KATA PENGANTAR Pengembangan, Pembinaan dan Pendayagunaan Arsip dan Perpustakaan merupakan hal yang sangat mendasar dan harus disesuaikan dengan tuntutan zaman. Dalam upaya mencapai visi dan misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam, memerlukan waktu yang relatif lama, justru itu perlu adanya pola pengembangan, pembinaan dan pendayagunaan Arsip dan Perpustakaan yang ditetapkan dalam suatu tahapan rencana program kerja lima tahunan. Kontinuitas, peningkatan dan kesinambungan pengembangan, pembinaan dan pendayagunaan Arsip dan Perpustakaan harus dipantau dengan baik agar tujuan dan sasaran dapat dicapai dengan lebih komprehensif, terarah dan terpadu. Dengan tersusunnya rencana strategi kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam kurun waktu 2011-2015 mudah-mudahan akan menjadi bahan masukan dalam melengkapi peyempurnaan penyusunan rencana pembangunan Jangka Menengah Daerah Kabupaten Agam Tahun 2011 2015 Lubuk Basung, Mei 2010 Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam Drs. J a m a s r i NIP. 19551109 198303 1 006 1
DAFTAR ISI Halaman Kata Pengantar... 1 Daftar Isi... 2 BAB. I PENDAHULUAN... 3 A. Latar Belakang... 3 B. Maksud dan Tujuan... 4 C. Landasan Nominatif... 5 D. Hubungan dengan Dokumen Perencanaan Lainnya... 6 E. Pola Pikir dan Sistematika Penyusunan... 6 BAB. II GAMBARAN UMUM... 8 A. Struktur Organisasi... 8 B. Sumber Daya Manusia... 8 BAB. III TUGAS POKOK DAN FUNGSI... 8 A. Tugas Pokok dan Fungsi... 10 B. Susunan Organisasi... 10 C. Uraian Tugas... 10 BAB. IV VISI, MISI, KEBIJAKAN DAN STRATEGI... 14 A. Visi... 14 B. Misi... 14 C. Kebijakan... 14 D. Strategi... 14 BAB. V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN INDIKATIF... 15 A. Program dan Kegiatan Tahun 2011... 15 B. Program dan Kegiatan Tahun 2012... 16 C. Program dan Kegiatan Tahun 2013... 17 D. Program dan Kegiatan Tahun 2014... 18 E. Program dan Kegiatan Tahun 2015... 19 BAB. VI PENUTUP... 20 LAMPIRAN LAMPIRAN Lampiran I : Rangkuman Renstra Kantor Arsip dan Perpustakaan... 21 Lampiran II : Peraturan Daerah Kabupaten Agam Nomor 7 Tahun 2008 Tentang Pembentukan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah (Kantor Arsip dan Perpustakaan)... 24 Lampiran III : Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan... 25 Lampiran IV : Urusan Pemerintahan Bidang Perpustakaan... 30 Lampiran V : Peraturan Bupati Nomor.Tahun 2008 Tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi serta uraian tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan... 33 2
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam memasuki era informasi, kita dapat melihat kenyataan yang mengisyaratkan bahwa kegiatan manusia maupun organisasi sangat dipengaruhi oleh informasi. Sebagai akibat dari peningkatan peranan informasi dalam masyarakat dunia, maka peranan Arsip dan Perpustakaan menjadi ikut meningkat pula. Hal ini disebabkan karena arsip dan perpustakaan pada hakikatnya merupakan salah satu sumber informasi. Dalam kegiatan yang semakin kompleks seiring dengan meningkatnya kegiatan pembangunan, kegiatan apapun tidak dapat hanya mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Meningkatnya kegiatan berarti meningkat pula beban yang dipikul oleh organisasi dalam segala bidang, termasuk kearsipan dan perpustakaan. Arsip dan perpustakaan pada hakikatnya merupakan rekaman dari aktifitas/kegiatan organisasi. Sebagai rekaman informasi, arsip dan perpustakaan berguna sebagai pengingat menggantikan keterbatasan ingatan manusia.. pertumbuhan akumulasi arsip dan perpustakaan akan sejalan dengan pelaksanaan fungsi organisasi. Artinya arsip dan perpustakaan akan terus berkembang dalam jumlah dan jenis medianya sehingga diperlukan fasilitas penyimpanan yang terus berkembang. Dengan banyaknya informasi, maka pelaku tidak akan mampu lagi untuk mengingat semua hasil aktivitas yang telah dibuat. Justru itu perlu dilakukan pengelolaan informasi melalui pengelolaan arsip dan perpustakaan secara benar. Masalah arsip dan perpustakaan sudah menjadi masalah nasional yang perlu mendapat perhatian khusus, apalagi bila dikaitkan dengan penerapan manajemen modern. Dalam undang-undang No. 43 tahun 1009 tentang kearsipan pasal 3 tercantum penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk : a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, 3
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang koprehensif dan terpadu; f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai alat bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; g. Menjalin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertanahan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Disamping itu pada pasal 4 UU No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan ditegaskan, perpustakaan bertujuan memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa Berdasarkan hal diatas, Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam perlu menetapkan prinsip-prinsip pengelolaan yang disesuaikan dengan situasi kondisi yang dituangkan dalam bentuk perencanaan yang dapat dijadikan acuan dalam penyelenggaraan dan pertanggungjawaban kinerja dibidang arsip dan perpustakaan. 4
Untuk mewujudkan terselenggaranya pengelolaan arsip dan perpustakaan serta terlaksananya pembinaan, pengumpulan, penyimpanan, penataan, penyelamatan serta penggunaan arsip dan perpustakaan untuk kepentingan kegiatan pemerintah dan pembangunan Kabupaten Agam dalam rangka pelayanan kepada masyarakat, maka dalam penyusunan rencana strategis akan diuraikan mengenai visi, misi, tujuan dan sasaran Kantor Arsip dan Perpustakaan. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Maksud dari penyusunan rencana strategis Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam tahun 2011-2015 adalah memberikan arah dan pedoman dalam pembinaan di bidang kearsipan dan perpustakaan agar terselenggaranya pengelolaan arsip dinamis dan penyelamatan arsip statis pada satuan kerja perangkat daerah Kabupaten Agam sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kegiatan pemerintah dan informasi pembangunan. 2. Tujuan Tujuan dari penyusunan rencana strategis ini adalah sebagai acuan dan pedoman dalam penyusunan rencana pengelolaan kearsipan dan perpustakaan C. Landasan Normatif Penyusunan rencana strategis Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam tahun 2011-2015 didasarkan kepada : 1. Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan 2. Undang-undang No. 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan 3. Undang-undang No. 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah 4. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan 5. Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip 6. Peraturan Pemerintah No. 87 Tahun 1979 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan 7. Peraturan Pemerintah No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikro Film atau media lainnya dan legalisasi. 5
8. Peraturan Pemerintah No.20 Tahun 2001 Tentang Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerinah Daerah. 9. Peraturan Pemerintah No. 58 Tahun 2005 Tentang Pengelolaan Keuangan Daerah. 10. Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Propinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota. 11. Peraturan kepala Arsip Nasioanal Republik Indonesia (ANRI) no. 16 tahun 2009 tentang rincian Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan Dilingkungan Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten Kota. 12. Peraturan Daerah Kabupaten Agam No. 7 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah. D. Hubungan dengan Dokumen Perencanaan lainnya Perencanaan strategis Kantor Arsip dan Perpustakaan adalah suatu dokumen perencanaan jangka menengah Kantor Arsip dan Perpustakaan, yang disusun berpedoman kepada rencana pembangunan jangka panjang (RPJP) Daerah dan rencana pembangunan jangka menengah (RPJM) Daerah. RPJP dan RPJM Daerah mengacu dan memperhatikan RPJP dan RPJM Nasional. Dengan demikian adanya keterkaitan antara perencanaan pembangunan nasional dengan perencanaan pembangunan daerah dan dengan perencanaan strategis satuan kerja perangkat daerah, sehingga rencana strategis SKPD akan menjadi pedoman dalam menetukan alokasi anggaran pada APBD setiap tahunnya. 6
E. Pola Pikir Penyusunan dan Sistematika Pennulisan 1. Pola Pikir Rencana strategis Kantor Arsip dan Perpustakaan disusun berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku dan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan. Disamping itu rencana strategis Kantor Arsip dan Perpustakaan merupakan pedoman dalam pelaksanaan dan pembinaan kegiatan bidang kearsipan dan perpustakaan yang memprioritaskan pada peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia kearsipan dan perpustakaan, tertib penyelenggaraan arsip dinamis, kuantitas khasanah arsip statis yang masih banyak tersebar diberbagai SKPD dan pengembangan prasarana dan sarana kearsipan dan perpustakaan. 2 Sistemetika Penulisan Sistemetika penyusunan rencana strategis (Renstra) Kantor Arsip dan Perpustakaan Tahun 2011 2015 disusun dengan sistematika sebagai berikut : BAB I : Pendahuluan Pada bab ini diuraikan tentang latar belakang penyusunan rencana strategis (Renstra) Kantor Arsip dan Perpustakaan, maksud dan tujuan penyusunan, landasan normatif penyusunan, hubungan dengan dokumen perencanaan lainnya, pola pikir penyusunan dan sistematika penulisan BAB II : Gambaran Umum Pada bab ini diuraikan mengenai gambaran umum Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam yang dilengkapi dengan urusan yang menjadi kewenangan Pemerintah Kabupaten Agam di bidang kearsipan dan perpustakan serta kondisi kearsipan pada saat ini di lingkungan Pemerintah Kabupaten Agam 7
BAB III : Tugas Pokok dan Fungsi Pada bab ini diuraikan mengenai tugas pokok, fungsi dan struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam. BAB IV : Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Pada bab ini diuraikan mengenai visi, misi, tujuan dan sasaran serta indikator pencapaian sasaran BAB V : Strategi Pencapaian Sasaran Pembangunan Pada bab ini diuraikan mengenai strategi pencapaian sasaran yang menjadi tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan. BAB VI : Penutup 8
BAB II GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN I. Kondisi Umum Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam pertama kalinya ditetapkan dengan Peraturan Daerah Kabupaten Agam Nomor 13 tahun 2004 tanggal 8 maret 2004 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam, dengan demikian Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam resmi menjadi lembaga tersendiri yang mengelola urusan kearsipan dan urusan perpustakaan yang sebelumnya dikelola pada Sekretariat Daerah Kabupaten Agam, dimana urusan kearsipan dikelola pada Bagian Umum Sekretariat Daerah dan urusan perpustakaan dikelola pada Bagian Organisasi dan Tata Laksana. Dengan diterapkannya Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Kabupaten/Kota dan ditetapkannya Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah, maka Susunan Organisasi Perangkat Daerah mengalami perubahan sesuai dengan Peraturan Pemerintah tersebut diatas. Berdasarkan Susunan Organisasi Perangkat Daerah yang baru, Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam Nomor 7 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata kerja Lembaga Teknis Daerah. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan daerah prvinsi dan Pemerintahan kabupaten/kota; dan peraturan daerah kabuaten agam nmor 9 tahun 2009 tentang urusan pemerintahan yang menjadi kewenagan Pemerintah Kabuaten Agam, maka Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam melaksanakan 2 urusan, yaitu: 9
A. Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan SUB BIDANG SUB SUB BIDANG URUSAN 1. kearsipan 1. Kebijakan 1. penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan kabupaten agam berdasarkan kebijakan kearsipan nasional meliputi : a. penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan dinamis dilingkungan kabupaten agam sesuai dengan kebijakan nasional. b. penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan arsip statis di lingkungan kabupaten agam sesuai dengan kebijakan nasional. c. Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan sesuai dengan kebijakan nasional. d. Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearipan dilingkungan Kabupaten Agam sesuai dengan kebijakan nasional e. Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan Sumber Daya Manusia kearsipan dilingkungan Kabupaten Agam sesuai dengan kebijakan nasional f. Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dilingkungan pemerintah Kabupaten Agam sesuai dengan kebijakan nasional. 2. Pembinaan 1. Pembinaan Kearsipan terhadap perangkat daerah Kabupaten Agam, Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten Agam, Kecamatan, dan Nagari/Kelurahan. 3. Penyelamatan, pelestarian dan pengamanan 4. Akreditasi dan serifikasi 5. Pengawasan/ supervise 1. Pengelolaan arsip statis perangkat daerah Kabupaten Agam, badan usaha milik daerah Kabupaten Agam, perusahaan swasta dan perorangan berskala Kabupaten Agam. Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah Kabupaten Agam, kecamatan dan nagari/kelurahan. Sedangkan rincian urusan pemerintahan bidang kearsipan dilingkungan permerintahan kabupaten/kota ditetapkan dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) nomor 16 Tahun 2009 tentang Rincian Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan Dilingkungan Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota, Sebagai berikut : Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota Menyelenggarakan penetapan kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan, penyelenggaraan arsip dinamis, penyelamatan, pelestarian, pemanfaatan dan pengamanan arsip statis serta 10
supervisi kearsipan dilingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dengan berpedoman kepada kebijakan yang ditetapkan oleh Pemerintah. 1. Penetapan Kebijakan Kearsipan Meliputi : a. Penetapan Pedoman Penyelenggaraan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri Atas : 1) Pengurusan Surat; 2) Pengelolaan Arsip Aktif; 3) Pengelolaan Arsip Inaktif; 4) Penyusutan Arsip (Pemindahan, Pemusnahan, Penyerahan); 5) Jadwal Retensi Arsip; 6) Pencegahan dan Perlindungan Arsip Vital dari bencana. b. Penetapan Pedoman Penyelenggaraan Arsip Statis terdiri atas: 1) Akuisisi; 2) Pengolahan; 3) Pemeliharaan 4) Pelestarian 5) Pemanfaatan c. Penetapan Kebijakan Sistem Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi yang terdiri atas : 1) Sistem Kearsipan Dinamis (SKD) 2) Sistem Kearsipan Statis (SKS) 3) Penyelenggaraan jaringan kearsipan daerah sebagai bagian dari Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). d. Penetapan Kebijakan Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur Kearsipan : 1) Kebijakan formasi Arsiparis 11
2) Kebijakan Pembinaan dan pengembangan Arsiparis e. Penetapan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan daerah. f. Penetapan kebijakan Penggunaan sarana dan prasarana kearsipan; g. Penetapan kebijakan pembinaan kearsipan terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten/Kota. 2. Pembinaan Kearsipan dilaksanakan terhadap :\ a. Bagian-bagian dilingkungan sekretariat Daerah Kabupaten /Kota b. Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah ( Badan, Kantor, Rumah Sakit) dan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota lainnya; c. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten/Kota d. Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten/Kota e. Kecamatan atau Satuan Kerja yang setingkat, dan Desa/kelurahan atau setingkat. 3. Pembinaan Kearsipan Terdiri Atas : a. Apresiasi; b. Sosialisasi; c. Penyuluhan; d. Pemasyarakatan dan Pameran; e. Bantuan Teknis; f. Bimbingan dan Konsultasi; g. Bimbingan Teknis Kearsipan; h. Pembinaan Arsiparis. 4. Pengelolaan Arsip Dinamis dilaksanakan oleh : a. Bagian-bagian dilingkungan sekretariat Daerah Kabupaten /Kota b. Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah ( Badan, Kantor, Rumah Sakit) dan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota lainnya; c. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten/Kota 12
d. Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten/Kota e. Kecamatan atau Satuan Kerja yang setingkat, dan Desa/kelurahan atau setingkat. 5. Pengelolaan Arsip Dinamis Meliputi : a. Pengelolaan Arsip Aktif dilingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah masing-masing. b. Pengelolaan Arsip Inaktif di sekretariat/tata usaha Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota. 6. Pengelolaan Arsip Inaktif dilaksanakan di ruang khusus dan masingmasing Satuan Kerja Perangkat Daerah. 7. Penyelamatan, pelestarian dan pemanfaatan serta pengamanan arsip statis dilkasanakan terhadap arsip yang berasal dari : a. Bagian-bagian dilingkungan sekretariat Daerah Kabupaten /Kota b. Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah ( Badan, Kantor, Rumah Sakit) dan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota lainnya; c. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten/Kota d. Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten/Kota e. Kecamatan atau Satuan Kerja yang setingkat, dan Desa/kelurahan atau setingkat. 8. Penyelamatan, pengelolaan, pelestarian dan pengamanan arsip statis dilakukan di dalam ruanganan dan atau gedung depo sesuai dengan ketentuan di bidang kearsipan. 9. Supervisi kearsipan dilakukan terhadap penyelenggaraan kearsipan di lingkungan : a. Bagian-bagian dilingkungan sekretariat Daerah Kabupaten /Kota b. Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah ( Badan, Kantor, Rumah Sakit) dan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota lainnya; c. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten/Kota d. Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten/Kota 13
e. Kecamatan atau Satuan Kerja yang setingkat, dan Desa/kelurahan atau setingkat B. Urusan Pemerintahan Bidang Perpustakaan SUB BIDANG SUB-SUB BIDANG URUSAN 1. Perpustakaan 1. Kebijakan 1. Penetapan Norma standar dan pedoman yang berisi kebijakan Kabupaten Agam berpedoman kebijakan provinsi dan nasional meliputi: a. Penetapan Peraturan dan kebijakan penyelenggaraan perpustakaan di skala Kabupaten Agam berdasarkan kebijakan nasional b. Penetapan Peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan perpustakaan skala Kabupaten Agam sesuai kebijakan nasional c. Penetapan Peraturan dan kebijakan pengembangan SDM perpustakaan skala Kabupaten Agam sesuai kebijakan nasional d. Penetapan Peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi perpustakaan skala Kabupaten Agam sesuai Kebijakan nasional e. Penetapan Peraturan dan kebijakan di bidang sarana dan prasarana perpustakaan skala Kabupaten Agam sesuai kebijakan nasional 2. Pembinaan Teknis Perpustakaan 3. Penyelamatan dan pelestarian koleksi Nasional 4. Pengembangan Jabatan Fungsional Pustakwan 5. Akreditasi Perpustakaan Dan Sertifikasi Pustawakan 6. Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) teknis Fungsional Perpustakaan dan 1. Pembinaan Teknis di semua jenis perpustakaan di wilayah Kabupaten Agam: a. Pengelolaan perpustakaan sesuai dengan standar. b. Pengembangan SDM c. Pengembangan sarana dan prasarana sesuai standar. d. Kerjasama dan jaringan perpustakaan e. Pengembangan minat budaya baca. 1. Penetapan kebijakan pelestarian koleksi daerah Kabupaten Agam bedasarkan kebijakan nasional 2. Koordinasi pelestarian tingkat daerah Kabupaten Agam. 1. Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan jabatan fungsional pustakawan di skala Kabupaten Agam sesuai kebijakan nasional. 2. Penilaian dan penetapan angka kredit pustakawan pelaksana sampai dengan pustakawan penyelia dan pustakawan pertama sampai dengan pustakawan muda 1. Penyelenggaraan diklat teknis dan fungsional perputakaan. 14
Pemerintah Kabupaten Agam menyelenggarakan urusan Penetapan Kebijakan, Pembinaan Teknis Perpustakaan, Penyelamatan dan Pelestarian Koleksi Daerah, Pengembangan Jabatan Fungsional Perpustakaan dan penyelenggaraan Diklat Teknis dan Fungsional Perpustakaan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Agam dengan berpedoman kepada kebijakan yang ditetapkan oleh Pemerintah. 1. Penetapan Kebijakan Perpustakaan meliputi : a. Penyelenggaraan perpustakaan umum daerah dan perpustakaan keliling. b. Penyelenggaraan jaringan perpustakaan. c. Pengembangan SDM perpustakaan. d. Pengembangan Organisasi Perpustakaan. e. Pengembangan Sarana dan Prasarana Perpustakaan. 2. Pembinaan Teknis Perpustakaan dilaksanakan terhadap : a. Perpustakaan Umum Daerah b. Perpustakaan Nagari c. Perpustakaan Sekolah d. Perpustakaan Mesjid e. Perpustakaan Keluarga/Pribadi f. Perpustakaan Khusus dan g. Taman Bacaan Masyarakat Pembinaan Teknis Perpustakaan, meliputi : a. Pengelolaan perpustakaan sesuai dengan standar b. Pengembangan Sumber Daya Manusia c. Pengembangan Sarana dan Prasarana sesuai standar d. Kerjasama dan Jaringan perpustakaan e. Pengembangan Minat Baca 3. Penyelamatan dan pelestarian Koleksi Daerah, meliputi : a. Penetapan kebijakan pelestarian koleksi daerah Kabupaten berdasarkan kebijakan nasional 15
b. Koordinasi pelestarian tingkat daerah kabupaten/kota danm provinsi. 4. Pengembangan Jabatan, fungsional perpustakaan, meliputi : a. Penetapan kebijakan pengembangan jabatan fungsional pustakawan sesuai kebijakan nasional. b. Penilaian angka kredit : Pustakawan Pelaksana sampai dengan Pustakawan penyelia (II/b s.d III/d) = Pustakawan Keterampilan. Pustakawan Pratama sampai dengan Pustakawan Muda (III/a s.d III/d) = Pustakawan Keahlian. 5. Penyelenggaraan Diklat Teknis dan Fungsional Pustakawan dilaksakan dalam bentuk : a. Pengiriman peserta Diklat Teknis dan Fungsional yang diselenggarakan Pemerintah provinsi dan Pemerintah Pusat b. Penyelenggaraan Bimbingan Teknis Perpustakaan. II. KONDISI KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN SAAT INI 1. Kondisi Kearsipan a. Arsip belum menjadi rujukan pemerintah/ masyarakat sebagai sumber informasi. b. Belum optimalnya fungsi unit kearsipan pada SKPD dilingkungan Pemerintah Kabupaten Agam c. Belum Optimalnya fungsi lembaga kearsipan Pemerintahan Daerah Kabupaten Agam d. Belum adanya pejabat fungsional arsiparis e. Masih rendahnya kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan f. Belum adanya Jadwal Retensi Arsip daerah Kabupaten Agam g. Bidang kearsipan belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal 16
h. Sangat minimnya sarana dan prasarana pengolahan dan penyimpanan arsip 2. Kondisi Perpustakaan a. Sangat rendahnya minat baca masyarakat. b. Sangat minimnya koleksi buku-buku pada Perpustakaan Umum Daerah. c. Terbatasnya sarana dan prasarana perpustakaan. d. Sangat terbatasnya biaya penyelenggaraan perpustakaan keliling. e. Masih rendahnya kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia (SDM) Pengelola Perpustakaan. f. Pengelolaan Perpustakaan belum memanfaatkan teknologi informasi. 17
BAB III TUGAS POKOK DAN FUNGSI A. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam berkedudukan sebagai unsur pendukung tugas kepala daerah di bidang Arsip dan Perpustakaan, dipimpin oleh seorang Kepala yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kantor Arsip dan Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Arsip dan Perpustakaan. Untuk menyelenggarakan tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan mempunyai fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis di bidang arsip dan perpustakaan; b. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang arsip dan perpustkaan; c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kearsipan dan perpustakaan; d. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya; B. Struktur Organisasi Susunan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan terdiri dari : a. Kepala ( Eselon III-a) b. Sub Bagian Tata Usaha (Eselon IV-a) c. Seksi Pembinaan Kearsipan (Eselon IV-a) d. Seksi Pengelolaan dan Pengamanan Arsip (Eselon IV-a) e. Seksi Perpustakaan (Eselon IV-a) f. Kelompok Jabatan Fungsional. C. Uraian Tugas a. Kepala Kantor mempunyai tugas : a. Membantu kepala daerah dalam melaksanakan urusan dibidang kearsipan dan perpustakaan yang meliputi perumusan kebijakan daerah serta penyusunan program dibidang arsip dan perpustakaan; 18
b. memberikan data dan informasi mengenai situasi bidang kearsipan dan perpustakaan serta memberikan saran dan pertimbangan kepada kepala daerah sebagai bahan dalam mengambil keputusan; c. memimpin, mengkoordinasikan, mengendalikan serta mengawasi semua kegiatan dalam bidang kearsipan dan perpustakaan; d. mempertanggungjawabkan tugas kantor baik teknis operasional maupun fungsional kepada kepala daerah sebagai bahan dalam mengambil keputusan; e. memelihara dan mengupayakan peningkatan kinerja pegawai, disiplin, meningkatkan dedikasi, loyalitas dan kejujuran dalam lingkungan kantor; f. membina unsur-unsur kantor baik teknis operasional maupun fungsional; g. menjalin kerjasama dengan satuan kerja perangkat daerah dan instansi vertikal untuk kepentingan dinas dalam kelancaran pelaksanaan tugas; h. mengusulkan penetapan pegawai dalam jabatan tertentu dalam lingkungan kantor berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku; i. melaksanakan pembinaan dan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan dengan instansi terkait; j. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. b. Sub Bagian Tata Usaha 1 Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan rumah tangga, perlengkapan, surat menyurat, keuangan, organisasi dan tatalaksana serta mengkoordinasikan penyiapan bahan penyusunan program unit-unit kerja dilingkungan Kantor Arsip dan Perpustakaan. 2 Uraian Tugas Sub Bagian Tata Usaha yaitu : a. menghimpun dan menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha; b. melakukan pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan dan surat menyurat; c. melakukan pengelolaan administrasi keuangan; d. melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian; e. melakukan pengelolaan organisasi dan tatalaksana; f. melaksanakan pelayanan informasi; g. mengkoordinasikan perumusan program kerja; h. menyelenggarakan dokumentasi dan publikasi kantor; 19
i. membantu Kepala Kantor mengkoordinasikan kebijakan Kantor Arsip dan Perpustakaan bersama seksi-seksi lain; j. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. c. Seksi Pembinaan Kearsipan 1. Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Agam. 2. Uraian Tugas Seksi Pembinaan Kearsipan yaitu : a. Menghimpun dan menyusun rencana kegiatan Seksi Pembinaan Kearsipan; b. Menyiapkan peraturan dan kebijakan kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Agam berdasarkan kebijakan/standar yang ditetapkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI); c. Menyelenggarakan pembinaan kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Agam; d. Menyelnggarakan pengawasan/supervisi kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Agam; e. Mengkoordinasikan pelaksanaan bimbingan teknis kearsipan dengan instansi terkait; f. Melakukan pembinaan dan pengembangan jabatan fungsional arsiparis; g. Menyusun laporan pelaksanaan tugas Seksi Pembinaan Kearsipan; h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan d. Seksi Pengelolaan dan Pengamanan Arsip 1 Seksi Pengelolaan dan Pengamanan Arsip mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pengelolaan dan pengamanan arsip dilingkungan Pemerintah Kabupaten Agam. 2 Uraian Tugas Seksi Pengelolaan dan Pengamanan Arsip yaitu : a. Menghimpun dan menyusun rencana kegiatan Seksi Pengelolaan dan Pengamanan Arsip; b. Menyelenggarakan penarikan arsip inaktif dari Satuan Kerja Perangkat Daerah dilingkungan Pemerintah Kabupaten Agam; c. Menyelenggarakan layanan peminjaman arsip inaktif untuk kepentingan Satuan Kerja Perangkat Daerah dilingkungan Pemerintah Kabupaten Agam; 20
d. Menyelenggarakan penyelamatan, pengelolaan, pelestarian dan pengamanan arsip statis dilingkungan Pemerintah Kabupaten Agam; e. Menyusun laporan pelaksanaan tugas Seksi Pengelolaan dan Pengamanan Arsip; f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. e. Seksi Perpustakaan 1 Seksi Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan pembinaan, pengelolaan dan layanan perpustakaan di Kabupaten Agam. 2 Uraian Tugas Seksi Perpustakaan yaitu : a. menghimpun dan menyusun rencana kegiatan Seksi Perpustakaan; b. menyiapkan peraturan dan kebijakan pengelolaan perpustakaan; c. menyelenggarakan pembinaan dan koordinasi dibidang perpustakaan; d. menyelenggarakan pengadaan dan pengelolaan koleksi perpustakaan; e. menyelenggarakan kegiatan perpustakaan keliling; f. menyelenggarakan pelayanan perpustakaan umum daerah; g. melakukan pembinaan dan pengembangan jabatan fungsional pustakawan; h. menyusun laporan pelaksanaan tugas Seksi Perpustakaan; i. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. f. Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional melaksanakan sebagian tugas Pemerintah Daerah sesuai dengan keahlian dan kebutuhan, yaitu jabatan fungsional arsiparis dan jabatan fungsional pustakawan. 21
BAB IV VISI, MISI TUJUAN DAN SASARAN A. Visi Terwujudnya pengelolaan arsip dan perpustakaan secara professional untuk mendukung Agam Mandiri dan Berprestasi yang Madani B. Misi a. Meningkatkan pengelolaan, pelestarian dan pelayanan arsip sebagai informasi bagi pembangunan daerah. b. Meningkatkan pelayanan perpustakaan umum daerah dan penyelenggaraan perpustakaan keliling. c. Meningkatkan Sarana dan Prasarana kearsipan dan perpustakaan d. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia aparatur di bidang kearsipan dan perpustakaan C. Tujuan a. Menjamin Keselamatan Bahan pertanggung jawaban daerah tentang perncanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. b. Memberi layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca serrta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. c. Melengkapi sarana dan prasarana kearsipan dan perpustakaan d. Meningkatkan kemampuan petugas pengelola kearsipan dan perpustakaan D. sasaran a. Terciptanya tertib pengelolaan arsip di Kabupaten Agam b. Tersenggaranya pelayanan perpustakaan umum daerah dan perpustakaan keliling. c. Tersedianya koleksi buku-buku perpustakaan d. Terlaksananya pembinaan perpustakaan masyarakat e. Tersedianya sarana dan prasarana kearsipan dan perpustakaan f. Tersedianya sumber daya manusia aparatur pengelola kearsipan dan perpustakaan yang profesional. 22
E. Indikator Pencapaian Sasaran a. Terpeliharanya dokumen/arsip secara rutin. b. Terselenggaranya pembinaan dan supervisi kearsipan. c. Meningkatnya kunjungan ke Perpustakaan Umum Daerah. d. Lancarnya penyelenggaraan perpustakaan keliling. e. Meningkatnya koleksi buku-buku perpustakaan. f. Meningkatnya pengelolaan perpustakaan masyarakat. g. Tersedianya tempat pengelolaan dan penyimpanan arsip h. Tersedianya rak buku, tempat pelayanan dan ruang baca yang repsetantif i. Tersedianya aparatur pengelola kearsipan dan perpustakaan yang berkualitas. 23
BAB V STRATEGI PENCAPAIAN PEMBANGUNAN A. KEBIJAKAN Dalam rangka mencapai sasaran pembangunan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam, disusun kebijakan sebagai berikut : 1. Melaksanakan pelatihan kearsipan bagi petugas kearsipan 2. Menyelenggarakan sosialisasi dan penyuluhan kearsipan 3. Menyelenggarakan monitoring dan evaluasi kearsipan 4. Mempromosikan keberadaan perpustakaan umum daerah 5. Membina kerjasama dengan berbagai perpustakaan yang ada di Kabupaten Agam 6. Meningkatnya pengadaan koleksi buku-buku 7. Melakukan kunjungan ke perpustakaan masyarakat 8. Pengadaan sarana dan prasarana kearsipan 9. Pengadaan dan pembenahan sarana dan prasarana perpustakaan 10. Penyelenggaraan Pembinaan petugas kearsipan 11. Penyelenggaraan pelatihan dan pembinaan petugas perpustakaan B. Program Sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, Program Kantor Arsip dan Perpustakaan adalah sebagai berikut : 1. Program Pelayanan Administrasi Kantor, dengan kegiatan : - Kegiatan Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik - Penyediaan Alat Tulis Kantor - Kegiatan Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah - Kegiatan Penunjang Operasional Administrasi Perkantoran - Kegiatan Penunjang Operasional Jasa Perkantora - Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur, dengan kegiatan : - Kegiatan Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor - Kegiatan Rehabilitasi Sedang/Berat Gedung Kantor - Kegiatan Pengadaan Kendaraan Dinas/Operasional 24
3. Program Pengembangan Minat Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan, dengan kegiatan : - Pengembangan Minat dan Budaya Baca - Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi pada Perpustakaan Umum, Sekolah, Khusus dan Masyarakat - Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah - Penyediaan Bantuan Pengembangan Perpustakaan - Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca 4. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah, dengan kegiatan : - Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah 5. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana, dengan kegiatan : - Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Kondisi Situasi Data 6. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi, dengan kegiatan : - Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah dan Swasta 7. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan, dengan kegiatan : - Kajian Sistem Administrasi Kearsipan C. Indikator Program 1. Terlaksananya Pelayanan Administrasi Perkantoran 2. Tersedianya Sarana dan Prasarana Kantor 3. Bertambahnya minat baca masyarakat dan mencerdaskan Sumber Daya Manusia 4. Terwujud pengelolaan perpustakaan yang baik dan benar 5. Terpeliharanya dokumen/arsip daerah 6. Tertatanya arsip SKPD sesuai dengan ketentuan yang berlaku 7. Terwujudnya pengelolaan arsip dengan sistem arsip pola baru 8. Terpeliharanya dokumen/arsip daerah secara rutin 25
BAB VI PENUTUP Keberhasilan untuk mencapai visi dan misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam dapat dicapai dan dilaksanakan secara bertahap, apabila direncanakan, ditingkatkan, dibenahi secara sistematika dan berdasarkan pada konsep-konsep yang jelas serta dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang berkualitas dan didukung oleh anggaran yang memadai. Rancangan ini disusun dengan maksud agar dijadikan dasar acuan pedoman dan bahan bagi pemerintah daerah Kabupaten Agam dalam penyusunan RPJM Daerah Kabupaten Agam 2011-2015. Pada akhirnya keberhasilan dari rencana strategis ini nantinya sangat ditentukan oleh semangat, dedikasi, kejujuran dan pengabdian yang tinggi dari pemerintah daerah Kabupaten Agam dan setiap pejabat dan pelaksanaan pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam, demi kemajuan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam dimasa mendatang. Lubuk Basung, Mei 2010 KEPALA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN AGAM dto Drs. J a m a s r i NIP. 19551109 198303 1 006 26
D. Kegiatan Indikatif NO KEGIATAN INDIKATIF 2011 2012 2013 2014 2015 2016 1. Terpenuhinya perlengkapan gudang kantor 1 unit 1 unit 1 unit 1 unit 1 unit 1 unit 2. Pembangunan Depo Arsip - - - 4 milyar 70.000.000,- 100.000.000,- 3. Terlaksananya pembuatan pagar gedung kantor 1 unit - - - - - 4. Terlaksananya perbaikan pagar gudang arsip - 1 unit - - - - 5. Terlaksananya pembuatan tangga ke lantai dua - - 1 unit - - - 6. Terlaksananya layanan perpustakaan keliling, lomba 53 pos 53 pos 53 pos, 4 lomba 53 pos, 4 lomba 53 pos, 4 lomba 53 pos, 4 lomba 7. Terselenggaranya layanan perpustakaan umum daerah Setiap hari kerja Setiap hari kerja Setiap hari kerja Setiap hari kerja Setiap hari kerja Setiap hari kerja 8. Bertambahnya koleksi buku-buku perpustakaan 487 eks 500 eks 520 eks 2000 eks 540 eks 750 eks 9. Terlaksananya Pembinaan Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Nagari, Perpustakaan Mesjid, Rumah Baca, Taman Bacaan Masyarakat dan Perpustakaan Khusus 10. Tersedianya sarana dan prasarana Perpustakaan Umum Daerah 11. Terlaksananya pengadaan buku-buku Perpustakaan Nagari, Rumah Ibadah, Sekolah dan Masyarakat 12. Terlaksananya Bimbingan Teknis Pengelola Perpustakaan bagi Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Nagari, Perpustakaan Mesjid, Rumah Baca, Taman Bacaan Masyarakat, dan Perpustakaan Khusus 13. Terlaksananya Pendataan dan Penataan Arsip SKPD, Kecamatan dan Nagari 14. Terlaksananya Monitoring, evaluasi dan pembinaan pengelolaan arsip SKPD, Kecamatan dan Nagari 15. Terlaksananya Bimbingan Teknis Pengelola Kearsipan SKPD, Kecamatan dan Nagari 20 pos 20 pos 25 pos 25 pos 30 pos 30 pos 1 paket - 1 paket - 1 paket - 820 eks 2.046 eks 16. Tersusunya JRA Kepegawaian, Keuangan dan Umum - - 65% Kepegawaian dan Umum - 10 rak 1 paket 1 unit mobil pintar puskel, 1 motor 4.800 eks 20 rak 1 paket 1 unit mobil pintar puskel, 1 motor 5.000 eks 20 rak 1 paket 5.000 eks - - 40 org 40 org 40 org 40 org 7 uk 11 uk 11 uk 11 uk 11 uk 8 uk 20 uk 20 uk 30 uk 30 uk 30 uk 30 uk - - 40 org 60 org 60 org 60 org 20 rak 35% Keuangan - - 27
MATRIK AGENDA PRIORITAS DAN PROGRAM LIMA TAHUNAN DAN TRANSISI AGENDA SKPD : Perwujudan Tata Pemerintahan Yang Baik : Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam TUJUAN SASARAN INDIKATOR KINERJA 1. Menjamin keselamatan 1. Terciptanya tertib 1. Terpeliharanya dan keamanan arsip pengelolaan arsip di dokumen/arsip secara rutin sebagai bukti pertanggung 2. Terselenggaranya jawaban dalam kehidupan Kabupaten Agam pembinaan dan supervise bermasyarakat, berbangsa 2. Tersenggaranya kearsipan dan bernegara pelayanan 3. Meningkatnya perpustakaan kunjungan 2. Memberikan layananan ke perpustakaan umum kepada pemustaka, umum daerah dan daerah meningkatkan kegemaran perpustakaan keliling. 4. Lancarnya membaca serta 3. Tersedianya koleksi penyelenggaraan memperluas wawasan dan perpustakaan keliling pengetahuan untuk buku-buku perpustakaan 5. Meningkatnya koleksi mencerdaskan kehidupan 4. Terlaksananya buku-buku perpustakaan bangsa 6. Meningkatnya pengelolaan pembinaan perpustakaan 3. Melengkapi sarana dan perpustakaan masyarakat prasarana kearsipan dan masyarakat 7. Tersedianya tempat perpustakaan 5. Tersedianya sarana dan pengelolaan dan 4. Meningkatkan prasarana kearsipan dan penyimpanan arsip kemampuan petugas 8. Tersedianya rak buku, pengelola kearsipan dan perpustakaan tempat pelayanan dan perpustakaan 6. Tersedianya sumber daya ruang baca yang manusia aparatur representatif STRATEGI PENCAPAIAN TUJUAN DAN SASARAN TARGET LIMA TARGET TAHUNAN KEBIJAKAN PROGRAM/KEGIATAN TAHUNAN 2011 2012 2013 2014 2015 2016 1. 1.Melaksanakan pelatihan kearsipan bagi petugas kearsipan 2. Menyelenggarakan sosialisasi dan penyuluhan kearsipan 3. Menyelenggarakan monitoring dan evaluasi kearsipan 4. Mempromosikan keberadaan perpustakaan umum daerah 5. Membina kerjasama dengan berbagai perpustakaan yang ada di Kabupaten Agam 6. Meningkatnya pengadaan koleksi bukubuku Dinas/Operasional 7. Melakukan kunjungan Program Pelayanan Administrasi Perkantoran 1. Kegiatan penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik 2. Kegiatan rapat-rapat kordinasi dan konsultasi ke luar daerah 3. Kegiatan penunjang operasional a dministrasi perkantoran 4. Kegiatan penunjang operasional jasa perkantoran Program Penigkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 27.500.000,- 60.000.000,- 90.000.000,- 35.000.000,- 30.000.000,- 60.000.000,- 100.000.000,- 45.000.000,- 1. Pengadaan Kendaraan 0,- 0,- 40.000.000,- 75.000.000,- 125.000.000, - 50.000.000,- 0,- 45.000.000,- 80.000.000,- 140.000.000, - 60.000.000,- 500.000.000 50.000.000,- 90.000.000,- 150.000.000,- 75.000.000,- 500.000.000 60.000.000,- 100.000.000,- 150.000.000,- 90.000.000,- 0,- 28
pengelola kearsipan dan perpustakaan yang profesional 9. Tersedianya aparatur pengelola kearsipan dan perpustakaan yang berkualitas ke perpustakaan masyarakat 8. Pengadaan sarana dan prasarana kearsipan Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 2. Pembangunan gedung 0,- 0,- 0,- 4 milyar 70.000.000,- 100.000.000,- kantor (depo arsip) 3. Kegiatan pengadaan 10.000.000,- 10.000.000,- 10.000.000,- 10.000.000,- 10.000.000,- 10.000.000,- perlengkapan gedung kantor 4. Kegiatan rehabilitasi 48.000.000,- 50.000.000,- 50,000.000 50.000.000,- 60.000.000,- 75.000.000,- sedang/berat gedung kantor 29
9. Pengadaan dan Program Pengembangan pembenahan sarana Budaya Baca dan dan prasarana Pembinaan Perpustakaan perpustakaan 1. Kegiatan pengembangan 30.000.000,- 30.000.000,- 93.000.000,- 130.000.000, 150.000.000,- 165.000.000,- 10. Penyelenggaraan minat dan budaya baca - Pembinaan petugas 2. Kegiatan supervisi, 15.000.000,- 15.000.000,- 53.000.000, 175.000.000, 175.000.000,- 175.000.000,- kearsipan pembinaan dan stimulasi 11. Penyelenggaraan pada perpustakaan pelatihan dan umum, perpustakaan pembinaan petugas khusus, perpustakaan perpustakaan sekolah dan perpustakaan masyarakat 3. Penyediaaan Bahan 20.000.000,- 27.000.000 28.000.000 120.000.000 30.000.000 75.000.000,- Pustaka Perpustakaan Umum Daerah 4. Kegiatan penyediaan 0,- 55.000.000,- 118.000.000, 350.000.000, 400.000.000,- 450.000.000,- bantuan pengembangan - perpustakaan dan minat baca di daerah (nagari) 5. Kegiatan publikasi dan 0,- 0,- 16.000.000, 0,- 40.000.000,- 50.000.000,- sosialisasi minat dan budaya baca Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah - Pendataan dan penataan 70.000.000,- 70.000.000,- 80.000.000,- 85.000.000,- 90.000.000,- 75.000.000,- dokumen/arsip daerah Program pemeliharaan rutin/berkala sarana dan prasarana 30
- Monitoring, evaluasi dan pelaporan kondisi situasi data 13.000.000,- 13.000.000,- 23.000.000,- 25.000.000 27.000.000,- 30.000.000,- 31
Program peningkatan kualitas pelayanan informasi 0,- 0,- 200.000.000, 320.000.000, 320.000.000,- 300.000.000,- - Sosialisasi/penyuluhan - - kearsipan di lingkungan instansi pemerintah/swasta Program perbaikan sistem administrasi kearsipan - Kajian sistem administrasi 0,- 0,- 79.000.000,- 50.000.000,- 0 0,- kearsipan (pembuatan JRA, kepegawaian dan umum) Lubuk Basung, Mei 2010 Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Agam Drs. Jamasri NIP. 19551109 198303 1 006 32
INDIKATOR KEGIATAN, TARGET DAN PAGU INDIKATIF (000.000) 2011 2012 2013 2014 2015 TOTAL Target Rp. Target Rp. Target Rp. Target Rp. Target Rp. Target Rp. 20 uk 13 20 uk 13 30 uk 23 30 uk 25 30 uk 27 100% 101 7 uk 70 11 uk 70 11 uk 80 11 uk 85 11 uk 90 51 395 0% 0 0% 0 65% (2 jenis) 79 35% 50 0% 0 100% 129 Kepegawaian, & Umum (1 jenis) Keuangan 53 pos 30 53 pos 30 53 pos 93 53 pos 130 53 pos 150 265 pos 433 1 paket 1 paket 1 paket 3 paket 3 lomba 4 lomba 4 lomba 11 lomba 20 pos 15 20 pos 15 25 pos 23 25 pos 25 30 pos 25 120 pos 103 0 0 0 0 1 paket 20 0 0 0 0 1 paket 20 setiap hari kerja setiap hari kerja setiap hari kerja setiap hari kerja setiap hari kerja setiap hari kerja 487 20 500 27 520 28 2000 120 540 30 4.047 ex 225