UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS (UniMAP) MANUAL PENGGUNA SISTEM eqdoc PELULUS (PENGURUSAN TERTINGGI) Kel: 01/2010 Pindaan: 0 Tarikh: 29/01/2010
ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1 SENARAI PEMILIK DAN PELULUS PROSES MS/ISO 9001:2008, UniMAP 3-6 2 SENARAI PENGERUSI SPK MS/ISO 9001:2008 SETIAP PTj, UniMAP 7-8 3 TERMINOLOGI SISTEM eqdoc 9 4 ALIRAN KERJA KESELURUHAN SISTEM eqdoc 10-13 ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN BARU 10-11 ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN PINDAAN 12-13 5 ALIRAN KERJA PELULUS (PENGURUSAN TERTINGGI) 14-26 2
Kel: 01/2009 Pindaan: 0 Tarikh: 1/12/2009 MANUAL KUALITI SENARAI PEMILIK DAN PELULUS PROSES MS/ISO 9001:2008, UniMAP Bil Prosedur Pemilik Proses PTj Pelulus Proses PTj 1 Manual Kualiti ABDUL AZIZ MAHMUDDIN Y. BHG. BRIGEDIER JENERAL DATO PROF. DR. KAMARUDIN HUSSIN CANSELORI PROSEDUR WAJIB Bil Prosedur Pemilik Proses PTj Pelulus Proses PTj 1 Kawalan MOHAMAD HANIF MOHAMAD ISA ABDUL AZIZ MAHMUDDIN 2 Kawalan Rekod MOHAMAD HANIF MOHAMAD ISA ABDUL AZIZ MAHMUDDIN 3 Audit Dalam ABDUL GHANI FATHIL ABDUL AZIZ MAHMUDDIN 4 Kawalan Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi ABDUL GHANI FATHIL PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN BIOPROSES 5 Tindakan Pembetulan ABDUL GHANI FATHIL ABDUL AZIZ MAHMUDDIN 6 Tindakan Pencegahan ABDUL GHANI FATHIL ABDUL AZIZ MAHMUDDIN PROSEDUR OPERASI Bil Prosedur Pemilik Proses PTj Pelulus Proses PTj 1 2 Cadangan Program Akademik Baru Penawaran Kursus Baru FAUZI BAHAROM FAUZI BAHAROM PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN BIOPROSES BIOPROSES 3
3 Pengunjuran Pelajar Baru RUZALINA IBNU RUSLAN 4 Pengambilan Pelajar Baru RUZALINA IBNU RUSLAN 5 Pendaftaran Pelajar Baru RUZALINA IBNU RUSLAN 6 Pendaftaran Kursus Pelajar RUZALINA IBNU RUSLAN 7 Pengecualian Unit 8 9 10 11 12 Pertukaran Program Pengajian Cuti Dengan Kebenaran/Tangguh Penggajian Penyediaan Jadual Waktu Perancangan Dan Penyediaan Pengajaran Penyediaan Portfolio Rekod Pengajaran 13 Pengendalian Kuliah 14 15 16 Pengendalian Makmal Dan Bengkel Penilaian Makmal Dan Bengkel Pengurusan Buangan Terjadual NORREN SHARIZA MOHAMED MOKHTAR NORREN SHARIZA MOHAMED MOKHTAR NORREN SHARIZA MOHAMED MOKHTAR FAUZI BAHAROM PROF. MADYA SYAHAROM ABDULLAH PROF. MADYA SYAHAROM ABDULLAH PROF. MADYA SYAHAROM ABDULLAH NOOR AZIANA IBERAHIM NOOR AZIANA IBERAHIM NORAZAM ABDUL RASHID PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN PUSAT PUSAT PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR ( PENYELIDIKAN DAN INOVASI ) PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN PROF. MADYA ABDUL RAHMAN MOHD SAAD PROF. MADYA ABDUL RAHMAN MOHD SAAD LT. KOL. (B) AZUDDIN B. BAHARI BIOPROSES BIOPROSES BIOPROSES BIOPROSES KOMPUTER & PERHUBUNGAN KOMPUTER & PERHUBUNGAN UNIT KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN 17 Pinjaman Bahan Melalui Kaunter NAZIRAH ZAINUL ABIDIN PERPUSTAKAAN MAZMIN MAT AKHIR PERPUSTAKAAN 18 Pembaharuan Pinjaman NAZIRAH ZAINUL ABIDIN PERPUSTAKAAN MAZMIN MAT AKHIR PERPUSTAKAAN 4
19 Pemulangan Bahan NAZIRAH ZAINUL ABIDIN PERPUSTAKAAN MAZMIN MAT AKHIR PERPUSTAKAAN 20 21 22 23 24 25 26 Ujian Pertengahan Semestar Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Tahun Semestar Jadual Waktu Pengawas Peperiksaan Penyedian Soalan Peperiksaan Dan Proses Vetting Menghalang Pelajar Menduduki Peperiksaan Pengendalian Peperiksaan Akhir Tahun Memasukkan Markah Dan Pengumuman Keputusan Peperiksaan Semestar PROF. MADYA SYAHAROM ABDULLAH OSMAN AHMAD OSMAN AHMAD PROF. MADYA SYAHAROM ABDULLAH OSMAN AHMAD OSMAN AHMAD RAHAIDA AB RAHIM PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN BIOPROSES BIOPROSES 27 Rayuan Semakan Semula Kursus RAHAIDA AB RAHIM 28 29 30 31 Pengurusan Projek Tahun Akhir Penilaian Latihan Industri Pengurusan Aktiviti Kokurikulum Pelajar Pengambilan Pensyarah Pelawat PROF. MADYA SYAHAROM ABDULLAH MOHD NIZAM ISMAIL ISMA IRINI SHAFIE FAUZI BAHAROM PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN PUSAT KERJASAMA INDUSTRI PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN DR. YUFRIDIN WAHAB DR. HAZRY DESA PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN BIOPROSES MIKROELEKTRONIK MEKATRONIK BIOPROSES 32 Pengambilan Pemeriksa Luar OSMAN AHMAD 33 Pengkelasan Dan Pengijazahan WARDAH HANIM MD NOR 34 Konvokesyen WARDAH HANIM MD NOR 5
PROSEDUR SOKONGAN Bil Prosedur Pemilik Proses PTj Pelulus Proses PTj 1 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan ABDUL GHANI FATHIL ABDUL AZIZ MAHMUDDIN 2 3 Pengurusan & Penyelenggaraan Kenderaan Pengurusan & Penyelenggaraan UDC ROSFARIZAL ABD MANAN ROSFARIZAL ABD MANAN PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN PROF. MADYA MAZELAN ABDUL HAMID PROF. MADYA MAZELAN ABDUL HAMID PEMBUATAN PEMBUATAN 4 Perolehan Peralatan RUSDI PUTEH BENDAHARI SAODAH HASSAN BENDAHARI 5 Pengendalian Aduan & Maklumbalas Pelanggan MOHAMAD HANIF MOHAMAD ISA ABDUL AZIZ MAHMUDDIN 6 Pembaikan Berterusan ABDUL GHANI FATHIL ABDUL AZIZ MAHMUDDIN 7 Analisa Data MOHAMMAD REZAL HAMZAH ABDUL AZIZ MAHMUDDIN 8 Pengurusan Latihan RUSWAHIDA IBNU RUSLAN 9 Pengurusan & Penyelenggaraan Kemudahan ICT RHAFIZUAN RUSLI PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI NASRUDIN ABD SHUKOR PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI 6
Kel: 01/2009 Pindaan: 0 Tarikh: 1/12/2009 SENARAI PENGERUSI SPK MS/ISO 9001:2008 SETIAP PTj, UniMAP Bil PTJ Dekan/Ket. Jabatan 1 PPK Mikroelektronik 2 PPK Pembuatan 3 PPK Alam Sekitar PM Dr. Johari Adnan Prof. Dr. Zuraidah Bt Mohd Zain Dr. Khairul Nizar B. Ismail Email Dekan/Ket. Jabatan johari zuraidah nizar Pengerusi SPK Telefon Email Dr. Mukhzeer B. Mohamad Shahimin Pn. Noraizedfiza Bt. Zainon En. Che Zulzikrami Azner B. Abidin 010-2269448 mukhzeer 019- nooraizedfiza 5087231 / 1805 019-4401278 zulzikrami 4 PPK Bahan Dr. Khairel Rafezi B. Ahmad rafezi En. Luqman B. Musa 04-9798949 luqman 5 PPK Komputer & Perhubungan PM Dr. R Badlishah B. Ahmad badli Pn. Aini Syuhada bt. Md. Zain ainisyuhada 6 PPK Sistem Elektrik Prof. Dr. Ismail B. Daut ismail.daut En. Muhammad Shakir B. Laili 017-6856157 mshakir 7 PPK Mekatronik PM Dr. Abdul Hamid B. Adom abdhamid 8 PPK Bio Proses PM Dr. Mohamed Zulkali B. Mohamed Daud zulkali 9 PKKK Dr. Hazry B. Desa hazry En. Adi Anuar B. Azmin@Che Wan 019-4485074 adianuar 10 IMK PM Abdul Halim B. Abdul abdhalim Cik Siti Jasmida Bt. Jamil 04-9853149 jasmida 11 Pusat Kejuruteraan PM Abdul Rahman B. Mohd Saad abd.rahman 12 Bendahari Pn. Saodah Bt. Hassan saodah Pn. Saodah Bt. Hassan saodah 13 Perpustakaan Pn. Mazmin Bt. Mat Akhir mazmin En. Md. Nizam B. Azid nizam 7
14 Pendaftar Tn. Hj. Rusli B. Haji Abdul Hamid rusli 15 Pusat Kerjasama Industri Dr. Yufriddin B. Wahab yufridin E. Mohd. Nizam B. Ismail m.nizam 16 Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi En. Nasrudin bin Abdul Shukor nashukor En. Rhafizuan B. Rusli 012-4608748 rhafizuan 17 Pembangunan PM Mazelan B. Abdul Hamid mazelan En. Rosfarizal B. Abd Manan 012-4318444 rizal 18 Unit Kajian Strategik 19 Jab. Keselamatan 20 Unit Agama Islam 21 22 Unit Pembangunan Lestari Pusat Hal Ehwal Antarabangsa En. Hirwan Jasbir B. Jaafar En. Nor Azmi B. Hj. Johari Ustaz Hassan B. Arshad Puan Ina Suryani Bt. Ab Rahim hirwan azmijohari hassan inasuryani inasuryani En. Raja Shah Erman B. Raja Arifin Ltf.Kol. (B) Zainuddin B. Mustaffa Ustazah Maisarah Bt. Samsukamri En. Zakaria B. Othman En. Khairul rajashah zainudinmustafa smaisarah zakariaothman kh.annuar @kukum.edu.my 23 Unit Pengajaran dan Pembelajaran PM Dr. Mustapah B. Daud mustapah 24 Hal Ehwal Pelajar & Alumni En. Razli B. Ahmad razli 8
TERMINOLOGI SISTEM eqdoc Terdapat beberapa istilah yang digunakan dalam Sistem eqdoc untuk memudahkan pengguna memahami kaedah penggunaan sistem ini. Berikut ialah keterangan lebih lanjut: Pengguna Sistem Pengerusi SPSK Pengurus Ketua Jabatan/Dekan Pengurusan Tertinggi - Naib Canselor - Timbalan Naib Canselor Semua Staf UniMAP Istilah dalam Sistem eqdoc Pemilik Proses Penyemak Pelulus Pelulus (Pengurusan Tertinggi) Umum ISTILAH TETINGKAP YANG TERDAPAT DALAM SISTEM eqdoc PAPARAN MENU SUB MENU 9
ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN BARU PEMILIK DOKUMEN Mohon Baru Mohon Baru PENYEMAK PELULUS UMUM Mula Mula Muat turun Sampel Muat turun Sampel Muat Naik Baru Muat naik Baru Kemaskini (Jika Perlu) Hantar Permohonan Kemaskini Maklumat (Jika Perlu) Lihat Status Permohonan Semakan Tamat Semak (Muat Turun) 10
Buat Keputusan Tolak Kelulusan Lulus Kelulusan Terbitan Muat Turun (.doc) Muat Naik (.pdf) Terbitan Papar Terbitan Tamat Pemilik Proses : Ketua Jabatan/Dekan, AR/Pensyarah/Pembantu Tadbir, Pengerusi SPSK Penyemak : Pengurus () Pelulus : Naib Canselor (Manual Kualiti) Ketua Jabatan/Dekan, Wakil Pengurusan () 11
ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN PINDAAN PEMILIK DOKUMEN PENYEMAK PELULUS UMUM Mohon Pindaan Mula Mohon Pindaan Benarkan Buat Keputusan Tidak Benarkan Buat Pindaan (Muat Naik) Kemaskini (Jika perlu) Semakan Hantar Untuk Semakan Semak (Muat Turun) Tamat 12
Buat Keputusan Lulus Tolak Kelulusan Kelulusan Terbitan Muat Turun (.doc) Muat Naik (.pdf) Terbitan Papar Terbitan Tamat Pemilik Proses : Ketua Jabatan/Dekan, AR/Pensyarah/Pembantu Tadbir, Pengerusi SPSK Penyemak : Pengurus () Pelulus : Naib Canselor (Manual Kualiti) Ketua Jabatan/Dekan, Wakil Pengurusan () 13
ALIRAN KERJA PELULUS (PENGURUSAN TERTINGGI) 14
ALIRAN KERJA PELULUS (PENGURUSAN TERTINGGI) PROSES: LOG MASUK 1. Masukkan id pengguna dan kata laluan pada kekotak ruangan di sebelah kiri bawah laman utama sistem eqdoc. 2. Klik untuk akses ke dalam sistem. 15
PAPARAN PENGURUSAN TERTINGGI 16
PROSES: PAPAR STATUS DOKUMEN MENU: STATUS SUB MENU : STATUS DOKUMEN Sub Menu Status memaparkan segala dokumen yang telah dimuat naik ke dalam sistem sama ada telah diterbitkan atau sebaliknya. 1. Klik pada menu Status, sub menu Status. 2. Paparan Status dipaparkan, seperti Rajah 3. Rajah 3 3. Klik bebutang untuk memaparkan semua senarai maklumat dokumen yang telah dimuat naik seperti Rajah 4. Rajah 4 17
4. Penunjuk ikon. IKON PENERANGAN Papar status dokumen dengan lebih lanjut Penunjuk bagi dokumen yang baru dimuat naik. Status baru selama 7 hari BAHAGIAN TINDAKAN IKON PENERANGAN Editor Penyemak Pelulus Terbitan Kemaskini Hantar Semak Keputusan Tindakan Tindakan - Telah dimurnikan - Belum dimurnikan - Telah diserahkan untuk semakan - Belum diserahkan untuk semakan - Telah disemak - Belum disemak - Disemak dan diserahkan untuk kelulusan - Perlu dimurnikan - Tiada keputusan - Telah diluluskan - Belum diluluskan - Tiada keputusan - Telah diterbitkan - Belum diterbitkan 18
5. Sebagai opsyen, carian dokumen juga boleh dicapai dengan lebih khusus mengikut kaedah berikut: 5.1 Membuat pilihan kategori yang hendak dicari beserta kata kunci. Sebagai contoh: i. Klik pada untuk memilih Kategori. Senarai pilihan dipaparkan seperti Rajah 5. Rajah 5 ii. Pilihan No.Rujukan sebagai kategori, taipkan kata kuncinya PK.UniMAP.(O).03 dan klik. Maklumat akan dipaparkan seperti Rajah 6: Rajah 6 iii. Ulangi langkah (i.) untuk kategori-kategori yang lain. 19
PROSES: KELULUSAN DOKUMEN (MANUAL KUALITI) MENU : KELULUSAN SUBMENU : KELULUSAN MANUAL KUALITI BARU Paparan Kelulusan Manual Kualiti Baru membantu pengguna melihat status semakan bagi manual kualiti yang disemak oleh Penyemak (Pengurus ) disamping membuat kelulusan untuk menerbitkan manual kualiti kepada umum. 1. Klik pada menu Kelulusan, submenu Kelulusan Manual Kualiti Baru. 2. Paparan Kelulusan Manual Kualiti Baru dipaparkan, seperti Rajah 7. Rajah 7 3. Klik bebutang untuk memaparkan semua senarai maklumat dokumen yang disemak oleh Penyemak (Pengurus ) seperti Rajah 8. Rajah 8 20
4. Penunjuk ikon. IKON PENERANGAN Papar status dokumen dengan lebih lanjut Papar dokumen yang telah dimuat naik ke sistem Buat kelulusan untuk menerbitkan dokumen kepada umum Penunjuk bagi dokumen yang baru dimuat naik. Status baru selama 7 hari BAHAGIAN TINDAKAN IKON PENERANGAN Penyemak Semak Keputusan - Telah disemak - Belum disemak - Disemak dan diserahkan untuk kelulusan - Perlu dimurnikan - Tiada keputusan - Telah diluluskan Pelulus Tindakan - Belum diluluskan - Tiada keputusan 5. Sebagai opsyen, carian dokumen juga boleh dicapai dengan lebih khusus mengikut kaedah berikut: 5.1 Membuat pilihan kategori yang hendak dicari beserta kata kunci. Sebagai contoh: i. Klik pada untuk memilih Kategori. Senarai pilihan dipaparkan seperti Rajah 9. Rajah 9 21
ii. Pilihan No.Rujukan sebagai kategori, taipkan kata kuncinya PK.UniMAP.(O).03 dan klik. Maklumat akan dipaparkan seperti Rajah 10: Rajah 10 iii. Ulangi langkah (i.) untuk kategori-kategori yang lain. 6. Klik pada untuk memaparkan status dokumen dengan lebih lanjut. 7. Tetingkap seperti Rajah 11 akan dipaparkan. Rajah 11 22
8. Penunjuk ikon. BAHAGIAN TINDAKAN IKON PENERANGAN - Tidak terlibat (untuk dokumen yang belum diterbitkan) Pemilik Proses Penyemak Pelulus Pindaan Pindaan Hantar Semak Keputusan Tindakan - Telah dimurnikan - Belum dimurnikan - Telah diserahkan untuk semakan - Belum diserahkan untuk semakan - Telah disemak - Belum disemak - Disemak dan diserahkan untuk kelulusan - Perlu dimurnikan - Tiada keputusan - Telah diluluskan - Belum diluluskan - Tiada keputusan - Telah diterbitkan - Belum diterbitkan 9. Klik pada untuk melihat dokumen, tetingkap seperti Rajah 12 akan dipaparkan. Rajah 12 23
10. Klik Open untuk memaparkan dokumen untuk dilihat. 11. Klik pada untuk membuat kelulusan. 12. Paparan seperti Rajah 13 akan dipaparkan menunjukkan dokumen telah berjaya dihantar untuk diterbitkan. Rajah 13 24
PROSES: KELULUSAN DOKUMEN (MANUAL KUALITI) MENU : KELULUSAN SUBMENU : KELULUSAN MANUAL KUALITI TERBITAN Paparan Kelulusan Manual Kualiti Terbitan membantu pengguna melihat status semakan bagi manual kualiti yang diterbitkan dan disemak oleh Penyemak (Pengurus ) disamping membuat kelulusan untuk menerbitkan manual kualiti pindaan seterusnya kepada umum. 1. Klik pada menu Kelulusan, submenu Kelulusan Manual Kualiti Terbitan. 2. Paparan Kelulusan Manual Kualiti Terbitan dipaparkan, seperti Rajah 14. Rajah 14 3. Untuk langkah seterusnya, sila rujuk pada Proses: Kelulusan, Menu: Kelulusan, Sub Menu: Kelulusan Manual Kualiti Baru, bermula dengan langkah 3 hingga 12. 25
PROSES : LOG KELUAR DARI SISTEM MENU : LOG KELUAR Rajah 43 1. Klik pada Log Keluar untuk menamatkan sesi penggunaan. 26