Organisasi dan Manajemen I m a Y u d h a P e r w i r a, S P i, M P
ORGANISASI Pengertian: Organisasi adalah kumpulan dua orang atau lebih yang memiliki paling sedikit satu tujuan umum yang sama dan menyediakan ruang bagi mereka untuk mengaktualisasikan potensinya guna mewujudkan tujuan umum yang sama itu. Organisasi dan Manajemen tidak bisa dipisahkan satu sama lain. Organisasi menyatakan bentuk dan struktur (Anatomi), sedangkan Manajemen menyatakan fungsi (Fisiologi). Unsur Organisasi: Manusia, Kerjasama, Tujuan Bersama, Peralatan, Lingkungan, Kekayaan Alam, dan Kerangka/Konstruksi Mental.
Manusia (man) : dalam keorganisasian, manusia sering disebut sebagai pegawai atau personel yang terdiri dari semua anggota organisasi tersebut yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari pimpinan(administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, manajer yang memimpin tiap-tiap satuan unit kerja yang sudah dibagikan sesuai dengan tugas dan fungsinya, dan para pekerja.
Kerjasama(team work) : suatu kegiatan bantumembantu antar sesama anggota organisasi yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. oleh karena itu, anggota organisasi dibagi menjadi beberapa bagian sesuai fungsi, tugas dan tingkatannya masing-masing. Tujuan bersama : adalah arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan merupakan titik akhir dari apa yang diharapkan atau dicapai dalam organisasi. Setiap anggota sebuah organisasi harus mempunya tujuan yang sama agar organisasi tersebut dapat berjalan sesuai dengan keinginan bersama.
Peralatan(equipment) : segala sesuatu yang digunakan dalam organisasi seperti uang, kendaraan, gedung, tanah dan barang modal lainnya. Lingkungan(environtment) : yang termasuk kedalam unsur lingkungan adalah : a. Kondisi atau situasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi berjalannya organisasi karena kondisi atau situasi sangat dekat hubungannya dengan organisasi dan anggotanya, b. Tempat atau lokasi, karena mempengaruhi sarana transportasi dan komunikasi, dan c. Wilayah operasi yang dijadikan sarana kegiatan organisasi, wilayah operasi dibagi menjadi empat, yaitu wilayah kegiatan,wilayah jangkauan, wilayah personil, wilayah kewenangan atau kekuasaan
Kekayaan alam yang dimaksud adalah cuaca, keadaan geografis, flora dan fauna. Kerangka/kontruksi mental organisasi itu sendiri.
Azas-azas Organisasi Azas Tujuan Organisasi Azas Kesatuan Tujuan Azas Kesatuan Perintah Azas Rentang Kendali Azas Pendelegasian Wewenang Azas Keseimbangan Wewenang dan Tanggungjawab Azas Tanggungjawab Azas Pembagian Kerja Azas Penempatan Personalia Azas Jenjang Berangkai Azas Efisiensi Azas Kesinambungan Azas Koordinasi
Azas Tujuan Organisasi: Tujuan organisasi harus jelas dan rasional; apakah bertujuan untuk mendapatkan laba ataukah untuk memberikan pelayanan. Hal ini merupakan bagian penting dalam menentukan struktur organisasi. Azas Kesatuan Tujuan: Suatu organisasi harus ada kesatuan yang ingin dicapai. Organisasi secara keseluruhan dan tiap-tiap bagiannya harus berusaha untuk mencapai tujuan tersebut.organisasi akan kacau bila tidak memiliki kesatuan tujuan.
Azas Kesatuan Perintah: Setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, namun seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan. Azas Rentang Kendali: Seorang manajer hanya dapat memimpin secara efektif sejumlah bawahan tertentu, misalnya 3 sampai 9 orang. Jumlah bawahan ini tergantung kecakapan dan kemampuan manajer bersangkutan.
Azas Pendelegasian Wewenang: Hendaknya pendelegasian wewenang dari seorang atau sekelompok orang kepada orang lain jelas dan efektif sehingga seorang manajer mengetahui wewenangnya. Azas Keseimbangan Wewenang dan Tanggungjawab: Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Wewenang yang didelegasikan dengan tanggung jawab yang timbul harus sama besarnya, hendaknya wewenang yang didelegasikan tidak meminta pertanggungjawaban yang lebih besar dari wewenang itu sendiri ataupun sebaliknya.
Azas Tanggungjawab: Pertanggungjawaban dari bawahan terhadap atasan harus sesuai dengan garis wewenang (line authority) dan pelimpahan wewenang. Dengan kata lain, seseorang hanya akan bertanggung jawab kepada orang yang melimpahkan wewenang tersebut. Azas Pembagian Kerja: Pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan atau kegiatan-kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut.
Azas Penempatan Personalia: Penempatan orangorang pada setiap jabatan harus didasarkan atas kecapakan, keahlian dan keterampilannya (the right man, in the right job) : mismanagement penempatan harus dihindarkan. Efektivitas organisasi yang optimal memerlukan penempatan karyawan yang tepat. Untuk itu harus dilakukan seleksi yang objektif dan berpedoman atas job specification dari jabatan yang akan diisinya.
Azas Jenjang Berangkai: Saluran perintah atau wewenang dari atas ke bawah harus merupakan mata rantai vertical yang jelas dan tidak terputusputus serta menempuh jarak terpendek., jelas dan menempuh jarak terpendeknya. Hal ini penting, karena dasar organisaasi yang fundamental adalah rangkaian wewenang dari atas ke bawah. Azas Efisiensi: Suatu organisasi dalam mencapai tujuannya harus dapat mencapai hasil yang optimal dengan pengorbanan yang minimal.
Azas Kesinambungan: Organisasi harus mengusahakan cara-cara untuk menjamin kelangsungan hidupnya. Azas Koordinasi: Merupakan rangkaian dari asasasas organisasi lainnya. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah pada sasaran yang ingin dicapai.
MANAJEMEN Manajemen adalah proses untuk mengelola sumbersumber organisasi. Ada dua pemegang kepentingan yang bisa mempengaruhi organisasi, baik secara langsung maupun tidak secara langsung, yaitu kekuatan Sistem Internal dan Lingkungan Eksternal. Karena organisasi adalah kumpulan dua orang atau lebih maka pengelolaan organisasi tidak akan lepas dari pembahasan kekuasaan.
Prinsip kekuasaan dalam manajemen suatu organisasi (Menurut Mary Parker Follet), tidak berada di atas tetapi bersama. Pemikiran Mary Parker Folet tersebut menjelaskan bahwa manajemen adalah sebuah usaha kolektif, bukan usaha individual. Sebagai sebuah usaha kolektif, kekuasaan didistribusikan ke jenjang dibawahnya. Distribusi kekuasaan terjadi secara berjenjang dan mencerminkan penjenjangan organisasi, dari tingkat paling tinggi ke tingkat paling rendah.
Masing-masing tingkat memiliki fungsi yang berbedabeda namun terangkai dalam satu sistem jaringan organisasi yang saling melengkapi dan membutuhkan untuk mewujudkan tujuan organisasi secara bersama. Jadi, kolektifitas usaha itu tidak lain adalah rangkaian kegiatan dari masing-masing fungsi dalam sistem jaringan organisasi. Dengan kata lain, kerjasama untuk mewujudkan tujuan dan sasaran-sasaran organisasi yang dilakukan oleh fungsi-fungsi organisasi atau unit-unit organisasi adalah sebuah usaha kolektif yang dilakukan oleh semua anggota organisasi.
Pada struktur organisasi yang ditayangkan pada Peraga diatas tampak jelas bagaimana pemimpin organisasi secara strtuktural bukan hanya mendistribusi sebagian kekuasaannya kepada jenjang organisasi dibawahnya melalui para manajer namun juga mentransformasi gagasan-gagasan, sistem nilai serta kompetensi agar organisasi berjalan sesuai dengan arah dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Masing-masing rantai manajemen mempunyai domain dan karakteristik keahlian manajerial yang berbeda, juga dibidang dimensi waktu perencanaan serta Proses Manajemen. Semakin tinggi jenjang manajemen maka semakin stratejik proses manajemen dan berdimensi jangka panjang, oleh rena itu membutuhkan keahlian manajerial yang lebih bersifat konseptual. Sebaliknya, semakin rendah jenjang manajemen maka proses manajemen semakin taktis dan berdimensi waktu pendek sehingga keahlian manajerial juga semakin fokus kepda domain fungsi operatif manajemen.
Tujuan dari adanya manajemen adalah untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan yang mungkin berbeda diantara para stakeholder (Pemilik, Karyawan, Konsumen, Kreditur, Suplier, Pemerintah, Asosiasi dsb)
Marketing Managers, Bekerja pada bidang yang berhubungan dengan fungsi pemasaran (pengembangan produk baru, promosi, distribusi, jaringan klien, konsumen). Financial Managers, Terutama berhubungan dengan pengelolaan sumber daya keuangan (acounting, manajemen kas, investasi). Operations Managers, Berurusan dengan penciptaan dan pengelolaan sistem yang menciptakan produk / jasa perusahaan (pengendalian produksi, pengendalian persediaan, pengendalian kualitas, lay out pabrik dan pemilihan lokasi)
Human Resource Managers, Bertanggung jawab untuk menerima dan mengembangkan karyawan ( human resource planning, recruiting and selecting employees, training and development, designing compensation and benefit systems, formulating performance appraisal systems, and discharging low-performing employees). Administrative Managers, Lebih bersifat umum, akrab dengan semua bidang manajemen dari pada berspesialis pada satu bidang.
Other Kinds of Managers, Sesuai dengan bidang usaha/tujuan organisasi ( Public relations managers, R & D managers etc).