Materi 14 Controlling/Pengendalian: Dasar - Dasar Pengendalian Semua manajer harus melakukan pengendalian yang tepat yang dapat membantu menentukan kesenjangan kinerja tertentu dan area untuk perbaikan. 14.1 Apa itu Pengendalian dan Mengapa itu Penting? Apa itu pengendalian? Ini adalah proses pemantauan, membandingkan dan memperbaiki kinerja. Semua manajer harus melakukan pengendalian bahkan jika unit mereka melakukan seperti yang direncanakan karena mereka tidak bisa benar-benar tahu kecuali mereka telah mengevaluasi kegiatan apa yang telah dilakukan dan membandingkan kinerja aktual terhadap standar yang diinginkan. Kontrol yang efektif memastikan bahwa kegiatan selesai dilaksanakan dengan cara-cara yang mengarah pada pencapaian tujuan. Apakah pengendalian itu efektif atau tidak, ditentukan oleh seberapa baik mereka membantu karyawan dan manajer mencapai tujuan mereka. Mengapa pengendalian itu penting? Perencanaan bisa dilakukan, struktur organisasi bisa diciptakan untuk memfasilitasi pencapaian tujuan yang efisien dan karyawan bisa termotivasi melalui kepemimpinan yang efektif. Tapi tidak ada jaminan bahwa kegiatan berjalan sesuai rencana dan bahwa tujuan yang dituju karyawan dan manajer, pada kenyataannya, tercapai. Pengendalian itu penting, oleh karena itu merupakan satu-satunya cara manajer mengetahui apakah tujuan organisasi terpenuhi dan jika tidak, alasannya dapat ditemukan. Nilai fungsi pengendalian dapat dilihat dalam tiga bidang yang spesifik: perencanaan, pemberdayaan karyawan dan melindungi tempat kerja. Dalam Materi 7, kita telah membahas tujuan, yang memberikan arahan khusus untuk karyawan dan manajer, sebagai dasar dari perencanaan. Namun, hanya menyatakan tujuan atau memiliki pegawai yang menerima tujuan tidak menjamin bahwa tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut telah diambil. Seperti pepatah lama: "Rencana terbaik pun sering gagal." Manajer yang efektif menindaklanjuti untuk memastikan bahwa apa yang seharusnya dilakukan karyawan, pada kenyataannya, sedang dilakukan dan tujuan telah tercapai. Sebagai langkah terakhir dalam proses manajemen, pengendalian menyediakan hubungan penting kembali ke perencanaan (Lihat Gambar 18-1). Jika manajer tidak melakukan pengendalian, mereka tidak akan mengetahui apakah tujuan dan rencana mereka telah tercapai dan tindakan masa depan apa yang harus dilakukan. Gambar 18-1 Hubungan antara Planning/Perencanaan dan Controlling/Pengendalian Planning/Perencanaan Goals/Tujuan Objectives/Sasaran Controlling/Pengendalian Standards/Standar Measurements/Pengukuran Comparisons/Perbandingan Actions/Tindakan Strategies/Strategi Plans/Rencana Leading/Memimpin Motivation/Motivasi Leadership/Kepemimpinan Communication/Komunikasi Organizing/Pengorganisasian Structure/Structure Human Resource Manajemen/ Manajemen SDM (Sumber Daya Manusia)
Alasan kedua mengapa pengendalian itu penting adalah karena pemberdayaan karyawan. Banyak manajer enggan untuk memberdayakan karyawan karena takut sesuatu yang salah terjadi dan mereka akan bertanggung jawab. Tapi sistem pengendalian yang efektif dapat memberikan informasi dan umpan balik terhadap kinerja karyawan dan meminimalkan kemungkinan timbulnya masalah. Alasan terakhir adalah untuk melindungi organisasi dan aset-asetnya. Lingkungan saat ini membawa ancaman yang diperkuat dari bencana alam, skandal keuangan, kekerasan di tempat kerja, gangguan rantai pasokan (supply chain), pelanggaran keamanan dan bahkan kemungkinan serangan teroris. Manajer harus melindungi aset organisasi apabila hal-hal tersebut terjadi. Pengendalian yang komprehensif dan rencana cadangan akan membantu memastikan minimalnya gangguan kerja. 14.2 Proses Pengendalian Proses pengendalian adalah proses tiga langkah untuk mengukur kinerja aktual, membandingkan kinerja aktual terhadap standar dan mengambil tindakan untuk memperbaiki penyimpangan atau mengatasi standar yang tidak memadai (Lihat Gambar 18-2). Proses kontrol mengasumsikan bahwa standar kinerja sudah ada, yang merupakan tujuan spesifik yang dibuat selama proses perencanaan. Gambar 18-2 Proses Pengendalian Mengukur Kinerja Aktual Tujuan & Sasaran Membandingkan Kinerja Aktual dengan Standar Melakukan Tindakan 14.2.1 Langkah 1 Mengukur Kinerja Aktual Untuk menentukan apa itu kinerja yang sebenarnya, seorang manajer harus terlebih dahulu mendapatkan informasi tentang hal itu. Dengan demikian, langkah pertama dalam pengendalian adalah pengukuran. Bagaimana Cara Melakukan Pengukuran? Empat pendekatan yang digunakan oleh para manajer untuk mengukur dan melaporkan kinerja aktual adalah pengamatan pribadi, laporan statistik, laporan lisan dan laporan tertulis. Kebanyakan manajer menggunakan kombinasi pendekatan tersebut. Apa yang akan Kita Ukur? Apa yang diukur mungkin lebih penting dalam proses pengendalian daripada bagaimana hal tersebut diukur. Mengapa? Karena memilih kriteria yang salah dapat menimbulkan masalah serius. Selain itu, apa yang diukur sering menentukan apa yang akan dilakukan karyawan. Kriteria pengendalian apa yang mungkin digunakan oleh manajer? Beberapa kriteria pengendalian dapat digunakan untuk setiap situasi dalam manajemen. Misalnya, semua manajer berurusan dengan orang-orang, sehingga kriteria seperti kepuasan karyawan atau turnover dan tingkat absensi dapat diukur. Menjaga biaya agar sesuai anggaran juga merupakan ukuran pengendalian yang cukup umum. Kriteria kontrol lainnya harus melihat kegiatan berbeda yang diawasi manajer. Misalnya, seorang manajer di sebuah lokasi pengiriman pizza mungkin menggunakan ukuran seperti jumlah pizza yang diantar per hari, waktu pengiriman rata-rata atau
jumlah kupon yang ditebus. Seorang manajer di instansi pemerintah bisa menggunakan jumlah aplikasi yang diketik per hari, permintaan pelanggan yang selesai per jam atau rata-rata waktu untuk memproses dokumen. Sebagian besar aktivitas kerja dapat dinyatakan dalam istilah yang dapat diukur. Namun, manajer harus menggunakan ukuran subjektif ketika mereka tidak bisa melakukan hal tersebut. Meskipun ukuran-ukuran tersebut mungkin memiliki keterbatasan, hal ini lebih baik daripada tidak memiliki ukuran standar sama sekali dan tidak melakukan pengendalian. 14.2.2 Langkah 2 Membandingkan Kinerja Aktual dengan Standar Langkah ini menentukan perbedaan antara kinerja aktual dan standarnya. Meskipun beberapa perbedaan dalam kinerja dapat diharapkan dalam semua kegiatan, sangat penting untuk menentukan batas perbedaan yang dapat diterima. Perbedaan di luar batas ini lalu perlu mendapat perhatian. 14.2.3 Langkah 3 Melakukan Tindakan Manajer dapat memilih di antara tiga tindakan yang mungkin: tidak melakukan apa-apa, memperbaiki kinerja aktual atau merevisi standar. Karena "tidak melakukan apa-apa" sudah cukup jelas, mari kita lihat dua yang lainnya. Memperbaiki Kinerja Aktual Pelatih olahraga memahami pentingnya memperbaiki kinerja aktual. Selama permainan, mereka akan sering mengoreksi tindakan pemain. Tapi jika masalahnya adalah berulang atau mencakup lebih dari satu pemain, mereka akan mencurahkan waktu selama latihan sebelum pertandingan berikutnya untuk mengoreksi tindakan tersebut. Hal yang sama juga perlu dilakukan oleh manajer. Tergantung pada apa masalahnya, manajer bisa mengambil tindakan perbaikan yang berbeda. Misalnya, jika pekerjaan yang tidak memuaskan adalah sebab adanya perbedaan kinerja dengan standar, manajer bisa memperbaikinya dengan hal-hal seperti program pelatihan, tindakan disipliner, perubahan dalam praktek kompensasi dan sebagainya. Keputusan yang harus dibuat seorang manajer adalah apakah untuk mengambil tindakan perbaikan segera, yang mengoreksi masalah saat itu untuk mendapatkan kinerja kembali ke jalur, atau menggunakan tindakan korektif dasar, yang melihat bagaimana dan mengapa kinerja tersebut menyimpang sebelum mengoreksi sumber penyimpangan. Sudah biasa bagi para manajer untuk berpikir bahwa mereka tidak punya waktu untuk menemukan sumber masalah (tindakan korektif dasar) sehingga mereka terus-menerus "memadamkan api" dengan tindakan perbaikan segera. Para manajer yang efektif menganalisa penyimpangan dan jika manfaat membenarkannya, meluangkan waktu untuk menentukan dan memperbaiki penyebab dari penyimpangan tersebut. Merevisi Standar Ada kemungkinan bahwa perbedaan tersebut adalah hasil dari standar yang terlalu rendah atau terlalu tinggi dari suatu tujuan. Dalam situasi itu, yang membutuhkan tindakan korektif adalah standarnya, bukan kinerjanya. Jika kinerja secara konsisten melebihi tujuan, maka manajer harus melihat apakah tujuannya terlalu mudah dan perlu ditingkatkan. Di sisi lain, manajer harus berhati-hati dalam merevisi standar ke bawah. Sangat lazim untuk menyalahkan tujuan ketika seorang karyawan atau tim tidak mencapainya. Misalnya, siswa yang mendapat skor rendah pada tes sering menyalahkan soal ujian yang terlalu sulit. Alih-alih menerima kenyataan bahwa kinerja mereka tidak memadai, mereka akan berpendapat bahwa standar tersebut tidak masuk akal. Demikian juga, penjual yang tidak memenuhi kuota bulanan mereka sering ingin menyalahkan apa yang mereka pikir kuota yang tidak realistis. Intinya adalah bahwa ketika kinerja tidak mencapai standar, jangan langsung menyalahkan tujuan atau standar tersebut. Jika Anda yakin standar tersebut realistis, adil dan dapat dicapai, beritahukan karyawan bahwa Anda mengharapkan pekerjaan mereka di masa
depan harus meningkatkan dan kemudian mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk membantu membuat hal itu terjadi. 14.3 Pengendalian Kinerja Organisasi Manajer di semua jenis organisasi bertanggung jawab untuk mengelola kinerja organisasi tersebut. 14.3.1 Apa Itu Kinerja Organisasi? Bila Anda mendengar kata kinerja, apa yang Anda pikirkan? Apakah itu indahnya pergelaran orkestra masyarakat setempat di malam musim panas? Apakah itu perjuangan seorang atlet Olimpiade yang berjuang untuk garis finish dalam lomba lari? Kinerja adalah semua hal-hal ini. Ini adalah hasil akhir dari suatu kegiatan. Dan apakah kegiatan itu merupakan jam latihan yang intens sebelum konser atau lomba atau apakah itu melaksanakan tanggung jawab pekerjaan seefisien dan seefektif mungkin, kinerja adalah hasil dari kegiatan itu. Manajer harus memperhatikan kinerja organisasi, yakni akumulasi hasil dari semua kegiatan kerja organisasi. Ini adalah konsep multifaset, namun manajer perlu memahami faktor-faktor yang berkontribusi terhadap kinerja organisasi. Tidaklah mungkin bahwa mereka ingin (atau berniat) untuk mengelola organisasi mereka untuk berkinerja biasa-biasa saja. Mereka ingin organisasi mereka, unit kerja atau kelompok kerja untuk mencapai tingkat kinerja yang tinggi. 14.3.2 Ukuran dari Kinerja Organisasi Semua manajer harus tahu mana ukuran yang akan memberi mereka informasi yang mereka butuhkan tentang kinerja organisasi. Yang umum digunakan termasuk produktivitas organisasi, efektivitas organisasi dan peringkat industri & perusahaan. Produktivitas Organisasi Produktivitas adalah jumlah barang atau jasa yang dihasilkan dibagi dengan input yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Organisasi dan unit kerja ingin menjadi produktif. Mereka ingin menghasilkan barang dan jasa sebanyaknya dengan menggunakan jumlah input sedikitnya. Output diukur dengan pendapatan penjualan yang diterima organisasi pada saat barang dijual (harga jual x jumlah barang terjual). Input diukur dengan biaya untuk mengadakan dan merubah sumber daya menjadi output. Adalah tugas manajemen untuk meningkatkan rasio ini. Tentu saja, cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menaikkan harga output. Namun, dalam lingkungan yang kompetitif saat ini, itu mungkin tidak menjadi pilihan. Satu-satunya pilihan lain adalah untuk mengurangi sisi input. Bagaimana? Dengan menjadi lebih efisien dalam melakukan pekerjaan dan dengan demikian mengurangi biaya organisasi. Efektivitas Organisasi Efektivitas organisasi adalah ukuran dari seberapa sesuai tujuan organisasi dan seberapa baik tujuan tersebut terpenuhi. Itulah yang harus digaris bawahi manajer dan yang memandu keputusan manajer dalam merancang strategi dan kegiatan kerja dan dalam mengkoordinasikan kerja karyawan. Peringkat Industri dan Perusahaan Peringkat adalah cara yang populer bagi para manajer untuk mengukur kinerja organisasi mereka. Peringkat ditentukan oleh ukuran kinerja yang spesifik, yang berbeda untuk setiap daftar. Misalnya, Fortune s Best Companies to Work For/Perusahaan Terbaik untuk Bekerja dipilih dari jawaban yang diberikan oleh ribuan karyawan yang dipilih secara acak pada kuesioner yang disebut "The Great Place to Work Trust Index " dan pada bahan yang diisi oleh ribuan manajer perusahaan termasuk
audit budaya perusahaan yang diciptakan oleh Great Place to Work Institute. Peringkat ini memberikan manajer (dan pihak lainnya) indikator seberapa baik kinerja perusahaan mereka dibandingkan dengan lainnya. Hasil Pembelajaran dari Materi 14: 1. Jelaskan mengenai pengendalian dan mengapa penting melakukan hal itu. 2. Jelaskan tiga langkah dalam melakukan proses pengendalian. 3. Jelaskan bagaimana kinerja organisasi diukur. Referensi dari Materi 14: Chapter/Bab 18 - Robbin and Coulter (2012), Management, Upper Saddle River, 11th Editions, New Jersey, Prentice Hall.