233 BAB V MODEL STRATEGI PENINGKATAN MANAJEMEN MUTU DIKLAT A. Premis yang Digunakan Sistem manajemen pada organisasi yang unggul harus mampu melakukan perubahan, karena pengaruh lingkungan strategis yaitu faktor lingkungan internal organisasi maupun faktor lingkungan eksternal organisasi. Sweeny (2002: 397) pada bukunya yang berjudul Organization Behavior, Solution for Management, untuk melakukan perubahan yang berhasil harus mampu menerapkan: Creating Readiness for Change. Proses perubahan pada organisasi harus mampu mengadopsi konsep organisasi belajar (Learning Organizations) dengan pendekatan TQM. Sweeny untuk melakukan perubahan dengan berhasil pemimpin organisasi, harus mampu mengkomunikasikan 5 (lima) dasar pemikiran sebagai berikut: 1. Menetapkan fokus pada pelanggan dan berusaha memberikan kepuasan pelanggan 2. Pemberdayaan karyawan untuk membangun produktifitas dan mencegah penyimpangan 3. Berkembangnya organisasi karena perubahan 4. Adanya keterbukaan komunikasi 5. Fokus pada pembentukan kerjasama yang kuat dengan organisasi lain.
234 Menurut asumsi yang penulis tetapkan untuk keberhasilan penerapan model stategi peningkatan manajemen mutu diklat di Pusdiklat dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO. Peneliti mengajukan asumsi yang melandasi pengajuan konsep model sebagai strategi konseptual dapat dijelaskan sebagai berikut : Pertama, Pusdiklat Kemdiknas sebagai lembaga diklat aparatur pemerintah di bawah Kementerian Pendidikan Nasional, memiliki potensi yang kuat untuk mengembangkan dirinya. Hal ini terkait dengan tugas dan fungsinya berdasarkan perundang-undangan yang berlaku, Peraturan Pemerintah No 101 tahun 2000, tentang pendidikan dan pelatihan jabatan Pegawai Negeri Sipil dan Keputusan Menteri Nomor 23/O/2005 tentang organisasi dan tata kerja pusat-pusat di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional, Pusdiklat berkedudukan di bawah dan bertangggungjawab kepada Menteri melalui Sekretaris Jenderal. Sebagai lembaga diklat yang strategis, maka perlu mengembangkan dirinya untuk menjadi lembaga diklat yang unggul Kedua, setiap usaha pengembangan peningkatan mutu manajemen diklat memerlukan dukungan baik dari lingkungan internal maupun eksternal. Kemampuan kepemimpinan merupakan faktor pendorong untuk mempercepat perubahan yang ada di Pusdiklat, untuk memantapkan perubahan secara konstruktif maka diperlukan upaya penciptaan iklim kerja yang kondusif. Komponen dari konsep dan instrumen kebijakan pengembangan yang disusun dengan mengacu kepada renstra dan kebijakan Kemdiknas, renstra Pusdiklat dan pemikiran kepala pusat dengan memberdayakan seluruh pejabat struktural dan fungsional dengan dukungan seluruh staf.
235 Ketiga, dari sisi kebutuhan organisasi, Pusdiklat Kemdiknas harus mampu melakukan perubahan yang mampu memberikan nilai tambah dalam peningkatan kompetensi PNS di lingkungan Kemdiknas pada unit utama, Perguruan tinggi seluruh Indonesia dan pusatpusat. Untuk itu menuntut dikembangkannya pemberdayaan potensi Pusdiklat dengan mengadopsi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 sebagai sistem manajemen yang berstandar internasional untuk kepentingan jangka pendek maupun jangka panjang organisasi. Keempat, dalam kerangka reformasi birokrasi di Kemdiknas, maka perbaikan dan peningkatan mutu diklat yang diselenggarakan di Pusdiklat Kemdiknas perlu mendapatkan dukungan secara penuh baik dari pengembangan sumberdaya yang meliputi: kompetensi penyelengara dan widyaiswara, pengembangan program diklat dengan memanfaatkan teknologi informasi komunikasi (TIK) dan pengembangan faslitas kampus yang mendukung peningkatan mutu pelayanan dalam pengembangan program dan fasilitas yang lebih moderen dan mampu memberikan sentuhan global. Hasil penelitian yang dilakukan di Pusdiklat Pegawai Kementerian Pendidikan Nasional, dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, bahwa untuk membangun sistem penyelenggaraan diklat harus konsisten terhadap pedoman mutu yang telah ditetapkan, prosedur mutu, kebijakan mutu dan sasaran mutu. Delapan prinsip manajemen mutu merupakan indikator yang dilakukan untuk menilai apakah sistem manajemen mutu yang telah diterapkan adalah efektif dengan dilakukan audit internal maupun ekternal secara berkala setiap 6 (enam) bulan sekali.
236 Asumsi untuk mengembangkan model manajemen diklat Pusdiklat Kementerian Pendidikan Nasional dengan Indikator C-I-P-O-Oc sebagai indikator mutu ( modifikasi dari Abin Syamsudin, 2009) pada Bab II pada halaman 4. Dari hasil penelitian maka dapat di kemukakan asumsi-asumsi tersebut diatas. B. Elemen-Elemen Konseptual Strategi Manajemen 1. Contexts dan Input Kapasitas Kepemimpinan, Manajemen diklat dengan mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dibutuhkan kepemimpinan visioner. Pemimpin yang visioner, dituntut harus mampu menunjukkan komitmennya terhadap pencapaian tujuan organisasi yaitu pencapaian visi dan misi.penerapan SMM ISO 9001:2008, sesuai standar internasional mengharuskan bahwa pimpinan harus menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu. Pada klausul 5.1, bahwa untuk memberikan arah yang jelas terhadap organisasi yang dipimpinnya, pemimpin harus mampu menunjukkan komitmen secara sungguhsungguh dan harus diikrarkan secara internal dan eksternal yaitu harus mampu mengkomunikasikan dengan baik melalui proses secara lisan dan tertulis. Klausul 5.1 yang dipersyaratkan oleh standar Internasional, dijelaskan: manajemen puncak harus memberikan bukti dari komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan terus-menerus meningkatkan keefektifannya dengan :
237 1) berkomunikasi pada organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan memenuhi peraturan dan hokum yang berlaku. 2) menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu 3) memastikan sasaran mutu yang di buat efektif 4) melaksanakan tinjauan manajemen 5) memastikan tersedianya sumberdaya yang cukup. Kapasitas kepemimpinan dengan penerapan standar Internasional SMM ISO 9001:2008 harus memiliki kriteria sebagai berikut : a) Visioner, yang dicirikan dengan context: 1) memahami tentang masa depan kebijakan pendidikan nasional, tentang visi, misi, strategi dan standar ambang 2) mampu menghadapi tantangan global di bidang kemajuan peningkatan mutu pendidikan. 3) melaksanakan misi Pendidikan Nasional 4) berupaya mencapai tujuan pendidikan nasional sesuai yang diamanatkan dalam renstra Pendidikan Nasional 2010-2014 b) Kecepatan dan ketepatan pengambilan keputusan, dicirikan sebagai 1) memahami masalah yang muncul di organisasinya maupun di lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional. 2) mampu mengambil keputusan secara tepat dan akurat. 3) mampu menjabarkan renstra Kemdiknas Pusdiklat menjadi program yang operasional.
238 4) mengembangkan strategi pengembangan dan penyelenggaraan diklat yang inovatif dan memiliki keunggulan tertentu. 5) mampu mengimplementasikan kebijakan secara tepat. c) Kepemimpinannya adaptable dan transformasional yang bercirikan sebagai: 1) memiliki keterampilan menjalin hubungan komunikasi (human relation) dengan pelanggan dan stakeholders yang memuaskan dan berhasil. 2) mampu menerapkan komunikasi yang efektif. 3) sigap menghadapi perubahan local, nasional dan global 4) proaktif dan Inovatif terhadap saran dan kritik yang disampaikan oleh pelanggan dan stakeholders. 5) kemampuan adaptable yang tinggi, yaitu kemampuan untuk menyesuaikan perubahan kebijakan yang bersifat nasional dengan menyesuaikan dengan kondisi organisasinya, serta mampu memenuhi tuntutan pelanggan dan stakeholders atas tugas dan tanggungjawabnya dalam pengembangan dan penyelenggaraan diklat di Pusdiklat Kemdiknas. 2. Proces a. Mengembangkan proses produk jasa diklat yang unggul. Untuk menghasilkan produk jasa diklat yang unggul dibutuhkan kriteria sebagai berikut :
239 1). Program diklat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, untuk menghasilkan program diklat yang sesuai dengan kebutuhan maka harus dilakukan penyusunan program antara lain : a) melaksanakan Training Needs Analisys (TNA) yang efektif. b) melakukan evaluasi penyelenggaraan diklat apakah program yang telah dilakukan dapat memenuhi harapan dan kepuasan pelanggan. c) Program diklat yang diselenggarakan merupakan proses yang relevansi untuk peningkatan kinerja institusi/institusi peserta diklat d) mampu memberikan penyebaran atau distribusi pelayanan yang merata kepada unit institusi yang harus dilayani oleh Pusdiklat. e) hasil evaluasi dampak diklat memberikan konstribusi yang positip terhadap peningkatan kinerja institusi/organisasi karena meningkatnya kompetensi alumni peserta diklat. 2). Layanan kediklatan yang memenuhi standar Pemberian layanan diklat yang memuaskan, maka lembaga diklat harus memiliki 3 komponen utama yaitu : a) kurikulum (program diklat) yang mengacu kepada perundangundangan dan peraturan yang berlaku. b) kompetensi dan kualifikasi SDM dan Widyaiswara yang memenuhi standar dalam penyelenggaraan diklat instansi pemerintah. c) sarana dan prasarana yang memadai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh Lembaga Adminstrasi Negara sesuai dengan
240 persyaratan akreditasi lembaga diklat sesuai dengan peraturan kepala LAN no2 tahun 2008 tentang pedoman akreditasi lembaga pendidikan dan pelatihan pemerintah. Pusdiklat Kemdiknas dalam penyelenggaraan diklat merupakan lembaga diklat di bawah Kementerian Pendidikan Nasional untuk mendapatkan penilaian kelayakan baik secara nasional maupun internasional, maka telah dilakukan penilaian akreditasi oleh Lembaga Administrasi Negara dan Badan Sertitifikasi SMM ISO 9001:2008. Penilaian kelayakan sebagai lembaga diklat dilakukan oleh LAN sesuai dengan peraturan kepala LAN No 2 tahun 2008 tentang Pedoman Akreditasi Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah. Sedangkan penilaian secara internasional dengan dilakukan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 oleh PT TUV Rheinland Internasional yang berpusat di negara Jerman. 3. Output Kriteria output yang dihasilkan Pusdiklat Kemdiknas adalah : a. Kompetensi alumni diklat Penilaian kompetensi peserta diklat dilakukan sesuai dengan persyaratan program dan kurikulum diklat yang ditetapkan oleh Instansi pembina yaitu Lembaga Administrasi Negara berdasarkan keputusan Kepala LAN.
241 b. Pembinaan alumni. Pembinaan alumni diklat Pusdiklat Kemdiknas, dilakukan dengan mengembangkan jaringan komunikasi dengan Institusi unit utama dan pusat dilakukan dengan pengiriman program diklat secara berkala setiap awal tahun. c. Mengembangkan jaringan alumni. Untuk peningkatan mutu diklat di Pusdiklat, maka pengembangan jaringan alumni akan sangat membantu untuk menggali kebutuhan diklat yang diperlukan oleh stakeholders. Dengan adanya ikatan alumni yang kuat akan memberikan sumbangan pemikiran untuk penjaringan kebutuhan diklat dengan TNA yang efektif. Jalinan komunikasi dengan alumni dilakukan dengan pembangunan website Pusdiklat sebagai sarana komunikasi untuk menginformasikan program diklat yang ditawarkan dan memberikan informasi terkini program peningkatan mutu yang di kembangkan di Pusdiklat. 4. Outcome Mengukur outcome atau hasil pasca diklat, maka Pusdiklat setiap tahun harus melakukan evaluasi dampak diklat kepada sampel alumni diklat yang dipilih secara acak, berdasarkan jenis diklat yang di ikuti berdasarkan, dan mewakili setiap propinsi di Indonesia. Selain berdasarkan evaluasi pasca diklat untuk mengukur dampak ini setiap awal tahun di Pusdiklat dilakukan workshop analisis kebutuhan diklat prajabatan dengan lingkungan Perguruan Tinggi dan Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) di seluruh Indonesia untuk mengevaluasi hasil
242 penyelenggaraan diklat pada tahun yang lalu dan menginventarisasi permasalahan yang muncul selama pelaksanaan diklat parajabatan di daerah, sekaligus untuk mencari solusi secara bersama terhadap permasalahan yang muncul, sehingga apabila muncul permasalahan yang sama pada saat diselenggarakan kepala LPMP dapat mengatasi permasalahan dengan baik bersama mitra kerjanya Perguruan tinggi yang bersangkutan. C. Kerangka Konseptual Model Strategi Peningkatan Manajemen Mutu Pusdiklat Berdasarkan asumsi-asumsi dan elemen-elemen, maka gambaran strategi peningkatan mutu manajemen diklat dengan implementasi SMM ISO 9001:2008 di gambarkan sebagai berikut seperti pada gambar 5.1. Pada bagan tersebut menjelaskan bahwa untuk meningkatkan manajemen mutu diklat perlu ada kemampuan kepemimpinan yang visioner yang mampu memberikan dorongan untuk melihat kekuatan dan tantangan Pusdiklat ke depan sebagai lembaga diklat yang strategis. Peningkatkan kompetensi SDM di lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional dengan implementasi manajemen mutu diklat dengan indikator mutu C-I-P-O-Oc (Modifikasi dari Abin Syamsudin, 2009). Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, merupakan indikator proses implementasi manajemen mutu di organisasi dengan pendekatan TQM dan PDCA yang telah banyak diterapkan oleh organisasi dan institusi pendidikan di seluruh dunia. Kerangka model strategi peningkatan manajemen mutu Pusdiklat seperti tertuang pada gambar 5.1
LEADERSHIP CAPACITY Gambar 5.1. KONSEP MODEL STRATEGI PENINGKATAN MANAJEMEN MUTU PUSDIKLAT KELAYAKAN PUSDIKLAT Contex, INPUT LINGKUNGAN STRATEGIS Visi dan Misi Kemdiknas Kebijakan Kemdiknas Renstra Pusdiklat Stakeholders Peserta Diklat 243 VISIONER 1. VIsi dan Misi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Perencanaan Sumberdaya 4. Kualifikasi dan Kompetensi SDM dan Widyaiswara Pusdiklat 5. Analisis Kebutuhan Diklat 6. Evaluasi Pasca Diklat PROSES DIKLAT O U KECEPATAN & KETEPATAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Manajemen Mutu Diklat 1. Perencanaan Diklat 2. Pelaksanaan Diklat 3. Metode Pembelajaran 4. Fasilitas ICT 5. Akomodasi Peserta 6. Pelayanan Prima 7. Evaluasi Diklat STANDAR SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 OUTPUT (PRODUK JASA DIKLAT PUSDIKLAT) STRATEGY POLICY T C O M E ADAPTABILITY & TRANSFORMASIONAL Alumni Diklat 1. Kompetensi Alumni 2. Pembinaan Alumni 3. Jaringan Alumni 4. Relevansi dengan bidang kerja Alumni KEPUASAN PELANGGAN KELAIKAN PUSDIKLAT PROGRAM DIKLAT UNGGULAN FORMULASI STRATEGI IMPLEMENTASI STRATEGI EVALUASI STRATEGI
244 D. Strategi dan Instrumen Pengembangan Sistem Manajemen Sesuai hasil analisis SWOT terhadap Pusdiklat dengan kekuatan strategis di bidang pengembangan SDM Kemdiknas serta tantangan ke depan yang harus di hadapi, maka manajemen Pusdiklat mengimplikasikan pilihan strategi penerapan system manajemen mutu sebagai proses untuk melakukan strategi ready change dalam upaya penyelenggaraan diklat yang mampu menyusun program unggulan dan mampu memberikan pelayanan secara prima, sehingga peserta diklat yang datang ke Pusdiklat Kemdiknas memperolah peningkatan kompentensi yang dibutuhkan dan memberikan evaluasi yang memuaskan, sesuai dengan sasaran mutu yang direncanakan oleh Pusdiklat. Proses ini secara teoritik menggambarkan perubahan organisasi untuk menuju excellence organization di butuhkan transformasi sumberdaya secara menyeluruh, dengan membangun visi, misi, arah dan kebijakan organisasi. Adapun dalam merumuskan strategi dengan mengunakan konsep dan teori manajemen strategi, maka ada tiga tahapan proses dalam merumuskan suatu strategi dalam organisasi yaitu: formulasi/perumusan strategi, implementasi/ penerapan strategi dan evaluasi strategi dengan pendekatan manajemen strategi yang berbasis SMM ISO 9001:2008. Formulasi strategi meliputi pengembangan visi dan misi, pengembangan kebijakan mutu, identifikasi faktor internal (kekuatan dan kelemahan), identifikasi faktor eksternal (peluang dan ancaman). Pada tahap implementasi strategi dilakukan dengan menetapkan sasaran mutu, pemberian sosialisasi dan memotivasi karyawan, mengalokasikan sumberdaya, sehingga formulasi strategi dapat dijalankan. Tahap evaluasi strategi merupakan tahap untuk menilai apakah penerapan strategi yang telah dilaksanakan efektif, pada tahap ini adalah melakukan peninjauan ulang apakah faktor
245 internal (kekuatan dan kelemahan) dan faktor eksternal (peluang dan ancaman) telah berubah atau tidak. Sedang dikaitkan dengan penerapan SMM ISO 9001:2008 apakah sasaran mutu tercapai, apakah kepuasan pelanggan meningkat. Ketiga Indikator ini dalam manajemen strategi sebagai bagian dari pengukuran kinerja suatu organisasi. Hasil pengukuran kinerja tersebut apabila tidak tercapai sesuai dengan sasaran mutu maka harus dilakukan tindakan koreksiatau perbaikan dan dipantau apakah proses perbaikan tersebut telah direncanakan dengan baik dan dilakukan pengukuran apakah efektif, apabila telah tercapai maka dilakukan upaya peningkatan kembali sehingga standar mutu pencapaianya lebih meningkat lagi. Proses menghasilkan model manajemen strategi peningkatan manajemen mutu diklat Pusdiklat Kemdiknas, sebagai kebijakan strategik (strategic policy) untuk membangun lembaga diklat yang unggul. Untuk percepatan perubahan maka seluruh bagian dan unit kerja Pusdiklat, harus menstransformasikan strategi transformasi organisasi dengan mengimplementasikan SMM ISO 2001:2008 melalui proses mengintegrasikan 8 (delapan) prinsip manajemen mutu ISO 9001: 2008 ke dalam proses kegiatan diklat yang di laksanakan Pusdiklat. Model ini merupakan upaya Pusdiklat untuk mengembangkan sumberdaya yang ada agar sebagai lembaga diklat dapat memberikan kontribusi secara nyata dalam rangka meningkatan kompetensi aparatur di lingkungan Kemdiknas melalui program diklat yang ditawarkan.
246 Model konseptual strategi peningkatan manajemen mutu Pusdiklat, menggambarkan bahwa proses peningkatan mutu, merupakan proses jangka pendek, jangka menengah dan jangka ISO panjang sesuai dengan tahapan seperti yang direncanakan pada Renstra Pusdiklat 2010-2014. Pencapai tujuan renstra akan efektif kalau dikendalikan oleh Sistem Manajemen Mutu 9001:2008 sebagai alat penjaminan mutu (quality assurance) E. Validitas Strategi Pengembangan Manajemen Diklat Untuk menguji apakah model strategi pengembangan manajemen diklat Pusdiklat dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 memberikan dampak yang signifikan terhadap peningkatan mutu yang dirasakan, maka peneliti melakukan proses penjaringan data dengan pemaparan konsep dengan metode Fokus Group Discussion(FGD), dan melakukan Triangulasi pendapat dari masukan Kepala Pusat Bapak Agus Dharma, PhD, lalu di dibandingkan dengan pendapat dari pejabat struktural, Widyaiswara dan staf Pusdiklat diperoleh hasil sebagai berikut. Pengembangan visi dan misi yang jelas, serta penerapan SMM ISO 9001:2000 dan telah di up-grade ke versi ISO 9001:2008, telah memberikan pengalaman yang berharga bagi Pusdiklat dalam melakukan perubahan sistem manajemen dalam upaya peningkatan mutu layanan kediklatan. Rumusan visi dan misi pusdiklat di kembangkan dalam kemasan pedonan mutu dan menjadi komitmen seluruh manajemen Pusdiklat dan staf untuk mengimplementasikan secara konsisten. Untuk membuktikan hal tersebut maka Kepala Pusat melakukan
247 proses soasialisasi dengan menerbitkan buku saku standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, Pusdiklat Pegawai Kementerian Pendidikan Nasional. F. Implementasi Model Strategi Peningkatan Manajemen Mutu Diklat. Hasil pengembangan model strategi peningkatan manajemen mutu Pusdiklat, merupakan kerangka dasar untuk membangun Pusdiklat yang unggul apabila ke empat premis yang diusulkan peneliti dapat dilaksanakan dengan baik. Salah satu faktor pendukung yang sangat kuat adalah adanya sistem komunikasi internal yang efektif, komunikasi internal merupakan faktor yang sangat menentukan. Sistem manajemen mutu, menuntut organisasi untuk mengembangkan sistem komunikasi internal yang mudah diakses dan mudah untuk dilakukan mampu telusur apabila terjadi masalah dengan keputusan yang telah ditetapkan. Konsep pengembangan sistem komunikasi internal dan ekternal akan sangat efektif apabila dalam prosesnya dibantu dengan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi berbasis web dan data base.