BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 Usulan Pemecahan Masalah Sasaran sistem baru yang penulis usulkan ini adalah merupakan pemindahan sistem dari sistem yang dilakukan secara manual kepada sistem yamg dilakukan oleh komputer dalam arti perancangan sistem komputerisasi dimana sistem yang lama atau sistem yang berjalan masih manual. Dimana pada dasarnya prosedur kerja sistem usulan ini hanya menambahkan beberapa proses kegiatan yang menurut penulis proses ada dalam proses administrasi dimana proses tersebut tidak ada didalam proses sistem berjalan serta menambahkan perangkat keras (hardware) yang berupa komputer terhadap sistem yamg lama, sehingga segala pekerjaan mulai dari menerima data masukkan atau input, kemudian memprosesnya atau proses, sampai pada data keluaran atau output dilakukan oleh komputer. Adapun perubahan dari prosedur sistem yang lama kepada sistem yang baru pada sistem administrasi di Balai Pengobatan Pamulang Permai II ini mempunyai sasaran-sasaran yang diharapkan dapat membantu guna mengatasi permasalahanpermasalahan yang terdapat pada prosedur sistem yang lama. Adapun sasaran-sasaran tersebut di atas adalah sebagai berikut : 33
34 1. Dengan sistem usulan ini penulis diharapkan segala pekerjaan khususnya yang berkaitan dengan sistem administrasi pelayanan kesehatan dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat. 2. Dengan sistem ini diharapkan dapat terhindar dari bertumpuknya arsiparsip sehingga dapat terhindar dari kesan kurang rapih. 3. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pencarian data, sehingga dengan sistem usulan ini tidak perlu lagi melihat arsip-arsip yang tentunya akan menyita waktu yang ada dan tertundanya pekerjaan. 4. Dengan sistem usulan ini sekiranya dapat memperkecil resiko kesalahan data, pemasukkan data, serta pelaporan data. 5. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pembuatan laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. 6. Dengan sistem ini dapat merpercepat efisiensi kerja para karyawan, khususnya bagian administrasi. 4.2 Prosedur Sistem Usulan Berikut ini penulis akan menjelaskan mengenai prosedur sistem usulan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pelayanan Kesehatan Pada Balai Pengobatan Pamulang Permai II adalah sebagai berikut : a. Proses Pendaftaran Pasien Baru Bagi yang belum memiliki kartu berobat atau pasien baru, terlebih dahulu harus membuat kartu berobat pada bagian administrasi dengan mengisi
35 formulir yang diberikan oleh bagian administrasi dan harus diserahkan kembali kepada bagian administrasi sebagai data untuk pembuatan kartu berobat dan kartu status. Kemudian data-data pasien akan dimasukkan kedalam file pasien, setelah itu bagian administrasi akan membuat kartu berobat yang akan diberikan kepada pasien dan kartu status yang akan disimpan pada bagian administrasi. b. Proses Pemeriksaan Kesehatan Sebelum pasien melakukan pemeriksaan kesehatan, pertama-tama pasien terlebih dahulu melakukan pendaftaran berobat pada bagian administrasi. Pasien harus harus memberikan kartu berobat kepada bagian administrasi kemudian bagian admistrasi akan mencari kartu status, setelah kartu status pasien ditemukan maka kartu berobat pasien akan dikembalikan dan kartu status pasien diberikan kepada bagian medis. Setelah kartu status pasien diberikan kepada bagian medis, maka pasien dapat melakukan pemeriksaan kesehatan pada bagian medis. Selanjutnya bagian medis akan memberikan resep obat kepada pasien. Kartu status pasien akan dikembalikan ke bagian administrasi untuk disimpan, tetapi terlebih dahulu hasil diagnosa pasien akan dimasukkan kedalam file berkunjung. c. Proses Pembayaran Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan kesehatan dan mendapatkan resep obat dari bagian medis, selanjutnya pasien memberikan resep obat kepada bagian obat, setelah itu bagian obat akan
36 mengecek data obat dalam file obat untuk mengetahui persediaan obat. Setelah pasien melakukan pembayaran maka pasien akan diberikan obat dan kwitansi dan bagian administrasi juga akan memasukkan data pembayaran kedalam file pembayaran. d. Proses Pembuatan Laporan Setiap bulannya bagian administrasi membuat laporan berkunjung pasien berdasarkan file berkunjung, laporan persediaan obat berdasarkan file obat dan laporan pembayaran berdasarkan file pembayaran yang harus diserahkan kepada pimpinan balai pengobatan.
37 4.3 Rancangan Sistem 4.3.1 Flow Of Document (FOD) Sistem Usulan Pasien Bag. Adm Bag. Medis Bag. Obat Pimpinan Formulir Formulir Kartu Status Resep Lap.Berobat Lap.Obat Lap.Pemby Input Data Pemeri ksaan Pengecekan Pembuat an Obat Pembutan Kartu Pembuata n Resep Pembuatan Kwitansi Kartu Berobat K. berobat Resep Kwitansi 1 Kartu Status Kwitansi 2 Laporan K. Berobat Pengecekan Iput Data Laporan Resep Kwitansi 4.3.2 Data Flow Diagram (DFD) Gambar 4.1 FOD Usulan
38 4.3.2.1 Diagram Konteks Dokter Hasil analisa Resep Obat Pasien Kartu Berobat Formulir Formulir Kartu Berobat Kwitansi Resep Obat Sistem Administrasi Pelayanan Kesehatan pada Balai Pengobatan Pamulang Permai GII Kartu Status Resep Obat Kartu Status Bag. Medis Laporan Kwitansi Resep Obat Bag. Obat Pimpinan Gambar 4.2 Diagram Konteks 4.3.2.2 Diagram Zero Pasien - Formulir - Kartu Berobat - 1.0 Pendaftaran Data Pasien File Pasien
39 - Formulir - Kartu Berobat - Kartu Status Data Pasien Berkunjung Kartu Status Kartu Status File Berkunjung Arsip Kartu Status Resep Obat Dokter Resep Obat Hasil analisa Resep Obat 2.0 Berobat Data Pembayaran Kartu Status Kartu Status Resep Obat Resep Obat Bagian Medis File Pembayaran Kwitansi lunas 3.0 Pembayaran Kwitansi Lunas t Bagian Obat Data Obat Data Obat File Obat Pimpinan Laporan Obat Laporan Pasien Berkunjung Laporan Pembayaran 4.0 Laporan Data Pembayaran Data Pasien Berkunjung Gambar 4.3 Diagram Zero 4.3.2.3 Diagram Detail Pasien Formulir 1.1 Pembuatan Kartu Data Pasien File Pasien Arsip Kartu Status
40 - Formulir - Kartu Berobat - Kartu Status Kartu Berobat Kartu Berobat 1.2 Pendaftaran Berobat Data Pasien Berkunjung File Berkunjung Gambar 4.4 Diagram Detail 1.0 1.3 Pencarian K.Status Kartu Status Kartu Status Pasien Resep Obat 3.1 Penebusan Obat Data Obat File Obat Kwitansi lunas 3.2 Pembayaran Biaya Obat Data Pembayaran File Pembayaran
41 Gambar 4.5 Diagram Detail 3.0 4.3.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Tota l Biaya_Oba t No_Pasien ** No_Kwitansi * Tgl Biaya_Pemeriksaa n No_Pendftr ** Bayar Spesialis 1 melakuka n 1 Pasien 1 M Berob at 1 Nama_Dokte r Id_Dokter * Dokter No_Pasien * Nama Umur 1 M membe ri Obat J_Kel Gol_dara h Alamat Kode_Obat * Nama_Obat Hrg_Satua n Stok Sisa_Stok
42 Ket : * Primary Key ** Foreign Key Gambar 4.6 ERD Sistem Usulan 4.3.4 Normalisasi Bentuk tidak normal (Un Normalized) No_Pasien Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Stok Sisa_Stok No_Pendaftaran No_Pasien Tgl_berobat Biaya_Obat No_kwitansi No_Pendaftaran No_Pasien Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total No_Pendaftaran Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Banyaknya Biaya_Obat Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Id_Dokter Nama_dokter Spesialis
43 Gambar 4.7 Normalisasi Bentuk Tidak Normal Bentuk Normalisasi Pertama atau 1 NF No_Pasien Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Stok Sisa_Stok No_Pendaftaran Tgl_berobat Biaya_Obat No_kwitansi Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total Banyaknya Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Id_Dokter Nama_dokter Spesialis Gambar 4.8 Normalisasi Bentuk Normal Pertama
44 Bentuk Normalisasi Kedua atau 2 NF Tabel Pasien No_Pasien * Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat Tabel Obat Kode_Obat * Nama_Obat Harga_Satuan Stok Sisa_Stok Tabel Berobat No_Pendaftaran * No_Pasien ** Kode_Obat ** Tgl_Berobat Biaya_Obat No_Kwitansi Tgl Biaya_Pemeriksaan Total Nama_Obat Harga_Satuan Banyaknya Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Id_Dokter ** Nama_dokter Spesialis Tabel Dokter Id_Dokter * Nama_Dokter Spesialis
45 Gambar 4.9 Normalisasi Bentuk Normal Kedua Bentuk Normalisasi Ketiga atau 3 NF Tabel Pembayaran Tabel Pasien No Pasien * Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat 1 Tabel Dokter Id_Dokter * Nama_Dokter Spesialis 1 oo oo oo No_Kwitansi * No Pendaftaran ** Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total Tabel Berobat 1 No_Pendaftaran * 1 No Pasien ** Id_Dokter ** Tgl_Berobat Biaya_Obat Tabel Obat Kode_Obat * Nama_Obat Harga_satuan Stok Sisa_stok 1 Tabel Pesan No_Pendaftaran * Kode_Obat Nama_Obat Harga_Satuan Banyaknya Biaya_Obat Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan
46 Gambar 4.10 Normalisasi Bentuk Normal Ketiga 4.4 Spesifikasi File Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file yang akan dipergunakan dalam pengelolaan database pada sistem yang diusulkan, serta sebagai media penyimpanan data dari proses yang terjadi pada sistem usulan. Adapun spesifikasi file-file tersebut adalah sebagai berikut : a. Spesifikasi File Pasien Nama File Record Key : File Pasien : No_Pasien Spesifikasi Tabel 4.1 Pasien No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. No Pasien No_Pasien Text 4 Primary Key 2. Nama Nama Text 20 3. Umur Umur Text 2 4. Jenis kelamin J_Kel Text 1 5. Gol.darah Gol_Darah Text 2 6. Alamat Alamat Text 40 b. Spesifikasi File Obat Nama File Record Key : File Obat : Kode_Obat Spesifikasi Tabel 4.2 Obat
47 No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. Kode Obat Kode_Obat Text 3 Primary Key 2. Nama Obat Nama_Obat Text 30 3. Harga Satuan Harga_satuan Currency 10 4. Stok Stok Text 3 5 Sisa Stok Sisa_Stok Text 3 c. Spesifikasi File Berobat Pasien Nama File Record Key : File Berobat : No_Pendaftaran Spesifikasi Tabel 4.3 Berobat Pasien No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. No pendaftaran No_Pendaftaran Text 3 Primary Key 2. No pasien No_Pasien Text 4 Foreign Key 3. Tanggal berobat Tgl Date/time 8 4. Biaya Obat Biaya_Obat Currency 10 d. Spesifikasi File Pembayaran Nama File Record Key : File Pembayaran : No_Kwitansi Spesifikasi Tabel 4.4 Pembayaran No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. No Kwitansi No_Kwitansi Text 3 PrimaryKey 2. No Pendaftaran No_Pendaftaran Text 3 ForeignKey 3. No. Pasien No_Pasien Text 4 ForeignKey 4. Tanggal Tgl Date/time 8 5. Biaya Obat Biaya_Obat Currency 10 6. Biaya Pemeriksaan Biaya_Pemeriksaan Currency 10 7. Total Total Currency 10 e. Spesifikasi File Pemesanan Obat
48 Nama File : File Pemesanan Obat f. Spesifikasi File Dokter Nama File : File Dokter Spesifikasi Tabel 4.5 Pemesanan Obat No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. No.Pendaftaran No_Pendaftaran Text 3 2. Kode Obat Kode_Obat Text 3 3. Nama Obat Nama_Obat Text 30 4. Harga Satuan Harga_Satuan Currency 10 5. Banyaknya Banyaknya Text 2 6. Biaya Obat Biaya_Obat Currency 10 7. Keluhan Keluhan Text 50 8. Diagnosa Diagnosa Text 50 9. Tanggal Pesan Tgl_Pesan Date/time 8 Spesifikasi Tabel 4.6 Dokter No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan 1. Id Dokter Id_Dokter Text 4 Primary Key 2. Nama Dokter Nama_Dokter Text 25 3. Spesialis Spesialis Text 30 4.5 Rancangan Input Output
49 3 Label 6 Command Button 4.5.1 Input Data Pasien Gambar 4.11 Form Menu Utama 1 Label 6 Label 2 Label 1 Shape
50 6 TextBox 7 Command Button 1 Data Gambar 4.12 Input Data Pasien 4.5.2 Input Data Obat
51 6 Label 5 TextBox 1 Label 1 Shape 6 Command Button 1 Data Gambar 4.13 Input Data Obat 4.5.3 Input Data Berobat
52 9 Label 1 TextBox 11 Label 2 ComboBox 6 Label 3 Label 2 Shape 2 TextBox 6 Command Button 2 Shape 2 Label 1 MsFlexgrid 4 Data 1 Command Button Gambar 4.14 Input Data Berobat 4.5.4 Input Data Pembayaran
53 8 Label 5 Data 17 Label 1 ComboBox 1 TextBox 1 MsFlexgrid 6 Command Button 3 Shape 1 TextBox 5 Label Gambar 4.15 Input Data Pembayaran 4.5.5 Output Data Obat
54 4.5.6 Output Pasien Berobat Tabel 4.6 Laporan Data Obat 4.5.7 Output Data Pembayaran Tabel 4.7 Laporan Pasien Berobat
55 Tabel 4.8 Laporan Data Pembayaran 4.6 Jadwal Implementasi Jadwal Implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem atau realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai langkahlangkah dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan. Penjadwalan ini berhubungan dengan lamanya waktu yang akandigunakan dalam penerapan sistem usulan. Adapun langkah-langkah pengimplementasian sistem usulan adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan Data Awal Pada tahap ini dimaksudkan untuk mengenai dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk sistem usulan, baik dokumen input maupun dokumen output. Waktu yang dibutuhkan untuk pengumpulan dokumen adalah dua minggu.
56 2. Pembuatan Program Dalam pembuatan program yang akan digunakan dalam sistem usulan, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi lama pembuatan program, faktor-faktor tersebut adalah : a. Banyaknya program b. Tingkat permasalahan program c. Kondisi komputer baik software maupun hardware. Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan program komputer adalah tiga minggu. 3. Test Program Pada tahap ini dilakukan pengecekkan tehadap program-program yang telah dibuat. Maksud pengecekkan tersebut untuk mengetahui produktifitas serta efektifitas dari program yang diusulkan. Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu. 4. Pembuatan Buku Petunjuk Buku petunjuk digunakan dengan tujuan untuk menuntun user dalam pemakaian sistem yang diusulkan. Dalam buku petunjuk dijelaskan mengenai hal-hal sebagai berikut : - Petunjuk pemakaian - Penjelasan kode-kode yang digunakan. - Proses penyiapan data awal. Pembuatan buku petunjuk dibutuhkan waktu tiga mminggu.
57 5. Training Personil Training personil dimaksudkan untuk menyiapkan aspek manusia sebagai pelaku sistem danpemakai sistem. Adapun faktor yang mempengaruhi masa training adalah : - Jumlah personil - Pengetahuan personil tentang komputer dalam perencanaan waktu training. Disini dianggap peserta telah mengetahui dasar-dasar komputer. Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu. 6. Test Sistem Pada tahap ini dilakukan uji coba terhadap sistem yang baru secara keseluruhan yang bertujuan untuk mengetahui sampai dimana sistem dapat dipahami dengan baik dan benar. Bila terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan yang dianggap perlu. Test sistem memerlukan waktu tiga minggu. 7. Peralihan Sistem Pada peralihan sistem ini digunakan paralel run yaitu sistem lama dan baru dijalankan secara bersama-sama. Sebab dengan sistem ini jika terjadi kegagalan pada sistem yang baru maka sistem yang lama masih ada, sehingga resiko kegagalan terhadap sistem kecil. 8. Operasional Sistem
58 Setelah semua tahap berjalan dengan lancar dan sistem sepenuhnya layak diterapkan, maka sistem usulan tersebut dapat mulai dijalankan. Untuk lebih jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara ringkas dapat dilihat pada tabel jadwal implementasi sebagai berikut : Tabel 4.9 Jadwal Implementasi No Kegiatan Bulan Bulan I Bulan II Bulan III 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Pengumpulan Data awal X X 2. Pembuatan Program X X X 3. Test Program X X 4. Pembuatan Buku Petunjuk X X 5. Pelatihan atau Training X X 6. Test Sistem X X X 7. Peralihan Sistem X X 8. Operasional Sistem X