BAB I Pendahuluan 1.1. Latar Belakang PT Data Citra Mandiri merupakan salah satu perusahaan reseller Apple di Indonesia. Dengan semakin berkembangnya gadget di Indonesia, maka PT Data Citra Mandiri menjadi semakin maju dan berkembang. Untuk itu, PT Data Citra Mandiri membutuhkan perangkat IT untuk me-manage semua bisnis proses perusahaan agar berjalan lancar. Semakin banyaknya permintaan perangkat IT seperti PC, laptop, printer, dll membuat pekerjaan Budget Officer kurang maksimal karena proses permintaan pembelian fasilitas IT yang terdiri dari hardware, software dan infrastruktur melalui Budget Detail Memo (BDM) masih dilakukan menggunakan microsoft excel. Selain itu, Budget Officer juga mengalami kesulitan dalam proses monitoring karena banyaknya supervisor yang harus melakukan proses approval. Dengan semakin banyaknya permintaan perangkat IT, sering terjadi kehilangan dokumen yang telah masuk sehingga Budget Officer harus mengulangi proses pengajuan dari awal. Dikarenakan masalah-masalah tersebut, maka PT Data Citra Mandiri membutuhkan suatu aplikasi untuk menangani permintaan pembelian perangkat IT dan juga untuk me-monitoring sampai dimana proses tersebut berjalan. Aplikasi budget detail memo merupakan suatu sistem yang dikembangkan pada bagian Information Technology Division. Dengan pengembangan Aplikasi budget detail memo ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam membuat Budget Detail Memo (BDM), mengajukan hardware/software yang tidak terdaftar, mengontrol sejauh mana BDM ini terselesaikan dan kemudahan dalam approval oleh supervisor terkait serta menyediakan laporan-laporan yang diperlukan antara lain laporan BDM setiap user, laporan BDM setiap departemen, laporan BDM reject dan laporan BDM setiap tipe asset. 1
2 Pada Aplikasi budget detail memo PT Data Citra Mandiri ini, proses pengajuan hardware/software yang tidak terdaftar didalam master aplikasi dilakukan dengan membuat material request yang diisi oleh Budget Officer. Untuk melakukan proses pendataan BDM tersebut diperlukan data material, data kode divisi, data lokasi, data user, data karyawan. Adapun data karyawan didapat dengan cara mengimport data karyawan dari HRIS (di luar sistem ini). BDM yang telah diisi oleh Budget Officer diserahkan kepada Fund Manager untuk dilakukan pengecekan. Jika ditolak, maka BDM tersebut dikembalikan kepada Budget Officer. Jika diterima, maka Assistant Manager Finance melakukan pengecekan terhadap tipe asset. Untuk tipe Fixed Asset (FA), BDM diserahkan kepada Corporate Budget untuk dilakukan pengecekan terhadap budget yang tersedia dan apabila sesuai maka akan dilakukan peng-input-an nomor budget aktif sehingga General Affair dapat melakukan peng-input-an nomor asset pada BDM tersebut. Setelah lengkap, maka BDM tersebut diserahkan kepada IT Infrastructure untuk dilakukan penginput-an nomor Purchase Request (PR). Untuk tipe Low Value Asset (LVA) dan Expense, BDM yang telah di approve oleh Assistant Manager Finance langsung diserahkan kepada IT Infrastructure untuk dilakukan peng-input-an nomer asset dan nomor PR (untuk tipe LVA). Berdasarkan nomor PR tersebut, bagian Purchasing akan membuat Purchase Order (PO) yang kemudian diserahkan kepada Vendor. Setelah Vendor mengirimkan barang ke bagian Warehouse maka Warehouse akan membuat goods receive sebagai tanda bahwa barang telah diterima, yang kemudian diserahkan kepada IT Infrastructure untuk diperiksa apakah barang sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika barang tidak sesuai maka akan dikembalikan ke Warehouse dan akan dibuatkan retur pembelian. Jika barang sesuai maka IT Infrastructure akan membuat Bukti Acara Serah Terima (BAST) berdasarkan goods receive tersebut, yang menyatakan bahwa barang telah diterima dan sesuai pesanan. Selanjutnya BAST diserahkan ke bagian Warehouse, dan bagian Warehouse akan mengirimkan barang ke User Asset. Untuk barang yang belum terdaftar, dilakukan proses pencetakkan Request Form.
3 1.2. Rumusan Masalah Setelah melakukan pengamatan langsung ke PT. Data Citra Mandiri dan berhadapan dengan beberapa kendala yang ada, maka didapatkan rumusan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana membuat aplikasi Budget Detail Memo yang bersifat dinamis dan user friendly? 2. Bagaimana membuat aplikasi Budget Detail Memo untuk mempermudah proses pembelian fasilitas IT? 3. Bagaimana mengefektifkan pendokumentasian Budget Detail Memo yang dibuat? 4. Bagaimana manfaat yang diterima oleh user asset dengan adanya Budget Detail Memo? 5. Bagaimana peranan pendokumentasian Budget Detail Memo agar mempermudah pembuatan laporan? 1.3. Batasan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, penulis merumuskan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut : 1. Budget Detail Memo yang akan dibuat, hanya membatasi untuk pembelian fasilitas IT yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan. 2. Proses approval Budget Detail Memo dilakukan melalui sistem. 3. Budget Officer dapat mengetahui status Budget Detail Memo. 4. Menyediakan laporan-laporan yang dibutuhkan seperti laporan BDM setiap user, laporan BDM setiap departemen, laporan BDM approve dan reject serta laporan BDM setiap tipe asset.
4 1.4. Tujuan dan Manfaat Tujuan dan manfaat dari Aplikasi budget detail memo PT Data Citra Mandiri ini adalah : 1. Membuat aplikasi Budget Detail Memo (BDM) 2. Mempermudah proses pengajuan pembelian fasilitas IT. 3. Mempermudah Budget Officer memonitoring progress BDM yang telah diajukan 4. Mempermudah proses approval oleh supervisor atau assistant manager yang berhubungan dengan aplikasi ini. 5. Mempermudah pembuatan laporan untuk tipe aset yang diajukan 1.5. Metodologi Penelitian Metode yang digunakan penulis dalam penyusunan tugas akhir ini adalah A. Metode Analisis terbagi dalam beberapa tahap dibawah ini : 1. Studi Kepustakaan (Library Research) Metode ini dilakukan dengan cara mencari pengetahuan mengenai strategi sistem informasi yaitu dengan membaca buku buku yang berkaitan dengan topik permasalahan seperti buku mengenai anggaran atau budget, rekayasa perangkat lunak, Unified modeling language, php, dll. Sehingga dapat diperoleh informasi serta teori teori yang mendukung dalam penyusunan tugas akhir ini. 2. Rekayasa Perangkat Lunak Model Waterfall merupakan salah satu dari model model yang terdapat pada penerapan SDLC. Tahap model waterfall adalah sebagai berikut : Perencanaan sistem, Analisis system, Desain system, coding, implementasi sistem, pemeliharaan.
5 3. Wawancara Penulis melakukan wawancara dengan petugas yang berhubungan langsung dengan user yang melayani pembuatan budget detail memo untuk memperoleh data-data yang akurat demi berbentuknya sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan. 4. Observasi (Pengamatan Langsung Dilapangan) Melakukan pengamatan secara langsung di budget officer, Assistant Manager Finance, Corporate budget, General Affair, dan IT Infrastructure untuk mendapatkan gambaran secara jelas mengenai sistem yang sedang berjalan B. Metode Perancangan Sistem Dalam penyusunan tugas akhir ini, metode perancangan yang digunakan didalam membuat Budget Detail Memo ini adalah : 1. Sistem Informasi Budget Detail Memo menggunakan PHP dan Dreamweaver sebagai tools pembuatan tampilan antarmuka. 2. Pembuatan database dengan menggunakan MySQL. 3. Perancangan dengan menggunakan UML, yaitu Class diagram, Use case diagram, Activity Diagram, Statechart Diagram, Sequence Diagram. 1.6. Sistematika Penulisan Penulisan Skripsi ini akan dibagi menjadi 5 bab, yaitu: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penulisan, tujuan dan manfaat, metodologi, jadwal penyusunan skripsi dan sistematika penulisan.
6 BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang mendukung dalam perancangan aplikasi budget detail memo di PT Data Citra Mandiri. BAB III : ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi penjelasan tentang analisa pada sistem berjalan dan rancangan sistem informasi yang akan dibuat dengan menggunakan usecase diagram, sequence diagram, dan class diagram. Bab ini juga berisi tentang perancangan aplikasi, mulai dari perancangan tampilan yang akan dibuat serta konsep perancangan aplikasi budget detail memo di PT Data Citra Mandiri. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM Membahas rancangan yang dibuat yang akan diimplementasikan dan diuji apakah sesuai dengan hasil rancangan pada bab sebelumnya, meliputi kebutuhan aplikasi, implementasi basis data, implementasi program, implementasi tampilan layar, job description actor, skenario pengujian, hasil pengujian dan analisa hasil pengujian. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Berisi kesimpulan dan saran yang menjelaskan kesimpulan aplikasi budget detail memo di PT Data Citra Mandiri serta saran untuk membangun aplikasi tersebut menjadi lebih maksimal.