Petunjuk Bimbingan dan Ujian

Petunjuk Bimbingan dan Ujian Level Operator Fakultas Versi 3.0 UNPAD 19 November 2014

DAFTAR ISI DAFTAR ISI... i DAFTAR GAMBAR... iii APLIKASI SISTEM ADMINISTRASI TERPADU (SIAT) MODUL BIMBINGAN DAN UJIAN... 1 1. Menu Referensi... 2 1.1. Jenis Ujian Akhir... 2 1.2. Objek Alur Ujian Akhir... 4 1.3. Alur Ujian Akhir... 5 1.4. Jadwal Pendaftaran Bimbingan dan Ujian... 6 1.4.1. Jadwal Pengajuan Judul/ Topik... 7 1.4.2. Jadwal Ujian... 9 2. Menu Akademik - Sub Menu Bimbingan dan Ujian... 11 2.1. Penawaran Topik... 11 2.1.1. Penambahan Penawaran Topik... 12 2.2. Penawaran Pembimbing... 14 2.2.1. Penambahan Penawaran Pembimbing... 15 2.3. Penawaran Jadwal Ujian... 18 2.3.1. Penambahan Penawaran Jadwal Ujian... 19 2.4. Pengajuan Judul... 21 2.4.1. Penambahan Pengajuan Data Judul... 22 2.4.2. Mengubah Status Verifikasi... 26 2.5. Penentuan Dosen... 27 2.5.1. Menambah/Mengubah Pembimbing dan Penguji... 28 2.5.2. Cetak Surat Penunjukan... 30 2.6. Proses Ujian... 30 2.6.1. Penambahan Ujian Mahasiswa... 31 2.6.2. Cetak Berkas... 39 2.6.3. Transfer Nilai... 39 2.6.4. Transfer Data Lulusan... 41 i

LAMPIRAN... 42 Contoh Template Surat Penunjukan... 42 Contoh Template Surat Undangan... 43 Contoh Template Surat Kesediaan... 44 Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3... 45 Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3... 47 Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3... 49 Contoh Template Berita Acara... 51 Contoh Template Daftar Hadir Mahasiswa... 52 Contoh Template Daftar Hadir Dosen... 53 Contoh Template Form Penilaian Individual Seminar Usulan Penelitian S2... 54 Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Tesis S2... 55 Contoh Template Form Penilaian Individual Seminar Usulan Penelitian S3... 57 Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Disertasi S3... 58 Contoh Template Form Nilai Rata-Rata S3... 59 Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Naskah Tesis S2... 60 Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Tesis S2... 61 Contoh Template Form Nilai Kumulatif S1... 62 Contoh Template Form Alokasi Waktu... 63 Contoh Template Form Saran Perbaikan... 64 Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Kolokium... 65 Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Seminar Usulan Penelitian... 66 Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Sidang Skripsi... 67 ii

DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Tampilan Halaman Login... 1 Gambar 2. Tampilan Halaman Utama... 1 Gambar 3. Tampilan Menu Referensi... 2 Gambar 4. Tampilan Pemilihan Menu Jenis Ujian Akhir... 2 Gambar 5. Tampilan Halaman Jenis Ujian Akhir... 3 Gambar 6. Tampilan Pencarian Jenis Ujian Akhir... 3 Gambar 7. Tampilan Pemilihan Menu Objek Alur Ujian Akhir... 4 Gambar 8. Tampilan Halaman Objek Alur Ujian Akhir... 5 Gambar 9. Tampilan Pemilihan Menu Alur Ujian Akhir... 5 Gambar 10. Tampilan Halaman Alur Ujian Akhir... 6 Gambar 11. Tampilan Halaman Jadwal Pendaftaran Bimbingan dan Ujian... 7 Gambar 12. Tampilan Form Tambah Jadwal Pengajuan Judul/Topik Skripsi... 8 Gambar 13. Tampilan Form Tambah Jadwal Ujian... 9 Gambar 14. Tombol Syarat... 10 Gambar 15. Tampilan Detail Syarat... 10 Gambar 16. Menu Bimbingan dan Ujian... 11 Gambar 17. Menu Penawaran Topik... 11 Gambar 18. Tampilan Halaman Penawaran Topik... 12 Gambar 19. Tampilan Form Tambah Penawaran Topik... 13 Gambar 20. Tampilan Pengajuan Judul disertai Penawaran Topik di Portal Students... 13 Gambar 21. Menu Penawaran Dosen... 14 Gambar 22. Tampilan Halaman Penawaran Pembimbing... 15 Gambar 23. Tampilan Form Tambah Penawaran Topik... 16 Gambar 24. Tampilan Pengajuan Judul disertai Penawaran Topik di Portal Students... 16 Gambar 25. Contoh Surat Pengajuan Judul... 17 Gambar 26. Menu Penawaran Jadwal... 18 iii

Gambar 27. Tampilan Halaman Penawaran Jadwal Ujian... 18 Gambar 28. Tampilan Form Tambah Penawaran Jadwal Ujian... 19 Gambar 29. Pengajuan Ujian disertai Penawaran Jadwal Ujian di Portal Students... 20 Gambar 30. Contoh Surat Pengajuan Ujian... 21 Gambar 31. Tampilan Halaman Pengajuan Judul... 22 Gambar 32. Tampilan Form Tambah Pengajuan Judul... 23 Gambar 33. Tampilan Halaman Upload Data Pengajuan Judul... 24 Gambar 34. Tampilan Download Format Data Pengajuan Judul... 24 Gambar 35. Contoh Format Data Pengajuan Judul... 25 Gambar 36. Form Upload Data Pengajuan Judul... 26 Gambar 37. Tampilan Link Button Status Verifikasi... 26 Gambar 38. Tampilan Form Ubah Status Verifikasi... 27 Gambar 39. Tampilan Halaman Penentuan Dosen... 28 Gambar 40. Mengakses Tombol Edit untuk Menambah Pembimbing & Penguji... 28 Gambar 41. Tambah Pembimbing dan Penguji... 29 Gambar 42. Tambah Pembimbing & Penguji Disertai Pengajuan Calon Pembimbing... 30 Gambar 43. Tampilan Halaman Proses Ujian... 31 Gambar 44. Form Tambah Proses Ujian... 32 Gambar 45. Form Tambah Proses Ujian Disertai Pengajuan Jadwal Ujian... 33 Gambar 46. Pesan Konfirmasi Proses Ujian... 33 Gambar 47. Tampilan Upload Data Pendaftaran Ujian... 34 Gambar 48. Tampilan Download Format Data Pendaftaran Ujian... 34 Gambar 49. Contoh Format Data Pendaftaran Ujian... 35 Gambar 50. Pemilihan Kode Alur Ujian Melalui Referensi Alur Ujian Akhir... 36 Gambar 51. Pemilihan Kode Jadwal Ujian Melalui Referensi Jadwal Ujian Akhir... 37 Gambar 52. Contoh Pengisian Format Excel... 37 Gambar 53. Form Upload Data Pendaftaran Ujian... 38 Gambar 54. Pilihan Template Berkas yang Dapat Dicetak... 39 Gambar 55. Transfer Nilai... 39 Gambar 56. Form Pengisian Nilai... 40 iv

Gambar 57. Pemilihan Mata Kuliah yang Akan Dimasukan Nilai... 40 Gambar 58. Transfer Data Lulusan... 41 Gambar 59. Form Transfer Data Lulusan... 41 Gambar 60. Contoh Template Surat Penunjukan... 42 Gambar 61. Contoh Template Surat Undangan... 43 Gambar 62. Contoh Template Surat Kesediaan... 44 Gambar 63. Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3 (1)... 45 Gambar 64. Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3 (2)... 46 Gambar 65. Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3 (1)... 47 Gambar 66. Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3 (2)... 48 Gambar 67. Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3 (1)... 49 Gambar 68. Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3 (2)... 50 Gambar 69. Contoh Template Surat Berita Acara... 51 Gambar 70. Contoh Template Daftar Hadir Mahasiswa... 52 Gambar 71. Contoh Template Daftar Hadir Dosen... 53 Gambar 72. Contoh Template Form Penilaian Individual SUP S2... 54 Gambar 73. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Tesis S2... 55 Gambar 74. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Tesis S2... 56 Gambar 75. Contoh Template Form Penilaian Individual SUP S3... 57 Gambar 76. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Disertasi S3... 58 Gambar 77. Contoh Template Form Nilai Rata-Rata S3... 59 Gambar 78. Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Naskah Tesis S2... 60 Gambar 79. Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Tesis S2... 61 Gambar 80. Contoh Template Form Nilai Kumulatif S1... 62 Gambar 81. Contoh Template Form Alokasi Waktu... 63 Gambar 82. Contoh Template Form Saran Perbaikan... 64 Gambar 83. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Kolokium... 65 Gambar 84. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 SUP... 66 Gambar 85. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Sidang Skripsi... 67 v

APLIKASI SISTEM ADMINISTRASI TERPADU (SIAT) MODUL BIMBINGAN DAN UJIAN Untuk memulai aplikasi ini ketikan http://siat.unpad.ac.id/ di bagian address-bar pada browser. Maka akan muncul tampilan seperti yang ditunjukan pada Gambar 1. Pada halaman login, pengguna memasukan username dan password agar dapat masuk ke dalam sistem. Gambar 1. Tampilan Halaman Login Setelah berhasil melakukan login, maka akan tampil halaman beranda seperti yang ditunjukan pada Gambar 2 berikut ini: Gambar 2. Tampilan Halaman Utama 1

1. Menu Referensi Menu ini digunakan untuk mengelola konten-konten yang dijadikan bahan referensi bimbingan. Gambar 3. Tampilan Menu Referensi 1.1. Jenis Ujian Akhir Gambar 4. Tampilan Pemilihan Menu Jenis Ujian Akhir Menu ini digunakan untuk melihat jenis ujian akhir yang akan digunakan pada saat bimbingan. 2

Gambar 5. Tampilan Halaman Jenis Ujian Akhir Pada halaman jenis ujian akhir, fasilitas yang dapat digunakan oleh pengguna adalah sebagai berikut. Melakukan Pencarian Pencarian dapat dilakukan dengan memasukkan kode jenis atau jenis ujian akhir pada kotak teks yang disediakan oleh sistem, kemudian tekan tombol Cari. Maka akan ditampilkan jenis ujian akhir yang diinginkan. Gambar 6. Tampilan Pencarian Jenis Ujian Akhir 3

1.2. Objek Alur Ujian Akhir Gambar 7. Tampilan Pemilihan Menu Objek Alur Ujian Akhir Objek alur ujian akhir merupakan rangkaian alur ujian akhir yang akan dilalui oleh mahasiswa. Objek ini terdiri dari beberapa ujian akhir, dan dibuat sesuai dengan prodi/fakultas masing-masing. Untuk menampilkan data objek ujian akhir, pengguna dapat memilih fakultas kemudian menekan tombol Cari. Maka akan ditampilkan data objek alur ujian akhir sesuai dengan fakultas yang dipilih sebelumnya. Untuk menampilkan data lebih spesifik, pengguna dapat memilih pilihan sesuai dengan kriteria yang diinginkan. 4

Gambar 8. Tampilan Halaman Objek Alur Ujian Akhir 1.3. Alur Ujian Akhir Gambar 9. Tampilan Pemilihan Menu Alur Ujian Akhir Setelah membuat objek alur ujian akhir, maka pengguna dapat menambahkan alur ujian sesuai dengan objeknya. Untuk menampilkan data alur akhir, pengguna dapat memilih fakultas kemudian menekan tombol Cari. Maka akan ditampilkan data alur ujian akhir yang dicari. 5

Gambar 10. Tampilan Halaman Alur Ujian Akhir 1.4. Jadwal Pendaftaran Bimbingan dan Ujian Menu ini digunakan untuk mengelola jadwal pendaftaran pengajuan judul dan ujian mahasiswa. Berikut tampilan awal menu jadwal pendaftaran Bimbingan dan Ujian. Untuk menampilkan data pengajuan judul atau ujian, pengguna dapat memilih pada pilihan Jenis yang disediakan oleh sistem. 6

Gambar 11. Tampilan Halaman Jadwal Pendaftaran Bimbingan dan Ujian 1.4.1. Jadwal Pengajuan Judul/ Topik Untuk menambahkan jadwal pengajuan judul, pengguna dapat menekan tombol berikut., maka akan muncul tampilan seperti 7

Gambar 12. Tampilan Form Tambah Jadwal Pengajuan Judul/Topik Skripsi Untuk menambah jadwal pengajuan judul/topik, lakukan : 1. Pilih Level Set Jadwal 2. Pilih Jenis Jadwal (Pilih Pengajuan Judul/Topik) 3. Pilih Semester 4. Masukan Syarat SKS, jika ada 5. Masukan Syarat IPK, jika ada 6. Syarat Mata Kuliah 1, dst. Jika ada 7. Plih Jadwal Mulai 8. Pilih Jadwal Akhir 9. Masukan Keterangan 10. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan jadwal pengajuan judul/topik baru. 8

1.4.2. Jadwal Ujian Untuk menambahkan jadwal ujian akhir mahasiswa, pengguna menekan tombol berikut., maka akan muncul tampilan seperti Gambar 13. Tampilan Form Tambah Jadwal Ujian Untuk menambah jadwal ujian, lakukan : 1. Pilih Level Set Jadwal 2. Pilih Jenis Jadwal (Pilih Ujian) 3. Pilih Level Kode Objek - Centang kode alur yang aktif, secara otomatis akan terpilih kode jalur yang aktif - Pilih kode, jika tidak mencentang kode alur yang aktif 4. Pilih Jenis, jika tidak ada buat alur ujian terlebih dahulu 5. Pilih Semester 6. Masukan Syarat SKS, jika ada 7. Masukan syarat IPK, jika ada 9

8. Masukan Syarat Mata Kuliah 1, dst. Jika ada 9. Plih Jadwal Mulai 10. Pilih Jadwal Akhir 11. Masukan Keterangan 12. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan jadwal ujian baru. Gambar 14. Tombol Syarat Pada saat pengguna menambahkan syarat MK, syarat SKS atau syarat IPK, maka akan muncul tombol Syarat pada Gambar diatas. Tombol Syarat menandakan ada syarat yang harus dipenuhi untuk dapat melakukan ujian naskah thesis. Tekan tombol Syarat, maka akan muncul tampilan detail syarat seperti berikut. Gambar 15. Tampilan Detail Syarat 10

2. Menu Akademik - Sub Menu Bimbingan dan Ujian Gambar 16. Menu Bimbingan dan Ujian Menu ini digunakan untuk mengelola data yang berhubungan dengan penawaran, bimbingan dan ujian. 2.1. Penawaran Topik Gambar 17. Menu Penawaran Topik Menu ini digunakan untuk memberikan penawaran topik kepada mahasiswa per prodi. Untuk menampilkan data pengajuan secara keseluruhan, pengguna dapat memilih pilihan Tahun Akademik atau Fakultas kemudian menekan tombol Cari. 11

Gambar 18. Tampilan Halaman Penawaran Topik Quota topik yang diberikan merupakan quota pendaftar. Quota akan dapat dipilih kembali oleh mahasiswa lain apabila quota ditambahkan atau mahasiswa yang telah mengajukan topik diberi status ditolak. 2.1.1. Penambahan Penawaran Topik Penambahan penawaran topik dapat dilakukan dengan menggunakan tombol, maka akan muncul seperti Gambar 19. 12

Gambar 19. Tampilan Form Tambah Penawaran Topik Topik yang telah ditawarkan akan tampil di portal mahasiswa dan dapat dipilih oleh mahasiswa seperti Gambar 20. Gambar 20. Tampilan Pengajuan Judul disertai Penawaran Topik di Portal Students 13

2.2. Penawaran Pembimbing Gambar 21. Menu Penawaran Dosen Menu ini digunakan untuk memberikan penawaran dosen pembimbing kepada mahasiswa per prodi. Untuk menampilkan data pengajuan secara keseluruhan, pengguna dapat memilih pilihan Tahun Akademik menekan tombol Cari. atau Fakultas kemudian 14

Gambar 22. Tampilan Halaman Penawaran Pembimbing 2.2.1. Penambahan Penawaran Pembimbing Penambahan penawaran pembimbing dapat dilakukan dengan menggunakan tombol, maka akan muncul seperti Gambar 23. 15

Gambar 23. Tampilan Form Tambah Penawaran Topik Pembimbing yang telah ditawarkan akan tampil di portal mahasiswa dan dapat dipilih oleh mahasiswa seperti Gambar 24. Gambar 24. Tampilan Pengajuan Judul disertai Penawaran Topik di Portal Students 16

Mahasiswa yang telah mengajukan pembimbing harus mengunduh formulir surat pengajuan dan meminta persetujuan calon pembimbing yang dipilih untuk menjadi pembimbing mahasiswa yang bersangkutan, dan surat yang telah dibubuhi tanda tangan diserahkan ke SBA Fakultas. Gambar 25. Contoh Surat Pengajuan Judul 17

2.3. Penawaran Jadwal Ujian Gambar 26. Menu Penawaran Jadwal Menu ini digunakan untuk memberikan penawaran jadwal ujian kepada mahasiswa. Untuk menampilkan data pengajuan secara keseluruhan, pengguna dapat memilih pilihan Tahun Akademik atau Fakultas kemudian menekan tombol Cari. Gambar 27. Tampilan Halaman Penawaran Jadwal Ujian 18

2.3.1. Penambahan Penawaran Jadwal Ujian Penambahan penawaran pembimbing dapat dilakukan dengan menggunakan tombol, maka akan muncul seperti Gambar 28. Gambar 28. Tampilan Form Tambah Penawaran Jadwal Ujian Jadwal ujian yang telah ditawarkan akan tampil di portal mahasiswa dan dapat dipilih oleh mahasiswa seperti Gambar 29. Mahasiswa dapat memilih atau tidak jadwal ujian yang ditawarkan. Apabila mahasiswa tidak memilih jadwal ujian yang ditawarkan, maka jadwal ujian akan ditentukan oleh pihak SBA Fakultas. 19

Gambar 29. Pengajuan Ujian disertai Penawaran Jadwal Ujian di Portal Students Mahasiswa yang telah mengajukan pendaftaran ujian harus mengunduh formulir surat pengajuan dan diserahkan ke SBA Fakultas. 20

Gambar 30. Contoh Surat Pengajuan Ujian 2.4. Pengajuan Judul Menu ini digunakan untuk melakukan pengajuan judul. Untuk menampilkan data pengajuan secara keseluruhan, pengguna dapat memilih pilihan Fakultas kemudian menekan tombol Cari. 21

Gambar 31. Tampilan Halaman Pengajuan Judul 2.4.1. Penambahan Pengajuan Data Judul Penambahan pengajuan data judul dapat dilakukan dengan menggunakan tombol Tambahkan Pengajuan Judul dan tombol Upload Data Pengajuan Judul. 1. Tambah Pengajuan Judul Untuk menambahkan pengajuan judul, pengguna dapat menekan tombol, maka akan muncul seperti Gambar 32. 22

Gambar 32. Tampilan Form Tambah Pengajuan Judul Untuk melanjutkan ke proses ujian, maka judul yang diajukan harus memiliki status verifikasi Diterima dan memiliki kode objek. (Baca informasi pemilihan kode objek sesuai jenjang studi mahasiswa) 2. Upload Data Pengajuan Judul Untuk meng-upload data pengajuan judul, pengguna dapat menekan tombol, maka akan muncul tampilan seperti berikut. 23

Gambar 33. Tampilan Halaman Upload Data Pengajuan Judul Untuk mengetahui format data yang digunakan, pengguna dapat mengunduh format data pengajuan judul, dengan cara memilih level dan kode pada list yang disediakan oleh sistem, kemudian tekan tombol Download. (Baca informasi pemilihan kode objek sesuai jenjang studi mahasiswa) Gambar 34. Tampilan Download Format Data Pengajuan Judul Berikut tampilan hasil download format data pengajuan judul. Pengisian file excel pada Gambar 35 harus mengikuti petunjuk pengisian. 24

Gambar 35. Contoh Format Data Pengajuan Judul Petunjuk pengisian: 1. Contoh pengisian SEMESTER_PENGAJUAN dan SEMESTER_SK_BERLAKU: 2012/2013 GANJIL, diisi dengan 20121 dan 2012/2013 GENAP diisi dengan 20122 2. STATUS_VERIFIKASI diisi dengan 0 (Belum Diverifikasi), 1 (Judul Disetujui) DAN 2 (Judul Ditolak) 3. NOMOR_SK, TANGGAL_SK, SEMESTER_SK_BERLAKU, PEMBIMBING, KETUA_PEMBIMBING, PENGUJI, KETUA_PENGUJI diisi apabila STATUS_VERIFIKASI diisi 1 (Judul Disetujui) 4. Format TANGGAL_SK: TTTT-BB-HH(Tahun-Bulan-Hari), contoh 2014-01-17 (17 JANUARI 2014) 5. PEMBIMBING&PENGUJI(bila ada) diisi dengan sandi dosen, contoh : A10A10015,A20A10002,A20F10004 6. KETUA_PEMBIMBING&KETUA_PENGUJI(BILA ADA) diisi dengan salah satu sandi dosen yang terdapat pada kolom PEMBIMBING/PENGUJI, contoh : A20F10004 Untuk proses upload file data pengajuan judul, pengguna memilih lokasi tempat penyimpanan file yang akan di-upload dengan menekan tombol Browse, setelah nama file muncul pengguna dapat meng-upload file tersebut dengan cara menekan tombol Upload. 25

Gambar 36. Form Upload Data Pengajuan Judul Ketentuan dalam upload data pengajuan judul 1. Tipe format file harus excel (.xls) atau (.xlsx), klik tombol Download di samping untuk download format pengajuan judul 2. Biarkan header apa adanya, merubah bagian header dapat menyebabkan format salah 3. Pastikan data dimulai pada row (baris) 14 (tepat di bawah header) 2.4.2. Mengubah Status Verifikasi Untuk mengubah status verifikasi, pengguna dapat menekan link button pada kolom Status Verifikasi seperti berikut. Gambar 37. Tampilan Link Button Status Verifikasi Setelah menekan link button Belum Diverifikasi, maka akan muncul tampilan seperti berikut. 26

Gambar 38. Tampilan Form Ubah Status Verifikasi Keterangan Status Verifikasi : Belum Diverifikasi Diterima Ditolak Dibatalkan : Menandakan judul yang diajukan belum diverifikasi (status awal pengajuan judul) : Menandakan judul yang diajukan diterima. Pada status verifikasi ini, kode alur harus dipilih. (Baca informasi pemilihan level alur objek sesuai jenjang studi mahasiswa) : Menandakan judul yang diajukan ditolak : Menandakan judul yang diajukan dibatalkan karena hal tertentu 2.5. Penentuan Dosen Menu ini digunakan untuk menentukan dosen pembimbing dan penguji, dengan syarat status pengajuan judul/topik mahasiswa Diterima. 27

Gambar 39. Tampilan Halaman Penentuan Dosen Pada halaman penentuan dosen, fasilitas yang dapat digunakan oleh pengguna adalah sebagai berikut. 2.5.1. Menambah/Mengubah Pembimbing dan Penguji Untuk menambah/mengubah pembimbing dan penguji, pengguna dapat menekan tombol Edit pada salah satu kolom mahasiswa yang judul thesisnya telah diterima. Gambar 40. Mengakses Tombol Edit untuk Menambah Pembimbing & Penguji Setelah menekan tombol Edit akan muncul tampilan seperti Gambar 41. 28

Gambar 41. Tambah Pembimbing dan Penguji Apabila mahasiswa mengajukan calon pembimbing, maka calon pembimbing yang diajukan akan tampil seperti Gambar 42. Untuk menyetujui calon pembimbing yang dijaukan, operator dapat menceklis Setujui pengajuan pembimbing, maka pembimbing akan langsung muncul diisian pembimbing, tanpa harus mencari terlebih dahulu nama pembimbingnya. 29

Gambar 42. Tambah Pembimbing & Penguji Disertai Pengajuan Calon Pembimbing 2.5.2. Cetak Surat Penunjukan Setelah mahasiswa mendapatkan pembimbing dan atau penguji, surat penunjukan dapat dicetak dengan memilih tombol dan memilih pimpinan yang menandatangani surat penunjukan. Surat penunjukan akan dibuatkan sesuai banyaknya pembimbing dan penguji. 2.6. Proses Ujian Mahasiswa yang telah melakukan pengajuan judul, status verifikasi Diterima dan telah dipilihkan kode objeknya dapat mengikuti ujian. Menu ini digunakan untuk mengatur proses ujian mahasiswa sesuai jenis ujian akhir yang ditentukan. 30

Gambar 43. Tampilan Halaman Proses Ujian Pada halaman proses ujian, fasilitas yang dapat digunakan pengguna adalah sebagai berikut. 2.6.1. Penambahan Ujian Mahasiswa Dalam menambahkan proses ujian, urutan ujian yang ditambahkan harus sesuai dengan urutan alur ujian yang ditentukan sebelumnya. Mahasiswa harus memenuhi alur ujian yang ditentukan. Contoh alur yang harus terpenuhi untuk S2: Seminar Usulan Penelitian dan Ujian Thesis. Penambahan Ujian Mahasiswa dapat dilakukan dengan menggunakan tombol Tambahkan Ujian Mahasiswa dan tombol Upload Data Pendaftaran Ujian. 31

1. Tambah Ujian Mahasiswa Untuk menambahkan ujian mahasiswa, pengguna dapat menekan tombol, maka akan muncul tampilan seperti berikut. Gambar 44. Form Tambah Proses Ujian Apabila mahasiswa mengajukan jadwal ujian, maka jadwal ujian yang diajukan akan tampil seperti Gambar 45. Apabila jadwal ujian yang diajukan disetujui, operator dapat mengklik tombol Setujui, maka jadwal ujain akan langsung muncul diisian waktu dan tempat ujian, tanpa harus terlebih dahulu mengisi waktu dan mencari tempa ujiannya. 32

Gambar 45. Form Tambah Proses Ujian Disertai Pengajuan Jadwal Ujian Berikut adalah tampilan pesan konfirmasi, jika jenis ujian yang dipilih tidak sesuai urutan alur yang ditentukan, dan status mahasiswa pada ujian sebelumnya belum berstatus Lulus. Gambar 46. Pesan Konfirmasi Proses Ujian 33

2. Upload Data Pendaftaran Ujian Untuk meng-upload data pendaftaran ujian, pengguna dapat menekan tombol, maka akan muncul tampilan seperti berikut. Gambar 47. Tampilan Upload Data Pendaftaran Ujian Untuk mengetahui format data yang digunakan, pengguna dapat mengunduh format data pendaftaran ujian, dengan cara memilih fakultas dan program, program studi, semester pengajuan pada list yang disediakan oleh sistem, kemudian tekan tombol Download. Gambar 48. Tampilan Download Format Data Pendaftaran Ujian 34

Berikut tampilan hasil download format data pendaftaran ujian Gambar 49. Contoh Format Data Pendaftaran Ujian Petunjuk pegisian: 1. Format TANGGAL_DAFTAR_UJIAN dan TANGGAL_LAHIR: TTTT-BB-HH(Tahun- Bulan-Hari), Contoh 2014-01-17 (17 JANUARI 2014) 2. Format WAKTU_UJIAN: TTTT-BB-HH JJ:MM (Tahun-Bulan-Hari Jam:Menit), Contoh 2014-01-17 08:00 (17 JANUARI 2014 PUKUL 08:00) 3. STATUS_LULUS: diisi dengan LULUS, TIDAK 4. TEMPAT_LAHIR,NEGARA_LAHIR,TANGGAL_LAHIR,ALAMAT,EMAIL,NO_TELEPON, NO_HP diisi pada ujian terakhir sebelum sidang. 5. ID_BIMBINGAN,NPM,NAMA_MAHASISWA,JUDUL_AWAL,KODE_OBJEK tidak perlu diubah. 6. KODE_ALUR_UJIAN dapat dipilih dari dropdownlist atau di http://siat.unpad.ac.id/index.php/referensi/ujian/alur berdasarkan kode objek. Format: KODEALUR-NAMAALUR 35

Gambar 50. Pemilihan Kode Alur Ujian Melalui Referensi Alur Ujian Akhir Contoh kode objek pada file excel pada Gambar 50 yaitu P112, kode alur ujiannya adalah 13 untuk ujian kualifikasi, 14 untuk seminar usulan penelitian, 15 untuk ujian naskah disertasi dan 16 untuk sidang promosi doktor. 7. KODE_JADWAL_UJIAN dapat dilihat di http://siat.unpad.ac.id/index.php/referensi/ujian/jadwal berdasarkan kode objek dan kode alur ujian. 36

Gambar 51. Pemilihan Kode Jadwal Ujian Melalui Referensi Jadwal Ujian Akhir Contoh kode objek pada file excel pada Gambar 52 yaitu P112, kode jadwal yang akan dicari adalah kode dari alur ujian kualifikasi, kode jadwalnya adalah 73. Gambar 52. Contoh Pengisian Format Excel 37

Keterangan Gambar 52: 1. Apabila satu mahasiswa memiliki dua alur ujian yang telah dilalui, maka data mahasiswa di-copy dari row A sampai dengan row V, dan diisikan kode alur ujian dan kode jadwal ujian sesuai alur yang telah dilalui. 2. Pengisian alur ujian harus berurutan dan apabila status lulus Tidak, maka alur ujian setelahnya tidak dapat masuk ke sistem. Untuk proses upload file data pendaftaran ujian, pengguna memilih lokasi tempat penyimpanan file yang akan di-upload dengan menekan tombol Browse, setelah nama file muncul pengguna dapat meng-upload file tersebut dengan cara menekan tombol Upload. Gambar 53. Form Upload Data Pendaftaran Ujian Ketentuan dalam upload data pengajuan judul 1. Tipe format file harus excel (.xls) atau (.xlsx), klik tombol Download di samping untuk download format pengajuan judul 2. Biarkan header apa adanya, merubah bagian header dapat menyebabkan format salah 3. Pastikan data dimulai pada row (baris) 13 (tepat di bawah header) 38

2.6.2. Cetak Berkas Template berkas untuk mendukung proses ujian dapat dicetak dengan memilih tombol dan akan tampil popup seperti pada Gambar 54. Gambar 54. Pilihan Template Berkas yang Dapat Dicetak 2.6.3. Transfer Nilai Ujian yang telah memiliki status lulus dan diberi nilai, dapat ditransfer ke daftar nilai mahasiswa, tanpa harus memasukan ulang nilai. Proses transfer nilai, dapat dilakukan apabila terdapat keterangan Nilai Belum Ditransfer dan nilai sudah terisi lebih dari 0 seperti pada Gambar 55. Gambar 55. Transfer Nilai 39

Gambar 56. Form Pengisian Nilai Gambar 57. Pemilihan Mata Kuliah yang Akan Dimasukan Nilai 40

2.6.4. Transfer Data Lulusan Proses ujian yang telah ditempuh sampai ke alur akhir yang ditentukan, dapat langsung ditransfer ke data lulusan, tanpa harus memasukan ulang melalui aplikasi pacis. Proses transfer data lulusan, dapat dilakukan apabila terdapat keterangan Data Lulusan Belum Ditransfer dan menekan menekan tombol 58. seperti pada Gambar Gambar 58. Transfer Data Lulusan Gambar 59. Form Transfer Data Lulusan 41

LAMPIRAN 42

Contoh Template Surat Penunjukan Gambar 60. Contoh Template Surat Penunjukan 42

Contoh Template Surat Undangan Gambar 61. Contoh Template Surat Undangan 43

Contoh Template Surat Kesediaan Gambar 62. Contoh Template Surat Kesediaan 44

Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3 Gambar 63. Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3 (1) 45

Gambar 64. Contoh Template Surat Keputusan Seminar Usulan Penelitian S3 (2) 46

Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3 Gambar 65. Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3 (1) 47

Gambar 66. Contoh Template Surat Keputusan Ujian Naskah Disertasi S3 (2) 48

Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3 Gambar 67. Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3 (1) 49

Gambar 68. Contoh Template Surat Keputusan Sidang Promosi Doktor S3 (2) 50

Contoh Template Berita Acara Gambar 69. Contoh Template Surat Berita Acara 51

Contoh Template Daftar Hadir Mahasiswa Gambar 70. Contoh Template Daftar Hadir Mahasiswa 52

Contoh Template Daftar Hadir Dosen Gambar 71. Contoh Template Daftar Hadir Dosen 53

Contoh Template Form Penilaian Individual Seminar Usulan Penelitian S2 Gambar 72. Contoh Template Form Penilaian Individual SUP S2 54

Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Tesis S2 Gambar 73. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Tesis S2 55

Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Tesis S2 Gambar 74. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Tesis S2 56

Contoh Template Form Penilaian Individual Seminar Usulan Penelitian S3 Gambar 75. Contoh Template Form Penilaian Individual SUP S3 57

Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Disertasi S3 Gambar 76. Contoh Template Form Penilaian Individual Ujian Naskah Disertasi S3 58

Contoh Template Form Nilai Rata-Rata S3 Gambar 77. Contoh Template Form Nilai Rata-Rata S3 59

Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Naskah Tesis S2 Gambar 78. Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Naskah Tesis S2 60

Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Tesis S2 Gambar 79. Contoh Template Form Nilai Kumulatif Ujian Tesis S2 61

Contoh Template Form Nilai Kumulatif S1 Gambar 80. Contoh Template Form Nilai Kumulatif S1 62

Contoh Template Form Alokasi Waktu Gambar 81. Contoh Template Form Alokasi Waktu 63

Contoh Template Form Saran Perbaikan Gambar 82. Contoh Template Form Saran Perbaikan 64

Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Kolokium Gambar 83. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Kolokium 65

Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Seminar Usulan Penelitian Gambar 84. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 SUP 66

Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Sidang Skripsi Gambar 85. Contoh Template Form Lembar Penilaian S1 Sidang Skripsi 67