DASAR-DASAR PELELANGAN
PELELANGAN Yaitu kegiatan yang dilakukan untuk menjaring pemberi jasa konstruksi dengan tujuan untuk mendapatkan jasa konstruksi yang terbaik dalam melakukan pelaksanaan pembangunan proyek konstruksi.
JENIS-JENIS PELELANGAN 1. Pelelangan Umum atau Terbuka Definisi : pelelangan yang dapat diikuti oleh rekanan yang tercantum dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) sesuai dengan bidang usaha, ruang lingkup, atau kasifikasi kemampuannya. Rencana kegiatan pelelangan diumumkan melalui media massa
JENIS-JENIS PELELANGAN lanjutan 1. Pelelangan Terbatas Definisi : pelelangan yang hanya diikuti oleh rekanan tertentu, sekurang-kurangnya 5 rekanan yang tercantum dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) yang dipilih diantara DRM sesuai kualifikasinya. Rencana kegiatan pelelangan diumumkan melalui media massa
JENIS-JENIS PELELANGAN lanjutan 1. Pemilihan/Penunjukkan Langsung Definisi : kegiatan pengadaan barang dan jasa tanpa melalui pelelangan umum maupun terbatas. Dilakukan dengan membandingkan sekurang2nya 3 penawar yang tercatat dalam DRM. Pembandingan ke 3 peserta dilakukan melalui negosiasi baik dari segi teknis maupun harga.
TATA CARA PELELANGAN Proses lelang terbuka terdiri dari Prakualifikasi dari Daftar Rekanan Mampu (DRM) untuk mendapatkan Daftar Rekanan Pendek (DRP), kemudian penyerahan dokumen lelang. ATAU Tidak ada prakualifikasi, langsung pemberian paket lelang.
TATA CARA PELELANGAN Pihak pemberi tugas membentuk panitia lelang yang sekurang-kurangnya beranggotakan 5 orang dari tim konsultan dengan tugas sebagai berikut : 1. Mengkoordinasikan penyusunan Dokumen Lelang yang berisi Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) serta gambar-gambar perencanaan, menyusun dan menetapkan tatacara penilaian terhadap penawaran, syarat peserta pelelangan, serta perkiraan harga.
TATA CARA PELELANGAN (lanjutan) 1. Mengumumkan segala sesuatu mengenai pelelangan melalui media masa (untuk pelelangan terbuka) dimana didalam pengumuman tercantum : 1. Latar belakang proyek uraian singkat yang memuat nama proyek, pemberi tugas, direksi, maksud dan tujuan serta lingkup proyek, lokasi, dan jadwal mulai. 2. Tanggal dan tempat pengambilan dokumen lelang 3. Penggantian uang dokumen lelang 4. Tanggal dan tempat rapat klarifikasi/penjelasan (pre-bid meeting ) dan kunjungan ke lokasi yang dilakukan beberapa hari setelah menerima dokumen lelang. 5. Jaminan lelang (bid bond ).
TATA CARA PELELANGAN (lanjutan) 1. Mengundang peserta yang tidak termasuk dalam DRM untuk mengikuti prakualifikasi 2. Melakukan rapat klarifikasi/penjelasan (pre-bid meeting ) dokumen lelang 3. Melaksanakan pembukaan dokumen penawaran 4. Mengadakan evaluasi dan menetapkan calon pemenang 5. Membuat laporan pertanggungjawaban hasil pelelangan.
Tenggat Waktu Bagi Peminat Lelang antara hari pengumuman dan hari pendaftaran minimum 3 hari. antara hari pendaftaran dan hari pengambilan dokumen lelang minimum 3 hari dan tidak melebihi 5 hari kerja. antara hari pengambilan dokumen lelang dan rapat penjelasan minimum 3 hari kerja dan tidak melebihi 4 hari kerja. antara hari rapat penjelasan dan pemasukan dokumen penawaran minimum 7 hari kerja.
DOKUMEN LELANG Dokumen Lelang berisi: 1. Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) 2. Gambar-gambar perencanaan, 3. Tatacara penilaian terhadap penawaran, 4. Syarat peserta pelelangan
DOKUMEN PENAWARAN Yaitu dokumen yang berisi surat penawaran lengkap dan persyaratan administrasi dan teknis yang disusun oleh peserta lelang. Surat Penawaran Memenuhi ketentuan administrasi Bermaterai cukup Bertanggal dan ditandatangani Diajukan dalam sampul tertutup. Harga penawaran dalam surat berupa angka dan huruf jelas.
Persyaratan administrasi yang disertakan oleh peserta lelang adalah sbb : 1. neraca perusahaan terakhir 2. izin usaha 3. pengalaman-pengalaman 4. daftar peralatan yang diperlukan 5. surat Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 6. referensi bank (jika bank luar negeri harus mendapat rekomendasi dari Bank Indonesia) 7. surat jaminan penawaran.
Cara Penyerahan Dokumen Penawaran Cara penyerahan dokumen penawaran harus dicantumkan dalam dokumen lelang. Ada 3 cara penyerahan dokumen penawaran dari peserta kepada panitia lelang, yaitu : 1. Sistem satu sampul keseluruhan dokumen penawaran, yang mencakup surat penawaran dan persyaratan, dimasukkan ke dalam satu sampul.
Cara Penyerahan Dokumen Penawaran (lanjutan) 2. Sistem dua sampul Sampul Pertama berisi persyaratan administrasi dan teknis, dan pada sampul ditulis Data Administrasi dan Teknis. Sampul Kedua berisi perhitungan harga penawaran dan, dan pada sampul ditulis Data Harga Penawaran. Kedua sampul tersebut dimasukkan dalam satu sampul lain yang disebut Sampul Penutup.
Cara Penyerahan Dokumen Penawaran (lanjutan) Sistem dua tahap Tahap I : Peserta hanya memasukkan sampul pertama yang berisi persyaratan administrasi dan teknis. Setelah dilakukan evaluasi oleh panitia pelelangan dan dinyatakan lolos, maka dilakukan tahap II Tahap II : Peserta yang lolos tahap I memasukkan sampul kedua yang berisi harga penawaran sesuai waktu yang ditentukan
Pembukaan Dokumen Penawaran 1. Sistem satu sampul Panitia membuka kotak dan sampul dokumen penawaran dari setiap peserta dan membacanya di hadapan para peserta. Selanjutnya dilakukan analisis harga penawaran secara detail bagi peserta yang syarat administrasinya memenuhi kriteria.
Pembukaan Dokumen Penawaran 2. Sistem dua sampul Panitia membuka kotak dan sampul penutup yang berisi sampul I dan sampul II di hadapan para peserta. Selanjutnya isi dari sampul I dibacakan didepan para peserta sedangkan sampul II disimpan oleh panitia dan baru dibuka bila peserta yang bersangkutan lulus evaluasi administratif. Peserta yang lolos pada sampul I akan diundang kembali untuk mengikuti pembukaan sampul II dan panitia menganalisis harga penawaran secara mendetail
Cara Penyerahan Dokumen Penawaran (lanjutan) 3. Sistem dua tahap Panitia membuka kotak dan sampul I dan dibaca di hadapan peserta. Sampul II baru boleh diserahkan kepada panitia bila peserta telah dinyatakan lolos tahap I. Peserta yang lolos tahap I diundang kembali untuk menyampaikan sampul II dan panitia hanya mempertimbangkan calon pemenang dari harga penawaran yang terendah.
PEMILIHAN KONTRAKTOR Panitia lelang dalam pemilihan kontraktor menyusun Kriteria Prakualifikasi untuk memilih Daftar Rekanan Pendek (DRP), sbb : a. Aspek Nonkomersial dan Manajemen pengalaman pekerjaan pada proyek sejenis pernah menangani volume pekerjaan yang setara pernah bekerja di daerah ybs. Tersedianya tenaga ahli dan peralatan pada waktu dibutuhkan b. Aspek Finansial dan Komersial Posisi finansial yang ditunjukkan oleh neraca dan cashflow perusahaan selama 2-3 tahun terakhir Total nilai kontrak yang saat ini sedang ditangani Kemampuan memperoleh kredit atau jaminan keuangan.
Evaluasi Peserta Lelang Yaitu kegiatan mengevaluasi dokumen penawaran yang dilakukan oleh panitia evaluasi. Prosedur : 1. Panitia evaluasi menentukan terlebih dahulu subyek/kriteria yang akan dinilai beserta bobotnya. 2. Masing-masing anggota panitia melakukan evaluasi sendiri dokumen penawaran dan mengisi kolom-kolom kriteria pada lembar evaluasi. 3. Selanjutnya panitia menjumlahkan setiap nilai dari dokumen penawaran yang telah dievaluasi sehingga didapat nilai evaluasi total. 4. Dilakukan rapat paripurna oleh seluruh panitia untuk memutuskan pemenangnya.
Penentuan Pemenang Berdasarkan kombinasi berikut : Lulus evaluasi kualitatif Evaluated Price yang paling rendah. Susunan Panitia Lelang KETUA TIM MANAJEMEN Program perencanaan dan pengendalia n Metodologi, pengalaman, sumber daya Dll. TEKNIK Proses teknologi Pemilihan alat Rancangan dasar FINANSIAL Harga penawaran Harga satuan Jaminan asuransi Klaim dll FUNGSIONAL Hukum Pajak Audit Perburuhan Dll.