PENINGKATAN WAKTU KEHADIRAN PEGAWAI DAN EFISIENSI BIAYA MELALUI PENGATURAN KEBERANGAKATAN BUS KAMPUS Sutjana, I D.P. Bagian Fisiologi / PS.Magister Ergonomi-Fisiologi Kerja Program Pascasarjana Universitas udayana. Telp. 0361720303; E-mail: idpsutjana@yahoo.com ABSTRAK Kehadiran pegawai maupun dosen tepat waktu adalah merupakan salah satu prasyarat untuk dapat meningkatkan kinerjuanya, pencitraan public yang merupakan prioritas program kerja DEPDIKNAS 2005-2010 terutama untuk memberikan pelayanan kepada civitas academika maupun kepada masyarakat. Waktu kehadiran pegawai di universitas Udayana beberapa tahun terakhir terutama setelah lokasi kampus di Bukit jimbaran yang jaraknya sekitar 23 km dari kota Denpasar sangat kurang, hanya pukul 09.00-12.00 WITA. (3 jam per hari). Padahal sudah disediakan transportasi dengan bus kampus dari kampus Sudirman sampai ke kampus Bukit Jimbaran pp. yang diatur setiap jam ada bus berangkat. Dengan pengaturan bus seperti itu dimanfaatkan oleh para pegawai untuk berangkat dan pulang seenaknya. Berbagari upaya telah dilakukan untuk meningkatkan kehadiran pegawai di kampus tetapi hasil belum memuaskan. Sejak bulan januari 2007 dilakukan pengaturaan keberangkatan bus kampus yaitu dengan berangkat bersamaan pada pukul 7.30-7.45 WITA dan pulang juga bersamaan pada pukul 13.30-14.00 WITA. Dengan pengaturaan tersebut ternyata semula diberangkatkan 11 bus per hari sekarang dengan 5 bus sudah cukup.bus diberangkatkan dua hari sekali selang seling. Para pegawai sekarang telah hadir sekitar pukul 8.00-8.30 WITA di pagi hari dan baru pulang sekitar pukul 13.30 WITA (5-5,5 jam per hari). Dengan upaya ini pemakaian bahan bakar dapat ditekan sekitar 14.735 liter atau Rp 63.360.500, -sedangkan biaya perawatan menurun Rp32.867.000,-. Jadi terdapat efisiensi biaya operasional bus Rp.96.227.500,- per tahun atau Rp 8.018.958,33. per bulan. Di samping itu proses belajar mengajar lebih baik, pegawai lebih tenang bekerja serta pencitraan public terutama dalam pelayanan terhadap civitas academika Universitas Udayana maupun masyarakat lebih baik. Kata kunci: bus kampus, jam kerja pegawai, pemakaian bahan bakar. 1 PENDAHULUAN Kehadiran pegawai maupun dosen tepat waktu adalah merupakan salah satu prasyarat untuk meningkatkan kinerjanya. Di samping itu kehadiran pegawai tepat waktu juga merupakan salah satu pencitraan public yang merupakan prioritas program kerja DEPDIKNAS 2005-2010, terutama untuk memberikan pelayanan kepada civitas academika maupun kepada masyarakat umum ( 1,2).
2 Waktu kehadiran pegawai di Universitas Udayana beberapa tahun terakhir terutama setelah lokasi kampus di Bukit Jimbaran yang jaraknya sekitar 23 km dari Kota Denpasar (umumnya pemukiman pegawai) sangat kurang. Pagi hari baru hadir setelah pukul 09.00 WITA dan pukul 12.00 WITA sudah mulai menghilang. Padahal telah disediakan transportasi dengan bus kampus dari kampus Sudirman sampai ke kampus Bukit Jimbaran pp. Dalam pelaksanaannya ternyata keberangkatan bus yang diatur setiap 30 menit mulai pukul 7.30 pp sampai pukul 14.00 WITA. dengan megoperasikan 11 buah bus. Pengaturan keberangkatan seperti itu dimanfaatkan oleh pegawai untuk berangkat ke kampus Bukit Jimbaran dengan bus terakhir, sementara waktu berangkat pulang berebut dengan bus yang pertama. Ini lebih diperburuk lagi dengan ulah para supir yang sering tidak mau menunggu pegawai yang masih mau melaksanakan tugas yang belum selesai, apalagi untuk menunggu dosen yang masih memberi kuliah sampai pukul 13.00 atau 14.00 WITA. Sehingga tidak jarang dosen terpaksa jalan kaki sekitar 2 km untuk mencari kendaraan umum. Ini tidak sesuai dengan ketentuan jam kerja perhari yang seharusnya 6 jam kerja sehari karena 6 hari kerja perminggu (4,5,7). Di samping itu kondisi ini sangat mengganggu proses belajar mengajar maupun pelayanan kepada civitas akademika serta masyarakat di kampus Bukit Universitas Udayana. Berbagai upaya telah dilakukan untuk menertibkan kehadiran pegawai maupun dosen khususnya di kampus Bukit Jimbaran seperti dengan memberi himbauan, peringatan oleh pimpinan ternyata masih belum memberikan hasil yang memuaskan. Hal demikian telah bertahun-tahun menjadi momok bahwa kalau Civitas Academika maupun masyarakat berurusan di kampus Bukit Jimbaran sebelum pukul 09.00 WITA dan setelah pukul 12.00 WITA akan siasia karena tidak akan menjumpai pegawai. Sementara biaya operasionaal bus cukup tinggi yang menjadi beban yang cukup menguras keuangan Universitas Udayana. Yang sangat menyedihkan adalah bahwa keberadaan pegawai di bukit sangat ditentukan oleh para supir bus, yang sering seenaknya. Melihat kondisi demikian sejak bulan Januari 2007 telah dilakukan pengaturan keberangkatan bus kampus. 2
3 Waktu berangkat pagi pukul 7.30-7.45 WITA bersamaan sebanyak 5 bus, sedangkan waktu pulang juga bersamaan pada pukul 13.30-14.00 WITA. Dengan demikian diharapkan kehadiran pegawai maupun dosen di kampus Bukit Jimbaran Lebih lama, sehingga proses belajar mengajar tidak terganggu. Makalah ini akan membahas kehadiran pegawai serta efisiensi biaya yang dicapai setelah dilakukan pengaturan keberangkatan bus kampus dari Kampus Sudirman ke kampus Bukit Jimbaran pp. 2 SUBJEK DAN METODA Subyek : pegawai kantor pusat di kampus Bukit Jimbaran Metoda : - Observasi dan dokumentasi kehadiran pegawai di kantor kampus Bukit Jimbaran - Data biaya bahan bakar yang dipakai bus kampus UNUD. selama bulan Januari-Desember 2006 dan 2007. - Data kehadiran pegawai Analisis : secara deskriptif 3 HASIL DAN PEMBAHASAN Dengan pengaturan keberangkatan bus kampus dari Kampus Sudirman sampai ke Kampus Bukit Jimbaran pp, maka bus yang berangkat setiap hari yang semula 11 bus per hari sekarang menjadi 5 bus. Bus biberangkatkan dua hari sekali selang seling. Dan dengan 5 bus ternyata telah mampu mengangkut semua pegawai yang memanfaatkan bus, karena sebagian pegawai menggunakan kendaraan sendiri. Dari ke lima bus tersebut keberangkatannya diatur bersamaan pada pukul 7.30-7.45 WITA, semua pegawai naik bus bersamaan beriringan. Diharapkan telah sampai pada pukul 8.00 WITA. Dalam praktenya sekarang pegawai telah sampai pada pukul 8.00-8.30 WITA tergantung kelancaran lalu-lintas sepanjang jalur Denpasar Bukit Jimbaran. Waktu pulang juga bersamaan dimana para pegawai telah naik bus dan berangkat mulai pukul 13.30-14.00 WITA. Dengan demikian jam kerja dapat ditingkatkan dari 3 jam menjadi 5-5,5 jam se hari. Jadi dengan pengaturan tersebut para pegawai maupun dosen sudah mengetahui dengan pasti keberangkatan bus sehingga tidak was- 3
4 was lagi ketinggalan bus. Kepastian tersebut memberikan ketenangan kerja sehingga diharapkan mampu meningkatkan kinerja pegawai maupun dalam proses belajar mengajar (2,4) Sejak pertengahan bulan April 2007 diterapkan absensi sidik jari yang dikaitkan dengan pemberian insentif pegawai sebesar Rp 10.000,- per hari ( 5 jam kerja), dan apabila kehadirannya kurang insentifnya juga berkurang. Dengan demikian diharapkan kehadiran pegawai setiap hari akan lebih lama dan diharapkan akan diikuti dengan peningkatan kinerja. Memang jelas dengan adanya insentif tersebut kehadiran pegawai di tempat kerja sudah ada mulai pukul 08.00-08.30 sampai pukul 13.00-13.30 WITA, bahkan yang membawa kendaraan sendiri sampai pukul 14.00 WITA atau lebih karena menyelesaikan pekerjaannya. Sedangkan untuk beberapa bagian seperti di perpustakaan, keuangan, perlengkapan dll masih diterapkan jam lembur mengingat mereka harus menyelesaikan pekerjaan hari itu. Jika ditinjau dari keberangkatan bus setiap hari yang sebelumnya 11 bus menjadi 5 bus dengan pengaturan selang seling keberangkatannya, berarti bus hanya berangkat setengah jumlah hari kerja setiap bulan. Dengan demikian pemakaian bahan bakarpun (solar) berkurang sehingga biaya operasional bus menurun. Data pemakaian bahan bakar sejak bulan Januaari-Desember 2007 dibandingkan dengan pemakaian bahan bakar pada bulan yang sama tahun 2006 disajikan pada tabel 1. Tabel 1 : Pemakaian bahan bakar (solar) dan biaya perawatan bus kampus Universitas Udayana selama bulan Januari s/d Desember 2006 dan 2007 TAH UN BBM (RUPIAH) PERAWAT AN (Rp) TOTAL (Rp) 2006 183.201.500 196.570.000 379.771.500 2007 119.841.000 163.703.000 283.544.000 PEN URU NA N 63.360.500 32.867.000 96.227.500 Dari tabel di atas tampak bahwa rerata pemakaian bahan bakar (solar) per bulan pada tahun 2006 dari bulan Januari s/d bulan Desember sebanyak 42.605 liter seharga Rp 183.201.500,-, sedangkan pada tahun 2007 pada bulan yang sama 27.870 liter seharga Rp 119.841.000,- Dengan demikian diperoleh rerata penurunan pemakaian bahan bakar sebanyak 14.735 liter atau penurunan 4
5 biaya bahan bakar sebanyak Rp 63.360.500,- setiap bulan. Sementara rerata biaya perawatan dari bulan Januari sampai Desember 2006 Rp.196.570.000,- dan selama tahun 2007 Rp.163.703.000,- Jadi mampu menekan pengeluaran (terdapat efisiensi) untuk bahan bakar dan biaya perawatan sebesar Rp.8.018.958,33 setiap bulan. Terdapat efisiensi yang sangat bermanfaat untuk pengembangan Universitas Udayana (6) Dengan adanya pemberian uang makan kepada seluruh PNS (pegawai dan dosen) serta pemberian insentif kepada pegawai dengan kontrol melalui absensi sidik jari maka kehadiran pegawai maupun dosen lebih baik. Ini diharapkan menjadi awal untuk peningkatan kinerja pegawai maupun dosen. Dengan demikian pengaturan keberangkatan bus, pemberlakuan absensi sidik jari disertai pemberian uang makan dan insentif memberikan dampak yang positif baik terhadap proses belajar mengajar mahasiswa, pencitraan public maupun untuk pengeluaran Universitas Udayana. 4 SIMPULAN DAN SARAN 4.1 SIMPULAN 4.1.1 Dengan pengaturan pemberangkatan bus bersamaan pada waktu berangkat dan waktu pulang ternyata dapat meningkatkan kehadiraan pegawai di kantor dari sekitar 3 jam menjadi 5-5,5 jam sehari. 4.1.2 Dapat menekan pemakaian bahan bakar (solar) sekitar 14.735 liter setiap tahun, yang berarti mampu menekan biaya BBM dan biaya perawatan bus Rp.8.018.958,33. setiap bulan. Jadi mampu meningkatkan efisiensi biaya operasional bus. 4.1.3 Pemberlakuan absensi sidik jari disertai pemberian uang makan dan insentif tampak dapat meningkatkan waktu kehadiran pegawai maupun dosen yang memberikan dampak positif baik terhadap proses belajar mengajar mahasiswa, serta pencitraan public Universitas Udayana. 4.2 SARAN 4.2.1 Penanaman disiplin terhadap pegawai maupun dosen untuk bisa hadir tepat waktu menjadi keharusan dalam upaya peningkatan mutu pendidikan. 5
6 4.2.2 Kontrol pimpinan terhadap pegawai dan dosen harus dilaksanakan secara kontinyu, disertai pemberian insenstif, penghargaan maupun sangsi menjadi bagian dari pelaksanaan control. 5 DAFTAR PUSTAKA Ergonomic. Francis & Taylor Inc. 5. Kroemer, K.H.E; Kroemer, H.B; Kroemer-Elbert, K.E. 1994. ergonomics. How to Design for Ease and Effisiency. Prentice Hall International, Inc. 1.Arya Sena, G.; Mandi,M.; Sutjana, D.P.; Adiputra, N. 2003. Upaya Penurunan Kepadatan lalu Lintas di Kota Denpasar Melalui pendekatan partisipasi. Disampaikan pada seminar Ergonomi di hotel Peninsula Jakarta. Diselenggarakan oleh Fakultas teknik Industri Universitas trauma Negara. 6. Jacobs, K. 1999. ergonomic for Therapists. Second Edition. Butterworth Heinemann. Boston. 23-44. 7. Suma mur, P.K. 1976. Higiene Perusahaan dan Kesehatan Kerja. Percetakan Gunung agung. Jakarta. 2. Anonym,2007. Program Kerja departemen Pendidikan nasional 2007. 3. Bridger, R.S.1995. Introduction To Ergonomics. McGRAW-HILL, INC.New York. 4. Grandjean, E. 1988. Fitting The Task To The Man. An Introduction to 6
7 BUS KAMPUS UNTUK TRANSPORTASI PEGAWAI 7