Panduan dan Format untuk Mempersiapkan Rencana Bisnis Sebagai Bagian dari Aplikasi Sebagai Agregator Pasar pada Aliansi Tungku Indonesia Dipersiapkan oleh The Apex Consulting Group untuk mendukung Aliansi Tungku Indonesia November 2015 Catatan: Panduan dan templat ini disediakan oleh Aliansi Tungku Indonesia untuk membantu organisasi yang tertarik untuk mendaftarkan diri dan ikut serta sebagai Agregator Pasar dalam Program Perintis. Format dan isi yang disajikan disediakan sebagai panduan opsional dan mungkin tidak cocok untuk semua organisasi. Apabila Anda ingin menggunakan format alternatif, program ini akan mengkaji aplikasi Anda tanpa prasangka. Halaman 1 dari 14
Bantuan Tambahan untuk Mendukung Pengembangan Rencana Bisnis Anda Fasilitator Pasar Aliansi Tungku Indonesia telah mengembangkan Templat Rencana Bisnis untuk panduan Anda. Templat ini opsional namun dapat digunakan dalam pengembangan Rencana Bisnis untuk membantu Anda merespons terhadap komponen perencanaan dan strategi sebagaimana yang dibutuhkan bagi pengembangan rencana bisnis dan disorot dalam catatan panduan di atas. Informasi tambahan untuk mendukung pengembangan rencana bisnis Anda juga dapat ditemukan di www.apex-cg.com/csi-indonesia. Halaman 2 dari 14
Panduan Untuk Mempersiapkan Rencana Bisnis Pendahuluan Dokumen ini dimaksudkan untuk menyediakan panduan bagi peserta potensial Aliansi Tungku Indonesia (Program) dalam menyiapkan rencana bisnis untuk berpartisipasi sebagai Agregator Pasar dalam Program. Templat ini merupakan panduan opsional untuk membantu pelamar menyiapkan rencana bisnis yang merupakan salah satu persayaratan aplikasi bagi agregator pasar potensial dan menyajikan rincian dari masing-masing komponen kritis rencana bisnis. Templat ini mencakup rincian aspek-aspek operasi bisnis seandainya didukung oleh program, sebagai berikut: Beberapa Mitra Bisnis (apabila relevan); Penunjukan Organisasi Pemimpin (apabila relevan); Jaringan Bisnis atau Perjanjian Kepesertaan Kemitraan (apabila relevan); Tata Laku Operasi Bisnis; Pengaturan Komersial; Jadwal Kegiatan; dan Rencana Awal 100 Hari. Catatan Persiapan Penting untuk mencakup sebanyak mungkin rincian untuk memungkinkan klarifikasi terhadap semua hal yang diperlukan untuk memahami bagaimana bisnis ini akan berfungsi dalam berbagai keadaan mendatang. Faktor unik seperti tantangan geografis dan kekhususan demografi pasar target juga harus diperhatikan. Pengembangan rencana bisnis haruslah digunakan sebagai suatu kesempatan bagi organisasi peserta untuk bekerja sama dan membangun suatu hubungan kerja (apabila mereka menimbang untuk berpartisipasi dalam sebuah jaringan atau kemitraan). Kesuksesan dari kemintraan bisnis apa pun sangat tergantung pada tingkat kepercayaan dan kerja sama yang diciptakan antar mitra bisnis. Rencana bisnis haruslah diperlakukan sebagai dokumen yang aktif dan harus terus menjadi acuan serta dimutakhirkan dan diperbaiki setiap saat ketika semakin banyak faktor menjadi jelas dan pasar berevolusi seiring waktu. Direkomendasikan agar rencana bisnis ditinjau ulang dan divalidasi oleh pihak yang kompeten dan berpengalaman di luar organisasi Anda. Hal ini akan membawa perspektif objektif terhadap pendekatan yang dimaksudkan dan dapat menyediakan wawasan tambahan yang dapat menambah nilai. Halaman 3 dari 14
Komponen Rencana Bisnis Pilihan Mitra Bisnis (apabila relevan, opsional) Bagian ini harus memberikan keterangan ringkas tentang masing-masing organisasi mitra, kekuatan mereka dan kontribusi yang akan mereka berikan. Direkomendasikan agar setiap mitra didata secara terpisah dan mencantumkan rincian berikut ini: Nama lembaga; Nama dan rincian kontak perwakilan yang berwenang; 1 Bisnis inti dari lembaga; Rangkuman tentang bagian apa dari jalur pasok yang akan didukung; Kekuatan yang dibawa ke dalam Jaringan atau Kemitraan; Keterbatasan kepesertaan yang perlu dipertimbangkan; Faktor relevan lain yang perlu dipertimbangkan; Penunjukan Organisasi Pemimpin (apabila relevan, opsional) Pernyataan sederhana tentang siapa yang akan bertindak sebagai Agregator Pasar diperlukan (bertindak atas nama jaringan atau kemitraan - apabila relevan). Rangkuman singkat tentang peran mereka dalam Jaringan atau Kemitraan juga perlu dimasukkan. Rangkuman ini haruslah menyediakan rincian tugas spesifik, misalnya: Bertindak sebagai perwakilan dari Jaringan atau Kemitraan untuk segala hal yang berhubungan dengan tuntutan administratif program; Mengelola insentif finansial sesuai dengan pengaturan keuangan yang disepakati; Menyediakan peserta Jaringan atau Kemitraan lain dengan laporan berkala (lisan atau tertulis) tentang perkembangan dan masalah yang mungkin timbul dan membutuhkan penyelesaian; Bertindak sebagai penghubung Jaringan atau Kemitraan untuk operasi dan komunikasi seharihari; Berkoordinasi dengan organisasi Fasilitator Program tentang persyaratan bisnis operasional sehari-hari. Perjanjian Kepesertaan Jaringan atau Kemitraan (opsional) Untuk organisasi yang mengadopsi pendekatan kemitraan atau jaringan, Perjanjian Kepesertaan Jaringan atau Perjanjian Kemitraan Bisnis merupakan dokumen yang sangat penting. Perjanjian ini haruslah merinci pengaturan kerja bagi Jaringan atau Kemitraan dan anggotanya. Ia juga harus mengatur aspek organisasi Jaringan atau Kemitraan sebagai berikut: Nama Jaringan atau Kemitraan; Organisasi apa saja yang menjadi anggota dari Jaringan atau Kemitraan; Apakah anggota Jaringan atau Kemitraan beroperasi secara mandiri satu dari lainnya (biasa) atau membentuk kesatuan pihak ketiga (tidak biasa); Tujuan dari organisasi; 1 Perwakilan yang berwenang harus berada dalam posisi untuk dapat berbicara atas nama organisasi peserta dan mengambil keputusan dengan tepat waktu; Halaman 4 dari 14
Tanggal dimulainya Jaringan atau Kemitraan; Tanggal berakhirnya operasi Jaringan atau Kemitraan; Pengaturan larangan membuka rahasia; Kewenangan untuk mewakili Jaringan atau Kemitraan; Kewenangan untuk mengungkapkan keanggotaan Jaringan atau Kemitraan; Pengaturan komersial dan finansial Jaringan atau Kemitraan; 2 Anggota keluar dari Jaringan atau Kemitraan; Menerima anggota baru dalam Jaringan atau Kemitraan; Pertimbangan pertanggungjawaban dan ganti rugi; Pengaturan komunikasi yang disepakati; dan Masalah lain yang diidentifikasi. Perjanjian ini harus ditandatangani oleh semua peserta Jaringan atau Kemitraan untuk mengindikasikan kemauan mereka untuk terikat oleh perjanjian itu. Catatan: Organisasi yang tidak berpartisipasi sebagai jaringan atau kemitraan tidak perlu menyerahkan Perjanjian Jaringan atau Kemitraan. Tata Laku Operasi Bisnis Bagian dari rencana bisnis ini harus menyediakan semua rincian yang diperlukan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang operasi sehari-hari bisnis kepada pihak eksternal. Dengan kata lain, bagian ini harus menyediakan penjelasan mandiri tentang bagaimana organisasi ini akan melaksanakan bisnisnya. Hal ini akan memastikan bahwa semua hal yang diperlukan telah dipertimbangkan. Mengingat bahwa program ini fokus pada distribusi dan penjualan tungku biaya rendah dan emisi rendah ke wilayah yang hampir terpencil dan terpencil, akan ada beberapa faktor dasar yang perlu dipertimbangkan. Termasuk di sini: Siapa yang akan membuat tungku tersebut; Bagaimana persetujuan atas tungku individual itu akan difasilitasi; Bagaimana proses pemesanannya; Bagaimana dan dalam jumlah berapa tungku akan ditransportasi dari titik pembuatan ke titik pertama masuk Indonesia (dengan asumsi semua tungku diimpor); Apa saja pengaturan logistik untuk memindahkan tungku dari titik masuk ke titik distribusi pasar (gudang atau serupa); Apakah dibutuhkan pengaturan perakitan lokal; Bagaimanakah penjual eceran menerima pasokan tungku dan dalam jumlah berapa; Apa hubungan rantai pasok antar masing-masing organisasi peserta; Bagaimana dan dari siapa permintaan tungku akan diterima; Uji pasar apa yang akan dilaksanakan; Bagaimana titik transaksi penjualan akan dilakukan; Bagaimana rincian pembeli dicatat dan disampaikan ke kantor Program; Seperti apa siklus arus kasnya; Bagaimana pengaturan reparasi atau penggantian unit tungku yang cacat; 2 Pengaturan finansial dan komersial dapat dikembangkan secara terpisah di bagian dokumen yang relevan dan ditambahkan pada Perjanjian Peserta Jaringan atau Kemitraan sebagai sebuah adendum. Halaman 5 dari 14
Bagaimana anggota Jaringan atau Kemitraan memfasilitasi perbaikan berkelanjutan selama masa Program (apabila berpartisipasi sebagai jaringan). Pengaturan Komersial Penting agar pengaturan komersial bagi operasi bisnis ditentukan dengan jelas dan dipahami serta disepakati. Ketika mengembangkan pengaturan komersial untuk bisnis ini, penting agar pengaturannya adil dan mencerminkan keterkaitan antara input dan penghargaan. Waktu siklus kas (sejak waktu di mana seseorang membayar sesuatu sampai saat mereka dibayar untuk itu) harus dipertimbangkan dengan teliti sebagai bagian dari persiapan rencana bisnis program. Pertimbangan kunci untuk pengaturan komersial dan finansial bagi bisnis mencakup: Dana awal; Pengaturan arus kas internal yang rinci; Jangka pembayaran intra-jaringan atau Kemitraan (apabila relevan); Pengaturan bagi penggunaan, penerimaan dan distribusi pembayaran insentif; Pengaturan pendanaan mikro, apabila dipertimbangkan atau digunakan; Persyaratan audit; dan Resolusi sengketa komersial. Jadwal Kegiatan Sebuah jadwal kegiatan haruslah disiapkan untuk memvalidasi dan menggambarkan alur kegiatan yang hendak diselesaikan. Direkomendasikan agar jadwal ini ditabulasi menggunakan pengelompokan berikut: Kelompok Kegiatan; Tugas; Waktu; Manajer; Sumber daya; dan Keterangan. Direkomendasikan juga agar grafik Gantt yang mendukung jadwal telah dipersiapkan dan ditambahkan pada rencana bisnis sebagai Adendum. Jadwal dan grafik Gantt dapat digunakan sebagai daftar periksa selama masa berjalannya proyek. Rencana 100 Hari Rencana 100 hari dapat dikembangkan dan digunakan untuk memandu kegiatan bisnis dan pengembangan organisasi sehari-hari. Rencana awal 100 hari akan memberikan arahan bagi pelaksanaan bisnis dan proyek. Rencana 100 hari berikutnya akan fokus pada perbaikan berkelanjutan dan masalah operasional. Direkomendasikan agar rencana 100 hari dibuat dalam bentuk tabel dan terlampir sebagai Adendum. Rekomendasi pengelompokan isi untuk rencana 100 hari adalah: Tugas; Manajer; Waktu; dan Halaman 6 dari 14
Sumber Daya/Keterangan. Templat Rencana Bisnis Fasilitator Pasar Aliansi Tungku Indonesia telah mengembangkan Templat Rencana Bisnis untuk panduan Anda. Templat ini opsional namun dapat digunakan dalam pengembangan Rencana Bisnis untuk membantu Anda merespons terhadap komponen perencanaan dan strategi sebagaimana yang dibutuhkan bagi pengembangan rencana bisnis dan disorot dalam catatan panduan di atas. Informasi tambahan untuk mendukung pengembangan rencana bisnis Anda juga dapat ditemukan di www.apex-cg.com/csi-indonesia. Halaman 7 dari 14
Rencana Bisnis untuk Pendirian dan Operasi Bisnis Tungku Biomassa Bersih (Kemitraan atau Jaringan Perusahaan Bisnis - apabila relevan) Nama Perusahaan (tambahkan nama-nama dari para anggota Jaringan atau Kemitraan - apabila relevan) Mendukung Aliansi Tungku Indonesia Tanggal Halaman 8 dari 14
Daftar Isi 1. Ringkasan Eksekutif 2. Kesempatan 3. Para Peserta 4. Agregator Pasar 5. Sekilas tentang Tata Laku Operasi Bisnis 6. Pertimbangan Komersial 7. Tinjauan Tindakan Segera Halaman 9 dari 14
1. Ringkasan Eksekutif Kesempatan Para Peserta (apabila relevan) Organisasi Pemimpin (apabila relevan) Sekilas tentang Tata Laku Operasi Bisnis Pertimbangan Komersial Tinjauan Tindakan Segera Ringkasan Halaman 10 dari 14
1. Pendahuluan 2. Beberapa Mitra Jaringan atau Kemitraan (apabila relevan) Jaringan atau Kemitraan Pertama Nama Lembaga : Nama dan rincian kontak perwakilan yang berwenang : Bisnis inti dari lembaga : Rangkuman tentang bagian apa dari jalur pasok yang akan : didukung Kekuatan yang dibawa ke dalam Jaringan atau Kemitraan : Keterbatasan kepesertaan yang perlu dipertimbangkan : Faktor relevan lain yang perlu dipertimbangkan : Jaringan atau Kemitraan Kedua Nama Lembaga : Nama dan rincian kontak perwakilan yang berwenang : Bisnis inti dari lembaga : Rangkuman tentang bagian apa dari jalur pasok yang akan : didukung Kekuatan yang dibawa ke dalam Jaringan atau Kemitraan : Keterbatasan kepesertaan yang perlu dipertimbangkan : Faktor relevan lain yang perlu dipertimbangkan : Jaringan atau Kemitraan Ketiga Nama Lembaga : Nama dan rincian kontak perwakilan yang berwenang : Bisnis inti dari lembaga : Rangkuman tentang bagian apa dari jalur pasok yang akan : didukung Kekuatan yang dibawa ke dalam Jaringan atau Kemitraan : Keterbatasan kepesertaan yang perlu dipertimbangkan : Faktor relevan lain yang perlu dipertimbangkan : 3. Penunjukan Organisasi Pemimpin (apabila relevan) Halaman 11 dari 14
4. Jaringan atau Perjanjian Kepesertaan Kemitraan (apabila relevan) Kepesertaan Jaringan atau Kemitraan Hubungan Antar Anggota Jaringan atau Kemitraan Pernyataan Tujuan Jaringan atau Kemitraan Tanggal Dimulainya Jaringan atau Kemitraan Tanggal Berakhirnya Operasi Jaringan atau Kemitraan Pengaturan Larangan Membuka Rahasia Kewenangan untuk Mewakili Jaringan atau Kemitraan Kewenangan untuk Mengungkapkan Keanggotaan Jaringan atau Kemitraan Pengaturan Komersial dan Finansial Jaringan atau Kemitraan Anggota Keluar dari Jaringan atau Kemitraan Menerima Anggota Baru dalam Jaringan atau Kemitraan Pertimbangan Pertanggungjawaban dan Ganti Tugi Pengaturan Komunikasi yang Disepakati Umum Halaman 12 dari 14
5. Tata Laku Operasi Bisnis Tinjauan Pembuatan dan Pemasokan Tungku Persetujuan atas Tungku Pengaturan Impirt Perakitan Lokal Logistik Pengaturan Titik Penjualan 5.1.1. Stimulasi Permintaan 5.1.2. Pemesanan dan pemasokan ulang 5.1.3. Pengaturan Reparasi dan Penggantian 5.1.4. Pengumpulan dan Pelaporan Informasi Pembeli 5.1.5. Siklus Arus Kas Halaman 13 dari 14
6. Pengaturan Komersial Dana awal Pengaturan rinci arus kas internal Jangka pembayaran intra-jaringan atau Kemitraan (apabila relevan) Pengaturan bagi penggunaan, penerimaan dan distribusi pembayaran insentif Pengaturan pendanaan mikro apabila dipertimbangkan atau digunakan Persyaratan audit Resolusi sengketa komersial 7. Jadwal Kegiatan # 1 2 3 Kelompok Kegiatan Tugas Waktu Manajer Sumber daya Keterangan 8. Rencana 100 Hari # 1 2 3 Tugas Waktu Manajer Sumber Daya/Keterangan Halaman 14 dari 14