Kementerian Keuangan RI Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Direktorat Pengelolaan Kekayaan Negara dan Sistem Informasi Aplikasi Lelang Email (ALE) Versi 1.0 PANDUAN PENGGUNAAN (User s Guide) UNTUK PESERTA LELANG Edisi 1 2013 Gedung Syafrudin Prawiranegara II Lantai 5 Jalan Lapangan Banteng Timur Nomor 2-4 Jakarta Pusat
KATA PENGANTAR Semakin bertambahnya kebutuhan dan tantangan yang dihadapi oleh Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) dalam memberikan pelayanan lelang kepada masyarakat maka diperlukan dukungan teknologi informasi dan komunikasi. Lelang yang diselenggarakan oleh KPKNL adalah penjualan barang yang terbuka untuk umum dengan penawaran harga secara tertulis dan/atau lisan yang semakin meningkat atau menurun untuk mencapai harga tertinggi yang didahului dengan Pengumuman Lelang sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 106/PMK.06/2013 tentang Perubahan Atas PMK Nomor 93/PMK.06/2010 tentang Petunjuk Pelaksanaan Lelang. Sebagai bentuk solusi atas kebutuhan dan tantangan penyelenggaraan lelang di KPKNL, Direktorat Pengelolaan Kekayaan Negara dan Sistem Informasi bekerja sama dengan Direktorat Lelang membangun Aplikasi Lelang Email (ALE). Tujuan pembangunan ALE adalah untuk membantu pelaksanaan penawaran lelang tertulis tanpa kehadiran peserta lelang pada KPKNL, memberikan kesempatan yang lebih luas kepada masyarakat untuk mengikuti lelang, dan membentuk database pelaksanaan lelang KPKNL. ALE merupakan aplikasi berbasis web yang terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu 1) front-end yang dapat diakses melalui internet oleh masyarakat, dan 2) back-end yang dapat diakses baik melalui internet maupun intranet virtual private network Kementerian Keuangan oleh KPKNL. Untuk dapat mengikuti lelang melalui email, masyarakat calon peserta lelang perlu memahami pengoperasian ALE dengan baik. Selain itu, petugas yang memberikan pelayanan lelan melalui email (Pejabat Lelang dan Bendahara) juga harus memahami tentang penggunaan dan pengoperasioan ALE. Buku panduan penggunaan (user s guide) ini diharapkan dapat memberikan petunjuk dan tata cara pengoperasian back-end ALE untuk petugas KPKNL dan front-end untuk mayarakat.
DAFTAR ISI Bagian I Pendahuluan A. Definisi B. Tujuan C. Fitur D. Alamat Akses Bagian II Panduan Penggunaan Aplikasi Bagi Peserta Lelang A. Tujuan Panduan Penggunaan B. Sistematika Panduan Penggunaan C. Kategori Kelompok, dan Hak Akses Pengguna D. Modul Menu dalam Aplikasi 1. Menu Lelang Terbaru 2. Menu Lelang Perkantor 3. Menu Pencarian Lelang 4. Menu Prosedur Lelang Online 5. Menu Syarat dan Ketentuan 6. Menu Status Lelang 7. Menu Pengumuman Pemenang lelang E. Alur Kerja Aplikasi 1. Pendaftaran Pengguna Aplikasi a. Proses Perekaman Identitas Diri b. Proses Aktivasi Akun Pengguna c. Proses Sign In Pengguna d. Proses Pemulihan Password Akun e. Proses Pemutakhiran Detail Akun Pengguna f. Proses Pemutakhiran Data Rekening Bank Pengguna g. Proses Pemutakhiran Data Kartu Tanda Penduduk h. Proses Pemutakhiran Data Nomor Pokok Wajib Pajak i. Proses Perubahan Password Pengguna 2. Mengikuti Lelang a. Proses Pemilihan Lelang Yang Akan Diikuti b. Proses Penyetoran Uang Jaminan c. Proses Validasi Daftar Hitam d. Proses Penawaran Objek Lelang e. Proses Penawaran Kembali f. Proses Pengumuman Pemenang Lelang g. Proses Pengembalian Uang Jaminan
Bagian I PENDAHULUAN A. Definisi ALE adalah aplikasi yang digunakan untuk menyelenggarakan lelang dengan penawaran secara tertulis tanpa kehadiran peserta lelang dan disampaikan melalui email. Aplikasi ini terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu 1) front-end yang dapat diakses melalui internet oleh masyarakat, dan 2) back-end yang dapat diakses baik melalui internet maupun intranet virtual private network Kementerian Keuangan oleh KPKNL. B. Tujuan Tujuan pembangunan ALE adalah untuk membantu pelaksanaan penawaran lelang tertulis tanpa kehadiran peserta lelang pada KPKNL, memberikan kesempatan yang lebih luas kepada masyarakat untuk mengikuti lelang, dan membentuk database pelaksanaan lelang KPKNL. C. Fitur ALE memiliki fitur-fitur: A) Front-end a. Pendaftaran calon peserta lelang b. Pendaftaran lelang c. Penyetoran uang jaminan d. Penawaran lelang e. Pengumuman pemenang lelang f. Notifikasi melalui email B) Back-end a. Perekaman data obyek lelang b. Verifikasi calon peserta lelang c. Penerimaan/penolakan uang jaminan d. Pengecekan daftar hitam e. Persetujuan/penolakan peserta lelang f. Penentuan pemenang lelang g. Perhitungan pelunasan lelang h. Ringkasan pelaksanaan lelang D. Alamat Domain ALE dapat diakses melalui internet dengan menggunakan web browser pada alamat berikut ini: https://www.lelangdjkn.kemenkeu.go.id/ untuk peserta lelang;
Bagian II Panduan Penggunaan Aplikasi Bagi Peserta Lelang A. Tujuan Panduan Penggunaan Buku Panduan Penggunaan (user s guide) ALE bertujuan untuk memberikan petunjuk dan tata cara pengoperasian back-end ALE untuk petugas KPKNL dan front-end ALE untuk mayarakat peserta lelang. B. Sistematika Panduan Penggunaan Panduan penggunaan ini terdiri dari 3 (tiga) bagian, yaitu: bagian pendahuluan yang berisi mengenai pedoman umum ALE; bagian teknis front-end yang berisi mengenai pedoman dan tata cara pengoperasian front-end ALE; dan bagian teknis back-end yang berisi mengenai pedoman dan tata cara pengoperasian back-end ALE C. Kategori Kelompok, dan Hak Akses Pengguna Kategori Kelompok Hak Akses Front-end Pengguna aplikasi Melihat pengumuman lelang Front-end Pengguna aplikasi terdaftar Melihat pengumuman lelang, mendaftar lelang Front-end Calon peserta lelang Melihat pengumuman lelang, mendaftar lelang, menyetor uang jaminan Front-end Peserta lelang Melihat pengumuman lelang, mendaftar lelang, menyetor uang jaminan, melakukan penawaran D. Modul Menu Dalam Aplikasi ALE memiliki beberapa modul menu yang dapat dilihat pengguna aplikasi yang belum melakukan pendaftaran, antara lain: 1. Menu Lelang Terbaru Pada menu Lelang Terbaru pengguna aplikasi dapat melihat tayangan lelang yang sedang diselenggarakan KPKNL melalui ALE.
2. Menu Lelang Perkantor Pada menu Lelang Perkantor pengguna aplikasi dapat melihat tayangan lelang yang telah diurutkan sesuai KPKNL penyelenggara lelang. 4. Menu Pencarian Lelang Pada menu Pencarian Lelang pengguna aplikasi dapat mencari lelang mana yang ingin diikuti dengan memasukkan kata kunci berupa jenis obyek lelang ataupun kode lelang.
5. Menu Prosedur Lelang Online Pada menu Prosedur Lelang Online pengguna aplikasi dapat membaca tata cara umum, uang jaminan penawaran lelang serta layanan informasi terkait ALE. 6. Menu Syarat dan Ketentuan Pada menu Syarat dan Ketentuan pengguna aplikasi dapat membaca syarat dan ketentuan pelaksanaan lelang dengan penawaran melalui surat elektronik.
7. Menu Status Lelang Bagi pengguna aplikasi terdaftar yang telah melakukan proses sign in dapat membuka menu Status Lelang untuk melihat kembali proses lelang yang sedang diikuti. 8. Menu Pengumuman Pemenang Lelang Bagi pengguna aplikasi terdaftar yang telah melakukan proses sign in dapat membuka menu Pengumuman Pemenang untuk memperoleh informasi terkait hasil dari lelang yang diikuti dan telah ditetapkan pemenangnya.
E.Alur Kerja Aplikasi 1. Pendaftaran Pengguna Aplikasi Untuk dapat menjadi Pengguna aplikasi terdaftar, pengguna aplikasi melakukan pendaftaran dengan melakukan beberapa proses yaitu: a. Proses Perekaman Identitas Diri Proses perekaman identitas diri dilakukan dengan memilih modul Daftar pada sudut kanan atas halaman Home ALE. Setelah memilih modul Daftar, pengguna aplikasi melakukan perekaman identitas diri berupa Nama Lengkap, Alamat Email, Nomor Handphone dan Password serta mengisi tanda check sebagai pernyataan bahwa data yang diberikan adalah benar. Ketika proses pendaftaran identitas diri telah selesai dilakukan, pada tampilan ALE akan terdapat notifikasi bahwa pendaftaran berhasil dan ALE mengirimkan kode aktivasi ke alamat email yang didaftarkan.
b. Proses Aktivasi Akun Pengguna Pengguna aplikasi dapat menyalin kode aktivasi pada email yang telah dikirim dari ALE dan melakukan proses aktivasi akun dengan cara memilih link pada email tersebut.
c. Proses Sign In Pengguna Setelah proses Aktivasi Akun berhasil dilakukan, pengguna aplikasi terdaftar dapat melakukan proses Sign In pada ALE dengan memasukkan alamat email dan password yang telah didaftarkan. d. Proses Pemulihan Password Akun Jika pengguna aplikasi lupa password akun yang didaftarkan, maka pengguna dapat memilih Lupa Password? Klik di sini. Pengguna aplikasi akan diminta untuk memasukkan alamat email yang didaftarkan kemudian ALE akan mengirimkan email password sementara yang dapat digunakan untuk login. Setelah pengguna aplikasi dapat sign in, pengguna aplikasi dapat mengganti password sementara dengan password yang diinginkan pada menu Ganti Password.
e. Proses Pemutakhiran Detail Akun Pengguna Pengguna aplikasi terdaftar diharapkan segera melakukan pemutakhiran identitas pribadi pada menu Detail Akun Saya dengan mengisi Nama Lengkap sesuai KTP, Nomor Handphone, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin dan memasukkan Password Akun yang telah didaftarkan. f. Proses Pemutakhiran Data Rekening Bank Pengguna Pengguna aplikasi terdaftar diharapkan melakukan pengisian data rekening pada menu Rekening Bank dengan memilih tombol Tambah Rekening dan mengisi Bank, Nomor Rekening, Nama Pemilik Rekening dan memasukkan Password Akun yang telah didaftarkan.
Untuk melakukan perubahan data rekening bank pengguna aplikasi terdaftar dapat memilih tombol Hapus dan mengulangi pengisian data rekening bank. g. Proses Pemutakhiran Data Kartu Tanda Penduduk Pengguna aplikasi terdaftar diharapkan melakukan pengisian data kartu tanda penduduk pada menu Kartu Tanda Penduduk dengan memilih tombol Data KTP Baru dan mengisi Nomor KTP, menggunggah hasil scan/foto KTP dengan format JPG, JPEG dan PNG dengan ukuran maksimal 5 Mb, memilih KPKNL yang sedang menyelenggarakan lelang sebagai Pemeriksa KTP dan memasukkan Password Akun yang telah didaftarkan.
Pada saat data Kartu Tanda Penduduk telah berhasil disimpan, pengguna aplikasi terdaftar menunggu proses validasi yang dilakukan Pejabat Lelang pada KPKNL yang telah dipilih sebagai Pemeriksa KTP. Setelah KTP divalidasi oleh Pejabat Lelang, ALE akan mengirimkan notifikasi berupa email ke alamat email yang telah didaftarkan.
h. Proses Pemutakhiran Data Nomor Pokok Wajib Pajak Pengguna aplikasi terdaftar diharapkan melakukan pengisian data Nomor Pokok Wajib Pajak pada menu Nomor Pokok Wajib Pajak dengan memilih tombol Data NPWP Baru dan mengisi Nomor Pokok Wajib Pajak, menggunggah hasil scan/foto NPWP dengan format JPG, JPEG dan PNG dengan ukuran maksimal 5 Mb, memilih KPKNL yang sedang menyelenggarakan lelang sebagai Pemeriksa NPWP dan memasukkan Password Akun yang telah didaftarkan.
Pada saat data Nomor Pokok Wajib Pajak telah berhasil disimpan, pengguna aplikasi terdaftar menunggu proses validasi yang dilakukan Pejabat Lelang pada KPKNL yang telah dipilih sebagai Pemeriksa NPWP. Setelah NPWP divalidasi oleh Pejabat Lelang, ALE akan mengirimkan notifikasi berupa email ke alamat email yang telah didaftarkan. i. Proses Perubahan Password Pengguna Pengguna aplikasi terdaftar dapat melakukan perubahan passwor pada menu Ganti Password dengan memasukkan Password Sekarang dan Password Baru yang diinginkan
2. Mengikuti Lelang a. Proses Pemilihan Lelang Yang Akan Diikuti Pengguna aplikasi terdaftar dapat memilih lelang yang akan diikuti pada menu Lelang Terbaru. Setelah memilih objek lelang yang diinginkan pengguna aplikasi terdaftar dapat melihat spesifikasi dan foto objek lelang pada tab Detail Objek Lelang, Foto Objek Lelang, serta mengunduh file kepala risalah lelang pada tab Kepala Risalah Lelang. Pengguna aplikasi terdaftar dapat memilih tombol Ikuti Lelang Ini apabila ingin mengikuti lelang tersebut.
Setelah memilih tombol Ikuti Lelang Ini pengguna aplikasi terdaftar akan mengisi formulir Konfirmasi Mengikuti Lelang dengan memilih status keikutsertaan apakah sebagai orang perorangan atau atas kuasa dari suatu badan hukum. Pengguna aplikasi terdaftar harus mengisi tanda check bahwa berkehendak mengikuti lelang serta telah membaca dan menyetujui Syarat dan Ketentuan Lelang ini.
Ketika Proses Pemilihan Lelang berhasil maka akan tampil notifikasi pada ALE bahwa pengguna aplikasi terdaftar telah berhasil terdaftar sebagai calon peserta berikut nomor Virtual Account Rekening Penampungan Lelang KPKNL yang digunakan sebagai tujuan penyetoran uang jaminan. ALE tidak pernah mengirimkan informasi Rekening Penampungan Lelang Virtual Account baik melalui email ataupun SMS.
Informasi lelang yang sedang diikuti serta nomor Virtual Account Rekening Penampungan Lelang dapat dilihat kembali pada menu Status Lelang. b. Proses Penyetoran Uang Jaminan Setelah calon peserta lelang menyetorkan uang jaminan, Bendahara Penerima pada KPKNL penyelenggara lelang akan melakukan validasi setoran uang jaminan yang memenuhi persyaratan lelang. Apabila setoran calon peserta dianggap sah maka ALE akan mengirimkan notifikasi berupa Email yang berisi bahwa Bendahara Penerima telah menerima uang jaminan dan selanjutnya Pejabat Lelang akan memeriksa apakah calon peserta termasuk Daftar Hitam Peserta Lelang.
c. Proses Validasi Daftar Hitam Setelah Pejabat Lelang memeriksa bahwa calon peserta tidak termasuk dalam Daftar Hitam Peserta Lelang, ALE akan mengirimkan notifikasi berupa Email berisi token lelang yang akan digunakan peserta untuk melakukan penawaran lelang. Token ini dapat digunakan lagi untuk penawaran lelang yang nominalnya lebih tinggi dari penawaran sebelumnya. d. Proses Penawaran Objek Lelang Peserta dapat melakukan penawaran dengan memilih Menu Status Lelang dan memilih tombol Tawar (Bid) pada lelang yang sedang diikuti. Peserta memasukkan harga penawaran yang diinginkan beserta Token Lelang sesuai dengan email notifikasi yang telah dikirimkan ALE. Jika Token Lelang yang dimasukkan tidak tepat akan ada notifikasi bahwa token lelang tidak valid.
Setelah peserta melakukan penawaran lelang, ALE akan mengirimkan notifikasi berupa Email yang berisi Objek Lelang dan Kode Lelang yang diikuti beserta Kode dan Nilai Penawaran oleh peserta. e. Proses Penawaran Kembali Peserta ingin melakukan penawaran ulang pada lelang yang sedang diikuti dapat memilih menu Status Lelang dan tombol Tawar Lagi. Harga penawaran yang diajukan berikutnya harus lebih tinggi dari penawaran sebelumnya. Setelah mengisi nominal penawaran yang diinginkan, peserta juga memasukkan Token Lelang sesuai dengan email notifikasi yang telah dikirimkan ALE.
f. Proses Pengumuman Pemenang Lelang Setelah Pejabat Lelang membuka penawaran yang telah masuk dan menetapkan salah satu peserta dengan nilai penawaran tertinggi sebagai pemenang lelang, ALE akan mengirimkan notifikasi berupa email Pengumuman Hasil Lelang. Bagi peserta yang belum berhasil menang dalam lelang akan mendapatkan notifikasi seperti berikut:
Sedangkan bagi peserta yang berhasil menang dapat melihat pengumuman pemenang lelang dan data penawaran yang telah masuk beserta informasi pelunasan lelang pada menu Status Lelang. Pemenang lelang juga akan mendapatkan notifikasi berupa email Pengumuman Hasil Lelang.
g. Proses Pengembalian Uang Jaminan Bagi peserta yang tidak berhasil menang lelang, ALE akan mengirimkan Email berupa notifikasi pengembalian uang jaminan.