Journal Voucher & Bank Module Pada kesempatan kali ini, kita akan menjelajahi modul Journal Voucher & Bank. Kedua modul ini sangat penting karena hanya dengan menguasai modul ini pada dasarnya Anda sudah bisa langsung memanfaatkan sebagaian besar dari manfaat sebuah software akuntansi. Mari kita mulai dulu dengan modul Journal Voucher. JOURNAL VOUCHER Form Journal voucher digunakan untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dimasukkan dari form lainnya. Pada prinsipnya semua transaksi dapat diinput dari form, hanya saja informasi yang tersedia tidak selengkap kalau kita masuk dari modul khusus seperti penjualan. Transaksi yang dapat dimasukkan di dalam journal voucher 1. Setoran tunai ke bank 2. Pengambilan tunai dari bank 3. Transfer dana antar bank 4. Penyesuaian atas pendapatan dan biaya 5. Transaksi koreksi dan penyesuaian otomatis Untuk mencatat transaksi di journal voucher, Anda harus tahu akun debit dan kredit dari suatu transaksi yang diinput. Seperti yang sudah dijelaskan di bagian sebelumnya, journal voucher juga digunakan secara otomatis untuk mencatat transaksi seperti: 1. Perhitungan penyesuaian persediaan yang diisi di form Inventory Adjustment 2. Perhitungan Unrealized Gain/Loss Foreign Exchange dan Depreciation of Fixed Assets yang berasal dari proses period end Form Journal voucher ini dapat dibuka dari: Menu Navigator : General Ledger [Buku Besar] Journal Voucher [Bukti Jurnal Umum] Menu Data Entry [Aktifitas] General L edger [Buku Besar] Journal Voucher [Bukti Jurnal Umum] Menu Transaction List [Daftar Transaksi] General L edger [Buku Besar] Journal Voucher [Bukti Jurnal Umum] New [Baru] Cara mengisi form Journal Voucher HEADER 1. Isi Voucher No. [Nomor Jurnal] dengan nomor voucher ini. Nomor ini akan selalu bertambah satu angka pada digit terakhir dari journal voucher yang terakhir kali dibuat 2. Isikan tanggal transaksi pada Date [Tanggal] 3. Centang multi currency jika Anda ingin menginput transaksi yang menggunakan mata uang asing. Jika field ini aktif maka di bagian detail akan bertambah 2 kolom yaitu prime amount dan rate. Multi currency hanya berlaku untuk account multi currency yaitu Account Receivable [Piutang], Account Payable [Hutang] dan Cash/Bank. 4. Isi keterangan journal voucher pada description [keterangan]
10 DETAIL 5. Isikan langsung no akun atau klik tanda ellipsis untuk menampilkan semua no akun 6. Account Name [Nama akun] otomatis muncul dari pengisian no akun 7. Debit isikan nilai dari transaksi yang berpengaruh pada posisi debit. Nilai yang Anda masukkan harus dalam rupiah. 8. Kredit isikan nilai dari transaksi yang berpengaruh pada posisi kredit. Nilai yang Anda masukkan harus dalam rupiah. 9. Rate isikan dengan kurs. 10. Isikan nilai transaksi dalam mata uang yang bersangkutan di Prime Amount. Masukkan dengan tanda negatif [ - ] jika kredit dan tanda tanda jika pada posisis debit. 11. SubLedger wajib diisi jika account no yang dipilih bertipe AR dan AP. Klik tanda ellipsis dan pilih nama customer [pelanggan] atau vendor [supplier]. Jika tidak diisi maka tidak akan bisa pindah ke baris berikutnya dan transaksi tidak dapat disimpan. Untuk mengisi subledger klik tanda elipsis atau tekan spasi lalu tombol Ctrl+L. Pelanggan atau pemasok yang ditampilkan di subsidiary ledger sesuai dengan mata uang dari AP/ AR yang dipilih. PANEL 12. Form template pilih jenis template Journal Voucher. 13. Klik icon save untuk menyimpan. Setiap journal voucher yang telah diinput dapat dilihat kembali untuk diedit atau delete dari menu Transaction List [Daftar Transaksi] General Ledger [Buku Besar] Journal Voucher [Bukti Jurnal Umum]. Setelah dari modul Journal Voucher, kita akan masuk ke modul Cash & Bank. CASH AND BANK [Kas dan Bank] Modul cash and bank ini terdiri dari menu yaitu Pembayaran Lain [Other Payment], Penerimaan Lain [Other Deposit], dan Rekonsiliasi Bank [Bank Reconcile]. Other Payment dan Other Deposit digunakan untuk mencatat transaksi kas dan bank yang tidak berhubungan dengan piutang dan hutang, sedangkan Bank Reconcile untuk mencatat rekonsiliasi terhadap semua akun bertipe kas dan bank. Menu ini dapat dibuka dengan 3 cara: 1. Menu Navigator, pilih Bank 2. Menu Data Entry [Aktifitas] Cash & Bank [Kas & Bank]
3. Menu Transaction List [Daftar Transaksi] Cash & Bank [Kas & Bank] OTHER PAYMENT [Pembayaran lain] Pencatatan pengeluaran kas/bank dibedakan oleh FINA berdasarkan sumbernya. Pembayaran hutang dagang kepada pemasok atas pembelian barang dagang akan dicatat di menu Vendor Payment. Pengeluaran untuk transfer ke kas atau bank dicatat di Jurnal Voucher. Untuk pembayaran selain kedua hal diatas digunakan Other Payment. Jadi transaksi yang dapat diinput adalah untuk akun dengan tipe selain account receivable, account payable, dan transfer antar cash/bank. Jurnal yang ditimbulkan ketika kita input dari menu ini: Contoh transaksi yang menggunakan menu ini adalah: Pembayaran biaya/beban perusahaan seperti gaji, listrik, telepon dan lainnya. Pembelian aktiva tetap secara tunai. Pembayaran biaya dibayar dimuka, pembelian perlengkapan. charge bunga/biaya administrasi dari bank dan lain-lain transaksi pembayaran selain untuk vendor [suplier]. Beban [akun tipe expense/other expense] Kas/Bank xxx xxx Other Payment dapat dibuka dengan salah satu cara berikut: Menu Navigator: Bank [Bank] Other Payment Menu Data Entry [Aktifitas] Cash and Bank [Kas & Bank] Other Payment [Pembayaran Lain] Menu Transaction List [Daftar Transaksi] Cash and Bank [Kas & Bank] Other Payment [Pembayaran Lain] New [Baru] Cara mengisi form Other Payment HEADER 1. Isi nomor di Voucher No. [No voucher]. Secara otomatis akan bertambah satu angka didigit terakhir setiap kali kita buat other payment baru 2. Paid form [Dibayar dari] isikan dengan nama bank atau kas yang dipakai untuk melakukan pembayaran 3. Rate [Nilai Tukar] otomatis muncul dari rate terakhir dari bank yang dipilih. Bisa juga diganti dengan rate yang berlaku. 4. Isikan keterangan di bagian memo [Catatan] 5. Payee [Penerima] isikan nama penerima uang
3 9 6. Void cheque [Cek Kosong], aktifkan jika cek tersebut dibatalkan. Pembatalan cek akan mengakibatkan penghapusan transaksi meskipun nomor cek tetap ada. 7. Cheque No. [No. Cek] isi dengan nomor cek. 8. Isikan tanggal pembayaran pada Date [Tanggal] 9. Amount [Jumlah] dapat disikan langsung senilai transaksi atau muncul secara otomatis setelah pengisian detail dengan cara klik kanan auto sum 10. Say [Terbilang] secara otomatis akan tampil jumlah terbilang dalam sebuah kalimat sesuai dengan preferensi yang dipilih dari menu Essential Data Options Behaviour 11. Template adalah pilihan jenis template Other Payment. Bisa ditambah dan diedit dari menu Essential Data - Data entry template DETAIL 12. Account No [No Akun], ketikkan langsung no akun atau klik tanda ellipsis. No akun yang dapat dipilih disini hanyalah yang mempunyai tipe selain cash/bank, AR, dan AP. 13. Account Name [Nama akun] otomatis muncul dari no akun yang dipilih 14. Amount [Jumlah] isikan jumlah yang dialokasikan dari perkiraan tersebut. Normalnya nilai yang kita input akan dijurnal disisi debit. Jika nilai yang dimasukkan minus maka akan dicatat disisi kredit. 15. Memo [Catatan] untuk mengisi keterangan lebih rinci atas perkiraan tersebut selain keterangan yang sudah diisikan didalam field memo di bagian atas. 16. Department dan Project isi dengan nama departemen dan proyek yang mengeluarkan biaya tersebut jika ada [hanya ada pada FINA Cost Center] 17. Klik icon untuk menyimpan, mencetak voucher ke layar atau printer [penjelasan icon lihat halaman 34]. OTHER RECEIPT [Penerimaan Lain] Sama halnya dengan other payment transaksi yang dicatat di other receipt adalah penerimaan yang bukan berasal dari pembayaran piutang oleh customer atau penerimaan transfer dari kas/bank. Jadi Other Receipt hanya untuk transaksi akun dengan tipe selain account receivable, account payable, dan cas/bank. Transaksi yang menggunakan menu ini diantaranya : Penjualan aktiva tetap secara tunai. Pendapatan bunga bank, hadiah dan lainnya dari transaksi perbankan selain dari customer/account receivable. Jurnal yang ditimbulkan ketika kita input dari menu ini: Kas/Bank xxx Pendapatan [tipe revenue/other income] xxx
Other Payment dapat dibuka dengan salah satu cara berikut: Menu Navigator: Bank [Bank] Other Receipt [Penerimaan Lain] Menu Data Entry [Aktifitas] Cash and Bank [Kas & Bank] Other Receipt [Penerimaan Lain] Menu Transaction List [Daftar Transaksi] Cash and Bank [Kas & Bank] Other Receipt [Penerimaan Lain] New [Baru] Cara mengisi form Other Receipt sama dengan cara mengisi Other Payment. Pada bagian detail kolom akun yang dapat dipilih disini hanyalah yang mempunyai tipe selain cash/bank, AR, dan AP. BANK RECONCILE [REKONSILIASI BANK] Rekonsiliasi Bank digunakan untuk menyesuaian saldo kas/bank perusahaan dengan saldo rekening koran yang diterima dari bank. Penyesuaian atau koreksi biasanya menyangkut: 1. Perolehan bunga bank 2. Pengenaan biaya oleh bank kepada nasabahnya seperti biaya administrasi, pajak bunga/bagi hasil, biaya meterai, provisi dan lainnya. 3. Cek Dalam Perjalanan, yaitu cek yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan dan diberikan kepada pihak ketiga, tetapi oleh pihak ketiga tersebut belum dicairkan ke bank perusahaan. Di catatan buku bank perusahaan sudah dikurangi tetapi di rekening koran belum. 4. Setoran dalam Perjalanan, yaitu cek yang sudah diterima dari customer seperti giro tetapi belum dicairkan atau sudah dikliringkan ke bank tetapi belum cair ke bank yang kita tunjuk. Hal ini mengakibatkan saldo buku bank perusahaan sudah bertambah tetapi saldo rekening koran belum. 5. Transaksi-transaksi lainnya yang salah catat dari pihak perusahaan, misal transaksi yang belum dicatat atau salah memasukkan jumlah dan lainnya. Secara manual rekonsiliasi bank dilakukan dengan menandai satu per satu setiap transaksi yang sudah ada di catatan buku bank perusahaan dan di rekening koran bank. Dengan FINA, transaksi yang sudah ada di kedua catatan akan diberikan tanda centang. Transaksi yang belum dicentang akan ditampilkan pada rekonsiliasi tanggal berikutnya. Menu dapat diakses dari : Menu Navigator Cash & Bank [Bank] Bank Reconciliation Menu Data Entry [Persiapan] Cash & Bank [Kas & Bank] Bank Reconciliation [Rekonsiliasi Bank] Cara mencatat rekonsiliasi bank HEADER 1. Tentukan akun kas/bank yang akan direkonsiliasi di field Bank Account 2. New Statement Balance diisi dengan saldo menurut rekening koran sebagai patokan saldo yang akan dijadikan sebagai saldo penyesuaian. 3. Isi tanggal rekonsiliasi dilakuakan pada Reconcile Date 4. Calculated Statement Bal Saldo akan secara otomatis berisi perhitungan saldo rekonsiliasi sebelumnya ditambah/dikurangi dengan saldo transaksi yang sudah di- Clear.
5. Out of Balance adalah informasi berapa selisih saldo antara New Statement Balance dengan Calculated Statement Balance, jika sudah benar seharusnya field ini NOL. 6. Currency otomatis muncul nama mata uang kas/bank bersangkutan. 7. Last Reconcile secara otomatis muncul tanggal rekonsiliasi yang terakhir dilakukan untuk kas/bank yang sama. DETAIL 8. Klik kolom Clear pada setiap baris yang sudah sesuai yaitu yang ada di catatan rekening koran bank. Clear warna merah menandakan bahwa transaksi tersebut telah dilakukan rekonsiliasi pada tanggal sebelum reconcile date yang akan dilakukan. 9. Jika ingin melihat sumber data, klik kanan pada baris nomor invoice yang ingin dilihat kemudian klik kanan pilih Show Invoice. 9 FOOTER 10. Total Clear menunjukkan jumlah transaksi yang telah di-clear [telah sama dengan rekening koran] 11. Total Outstanding menunjukkan jumlah transaksi yang belum di-clear [masih dalam peredaran dan akan direkonsiliasi pada tanggal berikutnya]. PANEL Klik icon save untuk menyimpan transaksi yang baru saja dilakukan. Penjelasan icon lain lihat halaman 34. Other Payment untuk membuat Other Payment baru yaitu untuk mencatat transaksi pembayaran lain yang belum dicatat. Other Deposit, tombol ini akan menampilkan Other Deposit yaitu untuk mencatat transaksi penerimaan lain yang belum dicatat. Icon Clear All untuk memberikan check list terhadap semua baris transaksi Demikian penjelasan kami mengenai modul Journal Voucher dan modul Kas/Bank. Apabila Anda mengalami kesulitan dalam menggunakan modul ini, silahkan hubungi kami di: support@imamatek.com di waktu yang menyenangkan Anda.