Manual Prosedur" Pengendalian Rekaman, Fakultas IImu sosial dan IImu politik [J n iversitas Brawijaya
Manual Prosedur Pengendalian Rekaman Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu politik Universitas Brawijaya Malang 20L2
Manual Prosedur Pengendalian Rekaman Fakultas Ilmu Sosial dan IImu politik Universitas BrawUaya Kode Dokumen : 01100 05004 Revisi 1 Tanggal Diajukan oleh : 2t Maret2ll} : GJM Disetujui oleh Yoyon, S.Psi., M.Psi Prof. Dr. Ir. Darsono Wisadirana, MS
ftosedur Pengendalian Dokumen...Error! Bookmark not defined. Prosedur Pengendalian Rekaman...3... Error! Bookmark not defined. Daftar Nomor Dokumen (01100 02ooo 01)...,...Error! Bookmad< not defined. IL T 't. Borang Daftar Distribusi Dokumen (01100 02000 02)...,...Error! Bookmark not defined. Borang Daftar Revisi Dokumen (01100 O2OOO 03)......4 Borang Daftar Rekaman Mutu (01100 02OOO 04)......5
ffinehpkan dan memelihara sistem pengendalian semua rekaman yang berhubungan dengan frrn mufu organisasi. knctikan bahwa semua rekaman proses layanan bisnis terekam dalam arsip-arsip dokumen ptg terkelola untuk menjamin mutu setelah dikaji dan disetujui secara memadai. Lingkup kngendalian Rekaman harus diterapkan pada semua rekaman dokumen mutu, seperti Manual (l'!m), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur organisa si, Job Descnption, lnxrilrasi Produk dan semua dokumen yang berkaitan dengan mutu. lbnual Mutu (MM) adalah Pedoman merekam layanan sistem mutu organisasi EISIp UB untuk renunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai &rgan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku l' Rekaman Mutu adalah rekaman proses layanan bisnis FISIP UB dalam bentuk hardcopymaupun nftcopyyang digunakan sebagaialat (sarana) untuk menjalankan spmi. 3" Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar kjukan L x. Manual Mutu FISIP UB (01100 OIOOO) Standar Nasional Indonesia (sni) sistem Manajemen Mutu (smm) - persyaratan ISo g001:200g, Badan Standardisasi Nasional Garis Besar Prosedur L Pengendalian Rekaman. Rekaman yang baru atau rekaman hasil revisi harus disahkan oleh L T Dekan FISIP. KTU melakukan pencatatan dan perekaman sebagaidasar menerbitkan dokumen. Pendistribusian rekaman dilakukan masing-masing Kasubag dengan mengacu pada rencana kegiatan proses layanan pendidikan FISIP UB. Hasing-masing Kasubag bertannggung jawab untuk menyusun rekaman kegiatan layanan pendidikan sesuaidengan distribusi perannya yang akan dijadikan acuan penyusunan dokumen. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Kasubag. Jika dalam Fnerapannya mengkaitkan bidang lain, Rekaman tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen tdah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERIGNDALI. Semua dokumen dapat diunggah dalam laman FISIp untuk mendukung program Wrless community.
h,anan Pere ftnt det rnaigrrnaing kasul'ag unuk dipdilan aqran bahan dohrnen le\d I fui lerd tr ftuat oleh MR dan sebdum diterbitkan harus disetujui Dekan. Dokurnen l \d I hbh l4aru.d tluu,r. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual ffierefrr dan Irstruki Kerja. iknrhran pada rekaman dan/atau dab jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang ro ul]u- nhrron oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. ffiaigrmasing Kasubag harus memberi identitas pada file rekaman kegiatan sebagai berikut:. LduUNama kegiatan. l{gnor. Tanggal kegiatan. Fersetujuan yang berwenang o Status perubahan (Revisi) ffitufikasi jenis rekaman kegiatan dibedakan dengan nomor jenis rekaman menggunakan mma sampulyang berbeda tiap kasubag sebagiacuan penerbitan dokumen. l{asing-masing Kasubag harus mengendalikan rekaman data mutu dan kegiatan dengan cara. hosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. M. 13" Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. R.ekaman Terkendalifl-idak Terkendali Sernua Rekaman mutu Terkendali harus disimpan dalam file rrekaman mutu kaubag sebagai tuan penysuunan dokumen mutu. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Eagan Alir Pengendalian Rekaman. Masing-masing Kasubag harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Kasubag harus memberi identitas sebagai berikut:. Judul/Nama r Nomor. Tanggal penerbitan. Persetujuan yang berwenang r Status perubahan (Revisi) 15. T6 Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan warna sampul dan perubahan nomor revisi. Masing-masing Kasubag harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: o Peta lokasi file(site map) Rekaman atau Borang o Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang [.7. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. Tnp enam bulan sekali GJM melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya,,lrgan Alir
r @ * G]M + MR )l I MR M )r I -
Dafrar Revii Rclmr (Ot'l,m O2(XX, 03) Vbi, Misidan Tujuan GJM MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman GJM MP Pengendalian Produk MP Audit Internal GJM MP Pelatihan Perancangan SPMI dan Seftifikasi Auditor Internal GJM MP Pengadaan dan Pemeliharaan Aset GJM
Daftar Reul{ n:kr (OttOO OZOOO 03) Visi, Misidan Tujuan GJM MP Pelatihan Perancangan SPMI dan Seftifikasi Auditor Internal GJM
., Eorang Dafiar Rehman t{utrt (O11OO O2O0O 04) Msi, Misidan Tujuan PJM 00009 01000 Program Kerja PJM 00009 02000 Manual Mutu PJM (termasuk Rencana Mutu) MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman PJM MP Pengendalian Produk vano Tidak Sesuai PJM MP Tindakan Korektlf dan Penceqahan PJM 00009 03000 00009 02000 00009 04001 00009 04002 MP Audit Internal PJM 00009 04003 I I MP Evaluasi Kepuasan Pelanooan PJM MP Review Profil PJM di Laman UB MP Layanan Konsultasi kepada Masyarakat PJM MP Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal PJM MP Pengadaan dan Pemeliharaan Aset PJM 00009 04004 00009 04005 00009 04006 00009 04007 00009 04008 I Instruksi Kerja 00009 05000 Dokumen Pendukung 00009 06000