PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI APLIKASI PENCATATAN TRANSAKSI KEUANGAN UMKM BERBASIS WEBSITE Aditya Pratama, Aryo Nugroho, ST. S.Kom, MT Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama http://fasilkom.narotama.ac.id/, http://narotama.ac.id/ Abstrak Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi, berbagai aspek kehidupan memanfaatkan kemajuan teknologi. Termasuk pada sektor perdagangan baik yang berskala menengah maupun mikro. Pada pelaku perdagangan mikro atau biasa disebut UMKM (Usaha Mikro, Kecil dan Menengah) pencatatan transaksi baik penjualan maupun non penjualan dilakukan secara manual. Pencatatan transaksi yang dilakukan secara manual tersebut seringkali menimbulkan masalah baru, seperti tidak terdatanya semua transaksi, sulitnya menghitung arus keluar masuk uang, serta sulitnya mengkalkulasi perkiraan hutang dan piutang usaha. Oleh karena itu, dibuatlah sebuah aplikasi keuangan sederhana yang memudahkan para pelaku usaha perdagangan UMKM. Kata Kunci : dreamfinance, aplikasi, teknologi, perancangan, implementasi 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pelaku UMKM (Usaha Kecil, Mikro dan Menengah) yang ada di Indonesia dan di Jawa Timur pada khususnya, masih sangat didominasi oleh pelaku usaha mikro yang hampir seluruh kegiatan usahanya dikerjakan seorang diri. Contoh pelaku usaha mikro, misalnya: pedagang bakso, pedagang pakaian, maupun pedagang aneka kebutuhan pokok. Dan yang menjadi sebuah catatan penting adalah tidak semua kegiatan transaksi keuangan yang dilakukan oleh UMKM dapat terarsip secara optimal, padahal banyak pelaku UMKM memiliki sumber dana usaha yang berasal dari dana pinjaman. Imbasnya, pelaku UMKM tidak dapat mengetahui status kesehatan finansial usaha yang sedang dilakoninya. Dan hal inilah yang memicu kekhawatiran penulis, karena dengan ketidaktahuan pelaku UMKM atas kegiatan usahanya, pelaku UMKM cenderung konsumtif tanpa mempertimbangkan resiko atas kesehatan finansial usahanya. Keunikan perilaku pelaku UMKM inilah yang memicu penulis untuk mempelajari lebih lanjut bagaimana UMKM ini bekerja dan mengembangkan usaha mereka. Pelaku UMKM atau yang biasa disebut wirausaha atau Enterpreneur merupakan salah satu kelompok masyarakat di Indonesia yang sangat berpengaruh atas kemajuan negara Indonesia. Indonesia membutuhkan minimal 5 juta jiwa wirausahan agar Indonesia bisa disebut sebagai negara yang maju (2% dari jumlah penduduk Indonesia 250 juta jiwa). Karena setidaknya dengan jumlah tersebut, maka akan banyak lapangan pekerjaan yang tersedia, meningkatnya produksi dalam negeri dan meningkatkan taraf hidup masyarakat Indonesia. 1.2 Perumusan Masalah Perumusan masalah yang ada: 1. Bagaimana merancang, mengembangkan dan mengimplementasi sebuah aplikasi pencatatan keuangan sederhana untuk UMKM yang sesuai dengan pola transaksi UMKM secara umum. 2. Bagaimana merancang, mengembangkan dan mengimplementasi sebuah aplikasi pencatatan keuangan sederhana untuk UMKM agar pelaku UMKM ini dimudahkan dalam mengarsipkan seluruh transaksi keuangannya dan data para pelaku UMKM ini dapat dengan mudah diakses. 1.3 Batasan Masalah Batasan-batasan masalah antara lain:
1. Penulis membatasi analisa dan implementasi solusi yang dikembangkan sebatas pembuatan aplikasi keuangan sederhana UMKM berbasis website. 2. Ruang lingkup dari aplikasi ini antara lain: pencatatan uang masuk, pencatatan uang keluar, transfer, hutang, piutang dan laporan-laporannya. 1.4 Tujuan Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah: 1. Untuk membuat aplikasi pencatatan keuangan sederhana berbasis Web yang efektif. 2. Memudahkan para pelaku usaha UMKM untuk mengolah data informasi keuangan usahanya. 1.5 Manfaat Manfaat dari Tugas Akhir ini adalah : 1. Adanya Aplikasi yang efektif guna memenuhi kebutuhan internal para pelaku usaha UMKM. 2. Meningkatkan kualitas pelayanan pelaku usaha UMKM. 2. Tinjauan Pustaka 2.1. Sekilas Profil Pengguna Usaha Menengah Kecil dan Mikro biasa disebut UMKM, merupakan pelaku usaha yang sebagian besar masih memberlakukan sistem yang manual dan tradisional. Dan sebagian besar pula, pelaku UMKM ini merupakan self employee atau bekerja dengan dirinya sendiri tanpa bantuan tenaga tambahan. Bisa kita bayangkan, bagaimana beratnya para pelaku UMKM dalam menjalankan usahanya. Melakukan proses produksi, penjualan, hingga pengaturan arus keuangan. Di lain sisi, jumlah pelaku usaha UMKM di Indonesia terus bertambah, namun pengembangan potensi yang ada di dalam UMKM yang telah berjalan jarang sekali sekali dilakukan, padahal jika kita telaah lebih dalam pengembangan potensi internal ini merupakan sebuah isu yang cukup penting untuk dipelajari lebih lanjut dalam meningkatkan potensi diri dari usaha UMKM tersebut. 2.2. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan sebagai perjalanan data dari input ke output. Sistem analisa melakukan identifikasi alur data yang khas dan proses yang tepat untuk mengubah alur data itu. Sebelum membuat DFD, alur data ini dirangkum menjadi satu dalam DFD. 2.3. Dokumen Flow Menerangkan aliran data, urutan aktivitas dan proses yang dilakukan secara manual dan hubungannya dengan sistem yang akan dibuat. Proses yang dilakukan seperti proses pembacaan data, pemrosesan data, pengambilalihan keputusan terhadap data dan penyajian hasil pemrosesan. 2.4. Flowchart Flowchart (Diagram Alur) digunakan untuk menggambarkan alur atau urutan kerja atau proses dari sebuah algoritma maupun kejadian tertentu. Flowchart dapat juga digunakan perusahaan untuk menggambarkan proses bisnis. Terdapat beberapa template yang disediakan oleh Visio untuk membantu permbuatan flowchart, antara lain basic flowchart. Basic Flowchart digunakan untuk mendokumentasi proses dari awal hingga akhir secara berurutan. 2.5. Basis Data Basis data hanyalah sebuah objek yang pasif atau mati. Basis data ada karena ada pembuatnya. Basis data tidak akan pernah berguna jika tidak ada pengelola atau penggeraknya. Pengelola atau penggerak basis data secara langsung adalah program atau aplikasi (software). Gabungan keduanya yaitu basis data dan pengelola akan menghasilkan sebuah sistem. Oleh karena itu, secara umum sebuah sistem basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di sebuah sistem komputer) dan sekumpulan program Database Management System (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel) tersebut. 2.6. PHP Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk mebuat web yang bersifat server-side scripting. PHP memungkinkan kita untuk membuat halaman web yang bersifat dinamis. PHP dapat dijalankan pada berbagai macam
Operating System (OS), misalnya Windows, Linux dan Mac OS. Selain Apache, PHP juga mendukung beberapa web server lain, misalnya Microsoft IIS, Caudium, PWS dan lain-lain. PHP dapat memanfaatkan database untuk menghasilkan halaman web yang dinamis. Sistem manajemen database yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQL. Namun PHP juga mendukung sistem manajemen Database Oracle, Microsoft Acces, Interbase, dbase, PostgreSQL dan sebagainya. 2.7. Microsoft Visio Microsoft Visio adalah salah satu program yang dikhususkan dalam membantu perancangan diagram. Visio menyediakan banyak fasilitas yang membantu dalam pembuatan diagram untuk menggambarkan informasi dan sistem dari penjelasan dalam bentuk teks menjadi suatu diagram dalam bentuk gambar disertai penjelasan singkat. Visio dapat menghasilkan suatu diagram mulai dari yang sederhana hingga diagram yang kompleks. 3. Metodologi Penelitian 3.1. Analisa dan Deskripsi Masalah Dalam sistem yang sedang berjalan saat ini, pelaku UMKM ada yang sudah melakukan pencatatan transaksi keuangan sehari-harinya. Namun laporan transaksi yang dihasilkan akan terlihat rancu, karena seluruh transaksi yang dilakukan didata dalam 1 buku dan hanya dipisahkan antara debet dan kreditnya saja. Pencatatan transaksi yang dilakukan oleh pelaku UMKM cenderung ala kadarnya dan manual, mereka hanya mencatat transaksi berdasarkan arus kas yang masuk atau yang keluar di dalam buku kas sederhana atau bahkan di secarik kertas. Hal ini tentu menyulitkan pelaku UMKM itu sendiri jika pada waktu tertentu mereka ingin melakukan pengecekan atau mutasi dari jenis transaksi tertentu. 3.2. Diagram Berjenjang Pada gambar 3.4 digambarkan bahwa sistem DreamFinance Online ini memiliki beberapa proses di dalamnya, yaitu proses penginputan data master yang terdiri dari master rekening, kas dan bank. Kemudan proses input data transaksi. Yang terakhir adalah pelaporan transaksi yang terdiri dari laporan buku besar dan laporan akumulasi. 3.3. Diagram Konteks Diagram konteks merupakan top level atau tingkatan tertinggi di dalam proses aliran data dari sistem informasi DreamFinance Online ini, di dalam konteks diagram akan dijelaskan bagaimana entitasentitas yang ada akan berinteraksi dengan aplikasi DreamFinance Online dalam pemrosesan data di dalamnya. Entitas yang ada diantaranya adalah User, Administrator sesuai gambar 3.5. 3.4. DFD Level 0 Pada DFD Level 0 digambarkan lebih rinci prosesproses yang terdapat di dalam Aplikasi DreamFinance Online. Proses tersebut adalah Proses Input Data Master, Proses Input Data Transaksi dan Proses Pelaporan. Dimana masingmasing dari proses ini akan berinteraksi dengan entitas yang ada dalam sistem, yaitu User dan Administrator. 3.5. DFD Level 1 a. Subproses Input Data Master Pada proses input data Master terdapat 4 subproses di dalamnya, yaitu proses input master rekening dan kas bank, master transaksi, master setting dan master pengguna. b. Subproses Input Data Transaksi Pada tahap ini hanya memiliki 1 subproses yaitu Input Data Transaksi. c. Subproses Pelaporan Transaksi Tahap ini merupakan tahap pelaporan transaki yang telah berhasil dilakukan oleh pengguna. Tahap ini memiliki 3 subproses, yaitu: Laporan Buku Besar, Laporan Transaksi dan Laporan Akumulasi. 3.6. Conceptual Data Model (CDM) Tahap ini digambarkan pada gambar 3.10. 3.7. Physical Data Model (PDM) Tahap ini digambarkan pada gambar 3.11.
4. Kesimpulan dan Saran 4.1. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan dari bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: Perancangan dan Implementasi Aplikasi DreamFinance ini akan memudahkan pelaku UMKM dalam merapikan laporan transaksi keuangan usahanya yang saat ini masih dilakukan secara manual. Referensi sampel laporan keuangan sederhana UMKM yang masih digunakan terlampir di lampiran. Pangestu, Danu Wira, Mari Belajar Visio, http://bangdanu.wordpress.com/2011/12/14/maribelajar-visio/ diakses 15 Oktober 2013 07:00 pm Pangestu, Danu Wira, Mari Belajar Visio, http://bisnis.liputan6.com/read/537573/butuh-5-jutawiraswasta-agar-ri-bisa-menjadi-negara-maju diakses 15 Oktober 2013 07:00 pm Pangestu, Danu Wira, Mari Belajar Visio, http://bangdanu.wordpress.com/2011/12/14/maribelajar-visio/ diakses 15 Oktober 2013 07:00 pm 4.2. Saran Untuk kedepannya sebaiknya aplikasi ini dapat terus dikembangkan searah dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan pelaku UMKM pada umumnya. Daftar Pustaka: Arief, M. Rudyanto (2011), Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL,Penerbit Andi, Yogyakarta. Butuh 5 Juta Wiraswasta Agar RI Bisa Menjadi Negara Maju, http://bisnis.liputan6.com/read/537573/butuh-5-jutawiraswasta-agar-ri-bisa-menjadi-negara-maju diakses 27 Januari 2014 07:00 pm Data Flow Diagram, http://id.wikipedia.org/wiki/data_flow_diagram.htm diakses 15 Oktober 2013 07:00 pm Gambaran Umum Sistem Informasi dan Tekhnologi Informasi, http://ymukhlis.staff.gunadarma.ac.id/downloads/.../ gambaran+umum.pdf diakses 17 Oktober 2013 06:30 pm McLeod, Raymond, Jr. (1993), Management Information System, 5 th, Macmillan Publishing Company, New York. Miller, Eric, Mockflow Review-Web-Based Mockup and Wireframe Software, http://graphicdesign.about.com/od/onlineresources/fr /mockflow.htm diakses 22 Oktober 2013 06:40 pm
Gambar 3.1
Gambar 3.2
Gambar 3.3 Gambar 3.4
Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7
Gambar 3.8 Gambar 3.9
Gambar 3.10 Gambar 3.11