RENCANA STRATEGIS SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN PENGADILAN TINGGI AGAMA BANDUNG 2012-2016 BAB I Pendahuluan Kondisi umum menggambarkan mengenai hal-hal yang telah dilakukan oleh Sub Bagian Kepegawaian Pengadilan Tinggi Agama Bandung serta capaian penting yang berhasil diraih dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Gambaran tersebut merupakan identifikasi keadaan yang dapat dilihat baik dari sisi internal maupun eksternal kelembagaan. Di sisi internal, kondisi yang digambarkan terfokus pada aktifitas layanan internal stake holder, pemanfaatan teknologi informasi, dan penguatan kelembagaan melalui good governance. Sedangkan dari sisi eksternal, kondisi yang digambarkan meliputi pelayanan kepada masyarakat, dan hubungan kelembagaan antara PTA Bandung dengan lembaga atau institusi lain yang tidak memilii hubungan hirarki. A. Kondisi Umum Pengadilan Tinggi Agama Bandung adalah peradilan agama tingkat banding yang berkedudukan di ibu kota propinsi Jawa Barat yang membawahi Pengadilan Agama- Pengadilan Agama yang berkedudukan di kota dan kabupaten di Jawa Barat yang berjumlah 24 pengadilan agama. Jumlah pegawai keseluruhan yang dilayani oleh Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung berjumlah 903 pegawai. Sebagai pengadilan tingkat banding, selain mengurusi masalah kepegawaian bagi pegawai PTA Bandung, Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung juga memiliki wewenang terhadap Pengadilan Agama dalam hal penerbitan SK-SK di bidang kepegawaian diantaranya adalah: 1. SK Pengangkatan PNS golongan II, 2. SK Pengangkatan Pejabat Struktural eselon V, 3. SK Kenaikan Pangkat pelaksana hingga golongan III/c, 4. SK mutasi staf/pelaksana di lingkungan PTA Bandung. 5. Surat izin cuti bagi Ketua Pengadilan Agama Selain penerbitan SK-SK tersebut, Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung juga menjalankan fungsi pendataan, pengawasan dan pembinaan kepada Pengadilan Agama. Khusus untuk penerbitan SK-SK yang merupakan kewenangan instansi vertikal, PTA Bandung hanya bersifat mengusulkan kepada instansi vertikal yang berwenang untuk
mengeluarkannya setelah sebelumnya mendata pegawai yang akan diusulkan, mengumpulkan persyaratan pengusulannya (baik dikumpulkan sendiri atau meminta kepada Pengadilan Agama), kemudian menyerahkannya untuk diproses oleh instansi yang berwenang. Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung dikepalai oleh seorang pejabat eselon IV dan dibantu oleh staf yang saat ini berjumlah 8 orang terdiri dari 5 orang PNS dan 3 orang tenaga kontrak. Staf tersebut dibagi-bagi dalam beberapa rumpun pekerjaan yang meliputi: 1. Analis : bertugas menganalisa proses kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, DP3, Pensiun, biaya pindah, dll. 2. Pengembangan dan pembinaan: meliputi pengurusan pendidikan dan pelatihan, 3. Persuratan: mengurusi surat masuk dan keluar di sub bagian kepegawaian dan pengasipannya. 4. Arsip pegawai dan data base: mengurusi arsip pegawai dan data base pegawai. 5. Kesejahteraan: mengurusi cuti, daftar kehadiran, pengurusan kartu pegawai dan kartu istri. Sub bagian kepegawaian PTA Bandung menginduk kepada dua instansi vertikal yaitu Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama dalam hal pembinaan dan pengolahan keputusan yang berkaitan dengan tenaga teknis fungsional (hakim, PP, JS, JSP), serta Biro Kepegawaian-Badan Urusan Administrasi dalam hal pembinaan dan pengolahan keputusan yang berkaitan dengan pejabat struktural dan pelaksana. Saat ini Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung mengoperasikan beberapa aplikasi kepegawaian. Diantaranya adalah SIMKEP yang dibuat oleh Ditjen Badilag, lalu SAPK yang dibuat oleh BKN, dan e-simpeg yang dibuat oleh PTA Bandung sendiri bekerjasama dengan ITB. B. Potensi dan Masalah Mengingat posisi dan kekuatan Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung dilihat dari personil dan kewenangan yang dimilikinya, maka ada beberapa potensi kekuatan dan potensi masalah yang dapat muncul di kemudian hari. 1. Potensi Kekuatan a. Hak dan Kewenangan 1) PTA Bandung memiliki kewenangan untuk melakukan rasionalisasi staf/pelaksana di setiap Pengadilan Agama termasuk di Pengadilan Tinggi Agama. Tercatat saat ini ada 145 orang pelaksana (jika ditambah dengan JSP
total menjadi 249 pegawai) yang ada di Peradilan Agama Jawa Barat. Oleh karena itu Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung memiliki kemampuan untuk menambah atau mengurangi jumlah staf/pelaksana di satu satker dengan berlandaskan pada penyebaran dan pemerataan beban kerja. 2) PTA Bandung juga berhak untuk mengusulkan mutasi pada jabatan-jabatan teknis fungsional seperti hakim dan panitera pengganti sehingga tercipta pemerataan beban kerja. 3) Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung berwenang untuk mengajukan namanama pegawai yang dianggap layak untuk diikutsertakan dalam kegiatan diklat, pembinaan, maupun sosialisasi yang diadakan baik oleh PTA Bandung maupun lembaga/instansi lain dengan mempertimbangkan asas kebutuhan, kelayakan, objektivitas dan penghargaan demi meningkatkan kualitas SDM dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya dan memiliki dampak yang fokus pada meningkatnya kualitas pelayanan kepada masyarakat. 4) Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung berhak untuk menyampaikan pandangan dan masukannya kepada Pejabat Penegak Disiplin mengenai ketidakdisiplinan yang dilakukan setiap pegawai Peradilan Agama baik pelaksana, hakim dan pejabat struktural, dan menjelaskan aturan-aturan kepegawaian yang berkaitan dengan hal tersebut hingga merekomendasikan tindakan-tindakan yang dapat dilakukan untuk mengatasi hal itu berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b. Faktor Pendukung 1) Dalam menjalankan fungsinya Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung dibantu oleh para kasubag dan kaur kepegawaian di daerah. Jika dioptimalkan peran mereka laksana mata dan telinga bagi PTA Bandung. 2) Sub Kepegawaian PTA Bandung mengoperasikan beberapa aplikasi kepegawaian sebagai data base pegawai peradilan agama se-jawa Barat. Aplikasi ini jika dioptimalkan akan mampu memberikan data yang valid sebagai dasar pengambilan keputusan di bidang kepegawaian. 2. Potensi Masalah a. Pelaksanaan Kewenangan 1) Posisi PTA Bandung yang menjalankan fungsi pengusulan kepada instansi vertikal dapat diabaikan perannya oleh instansi yang berada di bawah. Sejauh ini belum ada mekanisme yang mampu untuk mengidentifikasi, mencegah ataupun membatalkan proses pengusulan yang dilakukan oleh Pengadilan Agama kepada instansi vertikal. Hal ini jika dibiarkan akan menjadi kebiasaan yang akan ditiru oleh satuan kerja yang lain dan menjadi tidak terkendali. Pada akhirnya hal ini akan memberikan pengaruh negatif
baik dari sisi penyebaran pegawai yang tidak dilandasi oleh pemerataan beban kerja, promosi yang tidak berwawasan menyeluruh karena hanya berdasarkan pandangan daerah saja dan mengabaikan konsep reward and punishment, dan bahkan dalam tahap serius hal ini dapat menjadi produk yang tidak sejalan dengan peraturan perundanga-undangan yang ada. 2) Pengadilan Agama sebagai instansi yang berwenang mengeluarkan SK tertentu (misal SK pengangkatan Jurusita Pengganti, SK Bendaharawan, dll) tidak menginformasikan hal tersebut dengan mengirimkan tembusan SK itu ke PTA Bandung. Ini akan mengakibatkan terjadinya kesenjangan informasi dan menghambat pengambilan keputusan baik ditingkat PTA Bandung maupun di tingkat pusat. b. Pelaksanaan Kelembagaan 1) Aktifnya daerah baik dilakukan oleh pejabat daerah maupun pegawai yang merasa berkepentingan membuat banyak produk-produk SK yang diterbitkan oleh pusat tidak didistribusikan sebagaimana jalur yang semestinya. Banyak pegawai-pegawai yang masuk dan telah menjalankan tugas di dalam wilayah PTA Bandung namun tidak diketahui oleh PTA Bandung. Hal ini tentu akan mengacaukan pendataan kekuatan pegawai dan perencanaan mutasi dalam rangka pemerataan. Sekaligus juga sebagai bukti bahwa reformasi birokrasi belum berjalan sebagaimana yang kita harapkan. 2) Fungsi pengendalian dan pengawasan yang dimiliki oleh PTA Bandung terhadap para Kasubag dan Kaur di Pengadilan Agama kurang optimal dikarenakan instrument, mekanisme dan sumber anggaran yang ada saat ini kurang memadai. Hal ini dapat berakibat lambatnya penyebaran informasi dan sosialisasi, kurang tanggapnya PTA Bandung terhadap permasalahan yang dihadapi daerah, dan tidak berjalannya fungsi-fungsi kepegawaian dengan baik di daerah. Indikasi dari permasalahan ini adalah tidak berjalannya aplikasi kepegawaian di daerah dengan baik, kurang validnya data kepegawaian pada database online PTA Bandung, lambannya daerah dalam mengirimkan dokumen-dokumen pelantikan, dan kurangnya perhatian dari daerah untuk mengirimkan arsip-arsip kepegawaian untuk disimpan sebagai dokumen di PTA. 3) Permasalahan kurangnya SDM adalah permasalahan yang klasik. Namun jika dilihat lebih jauh ternyata tidak terlaksananya tupoksi dengan baik tidak selalu terjadi akibat kurang SDM namun akibat dari tidak meratanya beban kerja pada seluruh pegawai. Selain itu kapasitas seorang pegawai untuk menampung beban kerja standar juga menjadi persoalan tersendiri. Pelaksanaan tupoksi yang sekarang sudah banyak menggunakan komputer,
baik berupa aplikasi maupun untuk pekerjaan pengetikan, ternyata tidak mampu diikuti oleh seluruh pegawai. Akibatnya pegawai yang kurang mampu menggunakan komputer melimpahkan beban pekerjaan tersebut kepada segelintir pegawai yang mampu. BAB II Visi, Misi, dan Tujuan Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung 1. Visi Terwujudnya Pengadilan Tinggi Agama Bandung yang Agung dan Prima dalam Pelayanan 2. Misi 1) Meningkatkan profesionalisme aparatur peradilan agama; 2) Mewujudkan manajemen pelayanan kepegawaian peradilan agama yang bersih, adil dan prima. 3) Meningkatkan martabat Pengadilan Tinggi Agama Bandung sebagai induk organisasi dan instansi vertikal bagi Pengadilan Agama se-jawa Barat dalam menjalankan tugas-tugas dan fungsi kepegawaian 3. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam rangka penjabaran Misi Sub Bagian Kepegawaian PTA Bandung pada periode 2012-2016 adalah sebagai berikut: 1) Meningkatnya kapasitas dan kualitas aparatur peradilan agama yang disiplin, bersih, dan konsisten dalam pelaksanaan tupoksi serta tunduk pada mekanisme kelembagaan. 2) Tercapainya pelayanan kepegawaian yang cepat, bersih, akurat, memenuhi persyaratan, dan dapat dipertanggungjawabkan dengan dukungan data baik fisik maupun elektronik yang lengkap dan valid. 3) Menegaskan peran PTA Bandung sebagai induk dan instansi vertikal bagi Pengadilan Agama di Jawa Barat melalui penyelenggaraan tugas dan fungsi kepegawaian yang bersih, adil, objektif dan kuat. 4. Sasaran Strategis 1) Meratanya beban kerja melalui analisis staffing assessment 2) Meningkatnya kapasitas pegawai dalam menampung beban kerja 3) Adanya pembakuan SOP untuk setiap jenis pekerjaan 4) Terciptanya data base kepegawaian yang update, akurat dan lengkap dalam aplikasi kepegawaian online.
5) Lancarnya pengawasan dan pengendalian yang dilakukan PTA Bandung terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi kepegawaian di daerah 6) Konsistennya pelaksanaan mekanisme Punish and Reward 7) Termonitornya absensi pegawai Pengadilan Agama secara online BAB III Strategi Pelaksanaan Strategi pelaksanaan yang dilakukan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: 1. Pelaksanaan DDTK untuk setiap pekerjaan praktis yang rutin dan memerlukan ketekunan khususnya bagi pejabat eselon IV dan V. 2. Pelengkapan arsip fisik pegawai dengan menginventarisir daftar kekurangan arsip pegawai dan melengkapi kekurangan tersebut 3. Evaluasi dan verifikasi data base kepegawaian secara berkala pada Pengadilan Agama. 4. Pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan SK Kepegawaian khususnya SK Mutasi dengan pendekatan pendisiplinan. 5. Pembuatan SOP dalam pelayanan kepegawaian. 6. Adanya target waktu untuk setiap jenis pekerjaan pelayanan kepegawaian 7. Pengadaan alat absensi yang terhubung secara online pada seluruh PA se Jawa Barat.