Korespondensi Bisnis Komunikasi Bisnis #4 Desi Harsanti Pinuji Korespondensi bisnis : Pengantar Berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya Media tertulis lebih banyak digunakan terutama bila : Tidak diperlukan umpan balik langsung terinci, kompleks dan memerlukan perencanaan seksama ditujukan kepada penerima dalam jumlah banyak dan tersebar secara geografis Menghindari distorsi 2 1
Prinsip-prinsip Penulisan Bisnis Empati Komposisi Organisasi Daya Tarik Gaya 3 Empati Kemampuan untuk mengenali kerangka referensi (pengetahuan, perasaan dan emosi) orang lain untuk memproyeksikan dan mengkomunikasikan pemahaman terhadap orang lain 4 2
Faktor-faktor yang Harus Diperhatikan Usia Taraf ekonomi Latar belakang pendidikan atau pekerjaan Budaya Kedekatan Harapan-harapan 5 Komposisi Komposisi berhubungan dengan penempatan gagasan-gagasan dalam sebuah pesan bisnis. Beberapa hal yang harus ada : Kesatuan Pertautan Titik berat Komprehensif Relevansi 6 3
Pengorganisasian Menyangkut pembagian pesan yang disusun secara anatomis, yaitu pengantar, pernyataan, argumen dan kesimpulan. Penting agar paragraf-paragraf dalam surat sesuai dengan fungsinya masing-masing. Keuntungannya adalah : menjadi padat dan akurat Hubungan antar gagasan lebih mudah dibedakan dan diingat Reaksi terhadap penulisnya positif 7 Pengorganisasian Topikal pendekatan langsung (deduktif) Logis Pendekatan tidak langsung (induktif) Kronologis, 8 4
Daya Tarik Emosional Rasional Ganjaran Motivasional 9 Gaya Berkaitan dengan kemampuan menyampaikan pesan dan memegang peran sangat penting untuk pembentukan citra produk. Beberapa faktor yang dapat dijadikan perhatian adalah : Bahasa Kaya perbendaharaan kata Mampu mengungkapkan hal-hal secara konkret Bisa diuji secara empiris Memiliki minat insani (human interest) 10 5
Beberapa Jenis Negatif Positif Persuasif 11 Positif positif adalah pesan yang membawa kegembiraan bagi penerimanya pengorganisasian pesan lebih bebas untuk dipilih. Namun biasanya memakai pendekatan deduktif, yaitu dimulai dengan ide pokok, penjelasan dan perincian. Bagian akhir berupa penutup yang santun berisi harapan tindakan yang dilakuan oleh penerima berita tersebut. 12 6
Negatif negative adalah pesan yang tidak menyenangkan penerimanya, biasanya berupa surat penolakan. Penyusunan pesan negatif harus hati-hati dan terkesan mementingkan penerima pesan. Biasanya menggunakan pendekatan induktif yang memulai dengan penjelasan tertentu sebelum akhirnya menyampaikan gagasan utama. 13 Persuasi Ditujukan untuk membujuk audiens agar mengubah cara berpikirnya dan melakukan sesuatu yang diinginkan komunikator. Harus direncanakan dengan baik salah satunya dengan memilih kalimat yang membuat audiens merasa tersanjung. 14 7
Surat Lamaran Kerja Berfungsi untuk menyampaikan informasi yang berupa permohonan pekerjaan, menawarkan kemampuan diri dan menjadi wakil pelamar untuk berhadapan dengan pihak yang membutuhkan tenaga kerja. Biasanya menjadi cover letter dari resume. 15 Resume Merupakan presentasi penjualan formal pelamar yang disusun dalam suatu format yang teratur, mudah dipahami dan menarik perhaitan pembacanya. Berdasarkan cara pengorganisasiannya, resume dibagi menjadi 3 macam : Resume kronologis (chronological resume). Resume fungsional (functional resume). Resume kombinasi (combination resume). 16 8
Surat Klaim Rutin Merupakan surat yang meminta penyesuaian, ketika penulis surat meminta untuk sesuatu kepada seseorang yang dapat memenuhinya Beberapa saran penulisan : 1. Permintaan ditempatkan pada kalimat pertama 2. Jelaskan dengan terperinci hal yang mendukung permintaan tersebut 3. Surat ditutup dengan pernyataan yang menunjukkan penghargaan 17 Hal-hal yang harus diperhatikan: Surat Order Kalimat yang menunjukkan order atau minat untuk membeli pada bagian awal surat Nyatakan secara terperinci dan cermat butir-butir pesanan Cantumkan rencana pembayaran dan tata cara pengiriman Surat ditutup dengan kalimat yang menunjukkan kepercayaan pengirim surat 18 9
Surat Khusus Merupakan surat yang tidak berhubungan secara langsung dengan bisnis. Contoh : kartu lebaran, natal, ucapan selamat hari jadi, belasungkawa dan ucapan terima kasih Dibuat untuk menunjukkan empati dan membina hubungan baik dengan organisasi atau lembaga lain. 19 Siaran Press (Press Release) Dibuat untuk menyampaikan pesan pada masyarakat luas dengan bantuan media massa Beberapa hal penting : 1. Gunakan kop surat perusahaan 2. Nyatakan tanggal pemuatan berita yang diinginkan 3. Cantumkan nama contact person 4. Berikan informasi yang lengkap dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasan informasi 20 10
Referensi Budhiman, C.H., dkk. 2009. Komunikasi Bisnis Efektif. PT Pustaka Mandiri. Jakarta. Kusumastuti, Y.I. 2009. Komunikasi Bisnis. IPB Press. Bogor Tim Redaksi Cosmopolitan Indonesia. 2001. Career Handbook. PT Higina Alhadin. Jakarta 21 11