HUBUNGAN PERALATAN PENDUKUNG SISTEM PADA CONTOH KASUS PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA ORDER PAKAIAN BERBASIS KOMPUTER PADA BINATU KSH Oleh : Kusumahati ABSTRAK Peralatan pendukung yg dibutuhkan untuk perancangan sistem diantaranya adalah : Diagram Alir Data (DAD atau Data Flow Diagram/DFD), Kamus data (Data Dictionay), Normalisasi dan Pengkodean atau pengggunaan struktur kode. Pada penulisan ini akan dibahas mengenai hubungan antara peralatan pendukung dalam perancangan sistem dengan mengambil satu contoh sistem pengolahan data order pakaian berbasis komputer pada binatu KSH dengan tujuan untuk memberikan gambaran sejauh mana hubungan antara peralatan pendukung seperti DAD, Kamus data, Normalisasi dan pengkodean, dalam perancangan sistem. Selama ini diketahui bahwa hubungan antara DAD dengan kamus data dilihat berdasarkan dokumen yang mengalir pada DAD yang dijadikan sumber dalam pembuatan kamus data. Sedangkan hubungan antara DAD, Kamus data dengan normalisasi adalah bahwa normalisasi dibentuk berdasarkan dokumen output yang terdapat pada DAD maupun kamus data. Untuk pengkodean, struktur kode yang dibentuk dilihat berdasarkan kunci-kunci yang terdapat pada normalisasi. Kata Kunci : Diagram Alir Data, Kamus Data, Normalisasi dan Pengkodean.
I. PENDAHULUAN Salah satu dari sekian banyak definisi tentang sistem menyebutkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu[jogiyanto, hal. 2]. Elemen yang dimaksudkan disini dapat diartikan sebagai bagian dari sistem yang antara lain terdiri dari input sistem, output sistem, batasan sistem, dan sebagainya. Didalam suatu sistem terutama sistem buatan manusia ada kalanya sistem menjadi usang, dengan kata lain sistem tersebut perlu diperbaiki atau diganti dengan sistem baru yang tentunya lebih baik dari pada sistem yang lama. Cara yang dapat dilakukan untuk mengganti sistem yang lama dengan sistem yang baru disebut pengembangan sistem. Sedangkan pembangunan sistem dilakukan untuk membuat sistem yang baru atau dengan mengganti pengolahan data pada sistem lama yang masih menggunakan cara manual dengan sistem komputerisasi yang menggunakan bahasa pemrograman. Cara manual yang dimaksudkan disini adalah seperti mencatat data dalam dokumen dasar dengan tulisan tangan atau menggunakan aplikasi komputer biasa seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, dan sebagainya. Pembangunan sistem untuk membuat sistem yang baru seperti itu biasanya diistilahkan dengan Komputerisasi Sistem. Terlepas dari istilah pembangunan atau pengembangan sistem pada dasarnya peralatan pendukung yang dibutuhkan untuk perancangan sistem diantaranya adalah: Diagram Alir Data (DAD atau Data Flow Diagram/DFD), Kamus data (Data Dictionay), Normalisasi dan Pengkodean atau pengggunaan struktur kode. 1.1 Diagram Alir Data Menurut Jogiyanto (Hal. 700] Diagram Alir Data merupakan diagram yang mengunakan notasi-notasi atau simbolsimbol untuk menggambarkan arus data dalam sistem. Notasi-notasi atau simbol-simbol yang digunakan adalah : a. Kesatuan Luar (Eksternal Entity). Bentuk bujur sangkar dan merupakan lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang ataupun organisasi yang memberikan input maupun menerima output dari kesatuan dalam sistem (Internal entity). b. Arus Data (Data Flow). Berupa simbol panah dan menggambarkan arus data berupa dokumen maupun informasi yang mengalir antar proses dengan proses maupun dengan simpanan data dan kesatuan luar. c. Proses (Process). Disimbolkan dengan lingkaran dan mengambarkan proses atau cara kerja sistem. d. Simpanan Data (Data Strore). Disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup pada ujung sebelah kirinya dan menggambarkan simpanan data berupa dokumen maupun file didalam komputer. Selain notasi atau simbol yang disebutkan diatas, penggambaran DAD (Diagram Alir Data) memiliki tiga tahap yaitu diagram konteks, diagram nol, dan bila diperlukan maka dapat dibentuk diagram detail dengan syarat bahwa penggambaran tersebut harus sesuai dengan aturan main atau aturan yang berlaku dalam pembuatan DAD seperti : a. Kesatuan Luar (Eksternal Entity) tidak boleh berhubungan langsung dengan Kesatuan Luar (Eksternal Entity). b. Kesatuan Luar (Eksternal Entity) tidak boleh berhubungan langsung dengan Simpanan Data (Data Strore). c. Simpanan Data (Data Strore) tidak boleh berhubungan langsung dengan Simpanan Data (Data Strore). d. Setiap Proses (Process) harus memiliki Arus Data (Data Flow) masuk dan Arus Data (Data Flow) keluar. 1.2 Kamus Data (Data Dictionary). Menurut Jogiyanto [Hal. 725] kamus data merupakan katalog data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data berisi tentang : Nama
arus data yang mengalir dalam DAD, nama lain dari data (Alias), bentuk data, serta arus data yang mengalir dari tujuan ke sumber data. Selain itu kamus data juga berisi penjelasan tentang makna arus data, periode kapan terjadinya arus data, volume rata-rata dan puncak arus data dan bagaimana bentuk struktur data dari arus data tersebut. Hubungan antara data di DAD dengan kamus data dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 1.1 Hubungan Antara DAD dengan Kamus Data. 1.3 Normalisasi Salah satu dari sekian bayak definisi tentang normalisasi menurut Al-Bahra [Hal. 174] adalah suatu proses pengelompokan data ke dalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu wujud database yang mudah untuk dimodifikasi. Pembentukan normalisasi dilihat berdasarkan dokumen keluaran (output) yang dapat mewakili terbentuknya database dalam suatu sistem. Normalisasi dibentuk dalam beberapa langkah atau tahap yang terdiri dari : a. Bentuk tidak normal (Unnormalized form/unf). Merupakan langkah awal terbentuknya normalisasi dengan mengambil data dari dokumen keluaran (output) yang dapat mewakili. Bentuk ini tidak memiliki format tertentu sehingga data diambil apa adanya dan masih terdapat duplikasi data atau elemen data yang berulang. b. Bentuk normal ke satu (First normal form/1 NF). Bentuk tidak normal yang masih memiliki duplikasi data, pada normal ke satu ini diubah menjadi bentuk yang tidak memiliki elemen data yang berulang. Selain itu dapat pula dengan memberikan kunci kandidat. c. Bentuk normal ke dua (Second normal form/2 NF). Tahap ini dilakukan dengan menghilangkan ketergantungan parsial dengan melihat kunci kandidat pada normal ke satu. Bila terdapat ketergantungan transitif maka tahap pembentukan normalisasi dilanjutkan ke tahap normal ke tiga. d. Bentuk normal ke tiga (Third normal form/3 NF). Tahap ini dilakukan untuk menghilangkan ketergantungan transitif berdasarkan data yang terdapat pada normal ke dua. e. Bentuk Boyce-codd (Boyce-codd normal form/bcnf). Tahap ini dilakukan untuk menghilangkan kunci kandidat yang bukan merupakan determinan. f. Bentuk normal ke empat (Fourth normal form/4 NF). Pada tahap ini ketergantungan multivalue yang bukan merupakan ketergantungan fungsional sudah dihilangkan. g. Bentuk normal ke lima (Five normal form/5 NF). Ini merupakan tahap terakhir ketergantungan multivalue yang bukan merupakan ketergantungan fungsional sudah dihilangkan. Dari pembentukan normalisasi akan dihasilkan suatu bentuk spesifikasi file yang merupakan isi dari database. Biasanya jumlah tabel yang terdapat pada bentuk normalisasi adalah sama dengan jumlah file dalam database. Selain tahapan diatas, normalisasi juga memiliki beberapa jenis kunci yang berfungsi untuk mengidentifikasi record atau baris dalam sebuah relasi secara unik. Kunci-kunci tersebut adalah : a. Kunci kandidat (candidate key). Merupakan atribut yang menjadi determinan dan dapat dijadikan
identitas record sebelum menjadi kunci utama. b. Kunci Utama (primary key). Kunci kandidat yang telah dapat mengidentifikasi record secara unik. c. Kunci alternatif (alternate key). Merupakan kunci kandidat yang tidak digunakan sebagai kunci utama. d. Kunci penghubung atau kunci tamu (foreign key). Atribut bukan kunci pada sebuah relasi yang juga menjadi kunci utama di relasi yang lain. 1.4 Pengkodean. Dalam suatu pengolahan data, pembuatan kode biasanya bertujuan untuk mengklasifikasikan data, memudahkan dalam memasukkan data ke komputer serta untuk mengambil informasi yang berhubungan dengannya. Kode yang dibuat sebaiknya harus mudah diingat, unik, fleksibel, efisien, konsisten, standar, tidak mengandung spasi dan karakter yang mirip seperti o (huruf o) dan 0 (angka nol) serta memiliki panjang yang sama untuk satu tipe kode. Kode memiliki beberapa bentuk yang berbeda-beda seperti : a. Kode Mnemonik. Seperti JKT dan JGY untuk kode kota Jakarta dan Jogya. b. Kode Urut. Seperti 001 dan 002 untuk kode kas dan piutang dagang. c. Kode Blok. Misalnya 1000-1999 untuk kelompok aktiva tetap. d. Kode Grup. Misalnya 199710249, 4 digit pertama tahun, 2 digit bulan dan 3 digit terakhir untuk nomor urut. e. Kode Desimal. Misalnya 00 untuk aktiva tetap, 00100 kas, 00200 piutang dagang, dan sebagainya. II. HUBUNGAN PERALATAN PENDUKUNG DALAM PERANCANGAN SISTEM. Pada Bab II ini akan dibahas mengenai hubungan antara peralatan pendukung dalam perancangan sistem dengan mengambil satu contoh sistem pengolahan data order pakaian berbasis komputer pada binatu KSH. 2.1 Diagram Alir Data. Diagram alir data dibuat berdasarkan prosedur yang ada didalam sistem berdasarkan aturan main atau aturan yang berlaku dalam pembuatan DAD. Untuk kasus sistem pengolahan data order pakaian berbasis komputer pada binatu KSH, prosedur sistem dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Prosedur Menerima Order Pakaian. Bagian pelayanan menerima order pakaian dari pelanggan dengan melihat atau mengecek order pakaian dan melakukan entry data order dengan melihat data master pakaian serta mencetak nota order untuk pelangan dan bagian pencucian. b. Prosedur Distribusi Pakaian. Pakaian yang sudah bersih, oleh bagian pencucian diberikan ke bagian pelayanan dengan menyertakan nota order-nya (nota order oke), selanjutnya bagian pelayanan melakukan pengecekan terhadap nota order oke dan data order. c. Prosedur Pembayaran. Pelanggan yang akan mengambil pakaian harus membawa nota order untuk dicocokkan dengan pakaiannya, kemudian membayar jasa binatu sesuai dengan jumlah order pakaian. Pelanggan akan menerima pakaian yang sudah bersih dan nota order oke. Selanjutnya bagian pelayanan akan meng-entry data pembayaran. d. Prosedur Pembuatan Laporan. Laporan untuk Pimpinan dibuat oleh bagian pelayanan setiap bulan berdasarkan data order pakaian dan data pembayaran yang di entry setiap hari. Bentuk DAD dari sistem tersebut diatas digambarkan dalam tiga tahap (level) yaitu level nol (konteks), level satu (nol) dan level dua (detail) seperti berikut:
Gambar 2.1 Diagram Alir Data Level Nol (Diagram Konteks). Gambar 2.3 Diagram Alir Data Level Dua (Diagram Detail dari Proses 1.0) Gambar 2.2 Diagram Alir Data Level Satu (Diagram Nol) 2.2 Kamus Data. Kamus data merupakan katalog data dan kebutuhan informasi yang berisi tentang : Nama arus data, nama lain dari data (Alias), bentuk data, arus data yang mengalir, penjelasan, periode, volume ratarata dan puncak dari arus data serta struktur data dari arus data dalam DAD. Berikut ini contoh kamus data yang diambil dari dokumen Input dan dokumen Output yaitu Data Order Pakaian dan Laporan Order. Nota order yang merupakan dokumen input dan output tidak diambil karena isi datanya sama dengan data order pakaian.
Gambar 2.4 Desain Form Order Pakaian. Gambar 2.5 Desain Laporan Order Pakaian. 2.3 Normalisasi Pada contoh kasus sistem pengolahan data order pakaian berbasis komputer pada binatu KSH, normalisasi yang dibentuk sampai pada tahap normal ketiga (3NF). Data selengkapnya adalah sebagai berikut : a. Bentuk tidak normal (Unnormalized form/unf). Data pada bentuk tidak normal ini diambil dari dokumen nota order dan laporan order pakaian sehinga terbentuk tabel seperti berikut :
d. Bentuk normal ketiga (Third normal form/2 NF). Gambar 2.6 Normalisasi Bentuk Tidak Normal. b. Bentuk normal kesatu (First normal form/1 NF). Gambar 2.9 Normalisasi Bentuk ketiga. Keterangan kunci : * Kunci Kandidat (candidate key). Gambar 2.7 Normalisasi Bentuk kesatu. 2.4 Pengkodean Kode yang terdapat pada pengolahan data ini adalah kode_pakaian dan no_order. Penulis membentuk kodekode tersebut menggunakan bentuk kode grup dengan struktur sebagai berikut : a. Kode Pakaian c. Bentuk normal kedua (Second normal form/2 NF). Gambar 2.8. Normalisasi Bentuk kedua. Tabel 2.1 Contoh Data Pakaian.
DAD dijadikan sumber dalam pembuatan kamus data. c. Sedangkan hubungan antara DAD, Kamus data dengan normalisasi adalah bahwa normalisasi dibentuk berdasarkan dokumen output yang terdapat pada DAD maupun kamus data. d. Pengkodean dibentuk berdasarkan kunci-kunci yang terdapat pada normalisasi. b. No_Order III. PENUTUP. 3.1 Kesimpulan. Dari penulisan makalah yang berkaitan hubungan peralatan pendukung dalam perancangan sistem dalam kasus sistem pengolahan data pada binatu KSH dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. Antara peralatan pendukung seperti DAD, Kamus data, Normalisasi dan pengkodean, dalam perancangan sistem memiliki hubungan yang erat. b. Kaitan atau hubungan antara DAD dengan kamus data adalah bahwa setiap dokumen yang mengalir pada 3.2 Saran. Berkaitan dengan kesimpulan diatas maka penulis menyarankan : a. Dalam merancang suatu sistem perlu diperhatikan kebutuhan pengolahan datanya terutama peralatan pendukung sistemnya. b. Sebaiknya dibedakan atau diidentifikasi sebelumnya antara dokumen input dan dokumen output. c. Dalam pembentukan normalisasi hendaknya dilihat juga bagaimana relasi antar tabelnya. d. Untuk memudahkan pengolahan data hendaknya pengkodean dibentuk dengan menggunakan struktur kode grup. DAFTAR PUSTAKA Al-Bahra. 2004. Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya. Graha Ilmu. Yogyakarta. H.M, Jogyanto. 2001. Analisa dan Desain Sistem. Andi. Yogyakarta. Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Andi. Yogyakarta. Tosin, rijanto. 1999. Kursus Kilat 24 Jurus Microsoft Access 2000. Dinastindo. Jakarta. Whitten, Jeffery L. 2004. Metode Desain & Analisis Sistem. Edisi 6 Internasional). Mc. Graw Hill.