SeminarTugas Akhir Rancang Bangun Sistem Infrmasi Manajemen Persuratan dengan Dukungan Teknlgi SMS Gateway di Fakultas Teknlgi Infrmasi (FTIf) ITS Surabaya Penyusun Tugas Akhir : Rahmi Rmadhna Putri NRP : 5207 100 087 Dsen Pembimbing : Ir. Khakim Ghzali, M,MT. Faizal Jhan Atletik, S.Km.
.:LATAR BELAKANG:. Surat merupakan sarana penting bagi instansi FTIf, karena banyak infrmasi penting terkandung didalamnya. Sehingga diperlukan pengellaan yang tepat, penyimpanan arsip surat dan dkumentasi yang baik. Tepat Tidak ada redundansi surat Tidak ada redundansi nmr surat Surat diterimakan tepat waktu Baik Tidak ada arsip surat yang hilang Dkumentasi sesuai dengan kndisi surat Tidak ada surat yang terlewatkan untuk didkumentasikan
.:LATAR BELAKANG (cnt d):. Metde pengellaan surat yang digunakan pihak FTIf adalah paperwrk system. Semua prses dilakukan secara manual Dkumentasi berupa penulisan di buku besar Pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dkumen hardcpy Metde ini dirasa kurang efektif dan efisien..
.:LATAR BELAKANG (cnt d):. Karena menyebabkan beberapa masalah Redundansi surat yang kerap kali terjadi, Ketidakpastian jangka waktu verifikasi, Hilangnya arsip/rekap surat, Fullpaper.
.:LATAR BELAKANG (cnt d):. Oleh Karena Itu Diperlukan sebuah sistem secara terkmputerisasi yang dapat mendukung pengellaan persuratan dan meminimalisir permasalahan yang sering timbul saat ini
.:LATAR BELAKANG (cnt d):. Penelitihan terdahulu Beberapa waktu yang lalu telah dilakukan penelitihan terhadap masalah yang terdapat pada persuratan FTIf, yaitu dengan digagasnya sebuah sistem persuratan secara elektrnik. Hanya saja lingkup yang di bahas hanya untuk surat keputusan. Tetapi gagasan tersebut belum terimplementasikan sehingga belum ada perubahan metde pengellaan persuratan di FTIf.
.:LATAR BELAKANG (cnt d):. Sehingga Diusulkan untuk pembangunan sistem infrmasi manajemen pengellaan surat masuk dan keluar yang merupakan pengembangan dari penelitihan terdahulu. SIM Persuratan Lama Berbasis web Di khususkan untuk Surat Keputusan (SK) SIM Persuratan gagasan Berbasis web Untuk Semua Surat Dapat memnitring status dan dispsisi surat Didukung dengan SMS Gateway untuk pengiriman ntifikasi dan chek status surat
.:RUMUSAN MASALAH :. Permasalahan yang akan diselesaikan dalam tugas akhir ini adalah: Spesifikasi kebutuhan sistem Rancangan desain sistem Pembangunan sistem Penerapan teknlgi SMS Gateway pada sistem Dkumentasi hasil analisa, desain, dan implementasi desain menggunakan standart readyset
.:BATASAN MASALAH :. Batasan-batasan pada pengerjaan tugas akhir ini : Aplikasi yang dibangun adalah aplikasi sistem infrmasi manajemen persuratan pada instansi ITS, khususnya Fakultas Teknlgi Infrmasi. Sistem pengellaan surat masuk dan keluar yang terdapat pada aplikasi ini disesuaikan dengan pedman sistem pengellaan surat masuk dan keluar yang terdapat pada instansi. Pembangunan menggunakan menggunakan framewrk CI (Cde Igniter), Teknlgi SMS Gateway yang digunakan adalah Gammu.
.:BATASAN MASALAH (cnt d) :. Batasan-batasan pada pengerjaan tugas akhir ini : Pengerjaan dkumentasi tugas akhir ini terbatas pada penggunaan empat mdul dalam ReadySet, yaitu: Prject kick-ff Sftware requirements and specificatins Design User guide Pengerjaan tugas akhir ini tidak mempertimbangkan masalah keamanan dari aplikasi ini.
.:TUJUAN :. Menghasilkan : Rancangan / desain sistem Aplikasi Sistem Manajemen Persuratan dengan dukungan teknlgi SMS Gateway yang dapat meminimalisir masalah yang saat ini terjadi
.:MANFAAT :. Manfaat dan Relevansi dari aplikasi yang dihasilkan pada pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: Memudahkan prses pengellaan surat masuk dan keluar di FTIf Menjadi slusi dari masalah ketidakpastian waktu yang dibutuhkan dalam prses varifikasi draft surat Mnitring psisi/status surat dapat diketahui leh pemhn surat melalui SMS Verifikatr akan mendapat ntifikasi berupa SMS Pengarsipan surat dilakukan secara penyimpanan dkumen elektrnik atau sftcpy Meminimalkan penggunaan kertas
.:MANFAAT (cnt d) :. Manfaat yang dapat dirasakan secara langsung, baik bagi penulis dan pembaca, dari hasil pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : Memahami prses bisnis yang terjadi dalam sistem infrmasi manajemen persuratan. Memahami langkah dan kebutuhan yang diperlukan dalam membangun sebuah perangkat lunak. Memahami cara bagaimana mendkumentasikan perancangan dan pembangunan suatu perangkat lunak.
.:Metde Penelitihan:. Metde yang digunakan dalam pembangunan perangkat lunak ini terdiri dari beberapa tahapan yaitu tahap persiapan, tahap pembangunan perangkat lunak, dan tahap penyelesaian. Pada tahap pembangunan perangkat lunak, dkumen yang dihasilkan menggunakan template readyset dengan metde unified prcess mdel (UPM). Bagan Metde Penelitihan
Identifikasi Permasalahan Tinjauan Pustaka Tugas Akhir CF1380 15
Pengumpulan Data A.1 Target Audience dan Custmer Benefits A.2 User Needs and User Stries A.3 Interview Ntes A.4 Interview Cheklist kemudian Tugas Akhir CF1380 16
Pengumpulan Data Analisa Kebutuhan B.1 Use Case B.2 Fiture Set B.3 Nn Functinal dan Envirnmental Requirement kemudian Tugas Akhir CF1380 17
B.1 Use Case Berdasrkan Operatinal 01. Pengellaan Sistem 02. Pengellaan Data Master 03. Pengellaan Pengguna 04. Pengellaan Surat Masuk 05. Pengellaan Surat Keluar 06.Pengellaan Rekaptilusai 07.Pengellaan Dispsisi 08. Pengellaan SMS Berdasarkan Aktr 01. Administratr 02. verifikatr 03. Staff Jurusan 04. Staff Himpunan 05. Umum Tugas Akhir CF1380 18
Berdasarkan bisnis Objek dan Aktr Administratr (Staff Bagian Umum) 1. Masuk akun 2. Keluar Verifikatr Staff Jurusan Himpunan Umum Verifikatr I - Dekan 1. Masuk akun 1. Masuk akun 1. Masuk akun 2. Keluar 2. Keluar 2. Keluar Verifikatr II PD 1,2,3 1. Masuk akun 2. Keluar Verifikatr III Kabag TU 1. Masuk akun 2. Keluar Verifikatr IV Kasubbag 1,2,3,4 1. Masuk akun 2. Keluar 1. Masuk akun 2. Keluar Kembali Tugas Akhir CF1380 19
B.2 Fitur Set Essential Pendaftaran Anggta Aktifasi Akun Pengellaan data pengguna Pengellaan Surat Masuk Pengellaan Surat Keluar Otmatisasi Agenda Surat Pengellaan Dispsisi Surat Penelusuran (Tracking) Surat Pengellaan Rekapitulasi/Pelapran Generate Pelapran Tiap Peride Pengellaan Data Master Expected Pencarian Data Pelayanan SMS Kembali Tugas Akhir CF1380 20
Pengumpulan Data Analisa Kebutuhan Desain Sistem C.1 Struktural Design C.2 Behaviur Design C.3 Interface Design C.4 Build System C.5 Arsitektur design C.6 Persistence C.7 Matriks Keruntutan kemudian Tugas Akhir CF1380 21
C.1 Structural Design ER Diagram Class Diagram Kembali Tugas Akhir CF1380 22
C.2 Behaviur Design Use Case Diagram Usecase Descriptii n Activity Diagram Sequence Diagram Cllabrat in Diagram Kembali Tugas Akhir CF1380 23
C.3 Interface Design Halaman Lgin Tugas Akhir CF1380 24
Kmpnen Antar Muka Header Tujuan Untuk menampilkan infrmasi aplikasi (nama aplikasi) Isi/ Batasan/ Tingkah Laku username passwrd Untuk mengisikan username pengguna Untuk mengisikan passwrd dari pengguna Wajib di isi Wajib di isi Tmbl lgin Untuk masuk ke dakam aplikasi Tekan jika ingin masuk kedalam aplikasi Kembali Tugas Akhir CF1380 25
C.4 Build System Direktri salinan kerja pengembang Path c:\xampp\htdcs\p stman c:\xampp\htdcs\p stman\css c:\xampp\htdcs\p stman\js c:\xampp\htdcs\p stman\images c:\xampp\htdcs\p stman\system Descriptin Tempat menaruh seluruh data utama sistem pada server apache Tempat menaruh file yang berisi template css untuk antarmuka Tempat menaruh file yang berisi cde untuk java script Tempat menaruh file yang berisi file gambar pendukung aplikasi Tempat menaruh file yang berisi cde aplikasi Tugas Akhir CF1380 26
Build Cnfiguratin Optin Prperty C:\xampp\htdcs\p stman\system\app licatin\cnfig Descriptin Berisi mengenai hstname, username, passwrd, nama database, dan jenis databasae yang digunakan. Kembali Tugas Akhir CF1380 27
C.5 Arsitektur Design pengguna Client (Teknik Infrmatika) Pengguna HandPhne Mdem Server (FTIf) ruter Pengguna Client (Sist. Infrmasi) administratr Kembali Tugas Akhir CF1380 28
C.6 Persistence Tabel Database Pusat akun anggta level glngan jabatan tingkat Nama Tabel Keterangan Tabel untuk menyimpan master hak akases pengguna Tabel untuk menyimpan master data pengguna Tabel untuk menyimpan master data level Tabel untuk menyimpan master data glngan Tabel untuk menyimpan master data jabatan Tabel untuk menyimpan master data tingkat Kembali Tugas Akhir CF1380 29
C.7 Matriks Keruntutan Pengellaan Sistem Masuk akun Keluar Usecas e UC.00.0 1 UC.00.0 2 Usecase Descripti n UD.00.01 UD.00.02 Diagram Activity Gambar C.12 Gambar C.13 Sequence Diagram Gambar C.83 Gambar C.84 Cllabrati Diagram Gambar C.154 Gambar C.155 Interface Gambar C.225 Gambar C.226 Pengellaan Data Master Lihat daftar level UC.01.0 1 UD.01.01 Gambar C.14 Gambar C.85 Gambar C.156 Gambar C.229 Kembali Tugas Akhir CF1380 30
Implementatin dan Unit Testing Uji Cba dan Evaluasi Pembuatan Buku TA Test Case D.1 Release Ntes D.2 Quick Start Guide D.3 User Guide kemudian Tugas Akhir CF1380 31
Test Case Prses Pengellaan Surat Masuk ID Usecase UC-04.01 UC-04.02 UC-04.03 Nama Usecase Aktr yang terlibat Deskripsi Tujuan Kndisi awal Tambah Surat Masuk Ke Buku Agenda Lihat Daftar Surat Masuk Lihat Detail Surat Masuk Staff bagian Umum (Administratr) Test case ini digunakan untuk mengetahui prses pengellaan surat masuk Untuk mengetahui apakah fungsi dalam prses menginputkan surat masuk ke agenda berhasil Aktr lgin sebagai administratr dan sudah berhasil masuk aplikasi Kndisi akhir Surat masuk berhasil tersimpan pada database dan agenda sehingga siap untuk dilakukan prses dispsisi Tugas Akhir CF1380 32
Test Case Prses Tambah Knsep Surat Keluar ID Usecase UC-04.01 UC-04.02 UC-04.03 Nama Usecase Membuat Knsep Surat Keluar Lihat Daftar Surat Keluar Lihat Detail Surat Keluar Aktr yang terlibat Kasubbag Umum, Kasubbag Kemahasiswaan, Kasubbag Keuangan, kasubbag Akademik Deskripsi Tujuan Kndisi awal Kndisi akhir Test case ini digunakan untuk mengetahui prses pengellaan surat keluar Untuk mengetahui apakah fungsi dalam prses mengella surat keluar sudah benar apa belum Aktr lgin sebagai verifikatr 4 dan sudah berhasil masuk aplikasi Surat keluar berhasil tersimpan pada database dan agenda sehingga siap untuk dilakukan prses dispsisi Tugas Akhir CF1380 33
Test Case Prses Dispsisi Surat ID Usecase UC-04.01 UC-04.02 UC-04.03 Nama Usecase Aktr yang terlibat Deskripsi Tujuan Lihat Daftar Surat yang harus di prses Teruskan Surat Kembalikan Surat Kasubbag Umum Test case ini digunakan untuk mengetahui prses pengellaan dispsisi Untuk mengetahui apakah fungsi dalam prses dispsisi sudah benar apa belum Kndisi awal Aktr lgin sebagai verifikatr 4 dan sudah berhasil masuk aplikasi Kndisi akhir Surat berhasil terdispsisi dengan benar dan baik. Kembali Tugas Akhir CF1380 34
Instalasi - instalasi Xampp web service - Aktifasi Apache server dan My Sql - Instalasi Sistem Infrmasi Manajemen Persuratan Tugas Akhir CF1380 35
User Guide Maping Fungsi Tugas Akhir CF1380 36
Dem Aplikasi Tugas Akhir CF1380 37
.:DAFTAR PUSTAKA:. Amrinz. (2009, Maret 30). Mengenal Cde Igniter PHP Framewrk. Retrieved Oktber 15, 2010, frm Open Cmunity Tutrial: http://linuxind.web.id/2009/03/30/mengenal-cdeigniter-php-framewrk/ Andri. (2011, Januari 21). Alur Persuratan di FTIf. (R. R. Putri, Interviewer) Barths, B. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. Cihar, M. (2011, Januari 17). Wammu and Gammu Dcumentatins. Retrieved Januari 21, 2011, frm [GW]mmu: http://wammu.eu/dcs/pdf/gammu.pdf Dug, R., & Matt, S. (2007). Use Case Driven Mdelling with UML: Thery and Practice. Newyrk: Apress. Fikri, A. (2010, Januari 14). Aplikasi Shrt Meassage Service (SMS) Gateway untuk Layanan Infrmasi Registrasi Administrasi Mahasiswa. Retrieved Januari 20, 2011, frm EL-FIKRI: http://azkalfikri.blg.upi.edu/files/2010/01/jurnal.pdf Idjaja, A. W. (1990). Administrasi Kearsipan. Jakarta: CV rajawali. Kasiman, P. (2006). Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Ygyakarta: Andi. Lanev, D. (2008). MySQL 5.0 Manual Reference. Retrieved Oktber 15, 2010, frm MySQL AB: http://www.mysql.cm/dc Methd Labs. (2010). Enterprise Sftware enginering templates. Retrieved Januari 2010, 2011, frm ReadySETPr: http://www.readysetpr.cm/eval/eval.html Oktanti, R. (2009). Rancang Bangun Sistem Infrmasi Pengellaan Surat Keputusan di Fakultas Teknlgi Infrmasi. Surabaya: Institut Teknlgi Sepuluh Npember. Osama, M. (2010, Juni 26). Unified Prcess Mdel. Retrieved Januari 20, 2011, frm Tmrrw: http://magiesama.blgspt.cm/2010/06/unified-prcess-mdel.html
.:DAFTAR PUSTAKA (cnt d):. Pressman, R. S. (2005). Sftware Enginering : A Practitiner's Apprach 6th. McGrawHill. Rafiza, H. (2006). Panduan dan Referensi Kamus Fungsi PHP. Jakarta: PT. Elex Media Kmputind. Rzidi, R. I. (2004). Membuat sendiri SMS Gateway (ESME) Berbasis Prtkl SMPP. Ygyakarta: ANDI. Silmi, S. M. (2002). Panduan Menulis Surat Lengkap. ygyakarta: Abslut. Smmerville, I. (2007). Sftware Engineering. England: Addisn-Wesley. Suryana, D. (2008). Kementrian Pertanian RI. Pengenalan PHP, http://www.deptan.g.id/pusdatin/admin/rb/prgramming/materi%20php.pdf. Susunan dan Bentuk Naskah Dinas. (n.d.). Retrieved frm http://www.arsipjatim.g.id Usagawa, T. (2009). Dynamic. Paper. Wahn, R. S. (2006, Agustus 25). Pengantar UML. Retrieved Januari 20, 2011, frm IlmuKmputer.cm: http://ilmukmputer.rg/2006/08/25/pengantar-uml/ Wirladiharj, H. M. (1991). Pedman Administrasi Umum. Jakarta: Balai Pustaka. Wursant, I. (1991). Kearsipan I. Ygyakarta: Kanisius.
TERIMA KASIH