BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Berdasarkan perkembangan teknologi yang ada sekarang ini, banyak perusahaan yang dibangun dan dibentuk dengan mengandalkan serta memanfaatkan teknologi. Information and Technology (IT) sangat diperlukan dan mempunyai peran penting bagi seluruh perusahaan, hal tersebut menunjukkan bahwa pengaruh perkembangan IT saat ini semakin meningkat, banyak perusahaan- perusahaan besar bersaing dengan mengedepankan teknologi informasi yang mereka gunakan, perkembangan IT membawa dampak bagi lingkungan bisnis perusahaan menjadi lebih dinamis. Perkembangan IT memberikan suatu perubahan yang sangat radikal dalam kinerja suatu organisasi perusahaan baik dalam kualitas, biaya, kecepatan maupun pelayanan. Banyak perusahaan yang berkembang karena mengandalkan sistem perusahaan dengan menggunakan teknologi. Tidak hanya perusahaan besar dan ternama yang menggunakan teknologi, perusahaan menengah dan kecilpun sekarang sudah menggunakan teknologi, walaupun tidak serumit dan secanggih teknologi yang digunakan oleh perusahaan besar. Salah satu cara untuk dapat memperoleh kesuksesan dalam persaingan bisnis saat ini adalah dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efektif dan efisien dalam proses bisnis yang ada yaitu dengan menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Enterprise Resource Planning merupakan suatu sistem hasil dari perkembangan teknologi dan informasi sebagai penyedia sistem informasi yang 1
2 mengintegrasikan antar divisi dalam suatu perusahaan seperti divisi pembelian, pemasaran, produksi, keuangan, persediaan, sumber daya manusia dan berbagai divisi lainnya sehingga informasi yang dihasilkan dapat real- time dan pengambilan keputusan yang tepat. Pengintegrasian sistem dengan menggunakan aliran dan rangkaian teknologi sangat dibutuhkan agar dapat dilakukan suatu proses yang lebih optimal dan lebih efisien. Penggunaan teknologi ERP dapat mempercepat informasi yang didapat sehingga proses bisnis serta pengambilan keputusan yang terjadi dapat lebih cepat dan akurat. Sistem ERP lebih mengedepankan suatu proses yang dirancang untuk mengelola suatu transaksi perusahaan, selain itu ERP juga menyediakan suatu fasilitas perencanaan, produksi, maupun pelayanan yang real time dan diantara semua proses bisnis perusahaan menjadi suatu kesatuan proses yang saling terintegrasi yang dapat memberikan keefisienan maupun keefektifan proses bisnis perusahaan. Namun, masih banyak perusahaan yang gagal dalam menerapkan sistem ERP seperti kegagalan mengakomodasi evolusi proses bisnisnya karena mempertahankan sistem yang masih terlalu konvensional dan sama sekali tidak dapat beradaptasi dengan konsep ERP. Perusahaan harus menyelaraskan kembali visi dan misi serta proses bisnis di dalam menanggapi lingkungan pasar yang selalu berubah untuk mencapai sistem ERP yang optimal. Menanggapi hal-hal yang sudah di jelaskan sebelumnya bahwa PT. Tink Tank Solusindo merupakan salah satu perusahaan yang memanfaatkan perkembangan IT dan penginterasian suatu proses bisnis dengan ERP, karena perusahaan ini bergerak dibidang IT Consultant secara tidak langsung perusahaan ini sangat membutuhkan dan mengelola teknologi. Perusahaan consultant ini memiliki suatu produk yang dapat mengintegrasikan proses bisnis.
3 Perkembangan IT yang meningkat pesat menimbulkan adanya Cloud Computing yang melibatkan Cloud sebagai tempat penyimpanan data dan akses software, begitu juga dengan PT. Tink Tank Solusindo yang memiliki suatu software yang mengkombinasikan antara cloud computing dengan ERP sehingga menjadi suatu sistem yang disebut Software ERP berbasis Cloud Computing. Acumatica adalah temuan pertama software ERP yang berbasis Cloud Computing. Dalam Jurnal Acumatica Based on Cloud Computing Recognized as a Red Herring Top 100 Global Tech Company- 2012 dikatakan bahwa Acumatica, a provider of Cloud ERP software, announced it was recognized as a top 100 Global company by Red Herring. According to a release, the honor distinguishes Acumatica among thousands of applicants and places it in elite company. Red Herring editors were among the first to recognize that companies such as Facebook, Twitter, Google, Yahoo, Skype, Salesforce.com, YouTube, and ebay would change the way we live and work. "Choosing the best out of the previous two years was by no means a small feat," said Alex Vieux, Chairman of Red Herring. "After rigorous contemplation and discussion, we narrowed down our list from 1,100 potential companies to 100 winners. It was an extremely difficult process. Acumatica should be extremely proud of its achievement, the competition for the Top 100 was fierce. The Top 100 Global are truly the best of the best." Red Herring's editorial staff evaluated Acumatica on both quantitative and qualitative criteria, such as financial performance, technology innovation, management quality, strategy, and market penetration. This assessment of potential is complemented by a review of the track record and standing of company relative to their sector peers, allowing Red Herring to see past the "buzz" and make the list a valuable instrument of discovery and advocacy for the
4 most innovative new business models in North America. "Red Herring's Global 100 list has become a mark of distinction for identifying promising companies that are changing global business," said Ezequiel Steiner, CEO at Acumatica. "Our Cloud ERP software has revolutionized the way mid-sized businesses manage their operations by allowing them to act on real-time data. Unlike early cloud solutions, Acumatica allows customers to run their software on-premise, hosted, or as a managed service (SaaS)." Acumatica memiliki keunggulan dalam menyediakan kebutuhan teknologi yang semakin praktis namun tanpa mengurangi kemampuan efektivitas dan efisiensinya dalam mengintegrasikan proses bisnis tiap divisi dalam perusahaan. Acumatica ini merupakan salah satu produk yang dimiliki oleh PT. Tink Tank solusindo. PT. Tink Tank Solusindo ini sudah memiliki beberapa Client yang memiliki ketertarikan dalam melibatkan proses bisnis perusahaan Client dengan produk Acumatica ini, sudah banyak pengimplementasian produk yang dimiliki perusahaan ini di beberapa perusahaan menengah ke atas, tidak ada kekhawatiran Client dalam implementasi dari sistem lama ke sistem baru dengan menggunakan software Acumatica. Acumatica memiliki beberapa modul diantaranya yaitu Order Management, Inventory Management, Financial Accounting, Purchase Management, Account Receivable, Project Management dan sebagainya. Dalam periode Agustus 2012 ini, PT. Tink Tank solusindo memulai kontrak dengan Client barunya yaitu sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan sparepart mobil yaitu PT. Client (nama disamarkan). Dengan kemajuan bisnisnya yang semakin besar, PT. Client sangat membutuhkan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan semua divisinya dan mengefektifkan semua
5 proses bisnisnya. Untuk itu PT. Tink Tank Solusindo akan menjadi konsultan dalam pengimplementasian software ERP Acumatica pada PT. Client tersebut. Berdasarkan uraian di atas, penulis yang melakukan internship pada PT. Tink Tank Solusindo dilibatkan dalam implementasi software cloud ERP ini pada PT. Client khususnya pada modul Order dan Inventory Management, sehingga penulis ingin mengangkat pembahasan impelementasi tersebut ke dalam penulisan skripsi dengan judul IMPLEMENTASI SOFTWARE ERP BERBASIS CLOUD COMPUTING UNTUK MODUL INVENTORY DAN ORDER MANAGEMENT PADA PT. TINK TANK SOLUSINDO. 1.2 Ruang Lingkup Setelah mengetahui uraian konsep software ERP Berbasis Cloud Computing pada sub bab latar belakang di atas, maka semakin jelas pentingnya software ini untuk diterapkan dalam suatu perusahaan. Software ERP Berbasis Cloud Computing yang akan diimplementasikan adalah Acumatica. Acumatica adalah aplikasi software ERP Berbasis Cloud Computing pertama yang disesuaikan dan dirancang untuk perusahaan tingkat menengah. Pada Acumatica ini salah satunya terdapat modul distribution management suite yang di dalamnya terdiri dari modul inventory management, purchasing, order management, dan requisition management. Dengan adanya berbagai keterbatasan waktu, biaya, sumber informasi, dan tenaga, dan terkait dengan metodologi yang digunakan dalam pengimplementasian Acumatica ini, maka kami selaku tim penulis, melalui segala pertimbangan yang telah diuraikan sedemikian rupa di atas, berinisiatif
6 untuk menyusun skripsi dalam batasan/ fokus pada ruang lingkup konfigurasi (tidak termasuk kustomisasi): - Modul System Management - Modul Configuration Setting - Modul General Ledger - Modul Cash Management - Modul Account Receivable - Modul Inventory management yang berkaitan dengan order management - Modul Sales Order management 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah : a. Menyusun perencanaan persiapan proyek implementasi software ERP Berbasis Cloud Computing pada software Acumatica terhadap modul Sales Order dan Inventory Management pada PT Client. b. Menganalisa proses bisnis dan user requirement pada modul Sales Order Management dan Inventory Management pada PT Client. c. Merancang proses bisnis yang disesuaikan dengan user requirement pada PT. Client. d. Melakukan konfigurasi software ERP Berbasis Cloud Computing pada software Acumatica agar sesuai dengan proses bisnis yang disetujui. Manfaat yang dihasilkan dari penyusunan skripsi ini adalah: a. Memberikan panduan waktu pengerjaan proyek secara keseluruhan. b. Memahami proses bisnis pada modul Sales Order Management dan Inventory Management pada PT Client.
7 c. Memperoleh proses bisnis yang disetujui oleh pihak PT Tink Tank Solusindo dan PT Client d. Software Acumatica terkonfigurasi dan tersetting sesuai dengan proses bisnis yang telah disetujui tersebut. 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan untuk melakukan penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut : a. Metodologi Pengumpulan Data Metodologi Studi Pustaka Metode ini digunakan untuk mengumpulkan teori-teori yang berhubungan dengan tema yang disajikan, dengan mempelajari literaturliteratur yang berhubungan dengan sistem software ERP Berbasis Cloud Computing. Metode Studi Lapangan Metode ini dilakukan dengan cara terjun langsung ke lapangan untuk mendapatkan data serta informasi yang dibutuhkan, antara lain melalui: - Wawancara Mengadakan tanya jawab dengan pihak- pihak terkait mengenai berbagai hal seputar topik skripsi berdasarkan pertanyaanpertanyaan yang telah dipersiapkan terlebih dahulu untuk mendapatkan informasi yang maksimal mengenai gambaran umum perusahaan dan masalah- masalah yang dihadapi sehubungan dengan topik skripsi. - Observasi
8 Melakukan pengamatan langsung untuk mendapatkan informasi yang rinci mengenai kegiatan bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dalam kesehariannya. - Review Dokumentasi Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen transaksi perusahaan yang berkaitan (yang diijinkan) yang akan dijadikan sebagai bahan temuan dan acuan dalam melakukan perbaikan sebagaimana diperlukan. Internship Melakukan internship di PT. Tink Tank Solusindo, dengan tujuan untuk memaksimalkan penyusunan skripsi ini, dengan ikut terlibat langsung dalam melakukan tahap impelementasi. b. Metodologi Implementasi Metodologi yang akan kami gunakan untuk implementasi sistem software ERP Berbasis Cloud Computing dengan menggunakan software Acumatica pada PT. Client adalah Accelerated SAP (ASAP). ASAP dipilih sebagai metodologi dalam implementasi ini karena merupakan metodologi standar yang umum digunakan untuk melakukan implementasi sistem berbasis ERP, dengan tahap- tahap sebagai berikut: Preparation Blueprint Realization 1.5 Sistematika Penulisan
9 Untuk mempermudah penelitian dan pemahaman akan skripsi yang hendak disusun ini, berikut merupakan gambaran singkat mengenai keseluruhan pembahasan kami yang terdiri dari 5 bab yaitu: BAB 1 Pendahuluan Bab ini merupakan pendahuluan yang menggambarkan latar belakang dari pengambilan topik implementasi software Acumatica, ruang lingkup implementasi dengan metodologi ASAP, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian yang dipilih serta sistematika penulisan. BAB 2 Landasan Teori Bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan proyek yang dilakukan. Teori tersebut diperoleh dari berbagai sumber literatur dan digunakan sebagai acuan untuk pembuatan kesimpulan atas penelitian yang dilakukan. BAB 3 Analisis Sistem Berjalan Bab ini menjelaskankan tentang latar belakang berdirinya perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan proses bisnis yang sedang dijalankan oleh perusahaan sebelum menerapkan software Acumatica. BAB 4 Implementasi Acumatica ERP Software Based on Cloud Computing untuk Modul Inventory dan Order Management dengan ASAP Methodology Bab ini menguraikan hasil dari internship penulis dalam project implementasi Acumatica software ERP Berbasis Cloud Computing pada modul Inventory dan Order management yang telah dilaksanakan dengan menggunakan ASAP sebagai metodologi implementasi hingga tahap realisasi.
10 BAB 5 Simpulan dan Saran Bab ini merupakan penutup yang berisikan simpulan dari keseluruhan isi laporan atas implementasi project yang dilakukan, beserta saran- saran untuk tindak lanjut yang lebih baik dari hasil implementasi.