PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS) STUDI KELAYAKAN USAHA UMKM - KOPERASI Deputi Bidang Pengkajian Sumberdaya UKMK Kementerian Negara Koperasi dan UKM RI 2010
Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang keras mengcopy/menggandakan tanpa seizin Kementrian Negara Koperasi dan UKM RI. DSS UMKM ini tidak dinyatakan sebagai program yang bersifat public-domain (milik publik) maupun freeware (tanpa biaya), tetapi Anda bebas menggunakan dan menyebarluaskan program ini secara UTUH dan LENGKAP tanpa dikenakan biaya apapun sepanjang DSS UMKM tidak disertakan bersama dengan materi yang melanggar hukum dan ketentuan program seperti yang akan dijelaskan pada bagian ini ditaati. Program ini juga diizinkan untuk pemakaian di komputer pribadi/rumah, lembaga nirlaba atau lembaga pendidikan yang dibiayai sepenuhnya oleh negara/lembaga nirlaba. DILARANG KERAS MENGGUNAKAN DAN ATAU MEMANFAATKAN DSS UMKM VERSI INI DI SATU LOKASI BANGUNAN SEBUAH INSTITUSI BISNIS ATAU BADAN YANG BERORIENTASI PROFIT TANPA MEMILIKI TANPA SEIZIN KEMENTRIAN NEGARA KOPERASI DAN UKM RI. PENGGUNAAN DAN ATAU PEMANFAATAN DSS UMKM INI TANPA IZIN UNTUK TUJUAN ATAUPUN KEPENTINGAN KOMERSIAL SAMA SEKALI TIDAK DIPERKENANKAN. Dengan memanfaatkan/menggunakan DSS UMKM berarti Anda mengerti dan setuju dengan seluruh ketentuan ini. 2
Daftar Isi Pendahuluan... 3 Fitur-fitur Sistem... 3 Kebutuhan dasar hardware... 4 Installasi Sistem...5 Memulai Aplikasi Pembuatan Studi Kelayakan...7 Menyimpan dan mengedit File Studi Kelayakan... 21 3
Pendahuluan Software (Piranti lunak) DSS UMKM adalah sebuah kelas sistem komputerisasi informasi, yang dapat mendukung para penggunanya dalam perencanaan dan pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan yang dalam hal ini untuk usaha mikro kecil, dan menengah (UMKM). DSS dapat memberikan kemudahan dalam melakukan perhitungan, ketelitian dalam perhitungan dan pemeriksaan. Aplikasi software DSS UMKM diharapkan dapat memberikan efektivitas dan efesiensi bagi pihak pemerintah, pelaku usaha dan lembaga intermediary dalam melakukan pengambilan keputusan untuk mengembangkan bisnis UMKM. Aplikasi ini dijalankan diatas windows, dengan tampilan yang menarik dan mampu menghasilkan output kelayakan ekonomi dan finansial dalam format pdf yang siap di cetak maupun dalam format doc untuk proses pengeditan lebih lanjut. Fasilitas yang disedikan mengarahkan para pengguna yang awam akan perencanaan usaha untuk mampu membuat perencanaan ataupun pengambilan keputusan kelayakan usaha dengan mudah dan sederhana. Selain itu, proses pengisian langkah-langkah studi kelayakan tidak harus sekaligus dimasukkan dalam satu saat, tetapi dapat bertahap yang pada akhirnya menghasilkan sebuah perencanaan bisnis yang lengkap dan akurat. Aplikasi juga memiliki beberapa fitur yang salah satu diantaranya adalah fasilitas untuk me-review perencanaan bisnis yang dibuat. Fitur-Fitur Sistem DSS UMKM Aplikasi Software DSS UMKM ini memiliki fitur-fitur (fasilitas) yang dapat dimanfaatkan bagi setiap user (pengguna) sebagai berikut: 1. Mendukung user UMKM pada sektor perdagangan, pertanian, manufaktur, jasa, restoran untuk perencanaan dan pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan. 2. Memiliki fasilitas yang memberikan informasi dan wawasan berkaitan dengan peristilahan dan teknik-teknik pembuatan perencanaan maupun pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan. 3. Mampu melakukan ekspor dokumen menjadi file doc (Microsoft Word) siap cetak. 4
4. Proses pengisian untuk pembuatan studi kelayakan ekonomi dan keuangan tidak harus dilaksanakan pada satu waktu dan dapat disimpan kapan saja. Kebutuhan Dasar Hardware(Perangkat Keras) Aplikasi DSS UMKM ini akan berjalan baik pada komputer dengan konfigurasi hardware dan dukungan software sebagai berikut: Hardware : Software : Komputer dengan prosesor Intel Pentium IV ataupun yang setara RAM minimum 512MB atau lebih Monitor dengan resolusi minimum 800x600 Sistem Operasi Windows XP SP2 atau Windows Vista.Net Framework 3.5 atau diatasnya Office 2003 atau Office 2007 5
Instalasi Sistem DSS Sebelum menjalankan aplikasi DSS, anda harus melakukan proses installasi sistem ke dalam komputer. Proses installasi ini dapat dimulai dengan mengikuti langkah-langkah installasi di bawah ini. Masukan CD DSS ke dalam komputer, kemudian tunggu beberapa saat sampai muncul tampilan sebagai berikut : Proses installasi ini dapat dimulai dengan mengikuti langkah-langkah installasi di bawah ini. 6
1. Langkah Pertama : Klik Setup.Net Framework Setup.Net Framework (Langkah ini dilakukan apabila Operating System / Windows anda dibawah Windows 7 (XP dan Vista), untuk Windows 7 langkah ini diabaikan saja, langsung kelangkah berikutnya) Selenjutnya, Klik / pilih Ihave read and ACCEPT the the terms of the License Agreement Perhatian : tunggu beberapa saat sekitar 15-20 menit untuk proses instalasi DotNetFX35 7
2. Langkah Kedua : Klik Setup DSS Setup DSS Untuk mengoperasikannya cukup dengan meng-klik 2 kali pada shortcut yang ada di desktop yang berwarna hijau. 8
Memulai Aplikasi Pembuatan Studi Kelayakan Setelah aplikasi sukses terpasang di komputer dan sudah berjalan dengan baik, sekarang user dapat menggunakan aplikasi ini untuk membuat perencaan dan pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan usaha. Untuk mempermudah penggunaan, berikut penjelasan dari masing-masing tombol toolbar yang terdapat dalam aplikasi. Sebagai ilustrasi dapat dilihat pada Gambar berikut ini: No Memulai Program DSS Pembuatan Studi Kelayakan 1 Pilih Bidang Usaha; Pada saat shortcut DSS UMKM di klik dua akali akan muncul menuh pilihan bidang usaha yang akan dibuat perencaan dan pengambilan keputusan kelayakan ekonomi dan keuangan usaha. Bidang usaha yang dapat dipilih pada software versi ini adalah : Perdagangan, Pertanian, Manufaktur, Jasa dan Restouran. Ilustrasi Klik 1 kali pada gambar untuk pilihan bidang usaha perdagangan Sebagai contoh diklik pilihan bidang usaha perdagangan, maka akan tampil interface ( layar utama) DSS UMKM untuk pilihan bidang usaha perdagangan. 9
Pada tampilan ini semua fungsi toolbar belum bisa digunakan, untuk itu klik gambar garuda (toolbar bulat pojok kiri atas), maka akan keluar menu pembuatan perencanaan bisnis, lalu klik baru untuk memulai aplikasi.. Klik Gambar burung garuda Klik Baru untuk memulai aplikasi 10
2 Profil Perusahaan; Aplikasi program DSS kemudian langsung mengarahkan pengguna untuk melakukan pengisian data berkaitan dengan profil perusahaan. Isian pada profil perusahaan terdiri dari dua form, yaitu : form Identitas perusahaan dan Konsep Awal. Toolbar ini dapat di klik untuk membantu user mendeskripsi perusahaan dan usaha yang dijalankan. Untuk pengisian langsung di klik pada tabel (ruang isian) yang tersedia. Tampilan form dilengkapi: Bantuan; Pada bagian sebelah kiri tampilan diberikan bantuan untuk memandu para pengguna aplikasi software dalam mengisi setiap pertanyaan yang diajukan. Scroll bar ;Layar Bantuan dan form identitas perusahaan dapat di scroll (penggulung) ke atas dan ke bawah. Untuk menggunakannya klik kanan dan tahan lalu tarik/geser naik atau turunkan Form isian, klik & ketik di sini Toolbar dari kiri ke kanan mengilustr asikan tahapan proses pembuatan studi kelayakan. Scroll bar; untuk menggulung ke atas & ke bawah Bantuan 11
Setelah terisi isian identitas perusahaan, klik tab form konsep awal (tengah tampilan) untuk melakukan pengisian selanjutnya. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, pengguna dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian profil usaha. Form isian, klik dan ketik di sini Klik Tab Konsep awal Bantuan 12
3 Profil Usaha; User dapat langsung meng-klik icon profil usaha. Isian pada profil usaha terdiri dari dua form, yaitu : form Kondisi Perusahaan dan Pola Pembiayaan Bank. Isilah form kondisi perusahaan satu persatu dan gunakan scroll bar untuk melihat seluruh pertanyaan. Pada bagian bawah tampilan juga disediakan Scroll bar untuk menggulung ke kanan dan ke kiri. Untuk mempermudah pengisian, pengguna juga dapat memanfaatkan bantuan pada sebelah kanan tampilan layar. Form isian, klik dan ketik di sini Klik Profil Usaha Scroll bar; untuk menggulung ke atas & ke bawah Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian pola pembiayaan. 13
Setelah terisi isian Kondisi Perusahaan, klik tab form Pola Pembiayaan Bank (tengah tampilan) untuk melakukan pengisian selanjutnya. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, pengguna dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Isian form ada yang bersifat tertutup dan terbuka. Untuk isian tertutup cukup langsung di klik pada lingkaran isian yang tersedia. Klik tab Pola Pembiayaan Bank Form isian, klik di sini Form isian, klik dan ketik di sini 14
4 Aspek; terkait dengan aspek produksi, pemasaran, keuangan, manajemen dan SDM dan Aspek Lingkungan. Toolbar ini dapat di klik untuk membantu user mendeskripsikan aspek ekonomi dan keuangan perusahaan dan usaha yang dijalankan. Aspek Produksi ; User dapat langsung meng-klik icon toolbar aspek produksi. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian aspek produksi. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form aspek produksi. Isian form terletak pada layar paling kanan. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Klik Icon tool bar Aspek Produksi Form isian, klik di sini 15
5 Aspek Pemasaran, User dapat langsung meng-klik icon toolbar aspek pemasaran. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian aspek Pemasaran. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form aspek Pemasaran. Bentuk isian tertutup, cukup langsung di klik pada lingkaran isian yang tersedia Klik icon tool bar Aspek Pemasaran Isian form terletak pada layar paling kanan. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek Manajemen dan SDM. Form isian, klik di sini 16
6 Aspek Manajemen dan SDM, User dapat langsung meng-klik icon toolbar aspek manajemen dan SDM. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian manajemen dan SDM. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form aspek manajemen dan SDM. Isian form terletak pada layar paling kanan. Bentuk isian tertutup, cukup langsung di klik pada lingkaran isian yang tersedia Klik icon toolbar Aspek Manajemen dan SDM Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek lingkungan Form isian, klik di sini 17
7 Aspek Lingkungan, User dapat langsung meng-klik icon toolbar aspek Lingkungan. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian Lingkungan. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada tampilan form Lingkungan. Isian form terletak pada layar paling kanan. Bentuk isian tertutup, cukup langsung di klik pada lingkaran isian yang tersedia Klik Icon tool bar Aspek Lingkungan Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek Keuangan Form isian, klik di sini 18
8 Aspek Keuangan, User dapat langsung meng-klik icon toolbar aspek keuangan. Setelah di-klik akan muncul layar tampilan bantuan dan form isian kinerja keuangan yang terdiri dari tujuh form. Lalu isilah setiap pertanyaan yang tersedia pada setiap tampilan form aspek keuangan. Jumlah isian form keuangan berbeda antara setiap sektor. Untuk mengisi masing-masing form, klik pada bagian tengah layar yang tertulis H1-jenis investasi, H2- Tenaga Kerja dan seterusnya. Setelah mengisi satu form dapat dilanjutkan mengisi form lainnya dengan meng klik tab H2 dan seterusnya. Klik icon tool bar Aspek Keuangan Tab Form Isian Aspek Keuangan Form isian, klik 2 kali dan ketik di sini Cell tabel yang berwarna kuning tidak perlu diisi, karena sistim aplikasi yang akan mengisi secara otomatis, tergantung dari isian yang diberikan oleh pengguna pada cell tabel yang berwarna putih. Form isian, klik 2 kali dan ketik di sini (cell tabel) Form isian, klik 2 kali dan ketik di sini 19
Berikut contoh tampilan form tenaga (klik tab H2-Tenaga Kerja) Isian form terletak pada layar paling kanan. Untuk kepentingan penjelasan pada setiap pertanyaan, user dapat melihat penjelasannya pada kotak bantuan (sebelah kiri). Setelah selesai melakukan pengisian, lanjutkan pada tahap pengisian aspek manjemen dan SDM. Tab Form Isian tenaga kerja Catatan : Kelengkapan dan keakuratan hasil analisis keuangan sangat bergantung pada isian dari masing-masing form aspek keuangan Form isian, klik dua kali dan ketik di sini (cell tabel) 20
9 Analisis bisnis; pada toolbar ini, sistim akan secara otomatis melakukan analisis setelah user melakukan pengisian pertanyaan yang diajukan/tersedia pada toolbar profil dan aspek. Hasil analisis akan ditampilkan dalam image angka skor, grafik warna dan deskripsi hasil analisis. Untuk melihat hasil analisis dari masing-masing aspek dapat langsung di klik tab hasil analisis pada bagian tengah aplikasi. Pada gambar disamping diberikan contoh hasil analisis produksi. Pada layar ditunjukkan hasil analisis perindikator dan analisis secara komulatif keseluruhan indikator. Untuk hasil analisis dengan kelayakan tinggi diilustrasikan dengan warna hijau, kelayakan sedang dilustrasikan dengan warna kuning dan kelayakan rendah diilustrasikan dengan warna merah. Klik icon toolbar Analisis bisnis Tab hasil analisis berdasarkan aspek Hasil analisis perindikator Hasil analisis komulatif seluruh indikator 21
10 Print; toolbar ini disedikan untuk memprint hasil studi kelayakan dalam format dokumen Ms Word (doc). Untuk ekspor dokumen DSS Kelayakan ekonomi dan keuangan menjadi dokumen Microsoft Word (doc) yang dapat langsung dicetak atau di proses lebih lanjut dapat dilakukan dengan menekan tombol Print pada toolbar Perlu ditekankan bahwa ekspor berfungsi untuk memudahkan pencetakan dokumen. Ekspor tidak akan secara otomatis menyimpan pekerjaan yang telah dibuat. Untuk menyimpan pekerjaan yang telah dibuat, gunakan fitur Simpan dengan cara yang akan dijelaskan. Klik icon toolbar print untuk merubah hasil isian aplikasi kedalam output dalam format ms word 22
Menyimpan dan Meng-edit File Studi Kelayakan Studi kelayakan yang telah selesai dibuat kemudian dapat disimpan ke dalam sebuah file kelayakan ekonomi dan bisnis dengan file extention DSS. Berikut langkah langkah dalam menyimpan file : No Langkah-Langkah Menyimpan File Ilustrasi 1 Klik gambar garuda, lalu pilih dan klik simpan atan Simpan Sebagai untuk file yang pernah disimpan sebelumnya. Klik Simpan atau Simpan Sebagai Setelah di klik menu Simpan.. Akan muncul tanpilan lokasi untuk menyimpan file dan menuliskan nama file Jika file kelayakan ekonomi dan 23
bisnis belum pernah disimpan sebelumnya, aplikasi akan menanyakan dimana anda akan menyimpan file kelayakan ekonomi dan keuangan. Tunjuk lokasi yang diinginkan, kemudian masukkan nama file-nya. Sebagai contoh, jika anda ingin menyimpan file business plan di drive C:\ DSS UMKM dengan nama DSS UMKM1, maka yang perlu anda lakukan adalah memilih drive C: dari combobox Save in, kemudian ketikan nama file-nya DSS UMKM1 dan tekan tombol Save untuk menyimpannya. Catatan: Penyimpanan Sementara; pada dasarnya aplikasi ini dilengkapi dengan fasilitas penyimpanan sementara, jika pengguna aplikasi keluar dari aplikasi tanpa menyimpan..lalu kemudian dilain waktu ingin melanjutkan dapat dibuka kembali filenya melalui fasilitas menu perencanaan bisnis..lalu klik buka file dan klik dua kali pada file yang tersedia pada kotak open file. Lokasi penyimpa nan file Klik disini setelah mengetik nama file Ketik nama file 24
2 Untuk dapat mengedit output dokumen studi kelayakan yang sudah dibuat, hal yang pertama harus dilakukan adalah membuka file yang pernah disimpan sebelumnya. Untuk melakukan hal ini, klik tombol Buka dari toolbar. Klik buka file d e n g a n Aplikasi kemudian akan mengeluarkan dialog Open File yang akan meminta anda memasukan lokasi dan nama file dokumen kelayakan ekonomi dan keuangan yang akan di edit. Klik dua kali pada file yang kita inginkan. Atau klik satu kali lalu klik open. Klik dua kali pada nama file Atau Klik disini setelah mengetik nama file 25