ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKADEMIK MI MUHAMMADIYAH NGARAN KLATEN JAWA TENGAH NASKAH PUBLIKASI

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKADEMIK MI MUHAMMADIYAH NGARAN KLATEN JAWA TENGAH NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Putra Setio Nugroho 07.12.2078 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011 1

ANALYSIS AND DESIGN ACADEMIC INFORMATION SYSTEM MI MUHAMMADIYAH NGARAN KLATEN CENTRAL JAVA ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKADEMIK MI MUHAMMADIYAH NGARAN KLATEN JAWA TENGAH Putra Setio Nugroho Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Academic Information System made to facilitate employee entering data student. The application of this system is expected to assist in accessing educational database making it easier, efficient, and effective. Applications created with Microsoft Visual Basic 6.0 while for the storage of data using Microsoft Access 2003. The research method used is to analyze the system to be created by collecting data using multiple data collection techniques such as interviews, observation, documentations. Another method used is by designing a system that will be made after that was continued by the developer with the database to be used. After completion of the database development stage, the final stage is carried out to evaluate. Keywords: Academic Information System 3

1. Pendahuluan Tuntutan kebutuhan terhadap sistem informasi kian hari kian meningkat hampir di setiap aktivitas organisasi. Hal ini didukung oleh perkembangan dunia teknologi informasi, yang mau tidak mau membuat setiap organisasi harus melakukan otomatisasi perkerjaan dengan memanfaatkan teknologi informasi tersebut. Pada sebuah sistem pengolahan data diperlukan pengorganisasian yang dapat memberikan dukungan terhadap pengolahan fungsi-fungsi manajemen serta membantu dalam pengambilan keputusan sehingga lebih efektif dan efisien. Sistem pengolahan data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi dipergunakan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali dan untuk membuat kembali informasi itu sendiri. Komputer merupakan salah satu media yang dapat digunakan untuk membangun sebuah sistem informasi yang berawal dari data mentah menjadi informasi yang sangat dibutuhkan oleh user sehingga informasi tersebut akan mempunyai nilai lebih. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem informasi. Sistem informasi didefinisikan oleh Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluar-an kepada para pemakai. Definisi umum sistem informasi adalah: Sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. 4

2.2 Komponen Sistem Informasi Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti : 2.2.1 Perangkat keras (hardware), mencakup berbagai piranti fisik seperti komputer dan printer. 2.2.2 Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan data. 2.2.3 perangkat keras memproses Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. 2.2.4 Orang (brainware), yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi. 2.2.5 Basis data (database), yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. 3. Analisis 3.1 PIECES 3.1.1 Performance(Kinerja) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respone untuk menangani pekerjaan tersebut. 3.1.2 Information(Informasi) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka MI Muhammadiyah Ngaran Klaten akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan dengan yang diharapkan. Didalam sistem pengolahan data pembayaran masih membutuhkan peningkatan kualitas dalam pemberian informasi kepada siswa. 3.1.3 Economy(Ekonomi) Merupakan peningkatan pendapatan karena adanya sistem baru terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi. Berdasarkan penilaian secara ekonomis maka sistem pengolahan data pembayaran secara terkomputerisasi mampu meningkatkan pendapatan sekolah dengan menekan biaya untuk pembelian alat-alat tulis. 5

3.1.4 Control(Kontrol) Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data atau informasi. Dengan adanya control, maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki. 3.1.5 Efficiency(Efisiensi) Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari output dibagi dengan inputnya. Dari hasil pengamatannya pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan personil belum efisien. Dengan sistem terkomputerisasi sumber daya dan personil yang digunakan lebih efisien. 3.1.6 Service(Pelayanan) Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Dalam suatu sekolah peningkatan pelayanan terhadap siswa merupakan tujuan utama. Pada MI Muhammadiyah Ngaran Klaten pelayanan kepada siswa dinilai cukup baik. 3.2 Analisis Kelayakan Sistem 3.2.1 Kelayakan Teknologi Berdasarkan penawaran yang dilakukan, teknologi yang diberikan sudah memenuhi syarat dimana hal ini dibuktikan dengan digunakannya perangkat keras dengan spesifikasi yang semestinya berikut perangkat lunak dengan teknologi pendukung yang memiliki keunggulan sebanding. 3.2.2 Kelayakan Hukum Dilihat dari segi hukum dan peraturan yang berlaku dinegara kita, maka sistem yang baru atau yang diusulkan tidak menyimpang dari ketentuan atau aturan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan harus resmi sesuai dengan perizinan yang ada, sehingga tidak menyimpang 6

dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak menimbulkan masalah hukum baik pada waktu yang sekarang maupun yang akan datang. 3.2.3 Kelayakan Operasional Kelayakan operasional pengembangan sistem informasi yang baru adalah layak untuk dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya yang ada untuk menjalankan sistem baru tersebut secara optimal, dan kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat, akurat dan relevan serta kemampuan pengendalian operasi dari sistem sehingga akan lebih efisien dan tentunya harus dapat menjaga keamanan data. 3.2.4 Kelayakan Ekonomi Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi yang baru diharapkan akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi yang baru ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya, dengan teknik analisis biaya. 4. Implementasi Sistem Implementasi Sistem adalah tahap meletakkan suatu sistem supaya siap untuk dioperasikan. Pada aplikasi sistem informasi pembayaran siswa diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic sebagi interface, sedangkan untuk media penyimpanan database menggunakan Microsoft Access 2003. 4.1 Uji Coba Program Uji coba program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi. 4.1.1 Syntax Error Syntak Error merupakan jenis kesalahan yang terjadi apabila salah dalam pengetikan bahasa pemrograman atau tidak sesuai dengan kaidah bahasa compiler yang digunakan. 7

Gambar 4.1. Contoh Kesalahan Penulisan 4.1.2 Runtime Error Runtime Error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan saat program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi sehingga tidak bisa dikerjakan. Seperti contoh gambar dibawah ini. 8

4.1.3 Logic Error Logic Error merupakan kesalahan pada logika, kesalahan seperti ini sulit untuk ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program tetapi hasilnya salah. Sebagai contoh pada input siswa pada program yang dibuat. Jika terjadi kesalahan dalam penginputan maka akan muncul pesan error sebagai berikut : Gambar 4.3. Contoh Kesalahan Sewaktu Proses 4.2 Uji Coba Sistem Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponenkomponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu dilakukan untuk mencari mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. 9

Pengujian sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. Ada dua metode untuk melakukan unit testing yaitu pengujian black box testing dan white box testing. 4.2.1 White Box Testing Uji coba white box testing merupakan metode perancangan test case yang menggunakan structural untuk mendapatkan test case. Tes ini digunakan untuk meramal cara kerja perangkat lunak secara rinci karena logic path ( jalur logika ), perangkat lunak dites dengan kondisi dan perulangan secara fisik. Contoh pengujian white box testing ini merupakan perinngatan ketika user menginputkan password user yang salah, untuk kesalahan semacam ini sistem akan memberikan suatu informasi kepada user mengenai kesalahan yang dilakukan, berikut informasi yang muncul saat user melakukan kesalahan karena salah menginputkan passwordnya pada menu login program. Gambar 4.4. Kesalahan Input Password 4.2.2 Black Box Testing Berdasarkan hasil uji coba yang dilakukan, seluruh tombol navigasi dan tombol fasilitas program lainnya serta proses yang dijalankan tidak terjadi kesalahan, tetapi aplikasi mempunyai aturan-aturan yang sudah ditetapkan dan harus diikuti karena apabila dihiraukan maka sistem akan menolak perintah yang tidak sesuai dengan aturan seperti kesalahan berikut, kesalahan ketika user belum menginputkan data yang harusnya diinput sesuai ketentuan sistem yang dijalankan dan sistem memberikan informasi kepada user karena data yang ingin diproses belum lengkap atau tidak memenuhi ketentuan untuk diproses selanjutnya. 10

Gambar 4.5. Kesalahan Belum Menginputkan Data 4.3 Manual Program Form Login Form Siswa 11

5. Kesimpulan Dari beberapa penjelasan setelah diuraikan pada laporan ini, dapat disimpulkan bahwa: Proses pengolahan data pada MI Muhammadiyah Ngaran Klaten masih berjalan secara manual, yang belum menggunakan teknologi komputer sebagai alat bantu secara optimal. Proses manual ini berakibat pada kesulitan, keterlambatan dalam pengolahan data serta pelayanan dalam pembuatan laporan. Kegiatan yang semakin komplek menuntut sistem yang berbasis manual ke sistem yang lebih baik, karena itu komputer sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan operasional koperasi. Membantu kelancaran, kecepatan dan ketepatan serta efisiensi kerja pada MI Muhammdiyah Ngaran Klaten sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat. Membantu dalam penyusunan laporan sehingga dapat memberikan inforamsi yang cepat dan tepat kepada kepala sekolah. 14

DAFTAR PUSTAKA David B. Gordon,Management Information System:Conceptual Foundations, Structural and adevelopment, McGraw-Hill Kogakhusa,Tokyo, 1974 FitzGerald Jerry, FitzGerald F. Ardra, Stallings, Jr. D. Warmen, Fundamentals of System Analysis, John Willey & Sons, New York, 1981 Harianto Kristanto, Ir., Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta,1993 Hartono Jogiyanto,MBA, Akt., Analis & Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstuktur Teory dan Praktik Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 2005 Pamungkas, Ir., Tip & Trik Microsoft Visual Basic 6.0, edisi kelima, Elex Media Komputindo, Jakarta, Juni 2003 15