PERENCANAAN SDM APARATUR BERDASARKAN E FORMASI KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI, April 2015
1 LATAR BELAKANG
MENCIPTAKAN BIROKRASI BERSIH dari KKN dan politisasi KOMPETEN terhadap tugas dan tanggung jawab yang diemban MELAYANI Memberikan pelayan yang berintegritas menghilangkan perilaku priyayi. 2
PERENCANAAN SDM APARATUR PIMPINAN TINGGI UTAMA MADYA PRATAMA JABATAN ADMINISTRASI ADMINSTRATOR PENGAWAS PELAKSANA Utama Madya Muda Pertama JABATAN FUNGSIONAL KEAHLIAN Penyelia Mahir Terampil Pemula KETERAMPILAN 3
Penerapan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusi Aparatur (MSDA) SECARA TERPADU PERENCANAAN PEGAWAI SELEKSI/ REKRUT PENGADAAN PEGAWAI PENSIUN KOMPETENSI PENILAIAN KINERJA KOMPENSASI/ REMUNERASI KARIER DIKLAT/ PENGEMBANGAN 4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PENETAPAN KEBUTUHAN PENGADAAN PENGEMBANGAN PENILAIAN KINERJA DISIPLIN PENGHARGAAN PEMBERHENTIAN PENGGAJIAN DAN TUNJANGAN JAMINAN PENSIUN & JAMINAN HARI TUA PERLINDUNGAN REFORMASI MANAJEMEN ASN ANJAB dan ABK dengan e-formation Sistem registrasi on-line dan seleksi menggunakan CAT Berdasarkan kualifikasi, kinerja dan kompetensi; open recruitment; serta diklat merupakan hak pegawai ASN Berdasarkan SKP dan penilaian 360 0 Penjatuhan hukuman disiplin kepada pegawai Berdasarkan kinerja Tidak mencapai kinerja Berdasarkan beban kerja, tanggung jawab dan resiko pekerjaan; tunjangan berbasis kinerja; tingkat kemahalan sesuai indeks wilayah Semangat fully funded Sistem jaminan sosial nasional dan bantuan hukum 5
2 ARAH PEMBANGUNAN NASIONAL
NAWA CITA 3 PROGRAM WAJIB, 4 PROGRAM PRIORITAS & 1 PROGRAM DUKUNGAN PROGRAM WAJIB KESEHATAN PENDIDIKAN PENANGGULANGAN KEMISKINAN PROGRAM PRIORITAS PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR PEMBANGUNAN POROS MARITIM PEMBANGUNAN KETAHANAN ENERGI PEMBANGUNAN KETAHANAN PANGAN PROGRAM DUKUNGAN REFORMASI BIROKRASI 6
TUJUAN MORATORIUM PENERIMAAN PNS Penetapan jumlah ASN dilaksanakan dalam rangka pelaksanaan Reformasi Birokrasi, guna mengoptimalkan kinerja aparatur dan effisiensi anggaran Pelaksanaan penataan organisasi dan penataan Pegawai Negeri Sipil KEBUTUHAN PENGURANGAN PEGAWAI 1 2 3 Distribusi pegawai tidak merata Belanja aparatur terus meningkat Proporsi Fungsional Umum yg tinggi MORATORIUM FORMASI ASN Zero Growth secara Nasional KEBUTUHAN PENAMBAHAN PEGAWAI Penurunan jumlah pegawai sejak 2012 Batas Usia Pensiun (BUP) 2015-2019 Peningkatan kebutuhan pelayanan publik 4 5 6 Secara Instansional menggunakan 3 pola: Growth, Zero Growth, Minus Growth 7
ARAH KEBIJAKAN FORMASI ASN Kebutuhan Pegawai Baru : Pensiun Meninggal Dunia Berhenti Pindah Instansi Perubahan Penambahan Beban Kerja. 2015 s/d 2019 Formasi di prioritaskan untuk jabatan tertentu seperti : Guru, Tenaga medis, Penegak Hukum Tenaga fungsional lain nya (yaitu 144 JF) 8
3 KEBIJAKAN STRATEGIS
1. Setiap instansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja. 2. Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS dilakukan untuk jangka waktu 5 (lima) tahun yang diperinci per 1 (satu) tahun berdasarkan prioritas kebutuhan. 3. Penyusunan kebutuhan PNS, harus dapat mendukung pencapaian tujuan instansi. 4. Penyusunan kebutuhan PNS untuk jangka waktu 5 (lima), dilakukan setelah penetapan rencana strategis instansi. Penyusunan dan penetapan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS dilakukan sesuai dengan siklus anggaran. 9
1. Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS meliputi kebutuhan jumlah dan jenis: a. Administrasi; b. Fungsional; c. Pimpinan Tinggi. 2. Rincian kebutuhan PNS setiap tahun disusun berdasarkan: a. hasil analisis jabatan dan hasil analisis beban kerja; b. peta jabatan di masing-masing unit organisasi yang menggambarkan ketersediaan dan jumlah kebutuhan PNS untuk setiap jenjang jabatan; dan c. faktor lain. Tata Cara Penyusunan Kebutuhan 1. Penyusunan kebutuhan PNS dilaksanakan dengan menggunakan aplikasi yang bersifat elektronik. 2. Ketentuan mengenai tata cara pelaksanaan penyusunan kebutuhan yang bersifat elektronik diatur dengan Peraturan Menteri. 10
Dalam pemberian pertimbangan teknis oleh Kepala BKN dan penetapan kebutuhan PNS oleh Menteri harus memperhatikan: a. untuk Pemerintah Pusat: 1. susunan organisasi dan tata kerja; 2. jenis dan sifat urusan pemerintah yang menjadi tanggung jawab instansi; 3. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia untuk setiap jenjang jabatan; 4. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun; 5. rasio jumlah antara PNS yang menduduki jabatan administrator, pengawas, pelaksana, dan jabatan fungsional; dan 6. rasio antara anggaran belanja pegawai dan anggaran belanja instansi secara keseluruhan. b. untuk Pemerintah Provinsi: 1. data Kelembagaan Instansi; 2. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia pada setiap jenjang jabatan; 3. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun; 4. rasio antara jumlah PNS dengan jumlah Kabupaten/Kota yang dikoordinasikan; dan 5. rasio antara anggaran belanja pegawai dan anggaran belanja daerah secara keseluruhan. c. untuk Instansi Pemerintah Kabupaten/Kota: 1. data kelembagaan Instansi; 2. luas wilayah, kondisi geografis dan potensi daerah untuk dikembangkan; 3. jumlah dan komposisi PNS yang tersedia pada setiap jenjang jabatan; 4. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun; 5. rasio antara jumlah PNS dengan jumlah penduduk; dan 6. rasio antara anggaran belanja pegawai dan anggaran belanja daerah secara keseluruhan. 11
NOMENKLATUR? Nomonklatur untuk menunjang optimalisasi SDMA berbasis kompetensi dalam menunjang operasional dan pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien : Kepuasan SDM terhadap nomenklatur jabatan Kepuasan SDM terhadap penempatan (dengan prisip competencybased) Perancangan mempertimbangkan kebutuhan (pengembangan) organisasi termasuk ketersedian sumber daya. TUJUAN MENYEIMBANGKAN KEBUTUHAN ORGANISASI dengan MOTIVASI PEGAWAI 1. Evaluasi faktor yang mempengaruhi persepsi pegawai terhadap pekerjaan dan penempatan. 2. Evaluasi kesenjangan rancangan nomenklatur jabatan/organisasi instansi. 3. Analis Kebutuhan pengembangan Nomenklatur dan perangkatnya. 12
Proses ANALISIS JABATAN Mandat Disain Struktur Proses Bisnis Analisis Uraian Spesifikasi = Harmonis 1 x Disain Struktur Proses Bisnis Analisis Uraian Spesifikasi = Tidak Efektif 2 Mandat x Struktur Proses Bisnis Analisis Uraian Spesifikasi = Salah Langkah 3 Mandat Disain x Proses Bisnis Analisis Uraian Spesifikasi = Frustasi 4 Mandat Disain Struktur x Analisis Uraian Spesifikasi = Tidak Terarah 5 Mandat Disain Struktur Proses Bisnis x Uraian Spesifikasi = Bingung 6 Mandat Disain Struktur Proses Bisnis Analisis x Spesifikasi = Chaos 7 Mandat Disain Struktur Proses Bisnis Analis Uraian x = Tidak Efisien 13
PRAKTEK ANALISIS JABATAN YANG TIDAK BAIK Praktek Terbaik Mandat Disain Struktur Proses Bisnis Analisa Uraian Spesifikasi = Harmonis Kesenjangan lompatan proses Kondisi Saat Ini Mandat? Struktur?? Uraian Spesifikasi =? lompatan proses 1. Adanya lompatan proses pada praktek yang dilakukan selama ini; 2. Tanpa melakukan pemetaan binis proses dan analisis jabatan terlebih dahulu, cenderung menghasilkan uraian jabatan yang seragam ; 3. Uraian jabatan yang seragam akan menyulitkan dalam mengidentifikasi indikator kinerja (SKP) secara spesifik dan terukur; 14
Proses Analisis dan Analisis Beban Kerja Arah Pembangunan (RPJMN dan RPJMD) & Visi, Misi Pembangunan Desain Struktur Business Process ANALISIS JABATAN Uraian Spesifikasi ANALISIS BEBAN KERJA Perencanaan Pegawai Rekrutmen dan Seleksi 15
Nama adalah sebutan untuk memberi ciri dan gambaran atas sisi jabatan, yang berupa Sekelompok Tugas Yang melembaga atau menyatu dalam satu wadah jabatan. Secara Mapan Diduduki Oleh Seseorang Atau Sekelompok Orang Dalam Syarat suatu : 1. Membedakan antara jabatan yang satu dengan yang lain 2. Bisa memberikan gambaran pengertian pada pembaca atau jabatan tersebut. 3. Sedapat mungkin diusahakan dalam bahasa Indonesia 4. Enak didengar 5. Sedapat mungkin diusahakan nama nya pendek Contoh : JF tertentu : Peneliti, Arsiparis, Pustakawan JF umum : Sekretaris, Bendahara, dll X Pengadministrasi Akta Perkawinan, perceraian Pengakuan, pengangkatandan pengesahan Anak (P4 dan PA) Pengelola Pemeliharaan Konservasi Lingkungan dan Kawasan konservasi 16
Uraian Tugas adalah uraian lebih lanjut dari ringkasan uraian jabatan Tugas adalah sekelompok kegiatan kerja yang mempunyai tujuan tertentu Syarat uraian tugas jabatan : 1. Keterampilan yang sejajar 2. Satu rangkaian proses 3. Memerlukan waktu kerja yang sangat berarti atau tidak terlalu kecil. (harian, bulanan dan tahunan) 4. Menggunakan bahan kerja 5. Menggunakan perangkat kerja 6. Memperoleh hasil yang ditentukan 7. Setiap satu jabatan paling sedikit memiliki 4 (empat) sampai 12 kegiatan. ANTARA LAIN URUTAN TUGAS MULAI DARI : a. Mengumpulkan b. Mengolah c. Menganalisis d. Mengevaluasi e. Melaporkan 17
PERHITUNGAN KEBUTUHAN ASN ANALISIS JABATAN PERMENPAN NO. 33 TAHUN 2011 PETA JABATAN Nomenklatur Tugas Pokok ( Bukan Pokok nya Tugas) ya ANALISIS BEBAN KERJA Pegawai setiap Tahun memiliki Jam Kerja Efektif 1250 Jam Kerja (SKP) ( bukan 500 jam) KEBUTUHAN ASN KEKURANGAN FORMASI 5 Tahun (X Ijazah) Unit yg kekurangan PNS PPPK 18
JAM KERJA PNS Jam Kerja 1 Tahun 1750 Jam Jam Kerja Efektif 1250 Jam Jam Kerja tidak efektif 500 jam Tugas Pokok bukan nya Pokoknya tugas 19
4 KEBIJAKAN e-formasi DLM TRANSFORMASI KEBUTUHAN ASN
Persyaratan Awal Pelaksanaan Manajemen ASN 1. Penataan struktur organisasi. 2. Menetepkan Nomenklatur jabatan (peta jabatan) melalui analisis jabatan. 3. Menetapkan kebutuhan SDM Aparatur berdasarkan analis beban kerja. 4. Pengangkatan PNS Dalam 20
Apakah peta jabatan sesuai dengan fungsi & tugas organisasi? Apakah beban kerja dengan jumlah SDM sudah seimbang? Apakah Rekrutmen, penempatan dan evaluasi kinerja sudah sesuai dengan hasil Analisis & ABK? Siapa yang bertanggung jawab terhadap Anjab & ABK? 21
Menyediakan Data : 1. Informasi Peta 2. Informasi jumlah PNS / PPPK 3. Informasi jumlah kebutuhan ASN 4. Informasi PNS yang akan pensiun BUP 5. Informasi jumlah kekurangan dan kelebihan ASN 6. Informasi rekapitulasi jabatan/pangkat yang kekurangan formasi (JFT Administrasi - Fungsional) 22
OPTIMALISASI FORMASI A. Utama : 1. Merupakan pelaksana tugas pokok suatu organisasi (jika jabatan ini tidak ada atau tidak diisi maka organisasi tidak berfungsi) 2. Memberikan layanan lengsung pada masyarakat 3. Pekerjaan bersifat teknis substanstif 4. Pelaksanaan tugas tidak dapat/sulit diganti oleh orang lain B. Pengengkatan jabatan fungsional umum (Pelaksana) kalau memang belum ditetapkan jabatan fungsional tertentu baru dapat diisi melalui jabatan fungsional umum. C. Penetapan Nama-Nama jabatan Fungsional yang akan diisi ditetapkan oleh Kementerian PAN & RB. 23
SE MENPAN-RB TGL 30 MEI 2014 TTG PENERAPAN e- FORMASI Seluruh Informasi terkait dengan manajemen ASN dilakukan dengan Teknologi Informasi tujuan menghemat biaya, waktu dan efisiensi untuk mempermudah pengelola kepegawaian merumuskan kebijakan scr akurat OPTIMALISASI e FORMASI A. Nama s/d Akhir Januari 2015 B. Anjab & ABK s/d Akhir April 2015 Tujuan : a. Menetapkan Peta b. Menetapkan ABK c. Menetapkan Kebutuhan Kekurangan/Kelebihan Pegawai d. Menetapkan : Nama jabatan Iktisar Tugas (SKP) Syarat jabatan Kelas 24
SISTEM INFORMASI 25
Kem. Keuangan Menpanrb meminta pendapat ke Menteri Keuangan 2 Surat pemberitahuan formasi 3 K/L/ Pemda salah Untuk diperbaiki 1 Kem. PANRB 4 BKN 1. Analisis Usul Formasi 2. Pertimbangan teknis formasi 6 5 Kem LU 3 4 7 8 Usul Rincian Formasi K/L/Pemda Melalui e formasi Usul formasi K/L/Pemda Persetujuan Prinsip Formasi K/L/Pemda Penetapan Formasi 1. K/L 2. Provinsi (Prov/Kab/Kota) Analisis Usul Formasi Melalui e Formasi benar Oleh TIM Menpanrb/ Instansi/BKN Untuk di lanjutkan di cetak keterangan 1. Men PANRB meminta pendapat Kementerian Keuangan 2. Kem Keuangan Memberikan Pendapat tentang ketersedian dana 3. Surat Men PANRB tentang rencana penerimaan tambahan pegawai 4. Usul Formasi dari Instansi ke Kem PANRB tembusan BKN 5. BKN Memberikan Pertimbangan teknis untuk formasi K/L/Pemda 6. Kem LU Memberikan pertimbangan teknis perwakilan Luar Negeri 7. Persetujuan Prinsip Formasi K/L/Pemda. 8. MENPANRB Menetapan Formasi K/L/Pemda 26