola IVAA adalah arsip jenis herritage atau arsip sejarah yaitu arsip seni rupa yang perlu dilestarikan, arsip tersebut terdiri dari arsip konvensional dan arsip audio visual yang terdiri dari arsip foto, arsip rekaman suara, dan arsip video atau arsip film. Kegiatan IVAA meliputi aktivitas pendokumentasian, pengarsipan, riset, perpustakaan serta penyelenggaraan program edukasi dan eksplorasi seni visual. Fungsi yayasan ini sebagai wadah industri kreatif yang menyokong aktivitas pengembangan maupun perekaman perjalanan seni visual, pameran, dan lainnya. 9 Sumber koleksi di IVAA tidak berasal dari dalam organisasi saja, namun juga berasal dari hibah yang sudah mendapat kepercayaan dari lembaga seni lain dan keluarga seniman seni rupa sebagai pemilik arsip, untuk dimiliki dan di koleksi di IVAA Yogyakarta. Tidak semua keluarga seniman tersebut mengizinkan arsipnya diberikan atau diduplikasi oleh IVAA. Sebagian besar keluarga yang mengizinkan, mengajukan syarat yaitu membatasi waktu untuk arsip tersebut dipinjam. Sumber lain yaitu IVAA mendokumentasikan sendiri berbagai kegiatan seni. 10 IVAA bersifat terbuka untuk masyarakat umum, selain itu IVAA melakukan beberapa kegiatan rutin untuk mendapatkan khasanah arsip, kegiatan 9 Company Profile IVAA, (Yogyakarta: IVAA, 2011), hlm. 4. 10 Wawancara dengan Petra Hutomo bagian arsip, di Indonesian Visual Art Archives (IVAA) Yogyakarta pada 21 November 2014 pukul 11.00.
6 tersebut yang menciptakan arsip foto yang merekam proses penciptaan karya dan rekaman audio visual dari temu wicara maupun wawancara dengan pelaku seni. Pada tahun 2014 IVAA Yogyakarta pernah digunakan sebagai Praktik Kerja Lapangan oleh mahasiswa program Diploma III Kearsipan Universitas Gadjah Mada dengan judul Pengelolaan Arsip Foto Seni Rupa di Indonesian Visual Art Archives oleh Rahmad Azhar Hutomo Kearsipan 2011, penulis memaparkan Tugas Akhir tentang pengelolaan arsip foto dengan menggunakan amplop sebagai sarana penimpanannya, kemudian Digitalisasi Karya Seni Rupa di Indonesian Visual Art Archives oleh Ratih Purwaningsih Kearsipan 2011. Penulis menulis tugas akhir tentang digitalisasi arsip karya seni rupa berupa lukisan membahas hingga tata cara mengupload ke web resmi IVAA Yogyakarta. 11 Dari latar belakang tersebut dapat dirumusakan permasalahan yaitu (1) Bagaimana pengolahan arsip audio visual di Indonesian Visual Art Archives (IVAA) Yogyakarta? (2) Sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan pengelolaan penyimpanan arsip audio visual di Indonesian Visual Art Archives (IVAA) di Yogyakarta? (3) Apa kendala pengolahan arsip audio visual di Indonesian Visual Art Archives (IVAA) Yogyakarta B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Tujuan Praktik Kerja Lapangan yaitu: 11 Rahmad Azhar Hutomo, Pengelolaan Arsip Foto Seni Rupa di Indonesian Visual Art Archives Laporan TA Prodi Kearsipan SV UGM, 2014., Ratih Purwaningsih, Digitalisasi Karya Seni Rupa di Indonesian Visual Art Archives Laporan TA Prodi Kearsipan SV UGM, 2014.
7 1. Untuk mengetahui bagaimana proses pengolahan arsip audio visual di Indonesian Visual Art Archives 2. Mengetahui sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan pengolahan penyimpanan arsip audio visual di Indonesian Visual Art Archives 3. Untuk mengetahui kendala pengolahan arsip audio visual Indonesian Visual Art Archives (IVAA) di Yogyakarta. C. Metode Pengumpulan Data Adapun metode yang dilakukan untuk mengumpulkan data yang digunakan dalam praktik kerja lapangan yaitu: 1. Wawancara (Interview) Metode wawancara yaitu cara memperoleh informasi secara langsung dilakukan untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap dari narasumber ahli dalam bidangnya dan melengkapi data (variabel) yang masih kurang. Wawancara di lakukan secara formal maupun informal dengan pihak yang benar-benar paham dengan pengelolaan arsip foto di IVAA Yogyakarta. 2. Studi pustaka Studi pustaka dilakukan untuk melengkapi data yang diperlukan dengan cara mencari buku buku yang berhubungan dengan tema. Literatur atau buku-buku yang digunakan tersebut diperoleh dari perpustakaan dan mengakses informasi yang berkaitan dengan arsip suara di internet. Manfaat yang diperoleh dari studi pustaka adalah
8 dapat mengetahui teori dasar yang dikemukakan oleh para ahli untuk mengetahui gambaran tentang teori tersebut. 3. Observasi Partisipasi Dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan diadakan pengamatan langsung atau observasi partisipan terhadap proses pengelolaan arsip suara di Kantor IVAA Yogyakarta. Apakah dalam praktiknya proses dan penerapan pengelolaan arsip suara yang digunakan sudah sesuai dengan standar dengan apa yang dipelajari di perkuliahan dan sudah sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan. Dengan metode ini penulis dapat secara langsung mengamati kondisi yang ada di lapangan serta dapat melestarikan arsip audio visual. Adapun tujuan dari metode observasi ini adalah untuk memperoleh data yang valid dan real yang berkaitan dengan objek yang diamati secara keseluruhan serta mengetahui sejauh mana penerapan ilmu kearsipan dengan kenyataan yang ada di lapangan. Jadi berdasarkan ketiga metode tersebut dapat melengkapi satu sama lain dan memudahkan penulis untuk mengerjakan tugas akhir. D. Tinjauan Pustaka Untuk menunjang Praktik Kerja Lapangan tentang Pengolahan Arsip Audio Visual di IVAA Yogyakarta beberapa bahan pustaka yang di pilih dan yang paling relevan dengan topik. Buku buku ini selain sebagai juga sebagai landasan teori untuk menganalisa permasalahan sesuai tema.
9 Buku pertama adalah Keeping Archives 3rd Audiovisual Archives A Practical Reader oleh Jackie Bettington dan kawan kawan yang diterbitkan oleh Australian Society of Archivist pada tahun 2008. Buku ini sangat relevan dengan topik yang diambil penulis menjelaskan tentang arsip audio visual pengolahannya yang berbeda dengan arsip tekstual dan memerlukan perawatan khusus. Pada bab 16 menjelaskan jenis jenis arsip foto yang terdiri dari arsip foto slides, arsip foto negatif, arsip foto prints dan arsip foto digital images. Pada bab 13 buku ini juga memaparkan tentang pengertian digitalisasi, perenanaan hingga alih media arsip. Bab 17 buku ini memaparkan tentang arsip rekaman suara yang dalam bab tersebut menjelaskan informasi yang harus tersedia pada arsip audio visual yaitu identifikasi, informasi konten hingga karakteristik fisik. Pada bab 18 menjelaskan arsip moving image atau arsip video, Loise Curham dan Robyn Gamble menjelaskan nama berbagai ukuruan video kaset beserta akronimnya, seperti VHS, DV, Mini DV, U-matic, SVSH, Hi8, DVCam, dan DVCPro. Buku kedua yaitu Keeping Archives dalam bab Managing Records in Special Format oleh David Roberts dengan editor Judith Ellis yang diterbitkan oleh The Australian Society of Archivists Inc. di Port Melbourne, Australia pada tahun 1993. Chapter 13 dalam buku ini David Roberts menjelaskan tentang pengolahan arsip audio visual dari foto, rekaman suara dan arsip gambar bergerak atau moving images. David Roberts memaparkan cukup rinci bagian arsip foto, rekaman suara dan arsip video atau moving images. David Robert juga menjelaskan bahwa arsip audio visual merupakan arsip yang unik dan memerlukan penanganan khusus. Pada bagian arsip rekaman suara
10 dikelompokkan menjadi 3 yaitu phonographic recording, magnetic tape recording dan optical digital recording. Bagian arsip suara selanjutnya adalah penilaian dan pengaturan.. Dalam buku ini juga menjelaskan arsip foto yang memiliki nilai informasi penting. Penafsiran nilai arsip foto harus memperhatikan beberapa faktor yaitu subyek, umur, keunikan, kualitas, identifikasi, jumlah dan sumber. Dalam pengaturan dimulai dari mengamati asal usul material dokumen Buku ini juga memaparkan mengenai masalah yang timbul apabila arsip audio visual tidak dikelola dengan baik. Selain itu, dalam buku ini menjelaskan keberadaan arsip audio visual adalah sebagai arsip yang sudah diakui dunia. Buku ketiga adalah Manajemen Kearsipan dari Konvensional ke Basis Komputer karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono terbitan Gava Media tahun 2005. Buku ini sangat terkait dengan tema yang juga mengacu pada peralatan elektronik. Pengarang menjelaskan tentang penggunaan komputer dalam sistem kearsipan hingga gambaran umum cara kerja komputer pada bab sepuluh dan sebelas. Selain itu buku ini memaparkan secara rinci komponen dalam sistem elektronik, kelebihan dan kekurangan, pemilihan hardware yang tepat, serta software yang digunakan. Pada bab lain secara umum menerangkan prawatan dan pemeliharaan arsip untuk menjaga kelestarian arsip agar tetapi terjaga fisik maupun nilai informasinya. E. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab yang mempunyai hubungan dan saling berkesinambungan. Isi laporan tugas akhir ini membahas
11 tentang arsip audio visual dengan cara digitalisasi yang merupakan salah satu cara penyelamatan arsip audio visual agar tetap terawat, lestari, dan mudah dalam penemuan kembali. Bahasan penulisan ini meliputi tahap penyortiran, tahap digitalisasi arsip foto, arsip rekaman suara dan arsip video yang berbeda cara, tahap penyimpanan, dan tahap penemuan kembali. Bab satu merupakan pendahuluan yang terdiri dari latar belakang, tujuan, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, dan sistematika penulisan laporan. Bagian sub-bab latar belakang dan permasalahan membahas alasan penulis memilih tema pengolahan audio visual di IVAA. Pada sub-bab tujuan, untuk mengetahui proses pengolahan, sarana pengolahan dan kendala yang dihadapi. Sub-bab metode pengumpulan data penulis menggunakan tiga metode yaitu wawancara, studi pustaka dan observasi partisipan. Bagian tinjauan pustaka diuraikan penggunaan tiga buku yang paling relevan dengan tema. Sub-bab Terakhir terakhir adalah sistematika penulisan yang berisi penjelasan rinci penulisan tugas akhir. Bab kedua memaparkan gambaran secara umum IVAA Yogyakarta yang meliputi sejarah singkat kelembagaan, profil IVAA, struktur organisasi, Visi dan Misi, kedudukan dan tugas masing masing pegawai, sarana dan prasarana yang tersedia d IVAA Yogyakarta serta denah sederhana IVAA Yogyakarta. Bab ketiga menjelaskan tahapan pengolahan arsip audio visual di IVAA Yogyakarta dengan cara digitalisasi. Memaparkan peralatan dan software yang digunakan, tahapan digitalisasi arsip foto, arsip rekaman suara dan arsip video, dan kendala pengolahan arsip audio visual dengan cara digital.
12 Bab keempat yaitu penutup yang penutup yang memuat kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan inti isi dari tugas akhir ini. Saran yang memaparkan masukan terhadap kegiatan digitalisasi arsip audio visual IVAA Yogyakarta.