MANUAL PENGOPERASIAN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR MANUAL PENGOPERASIAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEKOLAH PASCASARJANA PADA TINGKAT DEPARTEMEN 2011 D i s i a p k a n o l e h : S P S - D A P - D K S I G e d u n g A H N L a n t a i 2, K a m p u s I P B D a r m a g a

DAFTAR ISI I. PENGANTAR... 2 II. MENJALANKAN SIMAK SPs... 3 III. DATA MASTER... 4 A. Mahasiswa... 4 B. Matakuliah... 7 C. Program Studi... 8 D. Kurikulum... 9 E. Nilai... 10 F. Dosen... 14 IV. KRS... 15 V. ABSENSI... 16 VI. UBAH PASSWORD... 18 VII. MENUTUP SIMAK SPS... 18 1

I. PENGANTAR Manual Pengoperasian Sistem Informasi Akademik Sekolah Pascasarjana (SIMAK SPs) berbasis web ini disiapkan untuk membantu para pengguna dalam pengoperasian atau penggunaan SIMAK SPs. Sehingga, diharapkan dengan membaca manual pengoperasian ini pengguna dapat mengoperasikan SIMAK SPs dengan sebaik-baiknya. Untuk dapat mengoperasikan SIMAK SPs berbasis web ini diperlukan persyaratan antara lain: a) komputer yang digunakan terhubung ke jaringan internet maupun ke jaringan intranet kampus IPB. Untuk terhubung ke jaringan internet, dapat menggunakan Speedy, Modem (SmartFred, AHA, dll), Dial Up dengan saluran telepon, dll. Sedangkan penggunaan intranet kampus IPB dimungkinkan apabila komputer yang akan digunakan berada di area kampus IPB dan terhubung dengan jaringan LAN baik dengan menggunakan kabel UTP maupun menggunakan sarana Wireless yang sudah terpasang. b) Sudah terinstal salah satu program perambah (browser) seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, dll. untuk digunakan menjalankan aplikasi SIMAK SPs. Manual Pengoperasian SIMAK SPs ini diperuntukkan bagi pengguna pada tingkat Departemen yang ditugaskan sebagai operator SIMAK SPs berbasis web. Demikian, mudah-mudahan bermanfaat. 2

II. MENJALANKAN SIMAK SPs Untuk memulai pengoperasian SIMAK SPs, pertama-tama jalankan program browser yang ada seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, atau lainnya, lalu lakukanlah salah satu cara berikut ini : a. Pada program browser, tuliskan alamat URL : http://www.ipb.ac.id. Pada bagian kanan sebelah tengah halaman web IPB terdapat sebuah link dengan tulisan IPB Applications & Information System Portal, lalu klik link ini. Pada Menu Academic Application, klik SIMAK Online Pascasarjana. b. Pada program browser, tuliskan alamat URL : http://akademik.pasca.ipb.ac.id. Setelah melaksanakan salah satu instruksi di atas, selanjutnya akan ditampilkan halaman awal SIMAK SPs seperti pada Gambar 1. Gambar 1. Halaman Login SIMAK SPs Selanjutnya pengguna harus memasukkan Username dan Password yang telah diberitahukan oleh pengembang maupun oleh administrator SIMAK SPs ini. Terdapat 3 (tiga) jenis user pada SIMAK SPs ini, yaitu: 1) user untuk Administrator SPs, 2) user untuk pengguna pada Departemen, dan 3) user untuk mahasiswa. User Administrator SPs diperuntukkan bagi pengguna SIMAK SPs di tingkat Sekolah Pascasarjana maupun Direktorat Administrasi Pendidikan. User Departemen diperuntukkan bagi pengguna di tingkat Departemen yang mengampu program-program studi Sekolah Pascasarjana. User Mahasiswa diperuntukkan bagi mahasiswa sekolah Pascasarjana agar dapat mengakses SIMAK SPs. Ketiga jenis user tersebut telah disiapkan dan telah berjalan. User bagi mahasiswa terdaftar pada User Access IPB, sehingga mahasiswa dapat menggunakan fasilitas internet yang telah disediakan oleh IPB. Selain itu, user access yang dimiliki oleh setiap mahasiswa ini juga dapat digunakan untuk mengakses aplikasi-aplikasi lain yang telah ada seperti Electronic Mail (http://mail.student.ipb.ac.id), blog mahasiswa (http://username.student.ipb.ac.id), Captive Portal IPB (http://login1.ipb.ac.id; http://login2.ipb.ac.id), dan lain-lainnya. 3

Jika login dengan menggunakan user Administrator Departemen berhasil, maka ditampilkan halaman Home sistem SIMAK SPs seperti Gambar 2. Gambar 2. Halaman Awal SIMAK SPs Pada halaman awal (Home) SIMAK SPs, terdapat 4 (empat) menu, dengan judul Data Master, KRS, Absensi, dan Ubah Password. Menu Data Master, digunakan untuk pengelolaan/melihat data master yang diperlukan oleh sistem SIMAK SPs, terdiri dari Mahasiswa, Matakuliah, Program Studi, Kurikulum, dan Nilai. III. DATA MASTER A. Mahasiswa Pada menu mahasiswa ditampilkan seluruh data mahasiswa dari setiap departemen/program studi masing-masing seperti pada Gambar 3. Gambar 3. Halaman Data Mahasiswa 4

Pada tampilan data mahasiswa tersebut terdapat tujuh kolom data yaitu, NRP, Nama, Tahun Masuk, Semester, Mayor, Nilai, dan Prestasi. Tombol perintah dengan keterangan Filter Data Mahasiswa dapat digunakan untuk membatasi tampilan daftar mahasiswa dalam lingkup yang lebih kecil lagi, yaitu per program studi dengan strata tertentu (S2/S3) dan tahun masuk mahasiswa tertentu (misal 2011). Penggunaan perintah ini bermanfaat bagi departemen yang program studinya banyak, sebagai contoh Departemen Ilmu Tanah dan Sumberdaya Lahan (TSL) dengan jumlah program studi ada sebanyak 8 (delapan) program studi (S2/S3). Untuk melakukan filter data mahasiswa, klik pada link Filter Data Mahasiswa, ditampilkan form filter data seperti pada Gambar 4. Berikan tanda cek pada kotak sebelah kiri, misal pada kotak Program Studi/Mayor lalu pilih salah satu program studi yang ada. Hal yang sama dapat dilakukan pada kotak pemilihan strata dan tahun masuk. Setelah selesai menentukan kriterima pemilihan data, lalu klik Tombol Filter, maka ditampilkan daftar mahasiswa yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Gambar 4. Filter Data Mahasiswa Untuk melihat biodata mahasiswa dapat dilakukan dengan melakukan klik pada salah satu NRP yang ada. Ditampilkan informasi biodata mahasiswa seperti contoh pada Gambar 5. Kolom Nilai apabila diklik pada salah satu baris NRP tertentu menampilkan data nilai seperti pada Gambar 6. Pada tampilan nilai dari mahasiswa yang dipilih dapat dilakukan pencetakan transkrip dengan memilih tombol Transkrip. Bentuk transkrip dapat dilihat pada Gambar 7. Apabila mahasiswa belum mengisikan data matakuliah/krs, maka pada kolom nilai akan ditampilkan Belum Tersedia (Gambar 3). Pengisian data KRS mahasiswa untuk kasus seperti ini dapat dilakukan oleh administrator Pascasarjana dengan menyalin data dari Formulir FRS Mahasiswa ke Formulir KRS. 5

Gambar 5. Biodata Mahasiswa Gambar 6. Halama Nilai Mahasiswa n 6

Gambar 7. Halaman Transkrip Mahasiswa Kolom Prestasi apabila diklik pada salah satu NRP tertentu menampilkan data prestasi yang dicapai oleh mahasiswa tersebut seperti pada Gambar 8. Gambar 7. Daftar Prestasi Mahasiswa B. Matakuliah Pada menu Data Master pilih matakuliah, ditampilkan seluruh data matakuliah yang ada di departemen tersebut seperti pada Gambar 8. 7

Gambar 8. Halaman Matakuliah Untuk melihat rincian dari matakuliah (Gambar 9), maka lakukan klik pada link kode matakuliah. Gambar 9. Halaman Detil Matakuliah C. Program Studi Untuk melihat program studi yang ada pada suatu departemen, pilih menu data master lalu klik program studi. Ditampilkan daftar program studi yang ada seperti pada Gambar 10. Informasi pada kolom daftar program studi meliputi kode program studi, nama program studi, departemen pengampu, fakultas, strata, dan kolom Aksi untuk melakukan perubahan atau penghapusan data program studi. Sebagai contoh pada tampilan gambar tersebut, Departemen Ilmu Komputer mengampu dua Program Studi. 8

Gambar 10. Halaman Daftar Program Studi Untuk melihat detil suatu program studi, klik salah satu kode program studi yang ada pada kolom Kode Mayor. Selanjutnya akan ditampilkan informasi mengenai program studi seperti pada Gambar 11. Gambar 11. Detil Program Studi Administrator Departemen tidak dapat melakukan penambahan, perbaikan, maupun penghapusan program studi. Penambahan, perbaikan, maupun penghapusan program studi dilakukan oleh Administrator pada level Pascasarjana. D. Kurikulum Untuk melihat kurikulum program studi, pilih menu Data Master lalu klik Kurikulum. Akan ditampilkan daftar kurikulum yang ada seperti pada Gambar 12. Informasi pada kolom daftar kurikulum meliputi program studi/mayor, kode matakuliah, nama matakuliah, tahun akademik, semester akademik, dan sks. 9

Gambar 12. Halaman Daftar Kurikulum Untuk melihat detil data matakuliah dari kurikulum program studi, klik link salah satu nama program studi yang ada pada kolom program studi/mayor dengan baris kode matakuliah yang ingin ditampilkan. Selanjutnya ditampilkan informasi mengenai matakuliah seperti pada Gambar 13. Gambar 13. Halaman Detil Matakuliah pada Kurikulum Administrator Departemen tidak dapat melakukan penambahan, perbaikan, maupun penghapusan kurikulum. Penambahan, perbaikan, maupun penghapusan kurikulum dilakukan oleh Administrator pada level Pascasarjana. E. Nilai Pada menu nilai, operator dapat melihat nilai mahasiswa dan transkripnya, melihat biodata mahasiswa, serta melakukan pemasukan nilai ke basisdata. Setelah memilih menu Nilai, ditampilkan informasi halaman mahasiswa seperti pada Gambar 14. 10

Gambar 14. Menu untuk Melihat Nilai Pada Gambar 14 terlihat daftar mahasiswa dengan urutan kolom NRP, nama mahasiswa, tahun masuk, program studi/mayor, dan kolom nilai untuk melihat nilai/krs. Untuk melihat biodata mahasiswa, maka lakukan klik pada salah satu NRP mahasiswa. Ditampilkan biodata mahasiswa seperti pada Gambar 5. Untuk melihat yang sudah diraih oleh seorang mahasiswa dan transkripnya maka lakukan klik pada salah satu link Nilai pada kolom NILAI. Ditampilkan daftar nilai seperti pada Gambar 6, untuk melihat transkripnya klik pada tombol Transkrip, ditampilkan contoh transkrip seperti pada Gambar 7. Pada Gambar 14 terdapat tombol Upload Nilai yang dapat digunakan untuk memasukkan ( upload ) nilai akhir mahasiswa dari suatu matakuliah tertentu. Untuk melakukan proses upload nilai ada 3(tiga) tahap yang harus dilakukan. Pertama, unduh (download) daftar peserta matakuliah (mahasiswa) dari suatu matakuliah tertentu. Pada proses ini akan didapatkan borang nilai berupa berkas Ms. Excel yang berisi informasi kode matakuliah, nama matakuliah, tahun dan semester akademik, serta kolom NRP, Nama mahasiswa dan kolom Nilai Mutu yang masih kosong. Kedua, isilah borang nilai dalam format Excel dengan nilai huruf mutu yang telah didapatkan dari dosen. Bila nilai sudah tersedia pada berkas Ms. Excel yang lain (salinan dari dosen), maka pengisian borang nilai dapat dilakukan dengan menggunakan fungsi Lookup yang tersedia pada Ms. Excel. Ketiga, lakukan proses mengunggah (upload) nilai dari file Ms. Excel yang telah disiapkan untuk dimasukkan ke basisdata nilai mahasiswa. 11

a. Mengunduh (download) Daftar Peserta Prosesnya sebagai berikut: lakukan klik tombol Upload Nilai yang berada di atas tabel nama mahasiswa. Selanjutnya pada bagian Download Form Nilai, pilih matakuliah, tahun, dan semester akademik untuk meng-unggah berkas yang berisi form pengisian nilai mahasiswa yang mengambil matakuliah tersebut (Gambar 15). Gambar 15. Tampilan Mengunggah dan Mengunduh Berkas Nilai b. Mengisi Nilai pada File Excel Setelah berhasil mengunggah file excel yang berisi daftar mahasiswa dari suatu matakuliah, selanjutnya buka file excel tersebut. Akan tampak daftar mahasiswa peserta matakuliah seperti pada Gambar 16. Gambar 16. Daftar Mahasiswa untuk Diisi Nilai 1. Dalam file Excel tersebut, akan muncul daftar mahasiswa yang mengambil matakuliah yang dipilih, beserta kolom HURUFMUTU untuk pengisian nilai mahasiswa. 12

2. Dalam pengisian nilai, hanya dilakukan pengisian nilai di kolom HURUFMUTU, tanpa mengubah isi dari cell maupun keterangan (header) dari isi file Excel tersebut. Huruf mutu yang diisikan adalah : A/AB/B/BC/C/D/E/BL/L/Sit/null(blank). Huruf mutu yang diisikan selain itu, akan ditolak oleh sistem pada waktu dilakukan proses meng-unggah (upload) nilai akhir. 3. Diakhir daftar mahasiswa, isikan tim dosen pengajar dengan data NIP, Nama, Jumlah Pertemuan. Dituliskan berurutan kebawah. 4. Setelah pengisian nilai dan pengisian daftar tim pengajar selesai, save perubahan isi file Excel tersebut. Untuk memudahkan dalam pengelolaan file nilai, simpanlah file nilai ini dalam folder tertentu, misalnya folder D:\NilaiPasca\2011-1 (yang bermakna kumpulan nilai SPs pada tahun akademik 2011/2012 semester ganjil), dan berikan nama file Excel sesuai dengan kode matakuliahnya, misal STK511.xls. Apabila terdapat beberapa kelas paralel dalam satu matakuliah, maka pemberian nama file-nya dapat berupa misalnya, STK511-1.xls, STK511-2.xls, STK11-3.xls, dst. atau disimpan dalam lembaran Sheet yang berbeda-beda. c. Mengunggah (Upload) Daftar Nilai Setelah berhasil mengisi daftar nilai yang disimpan dalam file Excel, selanjutnya dilakukan proses mengunggah file Excel tersebut agar nilai yang telah diisikan dapat disimpan dalam basisdata SIMAK SPs. Perhatikan kembali Gambar 15 bagian Upload Nilai. 1. Pada baris dengan pesan File (Tipe file xls):, klik tombol Browse.. untuk memilih file nilai dalam format Excel yang telah disiapkan. Pilih Folder dan file nilai dalam format Excel dimana nilai itu berada. Kemudian, klik tombol Open untuk membuka file nilai agar siap diunggah. Sampai tahap ini, sebagai contoh file nilai yang akan diunggah adalah KOM511.xls akan tampak seperti pada Gambar 17 berikut ini. Gambar 17. File Nilai yang Siap Diunggah 2. Setelah file nilai dipilih, tekan tombol Upload Nilai untuk melakukan proses mengunggah nilai ke basisdata SIMAK SPs. 13

3. Jika proses berhasil, silakan periksa data nilai mahasiswa dari matakuliah yang telah dipilih dengan melihat tabel list matakuliah dibawah form upload nilai, dan klik link Tampil pada kolom Nilai (Gambar 18). Gambar 18. Matakuliah dengan Nilai yang Sudah Diunggah F. Dosen Pada menu Dosen, operator dapat melihat data NIP, nama, dan gelar dosen (Gambar 19). Terutama pada waktu melengkapi isian nilai huruf mutu suatu mata kuliah, dimana pada akhir data mahasiswa operator diminta untuk mengisi Tim Dosen yang terdiri dari NIP, Nama, dan Jumlah Pertemuannya (Gambar 16). Menu dosen dapat digunakan untuk membantu pencarian NIP dari dosen yang dimaksud seperti pada Gambar 20. Apabila data dosen yang dicari sudah tampak pada monitor, selanjutnya salinlah identitas NIP dan nama dosen dengan cara (Copy Paste) dari SIMAK SPs ke file Excel yang dituju. Gambar 19. Daftar Dosen 14

Gambar 20. Pencarian Dosen Tertentu IV. KRS Menu KRS berisi data KRS yang digunakan untuk pemantauan data KRS mahasiswa. Pada tampilan data KRS terdapat kolom No, NRP, Nama, Mayor/PS, Strata, Jumlah MK, Jumlah SKS, dan Detail dari KRS mahasiswa seperti pada Gambar 21. Gambar 21. Tampilan Data KRS Untuk melihat daftar matakuliah secara rinci yang diambil oleh seorang mahasiswa, maka pada baris salah satu mahasiswa tersebut klik link Detail yang berada pada kolom DETAIL. Selanjutnya akan ditampilkan data rinci mahasiswa seperti pada Gambar 22. Informasi yang ditampilkan berupa data NRP, Nama, Mayor/PS, Semester, dan Tahun Akademik mahasiswa, serta kolom detil yang berisi informasi No, KodeMK, NamaMK, SKS, Nama Departemen, Status MK (wajib/pilihan/dll), dan Status Pengambilan (Penuh/Sit In). 15

Gambar 22. Tampilan Data KRS Seorang Mahasiswa V. ABSENSI Menu ABSENSI berisi formulir kehadiran yang dapat digunakan untuk mencatat kehadiran mahasiswa pada waktu kuliah/praktikum/ujian. Memilih menu Absensi akan menampilkan Daftar Matakuliah pada Program Studi seperti pada Gambar 23. Untuk melihat Daftar Mahasiswa yang Mengambil Matakuliah tertentu, maka pada kolom DATA lakukan klik pada link Tampilkan. Contoh Daftar Absensi dapat dilihat pada Gambar 24. Gambar 23. Tampilan Daftar Matakuliah untuk Absensi 16

Gambar 24. Tampilan Daftar Hadir Suatu Matakuliah Untuk dapat menampilkan bentuk file dalam format pdf seperti diatas, diperlukan aplikasi Adobe Reader. Pada komputer yang digunakan, aplikasi ini harus sudah terinstal sebelumnya. Dalam aplikasi ini tersedia fasilitas Simpan file Absensi, Print file Absensi ke kertas, dan memperbesar/memperkecil bentuk tampilan pada layar. Fasilitasnya seperti yang terlihat pada Gambar 25. Untuk keperluan absensi perkuliahan/praktikum dan lainnya, Daftar Hadir dapat dicetak dari Departemen pengampu masing-masing matakuliah. Untuk kembali ke tampilan sebelumnya (Daftar Matakuliah) dapat dilakukan dengan mengklik tanda Back pada aplikasi perambahnya (Gambar 26). Gambar 25. Tampilan Fasilitas dari Adobe Reader Gambar 26. Panah Kekiri Kembali ke Tampilan Sebelumnya 17

VI. UBAH PASSWORD Menu UBAH PASSWORD digunakan untuk melakukan perubahan password. Memilih menu Ubah Password menampilkan informasi seperti pada Gambar 27. Untuk melakukan perubahan password, isilah Password Lama kemudian Password Baru. Untuk meyakinkan password baru, maka ulangi pengisian password baru pada petak Konfirmasi Password Baru. Klik tombol Ubah untuk menyimpan data password baru, atau klik tombol Batal apabila akan membatalkan perubahan password. Gambar 27. Tampilan Ubah User VII. MENUTUP SIMAK SPS Untuk mengakhiri pengoperasian SIMAK SPs, maka pada tampilan menu awal klik pada tombol Logout seperti yang ditampilkan pada Gambar 28. Setelah mengklik tombol Logout, aplikasi akan ditutup setelah proses Logout sukses. Gambar 28. Tampilan Logout ooooooooo 18